Advies: Duurzaam archiveren van COP Documentbeheer en archivering III 25 november 2008

Inleiding •Status: ‘advies’ = nog niet goedgekeurd door de Stuurgroep strategisch archief of SOBO •Ontwerptekst: suggesties of opmerkingen zijn welkom! •Wordt geagendeerd op de stuurgroep strategisch archief van 4/12/2008 en het SOBO van 17/12/2008

Wat is ? • verwijst naar: –Proces van postuitwisseling –Bericht  Kern van dit advies •Oorspronkelijk: –korte berichtjes –faciliteren communicatie –van persoon tot persoon –via digitale weg verstuurd

Eigenschappen •Snellere communicatie binnen en buiten de organisatie •Laagdrempelig •Informeel karakter

Gebruik van •Steeds intensiever •Als vehikel voor verzenden van bijlagen •Als basis voor de besluitvorming  bedrijfskritische informatie

Gevolgen •Wildgroei aan berichten “Information Overload” •Onjuiste perceptie van Informeel is niet altijd onbelangrijk •Exponentiële groei van bijlagen • en bijlagen zijn niet toegankelijk •Verschriftelijken van de communicatie –Kunnen rechten aan ontleend worden

Huidige archivering VO •Technisch opgevat: –Gericht op het ontlasten van de servers –Integrale backup van de mailbox

Maar … •geen selectie – geen oplossing op lange termijn – ongebreidelde aangroei •geen ontsluiting – geen link met proces •geen toegankelijkheid –in persoonlijke mailbox •geen raadpleegbaarheid op lange termijn

Advies archivering •Functionele benadering •Gebaseerd op bestaande voorbeelden –Stadsarchief Antwerpen –Expertisecentrum DAVID vzw –Testbed Digitale bewaring Nederland –…

Juridisch kader • is een archiefdocument • is een bestuursdocument • is onderhevig aan: –Telecommunicatiegeheim –Bescherming persoonlijke levenssfeer Verwerking van persoongegevens –Gedragscode VO –…

Krachtlijnen Uit: Testbed Digitale Bewaring, Digitale duurzaamheid, Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Bewaren van , ICTU, Den Haag, 2003, p. 19.

Krachtlijnen •Compliancy met wet- en regelgeving •Persoonlijke s blijven buiten bereik •Enkel functionele mails •Niet alle functionele mails (cf. selectiecriteria)

Advies (1) • buiten de applicatie bewaren met het oog op: –Contextualiseren van •Opname in een groepsklassement •Toekennen van metadata –Delen van kennis –Ontlasten van de Exchangeservers –Bewaren op lange termijn

Advies (2) • en bijlagen worden logisch gescheiden, maar de band blijft behouden en wordt vastgelegd •Aangepaste strategie voor bijlage (afhankelijk van het formaat)

Advies (3) Bewaartermijn Soort Kort (1-5 jaar) Lang (6-… jaar) Permanent berichtMSG of XMLXML BijlageStrategie afhankelijk van het formaat

Implicaties •Centrale rol van de gebruiker –Wet- en regelgeving –Functioneel of privé (selectie) –Contextualiseren • beheer wordt opgenomen in beleid voor kennis- en informatiemanagement •Relevante s zijn steeds toegankelijk voor alle betrokkenen

Mogelijke implementaties Voorbeelden

Mogelijke implementaties •Gebaseerd op een vergelijkend onderzoek uitgevoerd door eDAVID •3 mogelijke implementaties werden weerhouden: –Manueel wegschrijven door gebruiker –Sjabloon voor functionele –Plugin voor courante clients

Manueel wegschrijven •Door gebruiker •Zeer arbeidsintensief •Nood aan voldoende knowhow qua formaten •Geen scheiding en bijlage •Weinig gebruiksvriendelijk

Sjabloon •Kan centraal worden geïmplementeerd •Output is vastgelegd •Contextualisering door gebruiker •Kan worden gebruikt voor alle clients •MAAR: –Enkel oplossing voor uitgaande –Steeds voorafgaand reflecteren naar status van de e- mail (functioneel  privé)

Plugin •Integratie in gekende kantooromgeving •Kan centraal geïmplementeerd worden •Kan ook groepen s wegschrijven •Zowel inkomende als uitgaande •Contextualisering door de gebruiker •MAAR: –Vergt meer voorbereiding en opleiding •Stadsarchief Antwerpen koos voor deze laatste omwille van de gebruiksvriendelijkheid

•Vragen? •Opmerkingen? •Suggesties?