Workshop toepasbare regels Hoe maak je begrijpelijke regels en goede aanvraagformulieren voor je digitale dienstverlening? Annemieke Vliegen, business analist toepasbare regels bij DSO Marleen van den Houten, business analist toepasbare regels bij VNG Slagsessies maart 2019

Agenda Toepasbare regels Waar? Wat? Waarom? Hoe? Wie? Waarmee? De basis theorie rondom toepasbare regels. Waar worden toepasbare regels gebruikt? Wat zijn toepasbare regels? Waarom zijn toepasbare regels handig? Hoe verloopt het proces tot gepubliceerde toepasbare regels? Wie heb je ervoor nodig in je team? Waarmee maak je toepasbare regels ofwel welke software is er op de markt?

Waar worden TR gebruikt? Even 1 stap terug naar de demo van zonet. Dit is het algemene beginscherm van het omgevingsloket, startpunt van elke gebruiker, ongeacht de locatie. Elk bevoegd gezag is verantwoordelijk voor zijn eigen regels en inhoud achter de 3 tegels. Achter welke tegel worden toepasbare regels gebruikt? In deze workshop focussen we ons op de vergunningscheck en het aanvraagformulier. (zie blokken) Voor beide onderdelen zijn toepasbare regels nodig!

Wat zijn toepasbare regels? Hoe hoog wordt het nieuwe bouwwerk? 5 meter of lager Hoger dan 5 meter Hoofdstuk II. Categorieën gevallen waarin voor bouwactiviteiten en planologische gebruiksactiviteiten geen omgevingsvergunning is vereist Artikel 2 Een omgevingsvergunning voor activiteiten als bedoeld in artikel 2.1, eerste lid, onder a of c, van de wet is niet vereist, indien deze activiteiten betrekking hebben op: 3. Een op de grond staand bijbehorend bouwwerk of uitbreiding daarvan in achtererfgebied, mits wordt voldaan aan de volgende eisen: a voor zover op een afstand van niet meer dan 4 m van het oorspronkelijke hoofdgebouw, niet hoger dan 5 meter 0,3 meter boven de bovenkant van het afscheidingsconstructie met de tweede bouwlaag van het hoofdgebouw het hoofdgebouw toepasbare regels juridische regels Heb ik een vergunning nodig om op postcode 2585 ST 58 een schuur te bouwen? Toepasbare regels heeft een aantal verschijningsvormen: vragenboom, beslistabel, STTR bestand… Maar wat is de kern? Via Google vind je het begrip vooral in relatie tot de Omgevingswet. Je kunt toepasbare regels het beste zien als de begrijpelijke vertaling van juridische regels. Het helpt de gebruiker de wet te begrijpen. Wat mag en moet de gebruiker bij het uitvoeren van een bepaalde activiteit?

WAT mag ik Wat is het concept? de conclusie Het concept achter toepasbare regels en vragenbomen lijkt heel erg op het spel WIE IS HET. Dit spel bestaat uit 2x24 kaartjes van personen met uiteenlopende kenmerken. Elke persoon is uniek. De bedoeling is dat jij zsm de geheime persoon van je tegenstander kunt raden. Dit doe je door gesloten vragen over geslacht, kleur haar en andere uiterlijke kenmerken te stellen. Je tegenstander mag alleen met ja of nee antwoorden net zolang er 1 persoon overblijft. Om te winnen kun je het beste beginnen met dominante vragen waardoor zoveel mogelijk opties afvallen. Uitzonderingen bewaar je tot het laatst. Bij toepasbare regels gaat het om de vraag WAT MAG IK? Het doel is om zsm de conclusie te achterhalen.

Wat is het resultaat? Aanvraag formulieren Conclusies Plichtenvrij Aanvraag tot vergunning Informatie Melding Aanvraag formulieren Conclusies Plichtenvrij Zorgplicht Informatie plicht Meldplicht Vergunning plicht Verbod De uitkomsten van de vergunningscheck is een optelsom van alle uitkomsten van alle bestuurslagen. Wanneer een activiteit in het vergunningenregime valt is de uitkomst vergunningplicht of plichtenvrij, al dan niet met een zorgplicht. Wanneer de gevolgen van de activiteit onomkeerbaar zijn geldt er een meldplicht. Wanneer de gevolgen niet onomkeerbaar zijn maar het BG wel op de hoogte moet zijn dan geldt er een informatieplicht. En als laatste kan er op een bepaalde activiteit een verbod gelden. Mocht de uitkomst zijn meldplicht, informatieplicht of vergunningplicht dan dient de klant een overeenkomstig aanvraagformulier in te dienen. Bedrijven die dit vaker doen weten dit al en kunnen rechtstreeks een aanvraag indienen.

