Listserv Communicatiegroepen

Listserv en communicatiegroepen • Listserv: onze software voor het beheer van mailinglijsten = distributielijsten = verzenden van ‘bulk mail’ • Communicatiegroepen: toepassing om groepen/lijsten samen te stellen die kunnen afgeleid worden van gegevens uit databanken

Listserv • Mail sturen naar 1 mailadres (het mailinglijstadres): mail wordt geëxpandeerd naar alle leden van de lijst

Listserv lijst opties • Maar er komt veel meer bij kijken! o Hoe kan men (en wie mag) leden toevoegen/verwijderen? o Wie mag de opties van de lijst aanpassen? o Wie mag zenden naar de lijst? o Opvangen ‘bounces’ … Alle opties: manuals op Hoe groter de lijst, hoe belangrijker het instellen van de juiste opties

Listserv server van KU Leuven • listserv.cc.kuleuven.ac.be => ls.kuleuven.be • Te benaderen via o commando’s o Web browser o Bovenliggende toepassingen (bv. groepentoepassing) = scripts door informatici die commando’s genereren of via file transfer bestanden opladen

Listserv commando’s via mail • Gebruik bij voorkeur plain text! • HTML tekst of ‘handtekeningen’ onderaan de mail geven problemen => listserv aanziet dit als een verkeerd commando (en kan de gebruiker blokkeren)

Mail naar listserv lijst • Commando’s voor listserv (subscribe / unsubscribe / …) => mail naar • Mail (bijdrage) sturen naar een lijst => mail naar

Listserv userid en wachtwoorden • Userid bij listserv = uw adres • Wachtwoord = eigen listserv wachtwoord (onafhankelijk van wachtwoord van uw u-nummer) • Web browser toegang: cookie met onbeperkte levensduur • Mogelijk probleem: wijziging adres • Mail commando’s naar listserv: wachtwoord mee te geven of “OK” mechanisme

Listserv webtoegang •

Aanvragen lijst • • FAQ

“OK” bevestigingsmechanisme (principe) • Bevestigingsmechanisme = ook wel OK mechanisme genoemd • Op het web en via (niet in Exchange) kan men zich voordoen als iemand anders. Om fraude te vermijden zal listserv een sturen naar de aanvrager. Die dient te antwoorden via mail (OK) of door op een weblink te klikken

Aanvraag/goedkeuring (confirm) • Voor sommige acties kan men een aanvraag doen en dienen anderen de aanvraag goed te keuren: bv. o Subscribe aanvraag door de gebruiker, goedkeuring door de eigenaar (‘owner’) van de lijst o Mail naar de lijst dient eerst goedgekeurd te worden door een ‘editor’

Listserv opties Basis = tekst bestand met opties Informatie voor IT beheerders REVIEW= private SUBSCRIPTION= By_Owner SEND= editor,confirm NOTIFY= YES REPLY-TO= Sender,Respect FILES= NO CONFIDENTIAL= SERVICE X-TAGs= YES STATS= NORMAL ACK= YES SERVICE= *BE ERRORS-TO= OWNER

Listserv opties (overzicht voornaamste opties) • Wie mag zich inschrijven? o Gebruikers zelf subscription = open subscription = open,confirm •Eventueel nog goed te keuren door de owners (eigenaars) subscription = by_owner subscription = by_owner,confirm o Enkel door de owners (eigenaars) van de lijst subscription = closed

Voorbeeld subscribe • cgi-bin/wa?SUBED1=TEST&A=1 is de pagina waar u gebruikers naartoe kunt laten verwijzen om zich in te schrijven op een lijst (in dit geval test) • Via mail (door gebruiker) naar subscribe test voornaam familienaam Meer mogelijkheden: ftp://dropbox.lsoft.us/download/docs/SimpleWebsiteSignup.pdfftp://dropbox.lsoft.us/download/docs/SimpleWebsiteSignup.pdf

Voorbeeld subscribe • Toevoegen aan een lijst door één van de owners: • add lijstnaam voornaam familienaam pw=xxxx

Subscribe via web (gebruiker)

Beheer leden door owner

Bulk upload via mail PUTALL LIJSTNAAM LIST pw=xxxxxxx * * TEST Lijst * * Review= owner * Subscription= Closed * Send= Editor,Hold,Confirm,All * Reply-To= Sender,Respect * Errors-To= Owners * Owner= * Editor= * Ontvanger Een Ontvanger Twee

Bulk upload via web

Wie mag zenden naar een lijst? (overzicht voornaamste opties) • Wie mag zenden? o Iedereen van de lijst send=private (af te raden voor grote lijsten, misbruik mogelijk!) send=private,confirm o Een beperkt aantal personen, de editors send=editor,confirm … Editor= Editor=

Wie mag zenden? • Administratieve accounts (ue-accounts) kunnen lid gemaakt worden van een lijst zonder dat ze zelf mail ontvangen • add test nieuwsbrief XXX • set test nomail for

Wie mag zenden? • Iedereen (all) mag zenden mits goedkeuring (confirm), maar editor dient goed te keuren (editor,hold) Send= Editor,Hold,Confirm,All • Opletten wat goed te keuren! Mag geen ‘automatisme’ worden!

