Informatiesessie voor personeelsdiensten Release 15 november ‘17 Vlimpers Informatiesessie voor personeelsdiensten Release 15 november ‘17

Agenda Overzicht release – functionele verbeteringen Communicatie en opleiding Inhoud: Selfservice voor werknemer en manager Verlof wijzigen of intrekken Waar bevindt mijn verlofaanvraag zich? Verlof terugsturen Vernieuwde werklijst Documenten maken in Vlimpers Geleide (smart) processen Wat? Overzicht Opstart Instructieteksten Functionaliteiten smart processen

4 grote functionele verbeteringen Selfservice verloven voor werknemers Vernieuwde werklijst voor managers en DCPA/MOD Documenten maken in Vlimpers Geleide (smart) processen

Communicatie en opleiding Informatie en documentatie: Vlimpers Vernieuwt https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers-vernieuwt Handleiding voor DCPA/MOD https://overheid.vlaanderen.be/vlimpershandleidingen Videomateriaal voor werknemers en managers https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers- instructiefilmpjes Verlof bewerken of annuleren Verlof opvolgen Verlof terugsturen Vernieuwde werklijst

Inhoud release

Verlof bewerken of annuleren Videomateriaal Verlof bewerken of annuleren

https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers- instructiefilmpjes

Impact op jouw taak als dossierbehandelaar

Wist je dat… Verlof kan worden gewijzigd of ingetrokken, maar enkel voor de toekomst (en niet voor het verleden (x en x-1)) Ingediend verlof kan worden gewijzigd of geannuleerd: zowel bezoldigd verlof zoals jaarlijks verlof of dienstvrijstellingen als onbezoldigd verlof zoals onbetaald verlof, loopbaanonderbreking, zorgkrediet of verlof voor deeltijdse prestaties ! De oude aanvraag wordt uit de werklijst van je leidinggevende gehaald Goedgekeurd verlof kan worden gewijzigd of geannuleerd: enkel als het bezoldigd is, zoals bijvoorbeeld telewerken, jaarlijks verlof, dienstreizen, dienstvrijstellingen,… ! Je leidinggevende dient deze aanvraag tot wijziging of annulering te fiatteren.

Goed om weten! ‘Ingetrokken’ heeft de status ‘afgekeurd’ Personeelsleden kunnen dus voortaan zelf hun afwezigheden in de toekomst (x+1) wijzigen of annuleren Onbezoldigd verlof dat werd gecontroleerd door DCPA/MOD of gefiatteerd door superior kan niet meer worden aangepast door de werknemer via de selfservice Verlof in het verleden kan wel aangevraagd worden, maar NIET meer gewijzigd of geannuleerd door de werknemer via de selfservice Status verlof in afwezigheidsmutatie: ‘Ingetrokken’ heeft de status ‘afgekeurd’ Afgekeurde afwezigheden worden weggeschreven naar een aparte component ‘afgekeurde afwezigheden’ ‘Vraag tot intrekking’ heeft status ‘ingediend’ ‘Teruggestuurd’ heeft de status ‘ingediend’

Videomateriaal Verlof opvolgen

https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers- instructiefilmpjes

Impact op jouw taak als dossierbehandelaar

Wist je dat… Een verlofaanvraag kan worden opgevolgd waar deze zich bevindt Rechtstreekse leidinggevende of doublure Hogere leidinggevende of doublure Personeelsdienst Bij de werknemer (teruggestuurd) Hoe? Via selfservice > afwezigheden > overzichten > historie verlofaanvraag: Op het overzichtsscherm met de status van het verlof In het detailscherm van de afwezigheid zelf Aanvraaghistorie Monitor

Goed om weten! Personeelsleden kunnen voortaan dus zelf nagaan waar een verlofaanvraag zich bevindt, inclusief in welke status Via het scherm boven de monitor (aanvraaghistorie) kan iedereen (werknemer, manager of doublure en personeelsdienst) volgen welke stappen er in een verlofaanvraag zijn gebeurd

Terugsturen van verlof Videomateriaal Terugsturen van verlof

https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers- instructiefilmpjes

Impact op jouw taak als dossierbehandelaar

Wist je dat… Verlof kan worden teruggestuurd Personeelsleden vinden de teruggestuurde verlofaanvraag weer in het overzichtsscherm: selfservice > afwezigheden > overzichten > historie verlofaanvraag: Status verlof verandert van ‘ingediend’ naar ‘teruggestuurd’ Ook in de monitor kan men zien dat de verlofaanvraag werd teruggestuurd Mailbericht: personeelslid of ingeval van doublure = aanvrager krijgt een mailbericht Bij terugsturen verlof wordt veld motivering verplicht gemaakt Wie kan terugsturen? Manager (eerste leidinggevende) naar zijn personeelslid Personeelsdienst naar het personeelslid

Goed om weten! DCPA/MOD kan een aanvraag voor onbezoldigd verlof terugsturen naar de werknemer. Onbetaald verlof aangevraagd op een niet werkdag Geen deeltijds rooster ingevuld % afwezigheid stemt net overeen met het werkrooster … Hoe? Terugsturen gebeurt via de knop ‘terugsturen’ op het detailscherm Maar vul zeker ook het verplicht motiveringsveld in, zodat werknemers weten waarom de aanvraag wordt teruggestuurd.

