Presentatie voor de managementcomités September 2015 PersoneelPunt Presentatie voor de managementcomités September 2015

Agenda Doelstelling en aanpak Stand van zaken Uw opmerkingen en verwachtingen Volgende stappen

1. Doelstelling en aanpak Opzetten van een gemeenschappelijk en performant personeelssysteem, op basis van gestroomlijnde processen binnen het hele HR domein, ondersteund door actuele technologie. Het gaat niet om het optimaliseren van de bestaande Vlimpers, maar om het uitbouwen van een volledig nieuw HR IT systeem op basis van eenvoudige, gealigneerde processen.

1. Doelstelling en aanpak - annex Deze procesdomeinen zijn in scope van het PersoneelPunt Beheer van personeelsgegevens (personeelsdossiers) Werkplanning & verloning continu-diensten Payroll (berekening en verwerking) Contact management Beheer van afwezigheden Helpdesk beheer Werving en selectie – interne mobiliteit Personeelsplan Evaluatiecyclus Document management Beheer vorming, training & opleidingen

1. Doelstelling en aanpak Huidige Vlimpers biedt op termijn onvoldoende antwoord op … Business & beleids-behoeften groeien Transparantie Aandachtspunten informatie-veiligheid Sense of urgency: wat als we dit niet doen?!?! Business behoeften: link met DC PA en modern HR Focus op verbeteren gebruikers-ervaring Verouderde technologie en aflopende licenties

1. Doelstelling en aanpak Wat zijn de voordelen van een gemeenschappelijk systeem voor u? Platform Performant Toekomstgericht Gemeenschappelijk beheerd Rapportering Uniform & transparant Snel en efficiënt Daling Kosten Schaalvoordelen Efficiëntie van HR processen Systeem gerelateerde kosten Openheid Linken aan toelichting kosten – baten model Gebruiksvriendelijk & radicaal digitaal informatieveiligheid maximale openheid informatiedeling andere systemen Modern HR Beleid Mobiliteit & inzetbaarheid Ondersteunen leiderschap ! Gemeenschappelijke visie ontwikkeling nodig

1. Doelstelling en aanpak Modellerings-fase Analyse en keuze oplossings-model Mei-okt 2015 Opmaken Programma Kosten – baten analyse Aanbestedingsfase Bestekken opmaken en uitsturen Beoordeling & selectie dec 2015 – juni 2016 Opstarten implementatie-projecten Vanaf najaar 2016 Opbouw financieel model 1. Doelstelling en aanpak Sleutel betrok-kenen Voorzitters-college Management comités HR Netwerk Project-structuur Algemene vergadering Strategische stuurgroep Projectgroep Beleidsprojecten - hefbomen Project-structuur Directieteam AgO Projectgroep

1. Doelstelling en aanpak Projectstructuur en rol van de belangrijkste betrokkenen Vlimpers aansturingsmodel Algemene vergadering Leidend ambtenaren van alle huidige en toekomstige klanten Verkiest en mandateert de Strategische Stuurgroep Bekrachtigt de visie van de Strategische stuurgroep voor het project PersoneelPunt Strategische stuurgroep Verkozen en gemandateerde afgevaardigden van de Algemene Vergadering Experten en Gebruikers rollen Nemen strategische beslissingen m.b.t. het project PersoneelPunt Projectgroep PersoneelPunt Project manager & 8 kernteamleden Verantwoordelijk voor de opvolging en uitvoering van het project zoals afgesproken met de Strategische Stuurgroep Sleutel betrokkenen Voorzitterscollege Aansturingscomité van het dienstencentrum Personeelsadministratie Ondersteunt realisatie van doelstellingen PersoneelPunt Toets impact bij beslissingen Management comités De klanten van PersoneelPunt én het dienstencentrum Personeelsadministratie Geven input m.b.t. kerntaken ondersteund door HR-systeem HR Netwerk HR Business partners Geven input m.b.t. behoeften en specificiteit van hun entiteit

2. Stand van zaken – Modellering Modellering = zo precies mogelijk de vereisten van de toekomstige oplossing beschrijven Model = een gestructureerde voorstelling van De structuur en werking van de organisatie (bedrijfsmodel) De structuur en werking van de ondersteunende software (applicatie en informatie model) die dient als basis om te communiceren (ICT) Technische architectuur Aanvullend: informatiebeveiliging, financieel model, … Architectuurkeuzes Focus Leidraad voor keuzes en beslissingen technologie & dienstenmodel VO behoeften Vereisten en prioriteiten Markt Mogelijkheden, opportuniteiten en reality checks Behoeften Uitgangspunten & Visie Gebruiksvriendelijk Innovatie “Modern HR Beleid” Conform regelgeving Business Architectuur Diversiteit  Flexibiliteit Specificiteit VO  functionaliteit Kostenefficiëntie Informatieveiligheid Architectuurkeuzes Integratie tussen modules: Core HR Payroll Talent Management Dienstverlening (CRM, personeelsdossier…) Technologie & dienstenmodel: Interne ontwikkeling Package “SaaS” Markt Technologische mogelijkheden en opportuniteiten Maturiteit Markttrend “Reality checks” Demo’s Cases

