Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-training [Naam van uw bedrijf] presenteert: Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-training SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiegeschiedenis Voordat u begint: Voordat cursisten deze training kunnen gaan volgen, moeten zij vertrouwd zijn met het toevoegen en bewerken van bestanden in een SharePoint-documentbibliotheek, alsmede het in- en uitchecken van bestanden. Cursisten kunnen ook de trainingspresentaties "SharePoint-documentbibliotheken: Inleiding tot het delen van bestanden" en "SharePoint-documentbibliotheken: Alles over uitchecken" bekijken. [Opmerking voor de cursusleider: Zie de laatste dia voor gedetailleerde Help met betrekking tot het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal. Het opslaan van de sjabloon leidt mogelijk tot een waarschuwingsbericht over persoonlijke informatie omdat deze presentatie Macromedia Flash-animaties bevat. Deze waarschuwing is echter niet op deze presentatie van toepassing, tenzij u informatie toevoegt aan de eigenschappen van het Flash-bestand zelf. Klik in het berichtvenster op OK.] 1

SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie De inhoud van de cursus Overzicht: De voordelen van versiegeschiedenis Les: Versies bekijken en herstellen De les wordt afgesloten met een korte vragenlijst om te testen of u de stof goed hebt begrepen. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 2

Overzicht: De voordelen van versiegeschiedenis Gebruikt uw bedrijf een Microsoft Windows® SharePoint Services 3.0-site of Microsoft Office SharePoint Server 2007? Het is mogelijk dat uw bibliotheken zodanig zijn ingesteld dat eerdere versies worden opgeslagen. In dat geval kunt u profiteren van grote voordelen. Bij deze cursus ontdekt u hoe dit in zijn werk gaat. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 3

Cursusdoelstellingen Vaststellen of uw bibliotheek eerdere versies voor u opslaat. De versiegeschiedenis van een bestand bekijken. Een eerdere versie van een bestand herstellen. Het verschil leren tussen primaire en secundaire versies en waarom u deze opgeeft. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 4

Versies bekijken en herstellen Les Versies bekijken en herstellen 5

Versies bekijken en herstellen Hebt u ooit gedurende langer tijd aan een document gewerkt: weken, maanden, zelfs jaren? Het is verbazingwekkend hoezeer een bestand kan veranderen. Maar wat als u het origineel of een eerdere versie wilt bekijken om uw geheugen op te frissen over een bepaalde beslissing? Of als u wilt "teruggaan in de tijd" om een fout te corrigeren door een oudere versie van het document te herstellen? Dit kunt u doen als het gebruik van versies is ingeschakeld voor een SharePoint-documentbibliotheek. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 6

Vaststellen of verschillende versies zijn opgeslagen Hoe weet u of in uw bibliotheek versies worden bijgehouden? Plaats de aanwijzer op een bestand, klik op de Pijl- omlaag die wordt weergegeven en zoek vervolgens naar de opdracht Versiegeschiedenis . SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 7

Hoe de geschiedenis eruitziet Als u op Versiegeschiedenis klikt voor een bestand, wordt een lijst weergegeven met versies, waarbij elke versie een versienummer en de datum en het tijdstip van de versie bevat. U kunt ook per versie bekijken wie het bestand heeft gewijzigd. De huidige versie wordt helemaal bovenaan weergegeven. In dit voorbeeld is versie 6.0 de huidige versie. Het bestand is voor het laatst gewijzigd op 15 december om 01:33 uur door Jeff Hay. De op een na oudste versie is versie nummer 5.0, die op 1 december is gewijzigd door Jose Lugo. Naarmate u verder omlaag gaat in de lijst, ziet u steeds oudere versies. U kunt zelfs de allereerste versie zien, van Shu Ito op 10 maart. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 8

