Agenda Danial en Chris Business Process Management Achterzijde van het zorgproces Proces van zorg naar marge Management informatie op data uit Nedap Behoefte: margenota uitleg  proces uitleggen. Snelle groei  noodzaak voor betere processen  samenwerking met Quattri.

Zorgsupport Jolanda Sheila Angèle Barbara Marieke declareren HR Barbara declareren Marieke zorgsupport

Van zorg naar marge In 4 opvolgende stappen 1 Registratie 2 Declaratie 3 Administratie 4 Margenota Zorgplan Zorgarrangement Zorglegitimatie Planning Registratie van uren Fiattering Hier tijd nemen om goed alles uit te leggen  proces uitleggen Uren naar declaratie Declaratie juiste periode Declaratie handmatig Declaratie Vecozo Verwerking retour Vecozo Export administratie Afwijkingen Tijdige ontvangst per bank Afletteren en afboeken Koppelen inkoop zorgverleners Koppelen stand administratie Opmaken en verzenden Uitbetaling

1. Registratie van de geleverde zorg (uren) Komt de zorglegitimatie en de bijbehorende producten overeen met de geleverde zorg? Zijn alle uren ingevoerd? Zijn de uren gefiatteerd? Is er voor alle geschreven uur-soorten een geldige zorglegitimatie en tarief?

Ongedeclareerd aantal uren (probleem: zorglegitimatie, tarief en debiteur)

Resultaat: niet gedeclareerde omzet (ongedeclareerde financiële boekingen)

2. Declaratie en uitval 2B. 2A. Handmatig Vecozo Is er een retourbericht ontvangen? Staat de factuur nog open in de financiële administratie? Is de factuur of factuurregel volledig afgekeurd? Is de factuur volledig betaald? Is de factuur of factuurregel volledig goedgekeurd?

Overzicht periode 1 t/m 4 – 2017 (2A Vecozo gedeclareerd)

Vecozo afgekeurd (2 voorbeelden) probleemregels

3. Administratie 3. Tijdige ontvangst per bank Afwijkingen Afletteren en afboeken

Afwijkingen Betaling matcht niet met declaratie

4. Margenota 4. Koppeling inkoop zorgverleners Koppeling standen administratie Opmaken en verzenden Uitbetaling (=margenota)

Doel: flow in het proces Oplossing Signaleringen en melden van onjuiste registratie Vast moment in de week voor fiattering Implementatie Iedere donderdag proefdeclaratie Op vrijdag inzicht in probleemregels Procesbeschrijving om te komen tot first time right Resultaat Geen tot minimaal verschil tussen registratie en klaar voor declaratie Vervolg Zorgplan is realisatie

Resultaat en stappen ondernomen Nog niet alles gedeclareerd Aantal gevallen teveel gedeclareerd Ondernomen stappen: Business controller Uitbreiding zorgsupport Uitbreiding debiteurenbeheerder Kwaliteits manager Partner om processen en Nedap te optimaliseren Data inzichtelijk om verrassingen achteraf te voorkomen

Management Informatie Geeft inzicht in hoe een wijkteam functioneert Informatie over: Zorgverleners Cliënten Financiers Geeft antwoord op veel vragen

Wat zit er nu in de MIS? 1 Registratie 2 Declaratie 3 Administratie 4 Margenota Zorgarrangement Planning Registratie van uren Fiattering Uren naar declaratie Declaratie juiste periode Declaratie handmatig Declaratie Vecozo Verwerking retour Vecozo Export administratie Tijdige Ontvangst per bank Afletteren en afboeken Koppelen inkoop zorgverleners Koppelen stand administratie Opmaken en verzenden Uitbetaling

Management informatie

Compliance ZZP-ers Raamcontracten en opdrachtbevestigingen Diploma’s, registraties, verklaringen omtrent gedrag etc. Zorg door onjuiste of ongecontracteerde zorgverleners Cliënten (kwaliteitsmonitor in Nedap) Ondertekende zorgplannen Vragen MIC melding activeren Risico analyse decubitus

13-6-2017

Hoe komen wij hier? Hier verhaal reden voor deze presentatie Onduidelijk hoe margenota tot stand kwam Vanaf einde proces opgeschoven Verrast door snelle groei Noodzaak tot betere processen Quattri etc. Een gedeelte omzet nog niet goed verwerkt laten zien waar zit.

Hoe komt margenota tot stand? Aanmelding Indicatie / intake Zorgplan Zorgarrangement Zorglegitimatie Planning Registratie van gewerkte uren Fiattering van uren Uren verwerken tot declaratie Declaratie indienen over juiste periode Export naar Twinfield Vecozo Acceptatie ja / nee in retourbericht Afslag ja / nee in retourbericht Ontvangst per bank Boeking in Twinfield Koppelen inkoop zorgverleners Margenota - Handmatig (aktes van sessie) Acceptatie ja / nee per post Afslag ja / nee per post Ontvangst per bank Boeking in Twinfield Afboeking in Twinfield Koppelen incoop zorgverleners Margenota

Doelstelling Trechter wordt pijp