Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk

Informatie-architectuur Informatie-architectuur is een systematische beschrijving van de onderdelen van de informatiehuishouding in hun onderlinge samenhang in relatie tot de organisatie en/of de bedrijfs-processen in relatie tot ICT-infrastructuur

Klassieke hiërarchische organisatie

Gas Licht Water Sociale Dienst Burger Zaken Burgerlijke Stand Belastingen Gemeentewerken Parkeerbedrijf Arbeidsbureau

Processen Producten en diensten Klanten Beleidsdimensie Bedrijfsdimensie Informatievoorziening Gegevensverzamelingen Infrastructuur Organisatie en beheer

Informatie-architectuur Structureer Communiceert Stuurt Beheerst de dynamiek

Records Management Records Management is een onderdeel van de informatie-voorziening: ondersteunend aan de beleids- en bedrijfsvoering en kaderstellend voor de gegevens-verzamelingen en de infrastructuur

Architectuurschets DIS Processen Producten en Diensten Klanten Processen Dienstverlening Handhaving beleidsontwikkeling Producten en diensten Extern Intern Klanten (extern) Natuurlijke personen Rechtspersonen Klanten (intern) Bestuursorganen Bestuurders Managers Staffunctionarissen Medewerkers Eisen Beleidsmatig Kwaliteit: één gezicht (eenheid van beleid) Klant- en vraaggericht Multi-channeling Stadsdeelkantoren bedienen Externe ontwikkelingen (bijv. commissie Wallage, commissie Docters van Leeuwe e.d.) Bedrijfsmatig Eenheid van beheer Verbetering productiviteit en efficiency verbetering informatievoorziening aan bestuur en management Elektronisch documentenverkeer met derde partijen Digitale duurzaamheid

Architectuurschets DIS Informatie en Informatie- Stromen Inhoudelijk Personen (natuurlijke en rechtspersonen) Relaties Vastgoed (kaartmateriaal en administratieve gegevens) … Documentair Beleids- en beheersmatig Bestuurlijke datawarehouse Inhoudelijke voortgang (beleidscontrol) Middelen (financiën, personeel e.d) … Procesbeheersing documentstromen Meta-informatie Gegevensbeheer, waaronder generieke en specifieke documentsleutels Informatie- Systemen Inhoudelijk GBA CRM Geo-informatie … DIS Informatiesystemen beheersmatig Programma- en projectsturing EFIS, PIMS4U e.d. Huisstijl E-mail / agendering … WFM POVO-achtigen Informatiesystemen meta-informatie Thesaurus Systeem voor beheer van documentsleutels Infrastructuur Internet/Intranet/ web technologie Standaardisatie … Netwerk

Proces- en informatiestroom aanvraag bouwvergunning Proces Informatie B: Indienen aanvraag CRM G: Ontvangst en controle Bedrijfsapplicatie G: Bevestiging DIS Aanmaak en opslag B: Controle B: Aanvulling/correctie

Proces- en informatiestroom aanvraag bouwvergunning Proces Informatie G: Invoer in dossier DIS,GIS, Bedrijfs- applicatie, Workflow G: Ontvankelijk? Best. Plan, Bouw- G: Planologische toets besluit, Bouw- verordening,Welstand, Workflow

Proces- en informatiestroom aanvraag bouwvergunning Proces Informatie W: Advies Bedrijfsapplicatie Workflow G: Technische toets Bouwbesluit, Bouwverordening,

Proces- en informatiestroom aanvraag bouwvergunning Proces Informatie B: Contact Multi-channel authenticatie B: Controleert/aanvulling DIS, GIS, correctie Bedrijfsapplicatie B: Checkt status Tracking & Tracing

Proces- en informatiestroom aanvraag bouwvergunning Proces Informatie G: Opstelling vergunning Bedrijfsapplicatie G: Verzending vergunning DIS G: Verzending factuur Debiteurenmodule B: Betaalt Debiteurenmodule G: Checkt de betaling Debiteurenmodule B: Ontvangt de vergunning Multi channel

Voorwaarden Proces(sen) beschreven, gestructureerd en GESTUURD DIS adequaat in relatie tot andere informatiesystemen processen (informatie-uitwisseling, workflow) infrastructuur

Consequentie voor de Records Manager Relatie met lijnmanagers en bestuurders We hebben al vaker geconstateerd dat de relatie met lijnmanagers en bestuurders een aandachtspunt vorm en vaak een knelpunt is.’Verwezen zij naar het artikel waarin de relatie CIO-CEO wordt belicht, maar ook aan de hand van het 9-vlaksmodel (zo treffende geïllustreerd door de Tuskenfrau van Annette) is de positie van de I-manager goed in beeld te krijgen

Consequentie voor de Records Manager Kennis Vaardigheid Oriëntatie Positie Wezenlijke factoren. "Zachte factoren": *inlevingsvermogen *communicatie *effectief adviseren

Consequentie voor de Records Manager Inzicht in de perceptie van proceseigenaren en overige stakeholders En in die van andere belangrijke stakeholders.

Consequentie voor de Records Manager Bijdrage aan strategisch-inhoudelijke issues: Zorg Veiligheid Integratie Onderwijs Dienstverlening Handhaving Economische activiteit Wezenlijke factoren. "Zachte factoren": *inlevingsvermogen *communicatie *effectief adviseren