Oudere versies bekijken Hoe kunt u een oudere versie van een bestand daadwerkelijk openen zodat u ernaar kunt verwijzen? [Auteur: .swf hier invoegen; verwijder de tijdelijke aanduiding voordat u het .swf- bestand invoegt.] Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. De animatie laat zien hoe u de versiegeschiedenis van een marketingstrategiedocument kunt bekijken. [Opmerking voor de cursusleider: als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] U klikt op de versietijd en -tijd. Houd er rekening mee dat eerdere versies worden geopend als alleen-lezen bestanden. Zij kunnen niet worden bewerkt. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 9

Oudere versies bekijken Hoe kunt u een oudere versie van een bestand daadwerkelijk openen zodat u ernaar kunt verwijzen? U klikt op de versietijd en -tijd. Houd er rekening mee dat eerdere versies worden geopend als alleen-lezen bestanden. Zij kunnen niet worden bewerkt. Dit kunt u doen door om te beginnen op de opdracht Versiegeschiedeniste klikken, zoals hier wordt weergegeven. [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is bijna hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 10

Wanneer versies worden gemaakt Wanneer worden versies gemaakt? In enkele gevallen. De meest belangrijke tijdstippen die u moet weten zijn: Voeg eerst een bestand toe aan de bibliotheek. Bewerk een bestand, sla het op en klik vervolgens op het bestand. Check een bestand uit, bewerk het en check het weer in. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 11

Uw werk vastleggen als een versie Als u opmerkingen wilt gebruiken om het werk te beschrijven dat u hebt gedaan voor een versie, kunt u het beste het bestand uitchecken, het bewerken, het opslaan en het vervolgens inchecken. Als u het bestand incheckt, kunt u opmerkingen toevoegen waarin het werk wordt beschreven dat u hebt gedaan. Frank Lee heeft dit driemaal gedaan met dit bestand. Telkens checkte hij het bestand uit, bewerkte het en sloeg het op, waarna hij het weer incheckte nadat hij een opmerking had toegevoegd. Aan de rechterkant van deze afbeelding kunt u de opmerkingen van Frank bekijken. Hij had simpelweg het bestand kunnen bewerken, het opslaan en vervolgens sluiten. Er zouden in dat geval toch versies voor hem zijn gemaakt. Maar in dat geval had hij geen opmerkingen kunnen toevoegen. Opmerkingen kunnen alleen worden toegevoegd bij het uitchecken en inchecken van een bestand. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 12

Geldt er een limiet voor het aantal versies? Is er een limiet gesteld aan het aantal versies dat u kunt opslaan in een bibliotheek? In de meeste gevallen niet. Houd er echter rekening mee dat de beheerders van uw site limieten kunnen instellen als zij schijfruimte willen besparen op de site. Als u een dergelijke limiet bereikt, worden de oudste concepten als eerste verwijderd. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 13

Geldt er een limiet voor het aantal versies? Dit is vaak geen probleem. Documenten worden gewoonlijk steeds beter naarmate zij vorderen, dus worden de oudste versies minder waardevol. Maar als u twijfelt of u wel elke afzonderlijke versie uit het verleden wilt bewaren, vraagt u degene die uw bibliotheek heeft opgezet om aan te geven hoeveel versies er worden opgeslagen. Indien nodig kunt u ook het uitchecken negeren met behulp van de functie Uitchecken negeren als u besluit dat u een bepaalde versie waaraan u werkt niet hoeft op te slaan. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 14

Primaire en secundaire versies Sommige bibliotheken zijn zodanig ingesteld dat twee typen versies worden bijgehouden: secundaire versies en primaire versies. Dit geeft u op als u een bestand incheckt en wordt gevraagd te kiezen tussen beide soorten versies. Hier wordt aangegeven wat elk type inhoudt: Een secundaire versie is een versie in ontwikkeling, bijvoorbeeld een versie met onvolledige verkoopcijfers. Een primaire versie is een versie die gereed is om door een grotere groep te worden bekeken. Een voorbeeld is de versie met de definitieve verkoopcijfers. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 15

