DE BOMEN IN HET BOS WEER ZIEN. OVER REGISTRATIE VAN ERFGOEDCOLLECTIES Carine Goossens gemeentearchivaris Beveren DIGITALISEER EN REGISTREER JE ERFGOED Studiedag ERFGOEDCEL KEMPENS KARAKTER Noorderwijk, Herentals 18 september 2010

DE BOMEN IN HET BOS WEER ZIEN. OVER REGISTRATIE VAN ERFGOEDCOLLECTIES 1.Inleiding: kennismaking -Welke collecties? -Welke omvang? -Waarom bewaren? -Hoe beheren? -Welke vragen? -Welke problemen?

DE BOMEN IN HET BOS WEER ZIEN. OVER REGISTRATIE VAN ERFGOEDCOLLECTIES 2. Zonder registratiesysteem •tijdverlies •dubbel werk •zoektochten in depot zonder resultaat •aanwinsten die dubbel blijken te zijn •geen inzicht in de structuur van de collectie •geen inzicht in de inhoud van de collectie •geen kennis van de objecten/documenten = de bomen in het bos niet meer zien

DE BOMEN IN HET BOS WEER ZIEN. OVER REGISTRATIE VAN ERFGOEDCOLLECTIES 3. Opdracht van een erfgoedinstelling Definitie van een museum (ICOM) -Een museum is een permanente instelling, zonder winstbejag, ten dienste van de gemeenschap en diens ontwikkeling, toegankelijk voor het publiek, die de materiële en immateriële getuigenissen van de mens en zijn omgeving verzamelt, bewaart, onderzoekt en tentoonstelt en hierover informatie verstrekt voor studie, educatie en recreatie. Definitie van een archiefinstelling (ICA en NEN-ISO ) - Een archiefinstelling is verantwoordelijk voor de verwerving van, bewaring van en de communicatie over archieven. - Archiefinstelling, archiefdienst, archiefprogramma, instelling of programma verantwoordelijk voor selectie, verwerving en bewaring van archieven, voor hun beschikbaarstelling en voor de vernietiging van andere archiefbescheiden.

DE BOMEN IN HET BOS WEER ZIEN. OVER REGISTRATIE VAN ERFGOEDCOLLECTIES 4. Registreren – terminologie - Inventariseren/archiveren in de archiefsector: een archiefbestand ordenen en beschrijven (in een inventaris) -Catalogeren/catalogiseren in de museum- en bibliotheeksector: een object opnemen in een catalogus en om- of beschrijven -Registreren als algemeen begrip in de erfgoedsector: opname van erfgoed in een registratiesysteem •Ontsluiten: algemeen begrip in de erfgoedsector waarbij de collecties en/of bestanden, objecten en/of documenten voor een ruim publiek toegankelijk/raadpleegbaar worden gemaakt

DE BOMEN IN HET BOS WEER ZIEN. OVER REGISTRATIE VAN ERFGOEDCOLLECTIES 4. Registreren – vereisten -Voor wie? voor eigen beheer voor het publiek voor collega’s uit de sector -Wat? objecten documenten/archief- stukken boeken deelcollecties

DE BOMEN IN HET BOS WEER ZIEN. OVER REGISTRATIE VAN ERFGOEDCOLLECTIES 4. Registreren – welke gegevens? •Objecten/documenten contextualiseren: deelcollectie, bestand •Objecten/documenten terugvinden= identificatie = nummeren •Objecten/documenten herkennen= objecttype, redactionele vorm •Objecten/documenten inhoudelijk plaatsen: titel + beknopte inhoudsbeschrijving •Objecten/documenten in tijd en ruimte plaatsen: datering, geografische referentie •Objecten/documenten linken aan gerelateerde objecten/documenten = BASISREGISTRATIE

DE BOMEN IN HET BOS WEER ZIEN. OVER REGISTRATIE VAN ERFGOEDCOLLECTIES … en leuke en nuttige extra’s •informatie over het object/document: wanneer verworven? Hoe verworven? Vorige eigenaar? Afmetingen? Materiaal? Herkomst? Waarde? Staat? Vervaardiger? •standplaats in het depot (= depotbeheer) •foto van het object/document

DE BOMEN IN HET BOS WEER ZIEN. OVER REGISTRATIE VAN ERFGOEDCOLLECTIES 5. De nadelen van een registratiesysteem •registreren kost veel tijd: vrijwilliger/personeel met tijd en veel inzet •registreren vraagt veel kennis: meerdere specialisten betrekken •registreren vraagt goede onderlinge afspraken •registreren vraagt veel discipline •een goed registreersysteem kost veel geld •een registratiesysteem vergt eeuwigdurend onderhoud

DE BOMEN IN HET BOS WEER ZIEN. OVER REGISTRATIE VAN ERFGOEDCOLLECTIES 6. De voordelen – het beheer •je kent je collectie door en door: welke deelcollecties, welke omvang, welke objecten, hoeveel objecten •je weet precies waar ieder object/document zich in het depot bevindt •je kent de hiaten in je collectie en deelcollecties: komt van pas bij aankopen en schenkingen en het opstellen van een collectiebeheersplan •je verhoogt de professionaliteit van je instelling

DE BOMEN IN HET BOS WEER ZIEN. OVER REGISTRATIE VAN ERFGOEDCOLLECTIES 6. De voordelen - het behoud •je weet in welke toestand ieder object afzonderlijk zich bevindt. Je kunt een schade-atlas opmaken en de prioriteiten voor conservatie en restauratie gemakkelijk bepalen •je kan de toestand van elk object efficiënt in de tijd opvolgen (bv. conditierapporten) en tijdig ingrijpen door bv. een conservatie te laten uitvoeren •bij calamiteiten kan je onmiddellijk een overzicht geven de getroffen objecten, de materialen, hun verzekeringswaarde •je kent de materialen waaruit je objecten zijn gemaakt: aanpassing van het klimaatbeheer in je depot en bepaling van de bouwfysische tekortkomingen/noden van je depot

DE BOMEN IN HET BOS WEER ZIEN. OVER REGISTRATIE VAN ERFGOEDCOLLECTIES 6. De voordelen - het onderzoek - alle informatie over voorgeschiedenis - alle informatie over context - alle informatie over te linken objecten en documenten - alle informatie over publicaties - alle informatie over gelijkaardige objecten/documenten - etc

DE BOMEN IN HET BOS WEER ZIEN. OVER REGISTRATIE VAN ERFGOEDCOLLECTIES 6. De voordelen - de publiekswerking - opzoekvragen en andere vragen van bezoekers zijn snel te behandelen - aanvragen voor bruiklenen zijn makkelijk af te handelen – alle informatie is voorhanden van afmetingen, materiaalsoorten, bruikleenvoorwaarden tot verzekeringswaarde - eigen tentoonstellingen worden sneller, efficiënter en met meer kennis van zaken uitgewerkt - beheren van alle publieksteksten in één systeem? - ontsluiting van de collectie via het internet: samenwerkingsmogelijkheden met collega’s, verhogen van het maatschappelijke draagvlak, verhogen van de interesse van buiten uit

DE BOMEN IN HET BOS WEER ZIEN. OVER REGISTRATIE VAN ERFGOEDCOLLECTIES 7. De hamvraag: welk systeem kiezen? papier: de fichebak digitaal: automatisering, waar u straks meer over verneemt! Vragen? Dank u voor de aandacht!