Effectief Vergaderen Floris Wolswijk 24-07-2013

Doel is om effectief te vergaderen, zowel binnen als buiten het bestuur Waarom deze cursus? Wat is mijn achtergrond? Waarom vergaderen? Zeven veelgemaakte fouten Wanneer vergaderen? Evaluatie Inhoudsopgave

Doel cursus

Optimaliseren van tijdsbesteding omwille de effectieve vooruitgang van onze centrale kernwaarden Tools geven om zo effectief mogelijk te vergaderen Richting en nut geven aan vergaderingen Het tijdsbestek van vergaderingen verminderen De inhoud van vergaderingen optimaliseren Doel

Mijn achtergrond met vergaderen

Jarenlange ervaring als gedreven voorzitter met zowel methodologische kennis/theorie als ook praktijk ervaring 09/10 – Voorzitter Beleggingsdispuut Borsa Valori 10/11 – Voorzitter Eerstejaarscommissie @ S.F.V. Cedo Nulli 11/12 – Voorzitter Bestuur @ S.F.V. Cedo Nulli 13 – Voorzitter Senaat @ S.F.V. Cedo Nulli 13 – Project Manager @ De Kleine Consultant 13 – Actief blogger @ floriswolswijk.com Ervaring

Waarom vergaderen?

Informatieve Vergaderingen De drie voornaamste doelen van vergaderingen zijn 1) het delen van kennis, 2) het nemen van besluiten, en 3) samen tot oplossingen komen Informatieve Vergaderingen Het doel is om iets te communiceren Progressie updates, nieuws delen, iets uitleggen Beslissing Nemende Vergaderingen Het doel is bediscussiëren van onderwerpen, om daarbij knopen door te hakken voor latere actie Management vergaderingen Samenwerkende Vergaderingen Het doel is om samen tot een betere uitkomst te komen Werkmeetings, Brainstormen Waarom vergaderen

Zeven veelgemaakte fouten 1. Missen van faciliteiten Zeven veelgemaakte fouten

Ondersteunende Materialen Missen van faciliteiten kan funest zijn voor een effectieve vergadering, door het ontbreken van een ruimte of ondersteunende materialen Ruimte Geen reservering gemaakt Luidruchtige omgeving Ondersteunende Materialen Presentatie mogelijkheid ontbreekt Presentatie zelf vergeten Whiteboard afwezig Fout 1: Missen van faciliteiten, fout

Ondersteunende Materialen Goede faciliteiten zorgen voor optimale ondersteuning van een effectieve vergadering Ruimte Ruim van te voren reserveren van ruimte Locatie aanpassen aan behoeften van vergadering Verschillende gebouwen en externe locaties overwegen Ondersteunende Materialen Beeldscherm kabel altijd paraat hebben Presentatie op USB meenemen en naar jezelf mailen Whiteboard stiften altijd op handige plek bewaren Fout 1: Missen van faciliteiten, goed

Goede faciliteiten zorgen voor optimale ondersteuning van een effectieve vergadering Richtlijnen Reserveer ruim van te voren een ruimte Pas de locatie aan naar de behoefte van de vergadering Zorg voor alle relevante ondersteunende materialen zoals een USB, beeldschermkabel, whiteboard stiften, etc. Fout 1: Missen van faciliteiten, richtlijnen

Zeven veelgemaakte fouten 2. Misvatting van het doel Zeven veelgemaakte fouten

Misvatten van het doel zorgt voor verschillende verwachtingen voor deelnemers aan de vergadering Amalia Informatie delen “Ik wil jullie graag vertellen over de twee opties waar de commissie aan denkt” Caitlin Brainstormen “Pff, ik denk dat Rusland wel een beetje koud is hoor, wat vinden jullie van Marokko?” Bart Beslissing nemen “Jongens ik stem voor Macedonië en Albanië voor de studiereis” 8.Studiereis Fout 2: Misvatting van het doel, fout

