Functiebeschrijvingen beheren Infosessie 25 april 2019

PersoneelPunt Vlaamse overheid IT-systeem Talent Loon Kern

PersoneelPunt Talent PLOEG Profielbeheer Rekrutering Leren 1 jan 1 apr 1 jun 16 sep

Agenda Doel van de module Gebruik Demo Ondersteuning Implementatietraject

Doel Functiebeschrijvingen beheren Inhoudelijk klaar zijn Op 1 plaats PEP in functieklassen Koppelen met personeelsleden Vacature aanvragen (module Rekrutering) Minimale invoer (verplicht)

Profielbeheer = beheren functiebeschrijvingen bestaat uit doel/beschrijving, taken/verantwoordelijkheden, gedragscompetenties, vaktechnische competenties, onderwijsniveau, certificaten, … reikt over meerdere jaren  <> prestatiebeheer: periodiek karakter (dagelijks/jaarlijks/...) basis voor: vacatures, prestatiebeoordeling, opleidingen,… (later: organisatiebreed talentbespreking)

Demo Ik ben personeelslid zonder gekoppelde functiebeschrijving Zoeken van andere functiebeschrijving Ik ben personeelslid met gekoppelde functiebeschrijving Eigen functiebeschrijving bekijken Ik ben HR-verantwoordelijke Functiebeschrijving aanpassen Functiebeschrijving toevoegen

Wisselwerking Kern & Talent Vlimpers = meerdere ICT-systemen ICT-systemen communiceren met elkaar Het ene is “verzender”, het andere “ontvanger” Talent = Cornerstone Kern = PeopleSoft Vlimpers Talent Kern

Wisselwerking Kern & Talent 1 3 2 Talent Kern 5 4 Stappen: Functiebeschrijvingen inhoudelijk beheren in Talent a) maken b) onderhouden Functiegegevens naar Kern (1/nacht) Functies toewijzen aan personeelsleden in Kern Personeelsgegevens met toegewezen functie naar Talent (1/nacht) Gebruikers kunnen toegewezen functiegegevens raadplegen in Talent

Wat als? Er moet een nieuwe functiebeschrijving gemaakt worden (al of niet bestemd voor een bekend personeelslid, of nog aan te werven) Zie stap 1a Een (in Kern bekend) personeelslid moet een nieuwe, maar al bestaande functie toegewezen krijgen (vb. verschuiving/promotie/…) Zie stap 3 en vervolgens 1 nacht wachten voordat het personeelslid de nieuwe functie ziet (stap 5) Een (in Kern bekend) personeelslid moet een nieuwe functiebeschrijving krijgen Eerst stap 1a dan 1 nacht wachten, dan stap 3 en 1 nacht wachten voordat het personeelslid de nieuwe functie ziet (stap 5)

a) functies maken Tijdens de implementatiefase (via waves) Na go-live HR Excel-bestand Functiesjablonen Talent AgO AgO laadt de Excel-bestanden op in Cornerstone Na go-live HR Talent HR in de entiteit maakt zelf aan in Cornerstone, cf instructies

b) functies onderhouden HR Talent Meteen in de functiebeschrijving aanpassen van: Functietitel, ID, Doel Toewijzen aan entiteit Plaats in de functiestructuur Vlaamse overheid (=“bovenliggend niveau”) Toewijzen aan functiefamilie en functieklasse Resultaatgebieden Kenmerken: Vaktechnische competenties, onderwijsniveau, certificaten Linken met bestaand VO-competentiemodel Inactiveren/heractiveren Zelf afwegen: aanpassen of inactiveren / bij inactiveren: impact op koppeling met medewerker

Functies toewijzen aan personeelsleden Implementatiefase (via waves) HR Excel-bestand AgO Kern AgO zorgt voor koppeling van personeelsleden met functiecode Na go-live HR Via casewerking DCPA Vermelden indien met Arbeidsplaatsbeheer AgO Kern Vb. redenen voor koppeling: Personeelslid krijgt nieuwe functie Mobiliteit Nieuw personeelslid is aangeworven …

Functiegegevens raadplegen HR Talent Alle details van alle functiebeschrijvingen Lijst van alle gekoppelde personeelsleden Iedereen TGV Via opzoeken Functietitel Talent Functietitel, doel, resultaatgebieden en competenties van alle actieve functiebeschrijvingen Met koppeling Talent Via direct link Functietitel, doel, resultaatgebieden en competenties van de gekoppelde functiebeschrijving

Mate van in gebruik name Functiebeschrijvingen met/zonder competenties Functiebeschrijvingen wel/niet koppelen aan personeelsleden

Waarom competenties koppelen? Uniforme taal gebruiken Selecties: testen op competenties Verwachtingen bij Mobiliteit waar moet je aan voldoen of sterk in zijn is het potentieel aanwezig Duidelijkheid naar verwachtingen over eigen functie Later Instrumentarium: vermijden van hertesten, automatisering in testen (kostenvoordeel) Talentbesprekingen

Waarom personeelsleden koppelen? transparantie 24/7 zichtbaar juiste versie op 1 plaats PLOEG: verwachtingen duidelijk

Ondersteuning Video van de webinar (opleiding) Vragenuurtje via Skype voor concrete vragen Handleiding (webpagina)

Rapporten functiebeschrijvingen Bestaand rapport in Vlimpers rapportenshop (Cognos) Boomstructuur functies Vlaamse overheid Functie per personeelslid Op vraag: bij audit of groot onderhoud

Implementatietraject Voor mijn entiteit? Juni November 2020 of later Mate van gebruik Enkel vacatures initiëren Met/zonder competenties Personeelsleden wel/niet koppelen

Fases in het implementatietraject Functies inladen Via lijst met/zonder competentieprofiel Na oplading: Zijn alle actieve functies opzoekbaar Krijgt de entiteit beheerstoegang tot de module Personeelsleden koppelen Entiteiten die willen koppelen: Krijgen een sjabloon op maat Wordt tijdelijk de beheerstoegang ontnomen Recurrente werking Na de koppeling: Functietitel direct zichtbaar voor het personeelslid Functiebeschrijving via een directe link zichtbaar voor het personeelslid Krijgt de entiteit terug beheerstoegang Individuele aanpassingen via Contactformulier

Timing Voor 4 juni: aanleveren functiebeschrijvingen 7 juni oplading functiebeschrijvingen 11 juni AgO bezorgt sjabloon voor koppeling Voor 25 juni: aanleveren koppeling 2 juli koppeling met personeelslid November 2019 en in 2020 (een of meerdere)

Tools voor Functiebeschrijvingen Master 24/7 ter beschikking Op 1 plaats beheren

Tools voor Functiebeschrijvingen Wegen Verantwoording van weging documenteren Exporteren van lijst functietitels

Tools voor Functiebeschrijvingen Kenbaar maken via Word- document Intern bespreken Werkdocument

Meer informatie Over afspraken in je eigen entiteit: contacteer je HR BP Over de module: https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers- moduleprofielbeheer Implementatie Functionaliteiten Handleiding module Over functiebeschrijvingen maken: https://overheid.vlaanderen.be/functieclassi ficatie