Google case VDAB Paul Danneels CIO VDAB 1

•Wie is VDAB •Anders werken en cloud: hoe starten •Eerste project: Cloud mail •Lessons learned •Volgende stappen •Vragen

VDAB biedt een brede waaier van diensten aan werkgevers, werknemers en werkzoekenden VDAB FOREM  vacatures met 84,3% vervulling  registraties werkzoekenden  bedrijfscontacten on line: servicelijn: persoonlijk:  opleidingen  > 15 miljoen opleidingsuren  werknemers  5200 VDAB PC’s verspreid over 276 lokaties  6000 opleidingsPC’s verspreid over 38 campussen  330 self service kiosken  800 zelfbediening PC’s Matchen van vraag en aanbod 2010 Brussel : ACTIRIS Wallonië : FOREM

•Goede externe toegankelijkheid o Open en laagdrempelig platform naar alle burgers o Voorbeeld: links met OCMW consulenten en tendering partners, Google Docs trajectbegeleiding werkzoekende •Kosten verlagen o Vermijden infrastructuur en beheerskosten o Eenvoudige toepassingen zonder ontwikkelkost mogelijk o Voorbeelden: Google Docs inschrijvingen voor taalopleidingen, Wegwijs info over arbeidsmarkt •Inspelen op consumerization o Thuisplatform en werkplatform gelijk schakelen o Link naar social media en collaboration o Voorbeelden: delen van informatie met werkzoekenden, e coaching opleidingen •Ketenwerking binnen de overheid versterken o Overheid is voorloper van private cloud met authentieke bronnen o Voorbeelden KBO, KSZ, Dimona Anders werken en cloud

Cloud opportuniteiten eerst in kaart gebracht vertrekkende vanuit de strategie  cloud strategie linken aan strategie  vermijden van leveranciers push  vermijden van ad hoc projectaanvragen

Cloud collaboration via Google Apps biedt heel wat mogelijkheden • Kostenbesparing en hogere beschikbaarheid o Mail o Agenda • Collaboration introduceren o Documenten o Online aanmaken & intern/extern delen o Realtime samenwerken o Websites o Online aanmaken & delen met partners o voor team, project, afdeling, cursus o Chat o Audio- & Videochat o intern o voor e-learning of opvolging werkzoekenden “Cloud-based is always cheaper for companies with fewer than 15,000 users” Forrester Research 2010

© 2011 Capgemini. Alle rechten voorbehouden Directiecomité, 20 juni •Enkel communicatie •Archief doorsnee gebruiker 6 maand tot 2 jaar •Hoge beheerskost •SLA Beschikbaarheid 99,7% •Geen uitbreiding mogelijk •Beperktere clients •Upgrade politiek •Geplande downtime •Enkel communicatie •Archief doorsnee gebruiker 6 maand tot 2 jaar •Hoge beheerskost •SLA Beschikbaarheid 99,7% •Geen uitbreiding mogelijk •Beperktere clients •Upgrade politiek •Geplande downtime Huidige omgeving • Communicatie + collaboration (talk, chat, video, docs, sites,… intern en extern) •Google thuisomgeving wordt werkomgeving en vice versa •25GB per gebruiker, geen archivering meer nodig •Lagere beheerskost minder HW, minder licenties spam & antivirus en opslagcapaciteit •SLA Beschikbaarheid 99,9% •Uitbreidbaar via Java, gadgets, webapps (marketplace) •100% web, overal toegankelijk, synchronisatie smartphones (Blackberry, Iphone, Symbian, Windows, Android) •Regelmatige updates: 280 nieuwe functies werden zonder kosten toegevoegd in 2010 •Geen geplande downtime • Communicatie + collaboration (talk, chat, video, docs, sites,… intern en extern) •Google thuisomgeving wordt werkomgeving en vice versa •25GB per gebruiker, geen archivering meer nodig •Lagere beheerskost minder HW, minder licenties spam & antivirus en opslagcapaciteit •SLA Beschikbaarheid 99,9% •Uitbreidbaar via Java, gadgets, webapps (marketplace) •100% web, overal toegankelijk, synchronisatie smartphones (Blackberry, Iphone, Symbian, Windows, Android) •Regelmatige updates: 280 nieuwe functies werden zonder kosten toegevoegd in 2010 •Geen geplande downtime Google Apps omgeving De voordelen van onze cloud collaboration oplossing

Kosten batenanalyse toont ROI binnen het jaar Google AppsVandaag licenties200k180k (mail, mobile, spam, excl MS Office) Serverbeheer24k (LDAP en postini sync) 90k (+20k) Storagebeheer en back up 35k (+200k) Applicatiebeheer50k200k (+?) infrastructuur40k (+10k) Totale jaarlijkse kostprijs 274k545k (+230k voor langere retentie en betere beschikbaarheid) Geen toekomstige upgradekosten voor een bestaande omgeving Gratis bijkomende collaboration mogelijkheden Geen toekomstige upgradekosten voor een bestaande omgeving Gratis bijkomende collaboration mogelijkheden

Via een uitgebreide pilootaanpak werd de introductie binnen de organisatie goed voorbereid •Test door pilootgebruikers o Doelpubliek: business, privéaccounts, IT experten, IT-medewerkers o Cases rond communication (mail en kalender) o Case rond collaboration (docs, video-audio chat, sites) •Cases van collaboration o E-Begeleiding o Reserveringstool voor opleidingen intern o Kennismanagement: toetsing QuikR – sites o Gemeenschappelijke opvolgtabel MVO o Opzetten van sites o Gebruik van videochat: multigebruikers •Resultaten o functionele vereisten opgelijst via workshops o Extra workshop en demo voor management assistenten en servicelijn o Aanbevelingen voor opleidingen en implementatie © 2011 Capgemini. Alle rechten voorbehouden Directiecomité, 20 juni

Mapping VDAB functionele vereisten met Google Apps •Bevraging functionele wensen mail en kalender o Pilootcases gedurende 2 maanden; o Bevraging directiesecretaresses en medewerkers uit de business (servicelijn,…) o Specifieke demo voor directiesecretaresses en servicelijn •Mapping Google Apps o 106 Functionele vereisten van VDAB o 85 Behoeften zijn standaard voorzien o 15 Behoeften hebben workaround o 3 Behoeften zijn (nog) niet realiseerbaar, doch hebben geen business impact: •Tracking informatie: zien wie mails heeft geopend •Read receipt •Gebruikers met proxyrechten in Gmail hebben enkel leesrechten © 2011 Capgemini. Alle rechten voorbehouden Directiecomité, 20 juni Google Apps voldoet voor 97% aan de behoeften

© 2011 Capgemini. Alle rechten voorbehouden Directiecomité, 29 augustus We hebben ervoor gekozen om alle medewerkers inclusief hun archieven over te zetten Verschillende kanalen en trainingsfaciliteiten zorgen voor de nodige awareness, voorbereiding, opleiding op ieders maat en nazorg

De sleutelvragen die moeten worden beantwoord zijn anders dan bij de standaard IT projecten •Security o SAS 70, https, … •Privacy o Safe harbour overeenkomst met VS, data VDAB gebruik only •Architectuur en data classificatie o Multi bronnen data architectuur o reversability •Change management o Communicatie, opleiding, ambassadeurs, … •Opleiding en support model o Help desk, escalaties

Volgende stappen •Diensten naar burgers –Video CV –E learning •Interne productiviteit –uitbreiden collaboration mogelijkheden –Jira issue management •Data center optimisatie –ALM virtualisatie als voorbereiding voor test en ontwikkelomgevingen

Vragen ? 14