Duidelijkheid over het doel van een vergadering zorgt voor een gestroomlijnde samenwerking waarbinnen effectief elk doel nagestreefd kan worden 8.Studiereis 8.1.Informatie delen 8.2.Brainstormen 9.NMUN 9.1.Informatie delen 9.2.Beslissing nemen Fout 2: Misvatting van het doel, goed

Duidelijkheid over het doel van een vergadering zorgt voor een gestroomlijnde samenwerking waarbinnen effectief elk doel nagestreefd kan worden Richtlijnen Verdeel de agendapunten in de drie doelen Begin voornamelijk met informatie delen Geef agendapunten waarbij besloten moet worden voorkeur boven brainstorm punten (ivm cognitieve belasting) Fout 2: Misvatting van het doel, richtlijnen

Zeven veelgemaakte fouten 3. Ontbreken agenda Efforts and courage are not enough without purpose and direction. John F. Kennedy Zeven veelgemaakte fouten

Zonder agenda kan er geen richting worden gegeven aan een vergadering en wordt deze stuurloos zonder einddoel Kaderloos Alles kan besproken worden, geen grens Stuurloos De vergadering kan alle kanten op gaan Onduidelijkheid Geen voorbereidingen mogelijk op punten Structuurloos Belangrijke en overbodige onderwerpen op zelfde voet Fout 3: Ontbreken agenda, fout

Met agenda wordt het kader, de richting, structuur en voorbereiding optimaal in de hand gewerkt Afbakening van wat er besproken zal worden, en wat niet! Richting Specifiek over de richting van onderwerpen Duidelijkheid Voorbereiding standpunten en inlezen mogelijk Structuur Belangrijke punten eerst, onbelangrijke punten weggelaten Fout 3: Ontbreken agenda, goed

Met agenda wordt het kader, de richting, structuur en voorbereiding optimaal in de hand gewerkt Richtlijnen Maak een zo compleet en specifiek mogelijke agenda Verstuur de agenda tijdig Vestuur relevante stukken mee wanneer mogelijk Fout 3: Ontbreken agenda, richtlijnen

Zeven veelgemaakte fouten 4. Ontbreken van een voorzitter Zeven veelgemaakte fouten

Ontbreken van een voorzitter zorgt voor verlies van tijd, snelheid, agenda en actielijst De vergadering kan eindeloos doorgaan Snelheid Iedereen zal bij elk punt zijn zegje willen doen Agenda Punten worden door elkaar besproken wanneer leiding ontbreekt Actielijst De actielijst wordt niet actief bijgewerkt/verdeeld Fout 4: Ontbreken van een voorzitter, fout

Een effectieve voorzitter zorgt voor een goed management over de tijd, snelheid, agenda en actielijst Tijd De vergadering heeft een duidelijke begintijd en eindtijd Snelheid Nadat alle informatie is geuit, wordt het punt afgesloten (of volgt een beslissing/brainstorm) Agenda Punten worden na elkaar besproken in de aangegeven volgorde Actielijst De actielijst wordt actief bijgewerkt en actiepunten worden aan de juiste personen toegewezen Fout 4: Ontbreken van een voorzitter, goed

Een effectieve voorzitter zorgt voor een goed management over de tijd, snelheid, agenda en actielijst Richtlijnen Geef precies aan wanneer de vergadering begint (en begin dan) en geef de eindtijd aan! Geef iedereen genoeg ruimte, maar voorkom herhaling Zorg dat alle actiepunten duidelijk worden verdeeld en dat deze worden bijgehouden Fout 4: Ontbreken van een voorzitter, richtlijnen

Zeven veelgemaakte fouten 5. Compulsieve praters Zeven veelgemaakte fouten

Eindeloos praten voegt niks extra toe aan de vergadering en is een verspilling van de tijd van alle aanwezigen Het gemaakte punt Argumenten Voorbeeld Elaboratie Verspilde tijd Fout 5: Compulsieve praters, fout

Directe uitleg met relevante argumenten zorgt voor een effectieve vergadering Het gemaakte punt Argumenten Voorbeelden Het gemaakte punt Argumenten Voorbeelden Fout 5: Compulsieve praters, goed

