LEAN Academy 2017-2018 Informatie sessie 10 november 2017

PROGRAMMA Lean Management: korte introductie Lean Academy 2017 – 2018 Een goed Lean verbeterproject Praktisch Timing Selectie van de dossiers Vragen

Situering Doelstelling Programma Producten Personeel en middelen Project I Project II Project n Proces 1 Proces 2 Proces m Personeel en middelen

Qu’est-ce-que le LEAN ? Lean Management : Provenance : Principes : Est une philosophie de gestion qui se focalise sur : L’optimisation de la valeur pour le client L’élimination des gaspillages Provenance : Toyota Production System (TPS) Élaboré par Taiichi Ohno, Vice President of Manufacturing, Toyota Motor Corporation depuis les années 1950 Dénommé aux Etats-Unis comme LEAN (littéralement: maigre, svelte) Principes : Livrer le produit ou le service au client: Selon la qualité convenue (ni trop, ni trop peu) Dans les quantités convenues (ni trop, ni trop peu) Au moment convenu (ni trop tôt, ni trop tard)

De 7 verspillingen van Taiichi Ohno Transport (Verplaatsen van inputs en outputs) I Inventory (Voorraad van inputs en outputs) M Movement (Beweging van mensen of middelen) W Wait (Wachten tot de volgende activiteit) O Overproduction (Overproductie) O Overprocessing (Oververwerking) D Defects (Defecten) MUDA

Bénéfices potentiels du lean en faveur des services publics fédéraux En théorie En pratique 1. Maximiser la valeur ajoutée pour le client a. Réduction du temps de parcours 2. Réduction des gaspillages b. Faire face à l'impact de l’arrêt de recrutement 3. Réduction du temps de parcours c. Faire face à la charge de travail 4. Augmenter agilité, flexibilité d. Meilleurs alignements entre les différents services

Lean Academy 2016: resultats De top 5 van doorlooptijdreductie Le top 5 des réductions du temps de parcours Proces Doorlooptijdreductie (in % ) Réduction du temps de parcours (en %) Het efficiënt verwerken van aangiften op de dienst Diverse taksen 80% Optimisation de la gestion administrative des incapacités de travail pour cause de maladie/grossesse des membres du personnel contractuel 65% Versnellen van boekhoudkundige rapportering en consolidatie 50% Analyseren en optimaliseren van het proces van het vervoer van goederen van gedetineerden Optimalisation du sous-processus de production transitoire des géodonnées de référence de l’IGN 45%

Lean Academy 2016: resultats De top 5 van reductie in VTE Le top 5 des réductions d’ETPs Proces Reductie in VTE Réduction en ETP Optimalisatie en uniformisering beheer identiteiten 5 Vers une gestion plus efficace des plan bonus des employeurs 2 Ter beschikking stellen van een persoverzicht 1,5 Implémentation d’un Dynamic office LEAN 1,38 Het efficiënt verwerken van aangiften op de dienst Diverse taksen 1

Rol van managers ten aanzien van lean Fasen in lean project Verwachtingen t.a.v. managers Selecteren onderwerpen en deelnemers Onderwerp actief ondersteund Beschikbaar stellen nodige tijd deelnemers Uitwerken onderwerp Tussentijdse feedback en bijsturing Goedkeuren voorstellen Geen NEEN op de voorstellen Implementeren voorstellen Ondersteuning bij de persoonlijke verandering Evalueren en borgen Vieren van de resultaten Waarderen inzet medewerkers

Jullie hebben het gereedschap in handen, maak er gebruik van!

Lessons learned Leçons Défis Mieux impliquer le commanditaire/sponsor au départ et pendant le projet Se concentrer sur le coaching et le suivi au cours de l’implémentation Défis Focus sur le client externe Réduction des coûts

Lean Academy 2017-2018 Sponsor/opdrachtgever wordt uitgenodigd bij de intakegesprekken en op 2 mijlpaalmomenten in het traject Het traject stopt niet bij de oplevering van verbetervoorstellen Het traject loopt 6 maanden zonder zomerbreak Accent op begeleiding van een concreet verbeterproject Regelmatige rapportage over de implementatiegraad om eventuele knelpunten proactief te kunnen aanpakken met coach

Lean Academy: Tra ject Na 1 dag theorie meteen aan de slag 5,5 dagen groepsbegeleiding 2 X 2 uur individuele begeleiding

Critères pour un bon projet d’amélioration type Lean (1) Le projet se focalise sur un processus récurrent. Pas sur un département, pas sur un outil IT ou une réalisation unique; On y trouve un client qui a des besoins ainsi qu’un élément de sortie (output) concret, tangible, que l’on peut mesurer; Le processus concerné est améliorable (avantages attendus) en matière de réduction des coûts, des fautes ou des délais, au niveau de la qualité par rapport aux attentes des clients, … ; Le processus est suffisamment important pour le management (p.e. lien avec le contrat d’administration) et les domaines d’amélioration sont identifiés;

Critères pour un bon projet d’amélioration type Lean (2) Le processus est de préférence transversal (plusieurs départements sont concernés); Le champ d'application (scope) doit permettre une mise en œuvre dans les six mois; Les membres de l'équipe de projet (2 à 4) peuvent dédier 30 % de leur temps au projet Le sponsor/mandataire peut décider de la mise à disposition de ressources (humaines) sur le projet.

Profiel kandidaten Kennis eigen organisatie Inzicht in bestaande processen Ervaring met veranderingsmanagement (nuttig) Ervaring met procesmanagement (nuttig) Krijgt tijd voor het project Passief tweetalig Gemotiveerd

Profiel kandidaten

Lean Academy 2017-2018: Timing KANDIDAATSTELLING 30 november – Sponsor dient de kandidaatstellingsdossiers in: terug te vinden op de website SELECTIE 8 december – DE DEELNEMENDE PROJECTEN WORDEN GEPUBLICEERD OP DE WEBSITE 1 Theoretische opleidingsdag: januari 2018 Groepscoaching en individuele coaching tussen januari en midden juli 8 december: planning voor heel het traject :het betreft de opleidingsdag en de groepscoaching Intakegesprekken op 12, 15 december Intakegesprekken Traject

Lean Academy: critères de sélection (si nécessaire) FOCUS SUR LA REDUCTION DES COÛTS FOCUS SUR LE CITOYEN

The great things we can do together IMAGINE The great things we can do together

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