Videomateriaal Vernieuwde werklijst

https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers- instructiefilmpjes

Impact op jouw taak als dossierbehandelaar

Wist je dat… De werklijst volledig vernieuwd is: Toegang via de tegel ‘werklijst’ of vlagje rechts bovenaan het scherm Het vlagje geeft aan hoeveel nieuwe aanvragen er in jouw werklijst staan om te behandelen Na het klikken op het vlagje kom je onmiddellijk terecht op het actiescherm (blauwe link) Voornaam + naam personeelslid, soort (verlof) en begin- en einddatum, eventueel vereiste actie (wacht op intrekking, wacht op goedkeuring,…) DDR: kan je via de navigatie ook naar de ‘werklijst’?

Wist je dat… Overzichtsscherm – alles tonen (elke kolom kan gesorteerd worden) Categorie (aanvraag afwezigheid, aanvraag intrekking afw, controle, verwerking, schulden, smart process,…) Soort categorie (actie) Omschrijving = actiescherm (cfr vorige slide: Voornaam + naam personeelslid, soort (verlof) en begin- en einddatum, eventueel vereiste actie (wacht op intrekking, wacht op goedkeuring,…) Business unit, afdeling, team Aanvraagdatum en tijd Knoppen afhandelen en toewijzen (voor V/T) Welke categorieën? + aantal openstaande acties Arbeidshandicap, afwezigheden, burgerlijke staat, vergoedingen, schulden, resultaat arbeidsgeneeskunde,… (quid huidige werklijst) Hoe te consulteren? Via de aan de linkerkant van je scherm in het overzichtsscherm Berichtstatus: gelezen en ongelezen (zoals functie e-mail) DDR: kan je via de navigatie ook naar de ‘werklijst’?

Goed om weten! Managers zien in hun werklijst voortaan de naam van het personeelslid die onbezoldigd verlof heeft aangevraagd (in plaats van naam dossierbehandelaar) Je keert steeds automatisch terug naar je werklijst Je kunt werklijstitems opnieuw toewijzen Functie: ‘controle uitgevoerd’: Via ‘controle uitgevoerd’ verdwijnt de verlofaanvraag uit je werklijst: er is geen knop afgehandeld meer voor verloven. Je keert automatisch terug naar je werklijst Voor de andere items in je werklijst (vergoedingen, toelagen, schulden, burgerlijke staat, fietsvergoeding,…) zijn de knoppen ‘afhandelen’ en ‘opnieuw toewijzen’ er wel

Meerdere verlofaanvragen fiatteren Videomateriaal Meerdere verlofaanvragen fiatteren

Goed om weten! Managers kunnen meerdere verlofaanvragen tegelijk valideren. Hoe? Via tegel ‘afwezigheden’ > ‘meerdere verlofaanvragen’ Managers zien in hun werklijst voortaan de naam van het personeelslid die onbezoldigd verlof heeft aangevraagd (in plaats van naam dossierbehandelaar)

Maken van documenten in Vlimpers

Maken van documenten in Vlimpers Start met documenten: contracten en besluiten Personeelsbeheer>beheer documenten MOD Voor-ingevulde data uit Vlimpers + sjablonen enkel volgens modeldocumenten op JKC-intranetpagina Opgeleide testgroep: per team 2 DB + CDB: van 16/11 tot 3/12 Uitrol DCPA voorzien: vanaf 4/12 Voortbouwen op Vlimpers-module waarin studentencontracten en ziekteformulieren worden gegenereerd NIET in e-doc omdat elke versie onmiddellijk opslagen wordt in e-dossier(vervuiling systeem vermijden) RTF mogelijk om specifieke situaties op te vangen Keuze voor zachte uitrol om alle onduidelijkheden uit het systeem te halen en handleiding naar gebruikers te verfijnen Volledige uitrol binnen teams faciliteren door opgeleide testgroep “Change” managen via klantengesprekken door CDB

Geleide (smart) processen

Geleide (smart) processen – wat? Huidige manier van werken Voor de invoer van een dossier wordt elke component handmatig overlopen Toekomstige manier van werken Procesmatige benadering van het modulair Vlimperssysteem Gidst de gebruiker door de schermen van het systeem zodat een proces volledig wordt uitgevoerd = alle schermen nodig voor het uitvoeren van het proces worden aangeboden -

Geleide processen - overzicht

Opstart - geleide processen Geleide processen in Vlimpers: Tegel: de geleide processen via de intropagina ‘personeelsbeheer’ Werklijst: zie later Voor de dossiers waarvoor je verantwoordelijk bent, kan je een geleid proces opstarten (vb. DCPA: DCPA klanten) Een opgestart geleid proces: Is zichtbaar voor de eigen opgestarte dossiers De dossierbehandelaar kan opgestarte dossiers doorsturen naar een collega De collega ziet ‘bekijk reeds opgestarte processen’ verhogen in aantal Collega krijgt geen melding (e-mail) Rol ‘administrator’ per team die alle opgestarte processen ziet