Directe uitleg met relevante argumenten zorgt voor een effectieve vergadering Richtlijnen Geef ondersteunende argumenten en eventueel een voorbeeld Vermijd onnodige herhaling en elaboratie Vat bijdragen wel samen (als voorzitter) voor het overzicht Fout 5: Compulsieve praters, richtlijnen

Zeven veelgemaakte fouten 6. Afgeleide deelnemers Zeven veelgemaakte fouten

Afgeleide deelnemers zorgen voor een onduidelijke vergadering waarbinnen men elkaar niet de verdiende aandacht schenkt Multitasken Iedereen is bezig met twee of meer dingen tegelijk Gedachten afwezig Men zit met zijn hoofd bij de volgende borrel, vorige vriendje, etc. Multimedia Mobieltjes trillen, emails geven een bliep, etc. Afleiding De radio verstoort het gesprek en de omgeving is niet rustig Fout 6: Afgeleide deelnemers, fout

Aandachtige deelnemers zorgen voor een onafgebroken focus op een zo effectief mogelijke vergadering Unitask De vergadering is het enige waar iedereen mee bezig is Gedachten focus Andere gebeurtenissen worden tijdelijk losgelaten Multimedia Mobieltjes liggen opgeborgen, de computer staat op stil, etc. Afleiding De rest van de omgeving is stil en geeft geen aanleiding tot afleiding Fout 6: Afgeleide deelnemers, goed

Aandachtige deelnemers zorgen voor een onafgebroken focus op een zo effectief mogelijke vergadering Richtlijnen Berg mobieltjes en ander afleidend materiaal voor de vergadering op Bespreek van te voren als er frustraties, persoonlijke omstandigheden, of andere dingen zijn Heb de vergadering in een rustige omgeving zonder afleidingen Fout 6: Afgeleide deelnemers, richtlijnen

Zeven veelgemaakte fouten 7. Vergadering uitkomsten Zeven veelgemaakte fouten

Uitkomsten (actielijst) van de vergadering wordt niet actief bijgehouden en nageleefd Uitvoering Falen Fout 7: Vergadering uitkomsten, fout

Actief bijhouden en naleven van de uikomsten (actielijst) van een vergadering zorgt voor actieve vooruitgang Actielijst Uitvoering Vooruitgang Fout 7: Vergadering uitkomsten, goed

Actief bijhouden en naleven van de uikomsten (actielijst) van een vergadering zorgt voor actieve vooruitgang Richtlijnen Bespreek tussen vergaderingen de voortgang over actiepunten Help elkaar waar nodig om actiepunten ruim voor de deadline te behalen Durf om hulp te vragen met het uitvoeren van actiepunten Fout 7: Vergadering uitkomsten, richtlijnen

Wanneer vergaderen?

Vergaderen is noodzakelijk wanneer je 1) informatie moet delen, 2) besluiten moet nemen, en 3) samen tot oplossingen komen Informatie Delen Het doel is om iets te communiceren Progressie updates, nieuws delen, iets uitleggen Besluiten Nemen Het doel is bediscussiëren van onderwerpen, om daarbij knopen door te hakken voor latere actie Management vergaderingen Samenwerken Het doel is om samen tot een betere uitkomst te komen Werkmeetings, Brainstormen Wanneer vergaderen

Samenvatting

Goede voorbereiding Agenda Voorzitter Aandacht Actielijst Effectieve vergaderingen zijn diegene waarbij iedereen is voorbereid. Er is een agenda, alle faciliteiten zijn er, een voorzitter, een actielijst en een strakke planning van de vergadering. De vergadering geeft naderhand een voldaan gevoel aan alle deelnemers Goede voorbereiding Faciliteiten Doel van vergadering Agenda Voorzitter Aandacht Actielijst Samenvatting

Evaluatie

Wat vonden jullie er van. Was dit genoeg Wat vonden jullie er van? Was dit genoeg? Wat willen jullie volgende keer zien? Evaluatie

Handige links over effectief vergaderen http://humanresources.about.com/od/meetingmanagement/a/meetings_work_3.htm http://holoom.com/2010/01/04/talking-is-not-the-goal-of-a-meeting/ Links