Wie mag zenden? • Iedereen send=public (af te raden voor grote lijsten!) send=public,confirm • Leden van een andere lijst send=(anderelijst),confirm

Voor wie is de lijst zichtbaar • Voor wie is de lijst zichtbaar? (Confidential keyword) o Iedereen o Enkel de leden o Enkel mailadressen uit de ‘service area’ (*.be of *.kuleuven.be adressen) o Niemand

Bekijken lijstlidmaatschap • Wie mag zien wie lid is van de lijst? o Review=private (enkel de leden van de lijst mogen zien wie lid is) o Review=owners (enkel de owners van de lijst mogen zien wie lid is)

Types mail die mogen verzonden worden naar de lijst (is niet hetzelfde als mails met commando’s voor listserv) • Plain text • HTML mail • Mail met attachments

Logs - notebooks • Wordt een kopie van alle mails bewaard, en wie mag die logs zien? o Notebook= Yes,/home/listserv/archives/test,Monthly,Private o Logs zijn doorzoekbaar (door de huidige leden van de lijst)

Antwoorden op mail • Antwoorden op mail (als iemand ‘Reply’ doet): terug naar de lijst (‘discussielijst’) of terug naar de afzender (of naar een ander adres) reply-to=sender,respect reply-to=list

One -> many | many many lijsten • De meeste lijsten aan de KU Leuven zijn ‘announcement’ lijsten (one -> many) => send= editor,confirm reply-to= sender,respect • Discussielijsten (many many) => send= private,confirm reply-to= list

Verwerken foutieve mailadressen (‘bounces’) • Verwerken foutieve mailadressen o Kan automatisch: Auto-delete= Yes, full-auto of Auto-Delete= Yes,full-auto,Delay(1),Max(3) o Indien niet automatisch: te verwerken door list owner! Anders wordt de afzender, het lijstadres (of zelfs de hele KU Leuven) geblokkeerd bij andere mailsystemen! Vanaf oktober warnings door de KU Leuven, later blokkeren we zelf. o Zie voor meer infohttp://

Verwerken foutieve mailadressen • Indien de lijst vanuit andere databronnen wordt samengesteld dan dienen de aanpassingen uiteraard in die databron te gebeuren. • Ter info 5.x.y (5 -> permanente fout “hard bounce”) bv user unknown host unknown 4.x.y (4 -> tijdelijke fout “soft bounce”) bv disk full • Renewal optie: gebruiker dient om de X-tijd subscription te vernieuwen

Bounces naar de lijst • Worden grotendeels automatisch tegengehouden of afgeleid naar de owners/editors • Bepaalde mailclients doen het toch anders; mail kan overal (lijst, owner, afzender, …) toekomen • Opletten met goedkeuring! (per ongeluk goedkeuren van een ‘bounce’ of een ‘out of office’ boodschap)

Bounces en andere databronnen • We kunnen lijst opsturen met bounced adressen • Tool advanced verifier te gebruiken met: via IMAP uw mailbox lezen; niet te gebruiken met: zelf mails laten uitsturen (

Sublijsten • Een lijst kan ook andere lijsten bevatten • Bv. lijst IT beheerders sub-lists= ictstech sub-lists= ictgbiomed sub-lists= ictghum … • Dubbele ontvangeradressen worden automatisch opgevangen • Dient ingesteld te worden door listserv beheerders, niet door list-owner

Best practices (en privacy wet) • Opt-in: voeg geen externen toe zonder dat ze daarvoor zelf initiatief hebben genomen (dit geldt niet voor bv. personeelslijsten) • Verwerk opt-out’s (aanvragen tot uitschrijven) • Geef extra aan hoe men kan uitschrijven o Boodschap onderaan telkens toevoegen o Uitschrijven (unsubscribe) = •Mail het commando unsubscribe lijstnaam naar (lid) •Mail het commando del lijstnaam (owner) o Templates om onderaan automatisch deze boodschap toe te voegen

Templates (unsubscribe toevoegen)

Best practices • Stuur enkel mail die van belang is voor de ‘overgrote’ meerderheid van de leden van een mailinglijst (vermijd ‘spam’achtige mailings) (bv. sleutelbos gevonden of autolichten staan nog aan type mails naar honderden of duizenden adressen sturen is mailsgewijs een ‘bad practice’) • Verzamel eventueel berichten in een (wekelijkse) nieuwsbrief • Nog meer dan bij een individuele mail: kijk de mail twee of drie keer na op taal-, inhoudelijke- of lay-out fouten (problemen met html mails opgesteld in 1 mail client maar onleesbaar in een andere mail client zijn van de baan. Dit was een probleem van voor het jaar 2010).

