Agenda Vrijwilligersbijeenkomst 2 oktober 2013

Inhoud van presentatie:  Doel van deze bijeenkomst  Voorstelrondje bestuur  Een stukje geschiedenis  Onze verwachtingen van vrijwilligers  Onze toezeggingen naar vrijwilligers  Kinderdorp:  Terreinindeling  Globaal programma  Calamiteitenplan/ EHBO  Vraag & antwoord  INSCHRIJVING VOORKEURSTAKEN

Doel:  Onze verwachtingen t.o.v. vrijwilligers uiten  Afspraken kenbaar maken  Mogelijkheid bieden voor inschrijven op voorkeurstaken INVENTARISATIE voorkeurstaken:  Na afloop van de presentatie

Judith Schlaman Stagecoördinator & activiteiten Voorstelrondje bestuur: Patrick ZweersVoorzitter Calamiteiten/EHBO, coördinatie, vergunningen & veiligheid, activiteiten Rick van den BoomSecretaris Logistiek, website, PR, Robert KusterPenningmeester Financiën, drukwerk & sponsoring Janneke Geurtz Catering & activiteiten Bart Renting Sponsoring, website & stagecoördinator Manon Leenders Activiteiten Barry van Wissen Programmaboekjes, activiteiten & kampvuur Martijn Busch Materialen & activiteiten Anne Bouw Activiteiten

Een stukje geschiedenis:  Sinds 2010: 4 de editie  Deelnemerverloop & thema: 2010: 297 Halloween 2011: 342 Wilde Westen 2012: 306 Middeleeuwen 2013: Reis door Europa Herfstvakantie (di t/m vr) 15 t/m 18 oktober 2013: 236 deelnemers, 5 stagiaires & 106 vrijwilligers (excl. bestuur)

Vrijwilligers met vaste taken:  Prettiger voor kinderen en bestuur:  betere samenwerking/ organisatie  slechts 1 keer instructies meegeven  vast en duidelijk aanspreekpunt voor zowel bestuur als kinderen voor een bepaalde hut of taak  Begeleiding 24 (hutten)groepen:  8-12 kinderen per hut  Di / Wo-morgen / Do-middag (uurtje) / Vr-middag (afbreken)  Douaniers (o.l.v. Patrick)  Materiaal- & gereedschapsbeheer (o.l.v. Martijn)

Vrijwilligers met roulerende taken:  EHBO (2 per dag) (o.l.v. Patrick)  Catering: (o.l.v. Janneke)  Dagelijks: limo & koffie/ thee  Incidenteel: avondeten (do) lunch (vr)  Schoonmaak toiletten  Overig:  Dag-/ programmaspecifiek

Vrijwilligers dag- & programmaspecifiek: DagTaken DinsdagZaagpost, bouwinspectie/hulp, distributie hout/pallets, begeleiders voor vaandels & ‘buttons’ maken WoensdagZaagpost, bouwinspectie/hulp, distributie hout/pallets, Europese vakantiebeurs: spellen begeleiden DonderdagBegeleiders verrassingstocht, begeleiders sportmiddag, opscheppers & maaltijdserveerders, avond: geheime missie VrijdagVlaggenspel & levend stratego, lunchteam, opruimen terrein

Onze verwachtingen van vrijwilligers:  Conformeren aan onze doelstelling en voorgestelde werkwijze:  programmaboekje vrijwilligers  Afspraken nakomen (calamiteiten daargelaten)  Minimaal 17 jaar (13-16 jr interessanten / maatschappelijke stages)  Per dag melden bij kraam (Rick) – presentielijst & hesje  Thuis lunchen (m.u.v. stagiaires)  ER MET ELKAAR EEN GESLAAGD KINDERDORP VAN MAKEN

Stagiaires:

Onze toezeggingen naar vrijwilligers:  Een goede organisatie waarin aan alle randvoorwaarden wordt voldaan zodat vrijwilligers optimaal kunnen functioneren (o.a. verzekering, materialen, draaiboek etc.)  Back-up wanneer nodig  Koffie/ thee & koekje  Een gezellige en sfeervolle week  Heel veel dankbaarheid vanuit bestuur & kinderen

Terreinindeling:

Globaal programma (algemeen):  Programma in de regel: uur & uur in thema  Gezamenlijke opening (begin v/d (mid)dag) en afsluiting (eind v/d ochtend/middag) in de tent  Vrijwilligers in de regel een half uur tot een kwartier voor aanvang melden (i.v.m. laatste instructies & evt. inschakelen van achtervang)

Globaal programma (dinsdag):  Opening  Hutten bouwen (in thema) & aankleden  ‘s middags: vlaggen & ‘buttons’ maken

Globaal programma (woensdag):  Ochtend:  Hutten afbouwen en verder aankleden in thema  Eerste voorbereidingen Junior Eurovisiefestival  Middag: Europese vakantiebeurs  Spelen & activiteiten in thema, zowel binnen als buiten  Vanaf uur iedereen welkom  Verkoop ijs/ snoepzakjes/ koeken/ fris  Loterij  Prijsuitreiking: ○ mooiste/ origineelste hut ○ bouwtechnisch hoogstandje

Globaal programma (donderdag):  Ochtend:  Verrassingstocht  Middag (tot uur):  Groepsfoto’s/ bonte avond voorbereiden  Sportclinics  Warm eten in de tent  Avond (aanvang uur; groep 7 & 8):  Geheime missie

Globaal programma (vrijdag):  9.30 uur: Vlaggenspel (groep 3 t/m 6)  uur: Levend stratego (alle deelnemers)  uur: Lunch op terrein  uur: opruimen terrein (tot 13.30/14.00 uur)  uur: Junior Eurovisiefestival  uur: Kampvuur

Calamiteitenplan/EHBO  In vrijwilligersboekje opgenomen  Hoe te handelen in geval van:  Ongevallen (EHBO)  Vermissing kind  Extreme weersomstandigheden  Brand  Sirenealarm  Centraal aanspreekpunt: Patrick:

Aandachtspunten  Zoveel als mogelijk op de fiets komen!  Extra vrijwilligers gevraagd op vrijdagmiddag bij afbreken hutten (vanaf 12.30) – omwille van de veiligheid van uw kind  Programmaboekje/ Vrijwilligerboekje

Vragen???

Inschrijving van voorkeurstaken:  S.v.p. lijst(en) invullen – toelichting Rick  Andere spelruimte  Per dag  Per onderdeel WENS aangeven mag, maar niet alle wensen zullen gehonoreerd kunnen worden, bij voorkeur indeling aan bestuur overlaten