Wat is een vragenboom? Een belangrijk onderdeel van toepasbare regels is de vragenboom. Dat is een boom die uit vragen is opgebouwd. Elk antwoord leidt je naar een andere tak, uiteindelijk kom je op een conclusie uit. Je begint onderop. De paarse bollen zijn vragen, de takken staan voor het aantal antwoordcategorieën. Na de conclusie kan het zijn dat er een aanvraag ingediend moet worden. Het aanvraagformulier kan uit dezelfde vragen bestaan als de conclusie. (die kunnen hergebruikt worden). En er zullen meestal bijlages gevraagd worden bij het aanvraagformulier. Bij de vergunningscheck wordt gebruik gemaakt van TR die werken als een vragenboom. En bij het aanvraagformulier wordt gebruik gemaakt van TR die ervoor zorgen dat de aanvraag volledig wordt ingevuld. Voor beiden soorten gebruik je toepasbare regels.

Waarom wil de gebruiker toepasbare regels? Proces Ik vind het onduidelijk hoe procedures in elkaar zitten Ik vind dat processen te lang duren Tijdens het proces moet ik van alles en nog wat onverwacht veranderen Informatie Ik begrijp de informatie niet en vind het taalgebruik te ingewikkeld Ik moet mij baseren op versnipperde en tegenstrijdige informatie van verschillende bronnen Er is een interbestuurlijk onderzoek uitgevoerd naar hoe de gebruiker de dienstverlening van de overheid ervaart. Daaruit kwam een top 9 van pijnpunten. TR kan een positief effect hebben op 5 van de 9 klantpijnen, mits je het goed inricht! De klant ervaart onduidelijke processen en informatie. Onduidelijke procedures. Met de vergunningscheck neem je de klant als het ware aan de hand mee door het proces. Aan het begin van het aanvraagformulier kun je aangeven welke bijlagen en informatie de klant vooraf al kan gaan verzamelen. Na het indienen kun je aangeven hoe snel en op welke manier de klant geïnformeerd zal worden. - Processen duren te lang. Hoe meer je kunt automatiseren hoe sneller het gaat en des te meer tijd je overhoudt voor complexere vragen. Bij elke vraag maak je als BG een keus of het antwoord van de klant voldoende is of dat je als BG zelf nog op onderzoek uit gaat. Mocht je als BG de antwoorden al in huis hebben dan kun je dat automatiseren en laten voorinvullen zoals BD dat doet met banksaldo. Tijdens het proces verandert er van alles. Met een digitaal aanvraagformulier wordt BG gedwongen hier vooraf goed over na te denken. Ik begrijp de informatie niet en taalgebruik. Dit is bij uitstek wat TR verbetert. Begrijpelijke vragen. 1 vraag tegelijk. Geen vakjargon. Versnipperde tegenstrijdige informatie. Achter elke vragenboom zit 1 bron/1BG. De bijbehorende juridische regels staan op dezelfde website. Mocht een ander BG regels over hetzelfde onderwerp hebben dan worden de vragenbomen aan elkaar gelinkt. Aan het BG de taak om de vragenbomen op elkaar af te stemmen.

Goede toepasbare regels = betere dienstverlening Waarom toepasbare regels in Omgevingswet? Hier staan de doelen van de omgevingswet. TR draagt vooral bij aan de doelen 1, 3 en 4 van de omgevingswet. Het goed inrichten van toepasbare regels leidt een betere dienstverlening. Om sneller en betere dienstverlening te bieden heb je vertrouwen in de klant nodig. Zodat je bijv. meer plichtenvrij durft te maken. En ook vertrouwen dat de klant de vragen begrijpt en ze eerlijk zal beantwoorden. (zonder daarbij afbreuk te doen aan de juridische correctheid) Om toepasbare regels te kunnen maken moeten de juridische regels al duidelijk zijn. En als ze dat niet zijn moet je dit terug kunnen geven aan de opsteller van de juridische regels. Je zult dus veel moeten samenwerken met de verschillende disciplines. Goede toepasbare regels = betere dienstverlening