Best practices • Verstuur geen grote attachments via mailinglijsten (neemt veel plaats in bij de mailservers/mailboxen) o Gebruik alternatieven zoals webpagina’s, SharePoint of file servers voor het delen van grote bestanden o Mail limiet KU Leuven = 20M, daarbuiten soms nog 2M. o Attachments worden gecodeerd met ongeveer 1/3 toename in de grootte van het bestand: limiet is dus eigenlijk 13M (1.3M) • Attachments toelaten of niet bij een lijst: attachments=no attachments=all attachments=yes,file_types

Best practices • Default-Options= repro,fullhdr opnemen in de lijst • Repro = zender van de mail (die lid is van de lijst) krijgt zelf ook de mail toe. Staat standaard af, maar dat geeft veel verwarring (zender denkt dat de mail niet is toegekomen). Repro opzetten = verhoogde kans op mailloops, maar listserv heeft andere mechanismen om loops te vermijden (loop controle waar soms tegen ‘gebotst’ wordt: tweede mail met hetzelfde subject en dezelfde eerste zinnen in de mail body dan een voorgaande mail wordt geweigerd). • Fullhdr = volledige mail headers opnemen, dat laat betere opsporing van problemen toe

‘dist’ lijsten • ‘Dist’ lijsten: leden worden geselecteerd uit een andere databron; per mailing worden de leden en de afzender aangepast. • Hangt dikwijls samen met diensten die mail versturen in naam van een VIP (rector, vicerector, decaan, …) • Dubbel voorzichtig zijn

Groepentoepassing Groepen voor communicatie

Historiek • Lijsten afleiden uit de personeelsdatabank -> icts diende alle aanpassingen (in- en excludes) zelf manueel te doen • Voor alle eenheden en personeelstypes werden automatisch lijsten voorzien (gestopt voorjaar 2013) -> aantal lijsten werd te groot na integratie van 1/10/2013 -> centrale moderatie was nodig -> lijsten kloppen niet met werkelijkheid in de diensten AD groepen voor elke eenheid zoals kuleuven.US.OUREC_5xxxxxxx bestaan nog, maar zijn niet mail enabled (enkel bruikbaar voor delen agenda of andere Windows toepassingen)

Historiek • Studentenlijsten: -> Toledo is het primaire communicatiekanaal voor communicatie naar studenten • Enkel nog studentenlijsten op KU Leuven, kulloc en locatie niveau

2013 -> groepentoepassing • Communicatiegroepen o AD groepen o Listserv lijsten o Postfix lijstjes o Lync groepen voor telefonie (IM, …)

Groepentoepassing • AD groepen o Delen van agenda’s o Groepen binnen SharePoint AD groepen kunnen ‘mail enabled’ worden, maar hebben minder mogelijkheden dan listserv (vooral indien men geen Outlook of OWA gebruikt, of externen wil opnemen) -> listserv primaire tool voor mailinglijsten

AD groepen • G.naamvandedienst.xxx Ter info: naamconventie G.naamvandedienst.xxx -> G = Group R.naamvandedienst.xxx -> R = Room E.naamvandedienst.xxx -> E = Equipment T.naamvandedienst.xxx -> T = Telephone

Groepentoepassing • Listserv groepen • Aanmaak van een listserv groep vertrekkende vanuit een selectie van de personeelsdatabank • In- en uitdiensttredingen worden automatisch opgevangen • Bv. typische selectie: alle personeel van een eenheid

Groepentoepassing • Listserv groepen o Te beheren via groepentoepassing, niet via listserv o Groepen starten op listserv altijd met ‘groep’, bv. o Alias zoals kan verwijzen naar de

Groepentoepassing • Postfix groepen o = o Geen opties of moderatie mogelijk o Beperkt tot enkele bestemmelingen

Groepentoepassing • Lync groepen o Telefoniegroepen o = sip adres en telefoonnummer dat doorverwijst naar twee of meerdere personen o Opties: •Rinkelt • gelijktijdig bij iedereen • één voor één •Indien niet opgenomen doorschakelen naar voic of GSM •…

Groepentoepassing URL’s • • Lijst van mailinglijsten per eenheid: op te zoeken via het organigram o (enkel KU Leuven) o (organigram gebruikt voor mailadministratie; associatiebreed) Exchange/groepentoepassing = KU Leuven + Luca + TM *3

