Vlaamse Administratieve Centra TOELICHTING Anders Werken 13 september 2006 Jo De Leenheer, Projectleider Anders Werken Agentschap Overheidspersoneel, Kenniscel Anders Werken 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Inleiding Beslissingen Vlaamse Regering (HMP) Oprichting VAC’s (groeperen van de provinciale diensten 1 loket voor burger / klant centrale ligging bereikbaar met openbaar vervoer concept anders werken : office sharing (80% werkplekken, bruto 23 m²) 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Doelstelling “We moeten als individu en als organisatie flexibel kunnen inspelen op veranderingen en de (nieuwe) mogelijkheden optimaal aanwenden voor een efficiënte werking”  de vraag is niet of we dit doen, wel hoe! 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Gewijzigde context Andere omgangsvormen Andere verhoudingen Tijd & plaats van het werk wordt minder belangrijk Niet de aanwezigheid, maar het resultaat telt! Andere verhoudingen Werken & managen op afstand (telewerk) Meer autonomie Besluitvorming & communicatie Omgang met elkaar (project- en teamwerking) 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Gewijzigde context Nieuwe vaardigheden Nieuwe mogelijkheden door ICT PC-vaardigheid (meer) digitaal werken Plaats en tijdonafhankelijke werken (telewerk) => Afstemming werk – privé Nieuwe mogelijkheden door ICT Digitale ontsluiting van informatie (groepservers, DMS, …) Bereikbaarheid (mail, telefonie, VOIP, …) Digitale samenwerking 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Open vragen: Functie van een kantoor ? Welke activiteiten behoren tot de dagelijkse werking van een moderne administratie? Wat zijn de maatschappelijke en ambtelijke trends? Hoe spelen we als organisatie in op veranderingen? In de organisatie Verwachtingspatronen van de burgers Innovatieve middelen 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Traditionele Kantooromgeving & Werking Niet elke werkplek is geschikt voor om het even welke taak. Personeel deelt vaak een kantoor met enkele collega’s en voert daar alle taken uit (telefoneren, overleggen, ontvangst bezoekers, studiewerk, …). In een traditionele kantoorinrichting is vaak leegstand (> 20%) Bijkomende nood aan overlegruimte Iedereen heeft een eigen “archiefje” Collega’s zijn niet steeds op de hoogte van de aanwezige informatie of de status van een dossier Beoordeling gebeurt vnl. op basis van aanwezigheid (prikklok) i.p.v. op resultaten 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Kantoor van de toekomst Ondersteunt de werking van de organisatie Moedigt de open cultuur aan Activiteitsgerelateerde werkplekken Ondersteunt digitale werking Verminderen van leegstand = Uitgangspunten Anders Werken Ondersteunt de werking: voorziet in alle faciliteiten Activiteitsgerelateerd: open werkplekken, gesloten werkplekken (indiv., team), open overleg,… Minder leegstand: niemand heeft een vaste werkplek, wisselwerkplekken 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Anders Werken omgeving Diversiteit van (multi-) functionele (gedeelde) werkplekken toegewezen voor bepaalde taken (i.p.v. aan personen). Ook ruimte voor ontvangst bezoekers, teamoverleg, geconcentreerd werken, informele gesprekken, … Infrastructuur wordt voor iedereen bruikbaar, dit vraagt echter afspraken. Overstap naar groepsklassementen voor archief en/of informatie Digitaal archief op groepsservers, Dit vraagt nieuwe afspraken (serverstructuur, naamgeving documenten, versiebeheer, DMS, …) Dossierbehandelingsystemen Dit vergt herbekijken van workflow en werkprocessen. 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Anders Werken MEER dan Kantoorinnovatie + Telewerken = organisatiedoelstelling Integrale benadering 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Belangrijke principes Delen van de wekplekken (Office sharing) Noodzaak van “clean desk” Bepaalde zones worden voorzien voor specifieke taken en/of als ‘uitvalbasis’ van cellen (opm. ‘grijze’ zone) functionele werkplekken i.p.v. persoonsgebonden (ongeacht rang of stand) Ook voor geconcentreerd werk, vertrouwelijke gesprekken, … worden specifieke werkplekken voorzien 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Office Sharing met minder werkplekken, Wat & Hoe ??? Overlappende zones rond ankerpunten (informatie in kasten) Gemeenschappelijk gebruik volgens “afspraken” 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Belangrijke principes Gedeelde archieven & documentatie Alle collega’s weten waar bepaalde dossiers of documentatie zich bevinden. (permanente dienstverlening, geen dubbele info) opm. principe geldt zowel voor papieren als voor digitale documenten (groepsserver i.p.v. D-schijf) 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Stap naar Anders Werken Is een totaal gebeuren, i.k.v. organisatieontwikkeling Géén Big Bang, maar een evolutie over meerdere jaren Maatgericht en gefaseerde groei Betrokkenheid van iedereen (veranderingscapaciteit en - bereidheid?) Samen nadenken over het concept => werkprocessen & -procedures herdenken binnen de contouren van de principes Ieder heeft zijn/haar rol te spelen (Voorbeeldfunctie & eigenaarschap) 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Anders werken als katalysator voor: Gemotiveerde ambtenaren Krijgen & nemen van verantwoordelijkheden Zelfstandig en resultaatgericht werken Telewerk (combinatie werk & gezin) Uitbouwen back-office voor E-gov Digitale werking Proceshertekening 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Inrichtingsplannen nieuw VAC 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Gedeelde faciliteiten (gebouwenniveau) Centrale ontvangstbalie Ontvangstruimten bezoekers Toegangscontrole Vergaderzalen met multimedia-uitrusting Beperkte archiefruimte (semi-statisch) Keuken/restaurant EHBO Polyvalente ruimte voor o.a. kinderopvang Ruimte voor telewerk (satellietkantoren) Bibliotheek Parkeerplaatsen (norm) Laad- en losplaatsen Nieuwe infrastructuur (databekabeling, computerzaal, telefonie, …) Technische ruimten Fietsenparking + douches 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Inrichtingsplannen nieuw VAC Verdieping: Gedifferentieerde werkplekken : open werkplekken, loungewerkplekken, touchdownwerkplekken, concentratiecockpits, bibliotheek Beperkt archief Overlegruimtes : vergaderzalen, teamcockpits, projectkamer, informele overlegruimte Serviceruimte (kopieer/scan toestel) Vestiare met lockers Kitchenette met koffiehoek 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Voorbereiding AW A. generieke intekening van het gebouw B. geïnvetariseerde noden => maatgerichte aanpassingen In kaart brengen van Archieven: Opsplitsing levend, semi-statisch, statisch archief verminderen volume Aanmaak groepsklassementen Status & ontwerp ICT-omgeving visie & prioriteiten i.k.v. ondersteuning flexibele werking Groeipad naar digitale werking Praktische voorbereiding verhuis 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Invalshoeken / Aanpak Projectgroep leidinggevenden + trekkers WG’n Aanbeveling: Interne projectstructuur met “projectleider” Werkgroepen: Communicatie ICT Gebouwen / Inrichting (afd. Gebouwen) Documentatie & Informatiebeheer Facilities & Verhuis Werkprocessen & Telewerk 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be

Vragen & Antwoorden Website: http://intra.azf.vlaanderen.be/gebouwen/projecten.htm www.vlaanderen.be/anderswerken www.vlaanderen.be/elips 17-9-2018 anderswerken@vlaanderen.be