Charlois Welzijn RFP Management Joost Vermeulen 6 juni 2007
Welk probleem gaan we oplossen? Fouten in zakelijke afhandeling uitvoeringscontracten : vergeten afspraken gemiste deadlines onjuiste contractvoorwaarden Onduidelijkheid over verantwoordelijkheid binnen team Gefragmenteerd archief : dubbele en ontbrekende stukken verwarring over versies Tijdverlies / inefficiency
Schematisch overzicht Map Document Dossier Rol Actie
Schematisch overzicht Map Document Workflow ‘cockpit’ Dossier Rol Actie Sharepoint ‘bibliotheek’
Overzicht ‘Cockpit’ ‘Archief’
‘Cockpit’ 1. Rollen Instellen welke rollen u vervult (= welke acties u wilt zien) Notificatie : wilt u per email geïnformeerd worden over nieuwe acties ?
Creëren van een nieuw dossier ‘Cockpit’ Creëren van een nieuw dossier Voor een nieuwe offerte Voor een bestaand traject
‘Cockpit’ Lijst van dossiers Filteren en sorteren
Workflow overzicht 1. Administratief Afwikkeling Offerte Beschikking Uitvoering Vast- stelling Bezwaarschriften, wijzigingsverzoeken etc. 2. Uitvoering Nog niet gestart Voorw. gestart Gestart Gestopt Voltooid
‘Workflow vervolg’ Deze workflow-fase is afgerond. Wat was de uitkomst ? Afmelding van extra acties welke specifiek voor dit dossier zijn toegevoegd. Toevoegen van nieuwe, specifieke actie
Acties Dossier Actie Algemeen / Automatisch Verschijnt automatisch bij nieuwe fase Verdwijnt automatisch bij nieuwe fase Specifiek / Handmatig Zelf creëren voor b.v. afgesproken rapportages of andere prestaties Verdwijnen door afmelding (via Dossier scherm)
‘Cockpit’ Zelf acties toevoegen Acties blijven onafhankelijk van de workflow staan totdat ze worden afgemeld.
‘Cockpit’ Actielijst Filteren en sorteren Actie bewerken Actie afmelden (via Dossier)
Archief Openen archiefmap voor een dossier Submappen in/uitvouwen, zoeken (in alle dossiers)
Archief Toevoegen bestand
Archief Bewerken bestanden Uitchecken Versiegeschiedenis
Vragen Oefendossier ‘001 Test’ Tabblad ‘Help’ helpdesk@empower-u.nl