2. Stand van zaken modellering Overzicht van de progressie: De proces analyse is afgerond (inventaris, beschrijving, prioritering) De aligneringsstrategie werd bepaald De functionele en technische vereisten worden opgelijst De “as is” situatie werd in kaart gebracht en een overzicht van kosten en baten wordt opgesteld Demo sessies ter inspiratie van mogelijke HR software pakketten werden georganiseerd Alternatieve modellen voor de toekomstige oplossing worden afgewogen en beoordeeld

2. Stand van zaken - Alignering Strategische Stuurgroep bepaalde in juli in welke mate processen gealigneerd kan worden over de entiteiten heen Bewuste keuze van de Stuurgroep voor eenvoudige en gestroomlijnde processen De analyse van de diversiteit in de huidige processen leert dat volgende doelstellingen haalbaar zijn : TALENT: gemeenschappelijke template voor systeem en proces, met enige ruimte voor specificiteit waar er duidelijke business redenen zijn voor de variatie Core HR en Payroll: sterke alignering op een centraal systeem en proces gebaseerd op het VPS; een specifieke aanpak m.b.t. de planning is nodig voor bepaalde entiteiten; Deze beslissing leidt tot een nood aan het opstarten van beleidsprojecten, inclusief het herbekijken van de regelgeving

2. Stand van zaken: Kosten – baten model Monitoring van regeringsbeslissing verplichte aansluiting ROI Personeelpunt Verwachte baten PersoneelPunt Gekend Assumpties Inschatting van centrale en entiteitskost Gekende kost (vast en variabel) Assumpties Kwantitatief én Kwalitatief

2. Stand van zaken: Kosten – baten model DRAFT 2. Stand van zaken: Kosten – baten model Geïnterviewde entiteiten Gezonde mix van Reeds aangesloten en nog aan te sluiten agentschappen Agentschappen met genuanceerd beeld t.o.v. Vlimpers Grotere en kleinere agentschappen Huidige Vlimpersklanten Toekomstige klanten Voorheen reeds aangesloten Bloso AgODi WVG Aansluiting gepland 1/1/2016 VMM Agentschap inburgering en integratie Aansluiting gepland 1/1/2018 Waterwegen & Zeekanaal + Scheepvaart + MOW VDAB Recente aansluitingen 1/1/2015 Ovam Syntra Vlaanderen Aansluiting gepland 1/1/2020 Kind & Gezin

3. Uw opmerkingen en verwachtingen Zijn er kerntaken van uw entiteit die momenteel mede ondersteund worden door uw huidig HR systeem en die mogelijk nadeel zullen ondervinden door de implementatie van een centraal HR systeem? Geïmpacteerde kerntaak? Hoe wordt deze momenteel ondersteund door uw HR Systeem? Risico indien deze ondersteuning deels of geheel vervalt ? Mogelijke oplossing(en)? Te contacteren voor verder onderzoek? Welke andere projecten rond HR systemen staan er binnen uw beleidsdomein op stapel ? Annex gebruiken om antwoorden te verzamelen

4. Volgende stappen 4 september Info sessie voor het HR netwerk 9 september Vergadering Strategische Stuurgroep Mid oktober Beslissing Strategische Stuurgroep over model 19 november Voorzitterscollege November * Communicatie rond beslissing stuurgroep Via infosessies voor HR Netwerk & management comités Via mail en intranet voor alle huidige & toekomstige klanten * Opstarten opmaak Programma

4. Volgende stappen Betrokkenheid van stakeholders in verschillende fases is cruciaal Inzetten van kennis en expertise in werkgroepen (HR- specialist) Opzetten van klankbordgroep met oog op tijdige en accurate communicatie en analyse van impact Wie kan voor uw entiteit / beleidsdomein deelnemen in de klankbordgroep Informeren van en afstemmen met managementcomité Vragen / bezorgdheden van de entiteit(en) terugkoppelen naar het project Ter beschikking stellen van aanwezige expertise voor werkgroepen Typisch rol voor HR BP, maar kan ook afdelingshoofd of IT verantwoordelijke zijn Klankbordgroep: bedoeling dat elke entiteit vertegenwoordigd is, maar één deelnemer kan meerdere entiteiten vertegenwoordigen Werkgroepen: nog te bepalen welke + tijdsinvestering, deelname vanuit expertise, niet elke entiteit vertegenwoordigd

Bedankt voor uw aandacht! Uw contact Greet Aernoudt greet.aernoudt@kb.vlaanderen.be 0479 990 510 Meer informatie? Check www.bestuurszaken.be/project-personeelpunt