Afdeling in de steigers… Jan Kappers 6-9-2017 Vastgoed haarlem Afdeling in de steigers… Jan Kappers 6-9-2017

Korte inhoud Ontstaan afdeling Onderzoek TG Nieuwe organisatie Planning

Uitgangspunten 2012 Nog actueel? Kostprijsdekkend – geen verkapte of indirecte subsidies Zoveel mogelijk in regie – aansluitend op de nieuwe Haarlemse organisatie Zowel gebouwen als gronden Risico’s in beeld en beheersmaatregelen op orde Slanke en professionele organisatie Nog actueel?

De opbouw Onderhoud / Technisch Beheer Commercieel / administratief Beheer Portefeuillemanagement Accountmanagement Projectmanagement

Bevindingen twynstra gudde Op vijf ‘ontwikkellijnen’ is verbetering te bereiken: Bedrijfsvoering Vastgoedinformatie Organisatie inrichting Regie-uitwerking Inrichtingsprincipes Zet dit uit in de tijd en hou rekening met extra benodigde tijdelijke capaciteit. Op twee plekken in de organisatie is structureel extra capaciteit noodzakelijk: Financiële functie / Vastgoedeconomie Verkoopopgave

Organisatie van vastgoed binnen de gemeente nog niet op beoogd niveau Wat hindert? Beschikbaarheid van bedrijfsvoeringinformatie Capaciteitsinzet Naleving inrichtings- principes en rolinvulling Oorzaken Vastgoedinformatie moeilijk toegankelijk Vastgoedinformatie voor tactisch/strategische vraagstukken ontbreekt Vastgoedinformatie moeilijk toegankelijk Vastgoedinformatie voor tactisch/strategische vraagstukken ontbreekt Onvoldoende in regie Verkoopproces vergt veel tijd en energie. Verkoop gaat langzamer  Portefeuille is omvangrijker dan beoogd Beperkte automatisering/ standaardisering in (operationele) werkprocessen Rolscheiding wordt niet juist nageleefd Beperkt zicht op ontwikkelingen en huisvestingsopgave Invulling opdrachtgeverschap Financiële stromen (o.a. KPDH) zijn niet optimaal ingericht 1. Bedrijfsvoering Informatie/rapportage Functies Afdeling Vastgoed 2. Vastgoedinformatie Vullen ICT KPDH Afdeling Vastgoed 3. Organisatie inrichting Beleidsgerichte account (accountmanagement) Verkoopteam Opdracht VG-projecten Afdeling Vastgoed 4. Regie uitwerking Contractering; contractmanagement Doorontwikkelen Verbreding Afdeling Vastgoed 5. Inrichtingsprincipes Financieel (subsidiesturing; verkapte subsidie) Rolinvulling Accommodatiestrategie Gemeentebreed

Ontwikkelopgave – nodig voor transitie Benodigde tijdelijke inzet voor transitie-opgave** Benodigde additionele structurele inzet** Taak beleggen in huidige formatie afdeling Vastgoed 1. Bedrijfsvoering X 2. Vastgoedinformatie Applicatiebeheerder 3. Verkoopopgave Project opdrachtgeverschap 4. Contractmanager (i.v.m. regie) 5. Financieel vastgoed *Inzet in tijd, mensen of formatie **Binnen afdeling Vastgoed of een andere plaats binnen de gemeente

Maar waar zijn we van? Waarom zijn we nodig?

T Waarom zijn we nodig? S O Vastgoed stelt vastgoed beschikbaar Beleid bepaalt Vastgoed faciliteert Samen is het doel maatschappelijke waardecreatie Vastgoed stelt vastgoed beschikbaar

Portefeuille management Beschikbaar stellen van vastgoed Projectmanagement - advisering - bouwmanagement - begeleiding Portefeuille management - Investeringen, aan- en verkoop - strategische plannen - vastgoedperformance / benchmarking Accountmanagement - Aan- en verhuur - klantrelaties - vastgoedinfo Administratief, Juridisch en Financieel Beheer - aan- en verhuur - Klantrelaties Vastgoedinfo Technisch Beheer - Onderhoud - Duurzaamheid - wet- en regelgeving

Onze missie Vastgoed Haarlem staat voor: Zorgdragen voor een toekomstbestendige vastgoedportefeuille voor partijen die bijdragen aan gemeentelijke doelstellingen

Vastgoedmanagement bij gemeenten? Strategisch Portefeuille-management Assetmanagement Propertymanagement Bestuur Vastgoed & Beleid Tactisch Vastgoed Operationeel Vastgoed / Facilitaire organisatie / Huurders

Hoofdtaken en -processen Technisch Beheer Bouwprojectmanagement & Projectbegeleiding Administratief, Juridisch en Financieel beheer Account- & Portefeuillemanagement Verkoop Ondersteuning functie

Clustering in afdeling Afd. Manager Vastgoed Haarlem Portefeuillemanager Verkoopteam Accountmanagers Vastgoedbeheer Vastgoedbeheerders: Juridisch Beheer en Financieel/Administratief Beheer Coördinator Technisch Beheer Technisch Beheerders Projectbegeleiders Vastgoedeconoom Administratieve Ondersteuning Secretaresse

Planning Organisatie wordt nu opgebouwd – Najaar 2017 Vastgoednota aan raad aanbieden – rond kerst 2017/begin 2018 Financiele structuur nader uitwerken en met raad afstemmen – april/mei 2018