Hoe loopt het proces? Bepalen omgevingsdoelen Opstellen juridische regels Publiceren Juridische regels Analyseren juridische regels Hoe kom je tot gepubliceerde toepasbare regels op het omgevingsloket? Dat begint bij het bepalen omgevingsdoelen, de keuzes die je daar maakt zie je terug in TR. Welke waarden wil je nastreven, wat is je visie, ja mits of nee tenzij? De volgende stap is opstellen van juridische regels: Moet je rekening houden met regels van bovenliggend BG? Per activiteit bepaal je de juridische regels met hun werkingsgebied en bijbehorende conclusie en soort aanvraag. Je zou nu direct de juridische gegevens kunnen publiceren. We adviseren echter om dat niet te doen. Wacht totdat je alle stappen onder juridische regels hebt doorlopen en zeker weet dat ze goed zijn. Analyseren JR: Je haalt de belangrijkste onderdelen voor je conclusie en aanvraag uit de juridische tekst door ze simpelweg te onderstrepen of te arceren. Als dit door een software pakket wordt gedaan heet het annoteren. Je kijkt of de vragen en antwoorden logisch zijn en of de begrippen duidelijk zijn. Schetsen toepasbare regels Maken toepasbare regels Publiceren toepasbare regels

Hoe analyseer je juridische regels? Hier zie je de juridische regels omtrent het kappen van een boom in de gemeente Westland. Je ziet ook dat de input voor TR verstopt kan zitten in begrippen.

Hoe analyseer je juridische regels?

Hoe loopt het proces? Bepalen omgevingsdoelen Opstellen juridische regels Publiceren Juridische regels Analyseren juridische regels In deze workshop willen we extra aandacht aan het schetsen van de TR. Wat is het? Het is de vragenboom op papier uitgewerkt. Dit onderdeel hoort officieel bij het maken van TR. Echter als de jurist dit einddoel al in gedachten heeft tijdens het opstellen van juridische regels dan is het maken van TR een stuk eenvoudiger. Schetsen toepasbare regels Maken toepasbare regels Publiceren toepasbare regels

Hoe schets je een vragenboom? In de tuin? Vormboom onderhouden? Plan met boom? Beschermdeboom? ja nee kappen snoeien >20% snoeien < 20% Zo ziet de schets er op papier uit. Omdat hier geen software voor nodig is, is het heel laagdrempelig om mee te beginnen. Uitwerkingen in Excel zijn foutgevoelig, beter op deze manier. Je tekent de vragenboom omgekeerd. De takken lopen steeds wijder uit naar beneden, dat zijn de antwoordopties. Totdat je bij de conclusie bent. In deze stap kan blijken dat de juridische regels niet duidelijk genoeg zijn. In eerste instantie moet de vragenboom juridisch correct zijn, vervolgens kijk je hoe de vragen gebruiksvriendelijk uitgevraagd kunnen worden. En tenslotte dient de vragenboom functioneel en technisch juist in het omgevingsloket te werken. Het team zou hier al multidisciplinair moeten zijn (juridisch/ dienstverlening/ techniek). De schets van een vragenboom is voor het hele team begrijpelijk en vormt daarmee de gemeenschappelijke taal.

Hoe loopt het proces? Bepalen omgevingsdoelen Opstellen juridische regels Publiceren Juridische regels Analyseren juridische regels Activiteit Werkingsgebied Als toepasbare regels in de software gemaakt zijn dan kunnen ze gepubliceerd worden. Dat is tevens het beste moment om de juridische regels te publiceren. Eerst de JR, daarna de TR. Om de TR zichtbaar te maken hebben we namelijk het werkingsgebied en de activiteit nodig van de JR in DSO. Schetsen toepasbare regels Maken toepasbare regels Publiceren toepasbare regels

Dienstverlening Wie heb je nodig? Beleid Juridische regels Bepalen omgevingsdoelen Juridische regels Online publicaties Opstellen juridische regels Publiceren Juridische regels Toepasbare regels Analyseren juridische regels Hoe zijn de stappen verdeeld over de vakgebieden? Schetsen toepasbare regels Maken toepasbare regels Publiceren toepasbare regels