Aanvraag van een groep • KU Leuven personeel kan zelf een listserv groep aanvragen; goedkeuring nodig door ICTS fooces-comsam • AD, postfix en Lync groepen dienen altijd eerst door ICTS fooces-comsam aangemaakt te worden

Wanneer listserv of groep? • Wanneer een ‘gewone’ listserv lijst gebruiken, wanneer een groep gebruiken? => groep gebruiken indien de leden ‘voornamelijk’ kunnen afgeleid worden uit de beschikbare databanken (includes/excludes = toevoegingen/weglatingen zijn altijd mogelijk want databanken komen zelden overeen met wat gewenst is)

Organigram • Vroeger 1 boomstructuur • Ouder-kind relatie • Na integratie: 2 structuren: o De regionale view o De globale ‘geïntegreerde’ view

Uitgebreide regionale view met kulloc’s

Globale (geïntegreerde) view

Bv. TC bouw TM Kempen

Bv. OG Tekst en Interpretatie HUB

Organigramcode (5xxxxxxx) nummer

Welke organigramstructuren volgen? Regionaal en/of Globaal aanvinken Ofwel één structuur aanvinken Maar meer organigramnummers ingeven

Organigram • Departementen van een faculteit zitten soms onder de faculteit, soms rechtstreeks onder de groep. In dit laatste geval dient men voor een groep op faculteitsniveau de organigramcodes van de faculteit + de organigramcodes van de departementen in te geven.

Organigram en diensthoofden • Diensthoofden die zelf niet gekoppeld zijn aan een eenheid worden NIET mee opgenomen in de selectie via eenheid. • Indien het gewenst is dat ze deel uitmaken van de groep dan dient dat via een include te gebeuren.

Managers • Kunnen personen en managers toevoegen/weglaten, en kunnen bepaalde opties aanpassen • Kiezen via (oude) wie-is-wie • Is niet hetzelfde dan wie mag zenden (editors)!!!

Managers

Editors • Editors = wie mag zenden o groep: leden van de groep o iedereen: iedereen o groep xxxeditors of groep hogerniveau => leden van een andere groep mogen zenden o Bepaalde userid’s

Kortere naam

Personeelstypes • ZAP: Zelfstandig Academisch Personeel = proffen • AAP: Assisterend Academisch Personeel • BAP: Bijzonder Academisch personeel • ATP: Administratief en Technisch Personeel • OP3: Proffen kulloc’s • OP1 en OP2: Assistenten kulloc’s • ATI: ATP kulloc’s (ATP Integratiekader)

Personeelstypes • Emeriti en ERE-ZAP: proffen ‘op pensioen’ • Gepensioneerden: ATP op pensioen • ERE-AP: BAP op pensioen • IO-bursalen: International Office (beurzen) • Externen • SSD: Self Supporting Doctorandi

Personeelstypes • Vrijwilligers • Jobstudenten • Administratieve mailboxen (ue-accounts) Emeriti, Ere-ZAP, Ere-AP en gepensioneerden zijn niet meer aan een eenheid gekoppeld.

Includes/excludes

Externe includes/excludes

Admin opties (opties die enkel door ICTS fooces-comsam kunnen aangepast worden) • Query op studentendatabank (enkel KU Leuven studenten) • Confirmatie afzetten bij mailinglijsten • Personen uit dienst in de groep laten

Andere opties • AD groepen expandable in Outlook (enkel bij groepen < 100)

Lidmaatschap • Lidmaatschap zichtbaar, enkel voor managers • Zowel gevolgde organigramstructuur als de leden die opgenomen werden

Updatefrequentie • AD o Aanmaak/wijzig: 5 minuten o Verwijder: ‘s nachts o Mail enabled: s‘ nachts • Listserv o Aanmaak/wijzig: 5 minuten (extra naam: 20min tot 1u20) o Verwijder: 2 dagen

Updatefrequentie • Postfix o 20min -> 1u20 • Lync o 5 minuten

Alternatieven voor listserv en groepen • Gedeelde Exchange/Outlook contactenlijst: o Mailen naar contactenlijst: beperkt tot 100 bestemmelingen per mail o Geneste lijsten kunnen niet gedeeld worden • Mail/merge programma’s: mengen van mailprogramma met een adressenlijst in bv. Excel/Access • SAP CRM / SharePoint / … hebben mogelijkheden voor bulk mails gekoppeld aan de toepassingen in deze softwares • Allerlei andere tools • Deze alternatieven hebben meestal beperkingen qua afscherming (bv. wie mag zenden) van de lijst, het verwerken van terugkerende mails, …

Slides staan op • /cursusteksten