Primaire en secundaire versies Als u wordt gevraagd om een keuze te maken tussen deze twee versies, kan de bibliotheek anders reageren afhankelijk van uw keuze. Als u bijvoorbeeld opgeeft dat het een secundaire versie betreft, verbergt de bibliotheek mogelijk automatisch dat bestand in de bibliotheekweergave van specifieke gebruikers die niet gemachtigd zijn om werk in uitvoering te bekijken. Als u opgeeft dat het om een primaire versie gaat, wordt het bestand mogelijk gepubliceerd voor een grotere groep mensen zodat zij het kunnen zien. Een ander mogelijk scenario bij een primaire versie: andere mensen worden mogelijk automatisch gewaarschuwd dat zij uw wijzigingen moeten goedkeuren voordat het bestand door anderen kan worden bekeken. Als u wilt weten of uw bibliotheek iets dergelijks doet, raadpleegt u degene die de bibliotheek heeft opgezet. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 16

Een eerdere versie van een bestand terugzetten Stel dat de huidige versie van het bestand u niet bevalt en u een eerdere versie wilt terugzetten als huidige versie? Dat is mogelijk. [Auteur: .swf hier invoegen; verwijder de tijdelijke aanduiding voordat u het .swf- bestand invoegt.] Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. De animatie laat zien hoe u dit probleem kunt oplossen. [Opmerking voor de cursusleider: als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Deze voorziening is met name handig als u een ernstige fout maakt in de huidige versie, bijvoorbeeld alle dia's in een PowerPoint-presentatie verwijdert en per ongeluk het bestand opnieuw incheckt. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 17

Een eerdere versie van een bestand terugzetten Stel dat de huidige versie van het bestand u niet bevalt en u een eerdere versie wilt terugzetten als huidige versie? Dat is mogelijk. Deze voorziening is met name handig als u een ernstige fout maakt in de huidige versie, bijvoorbeeld alle dia's in een PowerPoint-presentatie verwijdert en per ongeluk het bestand opnieuw incheckt. [Opmerking voor de cursusleider: deze dia en de volgende bevatten dezelfde informatie als de voorafgaande dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia's gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige en volgende dia of de voorafgaande dia voordat u de presentatie weergeeft.] SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 18

Een eerdere versie van een bestand terugzetten Stel dat de huidige versie van het bestand u niet bevalt en u een eerdere versie wilt terugzetten als huidige versie? Dat is mogelijk. U kunt een eerdere versie herstellen door op Versiegeschiedenis te klikken, zoals te zien is in de afbeelding. Zoek vervolgens een versie van het bestand op die alle dia's bevat, klik op de pijl naast de dia en klik vervolgens op Herstellen. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 19

SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie Testvraag 1 Hoe kunt u vaststellen of in uw bibliotheek versies worden opgeslagen? (Kies één antwoord.) Plaats de aanwijzer op het bestand, klik op de Pijl-omlaag die wordt weergegeven en kijk vervolgens of Secundaire en primaire versies beschikbaar is. Plaats de aanwijzer op het bestand, klik op de Pijl-omlaag die wordt weergegeven en kijk vervolgens of Versiegeschiedenis beschikbaar is. Plaats de aanwijzer op het bestand, klik op de Pijl-omlaag die wordt weergegeven en kijk vervolgens of De geschiedis van versies beschikbaar is. Plaats de aanwijzer op het bestand, klik op de Pijl-omlaag die wordt weergegeven en kijk vervolgens of Versies beheren beschikbaar is. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 20

SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie Testvraag 1: antwoord Plaats de aanwijzer op het bestand, klik op de Pijl-omlaag die wordt weergegeven en kijk vervolgens of Versiegeschiedenis beschikbaar is. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 21

SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie Testvraag 2 Als u een eerdere versie van een bestand wilt bekijken, plaatst u de aanwijzer op het bestand, klikt u op de Pijl-omlaag die wordt weergegeven en doe daarna wat? (Kies één antwoord.) Klik op Bewerken in Microsoft Word. Als het bestand wordt geopent, bladert u door het document om elke versiedatum te bekijken. Klik op een datum, zodat het programma naar een aparte pagina gaat met die versie. Klik op Versiegeschiedenis. Klik op de volgende pagina op de datum van de versie bovenaan. U wordt dan gevraagd welke versie u wilt openen. Klik op een datum. Klik op Versiegeschiedenis. Klik op de volgende pagina op de datum van een versie uit het verleden. Klik op Historische entiteiten. Klik op de volgende pagina op Kopieënbeheren en klik daarna op een datum in het verleden. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 22

SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie Testvraag 2: antwoord Klik op Versiegeschiedenis. Klik op de volgende pagina op de datum van een versie uit het verleden. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 23

SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie Testvraag 3 In welk van de volgende gevallen wordt GEEN versie gemaakt? (Kies één antwoord.) Als Uitchecken negeren wordt geselecteerd. Als op een bestand wordt geklikt, Bewerken en uitchecken wordt geselecteerd en het bestand wordt opgeslagen en vervolgens gesloten. Als op een bestand wordt geklikt, Bewerken wordt geselecteerd en het bestand wordt opgeslagen en vervolgens gesloten. Als een bestand wordt opgeslagen in een bibliotheek. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 24

SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie Testvraag 3: antwoord Als Uitchecken negeren wordt geselecteerd. Op die manier verwijdert u de versie waaraan u werkt. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 25

SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie Snelzoekkaart Voor een overzicht van de taken die in deze cursus aan bod komen, raadpleegt u de Snelzoekkaart. SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiehistorie 26

DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Gebruikt uw bedrijf een Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-site of Microsoft Office SharePoint Server 2007? Deze Microsoft Office PowerPoint®-sjabloon bevat een cursus over het werken met de versiegeschiedenis in een SharePoint-documentbibliotheek. U kunt deze sjabloon gebruiken voor een groepspresentatie en u kunt deze sjabloon eventueel aanpassen. De inhoud van deze sjabloon is ontleend aan de Microsoft Office Online-cursus "SharePoint-documentbibliotheken III: Werken met versiegeschiedenis” Voorzieningen van de sjabloon Titeldia: op de eerste dia wordt een tijdelijke aanduiding weergegeven. U kunt uw bedrijfsnaam over deze tekst typen. U kunt deze tekst verwijderen als u dit tekstvak niet wilt gebruiken. Animaties: deze presentatie is voorzien van aangepaste animatie-effecten. Het betreft onder meer de effecten Kort weergeven, Uitrekken, Oplossenand Dambord. Deze kunnen worden afgespeeld in eerdere versies tot aan Microsoft PowerPoint 2000. Als u deze effecten wilt wijzigen, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Aangepaste animatie en ten slotte kiest u de gewenste opties. Als deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat: als u het Flash-bestand wilt afspelen, moet u een Microsoft ActiveX®-besturingselement met de naam Shockwave Flash Object op uw computer installeren. Download hiertoe de recentste versie van Macromedia Flash Player vanaf de Macromedia-website. Diaovergangen: de overgang Wissen naar beneden is in de gehele diavoorstelling toegepast. Als u een andere overgang wilt gebruiken, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Diaovergang en ten slotte kiest u de gewenste opties. Hyperlinks naar de online cursus: deze sjabloon bevat een koppeling naar de online versie van deze cursus. Deze koppeling leidt u naar de snelzoekkaart voor de cursus. Kopteksten en voetteksten: deze sjabloon bevat een voettekst met de cursustitel. U kunt de voettekst wijzigen of verwijderen met behulp van het dialoogvenster Koptekst en voettekst. U kunt dit dialoogvenster openen via het menu Beeld. DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het Notitievenster of de Notitiepagina (menu of tabblad Beeld) voor uitgebreide Help over deze sjabloon. 27