Business Informatie management / Functioneel beheer middag 15 mei 2018 Ellis Ruhlmann – Penders (FEZ) Nadia Oumnad (CES) Guido van de Zweerde (LISA) Frank Snels (S&B-UIM) Olga Steen (LISA-OILS) Berend Gerats

Doelstelling en invulling bijeenkomsten Doel bijeenkomsten: Onderlinge afstemming tussen Functioneel Beheer clusters op de UT. Weet hebben van elkaars plannen (releases/wijzigingen op systemen en processen) en activiteiten, ervaringen uitwisselen en leren van elkaars successen en verbeterpunten, en zo mogelijk uniformeren van werkwijzen. Universitair Informatie Management organiseert de bijeenkomst een paar keer per jaar en fungeert als secretaris. De rol van voorzitter rouleert onder de Functioneel beheer clusters Doelgroep: Functioneel Beheerders, informatiemanagers, geïnteresseerden in het vakgebied en relevante LISA medewerkers Om zorg te dragen voor goede bijeenkomsten wordt een agendacommissie samengesteld www.utwente.nl/im Middag business informatiemanagement

Ontwikkelingen Functioneel Beheer (FuBe) en Business InformatieManagent (BIM) Opvolging visitatie functioneel Beheer Expliciteren UT-brede informatiestrategie (UIM) Verbeteren proces leveranciers- en contractmanagement (LISA) Verbeteren proces releasemanagement/wijzigingenbeheer (LISA) Verbeteren proces behoeftenmanagement (UIM/CES) UT template functioneel beheer & opleiding (UIM/CES) Invoering callregistratiesysteem Planon (LISA) Governance best practices functioneel beheer obv casus “Inrichten ondersteuning Canvas”. (CES) Lijst met aanspreekpunten functioneel Beheer (www.utwente.nl/im) Middag business informatiemanagement

15-5-2018

Opvolging visitatie functioneel beheer I-beraad acties to op heden: Instellen Werkgroep (Swaters, Heinink, Oumnad, Holterman, Snels, vd Bosch, Pasman); Bijeenkomsten om ideeën en acties te bedenken op basis van de visitatie aanbevelingen; Acties worden opgepakt door individuele deelnemers en I-beraad bewaakt de voortgang; In I-beraad afgesproken acties: Expliciteren UT-brede informatiestrategie (UIM) Verbeteren proces leveranciers- en contractmanagement (LISA) Verbeteren proces releasemanagement/wijzigingenbeheer (LISA) Verbeteren proces behoeftenmanagement (Joyce/Frank) UT template functioneel beheer & opleiding (Joyce/Frank) Invoering callregistratiesysteem Planon (LISA) Governance best practices functioneel beheer obv casus “Inrichten ondersteuning Canvas”. (Joyce)

Programma 11:30 Kijkje in de keuken: Design Lab Design Lab Greenteam 12:00 Ontvangst + lunch: grab a bite and take a seat   12:20 Opening Frank Snels (UT, UIM) 12:30 Analyse testdata i.v.m. AVG Floris Aanstoot (UT, LISA) 12:45 FB en de digitale transformatie Eveline Bregonje (UvA) 13:00 De UT, a LEAN doing university José Franken (UT) 13:15 LEAN en Functioneel beheer Daniël E. Brouwer (LeanIM) 14:15 Pauze 14:30 Daniël E. Brouwer 16:15 Afsluiting Frank Snels en José Franken 16:30 Borrel Middag Business informatiemanagement

Vragen Middag Business informatiemanagement

Registreren meldingen FB/ BIM met Planon Door: Sander Smit Datum: 9-11-2017 Planon 8-11-2017

Agenda Aanleiding huidige status Planon en behoefte Hoe gaan we het aanpakken Pilot binnen CES / LISA OILS Planon 9-11-2017

Aanleiding Functioneelbeheer middag op 5 nov. 2015 Vraag naar voren of Planon BIM een oplossing kan bieden voor registreren wensen, vragen en verzoeken Workshop: “Past LISA inrichting in Planon als oplossing BIM“ op 18 okt. 2016 Consultancy heeft uitleg gegeven over de mogelijkheden van Planon Werkgroep is van mening dan Planon geschikt is voor registreren BIM incidenten. Resultaat rapport registreren meldingen FB/BIM ingeleverd bij I-beraad dec. 2016 Planon 8-11-2017

Huidige status UTSM / Planon LISA IM/PM/CH/CONF/SLM FB Ruimtebeheer/meldingen & storingen EC (sport & Cultuur) - Reserveringen Planon 8-11-2017

Behoefte Incident management / change management Registreren wensen, vragen en verzoeken Bewaken / grip krijgen op incidenten Proces verbetering, ook dienst overstijgend. Gecontroleerd doorvoeren van wijzigingsverzoeken (RFC’s) en registratie van aanvraag, goedkeuringen, change stappen etc. Planon 8-11-2017

Hoe gaan we het aanpakken Gebruik van de Planon_ITSM, een open omgeving waarbij samengewerkt wordt Je kan je calls zien door gebruik maken van filters. We beginnen bij CES / UB OILS met een pilot Rapport registreren meldingen FB / BIM gebruiken we als leidraad. Opdrachtgever Henk Swaters / Jan Evers Projectleiding Sander Smit Betrokkenen Frank Snels, Nadia Oumnad, Joyce Pasman, Olga Steen, functioneelbeheer en LISA/FB Planon 8-11-2017

Pilot Controleren of uitgangspunten in de huidige inrichting zitten / uitleg geven over Planon door LISA aan FuB. Afspraken over afhandelen calls, afhandeltijd, oplosgroepen etc. Afstemmen en aanmaken oplosgroep Aanwijzen oplosgroep coördinator Alle betrokkenen informeren over deze inrichting. Inrichten berichtgeving aan gebruikers (bevestingingsemail) Proefdraaien Daarna E.v.t. gebruik Planon selfservice formulieren Rapportage oplosgroepen Change management samen met functioneelbeheer en LISA afdelingen afstemmen Planon 8-11-2017

Vragen Middag Business informatiemanagement