Kortom ga aan de slag! - Stel multidisciplinair team samen - Kies een onderwerp - Pak bijbehorende juridische regels - Schets een vragenboom - Zowel voor check als aanvraag - Analyseer het resultaat - Corrigeer waar nodig Later ga je aan de slag met software, methodiek en afstemming andere BG Maak een multidisciplinair team (juristen, planmaker, geo specialisten, dienstverlening, vergunning en handhaving, informatie management). Kies een willekeurig onderwerp, niet te druk maken over de keuze voor het onderwerp. Haal de wetgeving erbij en schets een vragenboom voor het onderwerp, op basis van de wetgeving. Bij voorkeur zowel check als aanvraag, omdat het 1 kan leiden tot aanvulling van het ander. Analyseer het resultaat en corrigeer met het team waar nodig. Kijk of de wetgeving duidelijk is en of er geen tegenstrijdigheden inzitten. Zitten er wel onduidelijkheden, overbodigheden of tegenstrijdigheden in? Actiepunt aan de kant van de juridische regels. Kijk welke informatie er nodig is voor vergunning en handhaving en het beheer van informatie. Wordt die informatie met de huidige wetgeving wel of niet goed uitgevraagd. Is de wettelijke tekst niet in overeenstemming met de gewenste binnen te komen informatie? Actiepunt aan de kant van de juridische regels. Zijn regels in de vragenbomen afhankelijk van geo? Bv, in een centrumgebied gelden er andere regels dan in een landelijk gebied? Kijk dan of die geo informatie al op orde is. Zo niet, actiepunt richting geo.   Deze eerste stappen zijn allemaal low-tech te doen. Ze geven inzicht in de huidige stand van zaken en aandachtspunten om op door te pakken. In deze stappen zit ook het meeste werk. Hierna volgen zaken als de IT op orde brengen, het kiezen van een methodiek (eventueel het aantrekken of inschakelen van kennis) en het leggen van contacten met de bevoegd gezagen die van invloed zijn op de eigen regelgeving.

Voor meer informatie... Kijk op: https://aandeslagmetdeomgevingswet.nl/digitaal-stelsel/ Is geen antwoord op de vragen te vinden, stel ze via: toepasbareregels@rws.nl Verder is er documentatie te vinden op: https://aandeslagmetdeomgevingswet.nl/digitaal-stelsel/documenten/

Hoe maak je toepasbare regels?

Hoe maak je toepasbare regels? Hier zie je de inhoud van elke beslistabel.

Hoe publiceer je toepasbare regels? Het publiceren van de toepasbare regels is niks anders dan het STTR bestand op de juiste plaats in de functionele structuur hangen. Hier zie je de activiteit Boom kappen van de gemeente Westland. Die mag komen te hangen onder het Omgevingsplanactiviteit. In het kader zie je de metagegevens van dit bestand. Wat je hier nog doet is het koppelen van het werkingsgebied Westland aan deze activiteit.

Persoonlijke eigenschappen Wie is Michiel? Taak Sleutelfiguur tussen ICT en juristen, denkt de toepasbare regel uit in het geheel, maakt het passend in het beleid van het LBG, in afstemming met de gerelateerde LBGs. Gericht op samenwerking Persoonlijke eigenschappen Grote lijnen in de gaten houden Op de hoogte blijven Communicatief Affiniteit met ICT Kennis Snufje GEO Bekend met wetgeving MICHIEL Juridisch advies Juridisch adviseur Betere dienstverlening Ik ben een pionier, nog niet iedereen kan mee, nog niet iedereen begrijpt het Niet vragen wat we al weten Zorg Doelen Opleiding Samen een beter omgevingsloket HBO / WO Moet juridisch kloppen Relevante beleidsmatige richting Iedereen op 1 lijn over wat we de burger vragen

Persoonlijke eigenschappen Taak Wie is Margreet? Voegt activiteiten en onderwerpen toe aan de functionele structuur. Is opsteller en beheerder van de toepasbare regels. Analytisch Persoonlijke eigenschappen Taak Gestructureerd Nauwkeurig Precies Kennis Ontwerp- en modelleer technieken Geordend Business rules Zorg Digitaal is leuk MARGREET Juridische regels zijn nog niet goed toepasbaar te maken, dat moet anders Regelanalist, regelbeheerder Doelen Minder papier Moet begrijpelijk zijn voor eindgebruiker Moet juridisch kloppen Eenvoudig loket Opleiding Wijzigingen snel doorvoeren WO Samenhang tussen dingen Biologie Technische bedrijfskunde Informatietechnologie