Data opslaan & bewaren Bibliotheek – Project RDM Ondersteuning Basistraining voor informatiespecialisten

RDMO Data opslaan & bewaren2 Manieren om data te verliezen  Bestand of drager verdwijnt: bestand per ongeluk verwijderd, computer gestolen  Bestand of drager raakt beschadigd: bit rot, brand  Documentatie gaat verloren: data verliest context  Benodigde soft- of hardware raakt buiten gebruik

RDMO Data opslaan & bewaren3 Manieren om data te behouden  Goed opslagmedium  Back-ups  Regelmatige controle (opslagmedium, bestand)  Beveiliging  Duurzame bestandsformaten

Opslagmedia RDMO Data opslaan & bewaren4

5 Digitale opslagmogelijkheden  Schijf (netwerk, pc, extern)  Onderzoeksapparatuur of softwarepakket (CAQDAS)  Virtual Research Environment (VRE)  Cloud (Dropbox, Google Drive e.a.)  Repository

RDMO Data opslaan & bewaren6 Overwegingen  Beschikbare ruimte  Prijs  Gebruiksgemak  Veiligheid

RDMO Data opslaan & bewaren7 Aandachtspunten Exportmogelijkheden kan ik wat ik erin stop, er ook weer uit halen? In welk formaat? Veiligheid waar staan mijn data precies en welke wetgeving geldt daar? Betrouwbaarheid kan ik erop vertrouwen dat mijn data niet wegraken, ik er altijd bij kan en ik vorige versies kan herstellen?

Back-ups RDMO Data opslaan & bewaren8

9 Back-ups maken  handmatig  met behulp van software  laten doen (opslag op UvA-netwerkschijf = back-up door ICT Services)

RDMO Data opslaan & bewaren10 Back-ups Full: integrale kopie van alle bestanden Incremental: kopie van wijzigingen sinds laatste back-up Differential: kopie van wijzigingen sinds laatste full back-up

RDMO Data opslaan & bewaren11 Back-ups  Aantal: ten minste 1, liever 2 op div. locaties  Frequentie: hoe vaak wijzigen de bestanden?  Identificatie: datum, inhoud?  Controle: compleet en toegankelijk?

Beveiliging RDMO Data opslaan & bewaren12

RDMO Data opslaan & bewaren13 Fysieke beveiliging  Vergrendel je desktop als je even weggaat (  + L)  Doe je kamerdeur op slot  Hou een oogje op je laptop  Vervoer je usb-stick verliesbestendig

RDMO Data opslaan & bewaren14 Virtuele beveiliging  Firewall  Anti-virus software  Updates van software en besturingssysteem  Wachtwoorden (netwerk, pc, bestand)  Encryptie (bestand, schijf, usb-stick)

Kwaliteitscontrole  Zelf kijken: ziet het eruit zoals het moet?  Laten rekenen: klopt de checksum? RDMO Data opslaan & bewaren15 Jorge Stolfi, Checksum, Wikimedia Commons

Oefening RDMO Data opslaan & bewaren16 De UK Data Service heeft 10 situaties waarin het misging met de veiligheid en beveiliging van onderzoeksdata op een rijtje gezet. Met welke voorzorgsmaatregelen hadden deze scenario’s voorkomen kunnen worden? UK Data Archive (UK Data Service), Managing and sharing data. Training resources (2011),

Bestandsformaten RDMO Data opslaan & bewaren17

RDMO Data opslaan & bewaren18 Bestanden  Bestand wordt gemaakt m.b.v. software  Bestandsnaam heeft een extensie (.docx,.pdf etc.)  Bestandsextensie zegt iets over bestandsformaat  Bestandsformaat bepaalt of (andere) software er iets (zinnigs) mee kan

RDMO Data opslaan & bewaren19

RDMO Data opslaan & bewaren20 Foto: Monique Kooijmans

RDMO Data opslaan & bewaren21 Uh-oh… Bestand met de verkeerde software geopend… maar weten we zeker dat de goede software blijft bestaan? En het besturingssysteem waaronder die software werkt?

RDMO Data opslaan & bewaren22 Drie variabelen, één beïnvloedbare Bestandsformaat Software Besturingssysteem

RDMO Data opslaan & bewaren23 Duurzame bestandsformaten  zijn onafhankelijk van specifieke betaalde software, ontwikkelaars of leveranciers (non-proprietary),  hebben open specificaties (open format), of  worden veel gebruikt (bijv. MS Office-formaten)

.docx (MS Office Worddocument) RDMO Data opslaan & bewaren24

.txt (text) RDMO Data opslaan & bewaren25

.pdf (portable document format, PDF/A) RDMO Data opslaan & bewaren26

.xlsx (MS Office Excelbestand) RDMO Data opslaan & bewaren27

.csv (comma separated values) RDMO Data opslaan & bewaren28

RDMO Data opslaan & bewaren29 Overwegingen bij het kiezen van een formaat  Welk bestandsformaat werkt met de software die ik ga gebruiken voor analyse van de data?  Welk bestandsformaat werkt voor soortgelijke data? Is er een standaard?  Wat wil mijn (beoogd) data-archief?