Opstart - geleide processen Uitvoeren van een smart proces Opstarten proces via ‘bliksem’ Registreer het personeelsnummer en arbeidsrelatienummer Of vul een nationaal nummer in Soms is een proces opgedeeld in stappen, bijvoorbeeld: Contractueel wordt statutair Afsluiten contractuele arbeidsrelatie Aanmaken nieuwe arbeidsrelatie (statutair) Ambtenaar op proef wordt ambtenaar Arbeidsrelatie wijzigen Afsluiten van het dossier Aanmaken van een nieuwe arbeidsrelatie …

Instructieteksten geleid proces (1) Vaak wordt een proces geïntroduceerd met een instructietekst met de bedoeling om nog een aantal werkinstructies (buiten het systeem) mee te geven. Bijvoorbeeld Registreer indien nodig nog het diploma, profielbeheer en social security (Capelo) Bij functie specifieke vereisten moeten bijkomend de nodige attesten worden opgevraagd (zie werkinstructies) Indien nodig, activeer het dossier ook in de planningstool Dit wordt nog verder verfijnd: input is welkom!! Zo zal nog worden verwezen naar Vlimpershandleidingen en VPS

Instructieteksten geleid proces (2) Heraanstellen: (geen PL die veranderen van AR maar strikt genomen in dienst blijven) Arbeidsovereenkomst wijzigen Bijvoorbeeld: Wijziging AO bepaalde duur – onbepaalde duur – vervanging: arbeidsovereenkomst Wijziging standplaats: addendum / besluit Wijziging urenpakket: addendum Wijziging functie: addendum / besluit Dienstaanwijzing: contractueel: addendum; statutair: besluit dienstaanwijzing

Instructieteksten geleid proces (3) Arbeidsrelatie wijzigen: Bijvoorbeeld Wijziging RSZ categorie: arbeider naar bediende Wijzing statuut, bijvoorbeeld gesco naar ctu Horizontale mobiliteit naar een andere rechtspersoon Langdurige afwezigheid: dit proces moet geïnitieerd worden na het goedkeuren van een langdurige (+3m en 1dag) voltijdse afwezigheid

Knoppen vorige/volgende en voltooien Klik steeds op de knop ‘voltooien’ als je een stap (scherm) hebt ingevuld: het scherm krijgt een ‘groen bolletje’. De niet verplichte schermen (zonder *) kun je overslaan via de knop ‘volgende’. Het cirkeltje wordt groen, zodat je weet dat je het scherm geraadpleegd hebt. Indien je gegevens wijzigt of invoert, moet je ze opslaan (via de knop opslaan). De knop ‘voltooien’ wordt automatisch uitgegrijsd. Je kunt dus via de knop ‘volgende’ naar het volgende scherm.

Knoppen annuleren en afsluiten Proces kan ook worden geannuleerd waarbij alle opgeslagen gegevens dan wel manueel moeten worden verwijderd (huidige werking) ‘wilt u dit geleide proces afsluiten en annuleren? Als u het geleide proces afsluit en annuleert, kunt u niet terug naar dit geleide proces, het wordt verwijderd. Voltooide acties waardoor gegevens in de database zijn gewijzigd, worden niet ongedaan gemaakt.’ Proces kan worden afgesloten: als niet alle stappen zijn voltooid, dan keer je terug naar de laatste stap; als alle stappen zijn voltooid, dan wordt het proces afgesloten

Melding van opgestarte processen Melding van een proces dat moet worden hernomen: Indiensttreding: op de dag van de indiensttreding Heraanstellen: op de dag van de heraanstelling Uit dienst: op de dag van de uitdienst Adreswijziging Contractueel wordt statutair: bij einde proeftijd* Bevordering: bij einde proeftijd* Dit gebeurt na een nachtelijke batch die draait en staat dus ten vroegste een dag later in de werklijst *na implementatie van kalender in december

Doorlopen - Geleid proces Uitvoeren geleid proces Alle schermen zijn opgenomen in de volgorde dat ze moeten worden doorlopen Sommige schermen komen meermaals voor Bijvoorbeeld: na invullen van de persoons- en functiegegevens enz wordt het dossier finaal op MON gezet > scherm functiegegevens

Eerste evaluatie door testers Alle schermen zijn in het proces opgenomen Tijdens de design oefening werd maximaal gedacht aan wat kan voorkomen Voordeel: als je het proces doorloopt, zal je maximaal alle schermen en dus aan alle gegevens hebben gedacht Nadeel: sommige schermen zal je slechts consulteren, zonder verdere gegevens in te vullen De handleiding moet je hierbij helpen Een andere benadering was het uitvoeren van smart processen volgens de groot gemene deler Conclusie: praktijk zal moeten uitwijzen of bijsturen van schermen (volgorde) nodig is: evaluatie volgt!