Data-archieven beoordelen bestands- formaten op 1) duurzaamheid 2) geschiktheid voor hergebruik RDMO Data opslaan & bewaren30

RDMO Data opslaan & bewaren31 Omzetten in ander formaat: risico’s  verlies van data of interne metadata  verlies van opmaak (bijv. bij tekstbestanden)  kwaliteitsverlies (bijv. bij grafische bestanden) >>> bewaar originele bestand >>> raadpleeg deskundige

RDMO Data opslaan & bewaren32 Inventarisatie  Welke bestandsformaten worden in jouw vakgebied het meest gebruikt?  Welke software wordt in jouw vakgebied het meest gebruikt?  Kun je onderzoekers adviseren over de voors en tegens?

Selectie & vernietiging RDMO Data opslaan & bewaren33

RDMO Data opslaan & bewaren34 Bewaren voor de lange termijn: redenen 1) Verplichting in verband met verificatie van onderzoek, opgelegd door wet, financier, instituut of journal

RDMO Data opslaan & bewaren35 Bewaren voor de lange termijn: redenen 1) Verplichting (wet, financier, instituut, journal) 2) Ten behoeve van het vakgebied  i.v.m. waarde (productiekosten, hergebruik, innovatie),  uniciteit (niet-herhaalbare waarnemingen) en/of  belang voor (wetenschaps)historisch onderzoek

RDMO Data opslaan & bewaren36 Bewaren voor de lange termijn: redenen 1) Verplichting (wet, financier, instituut, journal) 2) Ten behoeve van het vakgebied 3) Voor niet-wetenschappelijke doelen (bijv. cultureel erfgoed, musea, presentaties etc.)

RDMO Data opslaan & bewaren37 Vernietiging: redenen  De onderzoeksdata vallen niet onder één van de bewaarredenen, en de kosten van bewaren voor de lange termijn zijn (te) hoog  Vernietiging van de onderzoeksdata is verplicht (bijv. persoonsgegevens medisch onderzoek)

RDMO Data opslaan & bewaren38 Veilige vernietiging: manieren  harde schijf: overschrijven m.b.v. software  usb-sticks, cd’s, dvd’s: fysiek vernietigen

RDMO Data opslaan & bewaren39 Bewaren voor de lange termijn: hoe lang?  Medische data met persoonsgegevens: ten hoogste 15 jaar, tenzij geanonimiseerd  Andere data: ten minste 5 jaar (Gedragscode VSNU)

RDMO Data opslaan & bewaren40 Bewaren voor de lange termijn: waar?  eigen harde schijf  repository: gespecialiseerd data-archief (wordt vervolgd in ‘Data delen & hergebruiken’)

De praktijk… RDMO Data opslaan & bewaren41

De praktijk… RDMO Data opslaan & bewaren42 Edinburgh University Data Library [Data Library]. (2013, November 8). MANTRA – Jeff Haywood – RDM Legacy access and data reuse [. Retrieved from

RDMO Data opslaan & bewaren43 Informatiebronnen UK Data Archive (UK Data Service), Managing and sharing data. Best practice for researchers (2011) DANS, DANS Preferred Formats (2013) Tjalsma, H. en J. Rombouts, Selection of Research Data. Guidelines for appraising and selecting research data. DANS Studies in Digital Archiving 6 (Den Haag en Delft 2011) Vereniging van Nederlandse Universiteiten (VSNU), De Nederlandse gedragscode wetenschapsbeoefening (2012) Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU), Kwaliteitsborging mensgebonden onderzoek 2.0 (2012)

RDMO Data opslaan & bewaren44 Colofon Presentatie: Mariëtte van Selm | Beeld, tenzij anders vermeld bij afbeelding: Jørgen Stamp | M. van Selm, RDM Ondersteuning - basistraining voor informatiespecialisten, lesmateriaal sessie 3. Februari Dit werk is gelicenseerd onder de licentie Creative Commons Naamsvermelding-GelijkDelen 4.0 InternationaalCreative Commons Naamsvermelding-GelijkDelen 4.0 Internationaal