Organiseren van events in de stad

Wie is wie? Wat wil je volgend jaar organiseren?

71 andere studentenactiviteiten in 2016 Studentenactiviteiten die ooit werden aangevraagd Magistra Kaaicantus Middag TD’s Students on stage Ontgroeningen Studentendopen Beiaardcantus Overdachtscantus Verkopen BeursTD …. In 2016 vonden er 83 activiteiten plaats rond studentendopen 71 andere studentenactiviteiten in 2016

De W-vragen Wie Wat Wanneer Waarom Waar Waar? Vraag raad vooraleer je evenementenaanvraag doet Beperkt aantal outdoor mogelijkheden in de stad Binnenlocaties => correcte vlarem vergunning? Denk na over de inrichting van het terrein !!!

Evenement aanvragen - Binnen Weinig of geen impact?  niet aanvragen Stad Antwerpen zal voor een evenement dat binnen plaats vindt nooit een toelating geven. Je dient je als organisator gewoon steeds te houden aan de Vlarem vergunningen en de politiecodex. http://zaalzoeker.antwerpen.be Voorbeeld: Studentenclub X organiseert een middagcantus in café Den Beer. Er komt 50 personen op af, er zal geen versterkte muziek gespeeld worden en het einde is al voorzien tegen 16 uur.

Evenement aanvragen - Binnen Impactvol?  aanvragen Verschillende diensten (Lokale Politie, Brandweer, Milieuvergunningen, Antwerpen Studentenstad, …) formuleren een advies. Voorbeeld: Studentenclub X organiseert een studentenfuif tot 04.00 uur ‘s nachts in een fuif zaal met elektronische muziek van 100db en deelt 20 gratis vaten uit. De fuif zaal is gelegen in een woonwijk en er komen meer dan 3000 studenten op af…

Evenement aanvragen - Buiten Vind je evenement plaats buiten op privéterrein?  aanvragen Vind je evenement plaats op publiek domein?  aanvragen Voorbeelden: Studentenclub Z organiseert een activiteit op de binnenplaats van de UA. Studentenclub Y organiseert een barbecue op de Ossenmarkt. Studentenclub X zet een foodtruck vlak voor het studentenclublokaal maar het feest vindt verder binnen plaats.

Flow – Evenement tot 1500 personen Invullen aanvraagformulier Melding aanvraag stadsdiensten Toewijzen van dossierbeheerder Adviesvraag Lokale Politie Antwerpen Milieuvergunningen Brandweer Gate15 Volksgezondheid Materiaalaanvraag doorgeven (termijn van 6 weken respecteren) Controle door Kabinet Burgemeester Toelating

Flow – Grote evenementen Invullen aanvraagformulier Melding aanvraag Toewijzing van dossierbeheerder Opmaken toetsingsbesluit college burgemeester en schepenen Materiaalaanvraag doorgeven (termijn van 6 weken respecteren) Adviesvraag Lokale Politie Antwerpen Milieuvergunningen Brandweer Gate15 Volksgezondheid AGEV-overleg Opmaken uitvoeringsbesluit college burgemeester en schepenen Toelating

Aanvraagformulier Algemene gegevens Publiek Locatie Opstellingen Mobiliteit Activiteit Overlast Veiligheid Varia Organisator

Aanvraag – algemene gegevens Aard van het evenement?  Studenten Beschrijving van je evenement Datum Startdatum en einddatum Opbouw en afbraak Onderdelen Tijdschema (belangrijk bij parcours of doop week) Binnen of buiten? Opstellingen

Publiek Zo duidelijk mogelijk omschrijven. Juiste inschatting van het aantal personen.

Locaties Straten Als er een activiteit plaats vindt in de straat zelf Als er in de straat geladen en gelost gaat worden (vb Calamartes) Parkeer- en verkeersvrij maken ?(min 6 werkdagen op voorhand) Bijzondere locaties: Cruiseterminal, Park Spoor Noord, Stadspark, Sloepenweg/zuid… Parkeer- en verkeersvrij maken Een verkeersvrij plein wilt natuurlijk niet zeggen dat je hier een wagen op mag parkeren, dit moet je ook aanvragen.

Parkeervrij Parkeerplaatsen laten vrijmaken: Om zelf opstellingen (tenten) op te plaatsen; Voor veiligheid; Om een ‘technische’ wagen op te plaatsen (materiaalwagen, koelwagen, foodtruck…)  nummerplaten doorgeven

Verkeersvrij Voertuigen zijn niet welkom in de straat. Hou er wel rekening mee dat wanneer je geen parkeersvrije straat hebt gevraagd dat de wagens die er al stonden mogen blijven staan. Verkeersvrije pleinen zoals Groenplaats moet je niet meer verkeersvrij laten maken.

Cruiseterminal - dooplocatie

Cruiseterminal 15 minuten wandelen vanaf de Stadswaag Velostation is aanwezig In evenementenaanvraag ingeven als bijzondere locatie Dopen mogen plaatsvinden naast het gebouw waar de afvalcontainers voor de dopen ook staan

Sloepenweg - dooplocatie

Sloepenweg Ongeveer 21 minuten wandelen vanaf Stadswaag Velostation bij Red Star Line museum Aan de scheldebocht bevinden zich ook openbare barbecues  kunnen niet gereserveerd worden, wel gratis te gebruiken In evenementenaanvraag ingeven als bijzondere locatie Sloepenweg/zuid

Opstellingen Alles dat op de openbare weg wordt geplaatst moet je opgeven in de aanvraag: een tafel, tent(en), verwarmingstoestel(len), gasfles(sen) … Plaats opstelling ok ifv veiligheid? => Duidelijk inplantingsplan is belangrijk voor snel en correct advies van verschillende diensten Kleine evenementen Een plan van google maps Alle opstellingen intekenen (graag op schaal) Bij een parcours, plan van google maps Eventueel nutsvoorzieningen Service en brandwegen …

Inplantingsplan

Tips Plan vragen bij het evenemententeam Meten in google maps (rechtermuisknop)

Overlast Overlast dB - Geluidsoverlast Alcohol Kleine evenementen Een plan van google maps Alle opstellingen intekenen (graag op schaal) Bij een parcours, plan van google maps Eventueel nutsvoorzieningen Service en brandwegen …

Aanvraagformulier Uitgelicht : Varia Indien je vragen of opmerkingen wenst door te geven in je aanvraag, dan kan dit altijd bij het onderdeel “VARIA”.

Organisator Uitgelicht: Organisator Geef hier steeds de juiste contactpersonen door en het juiste telefoonnummer. Geef de gegevens door van iemand die zeker bereikbaar is. (Denk aan je eigen vakanties, herexamens,…)

Aanvraagformulier Uitgelicht: tabblad materiaal Materialen en afvalcontainers kunnen aangevraagd worden via tabblad “materiaal” en niet via de excel. Minimaal 6 weken op voorhand. Anders kan het materiaal niet meer geleverd worden en dien je dit zelf te gaan halen. Als studentenvereniging kan je ondersteuning krijgen vanuit de stad: Materiaal  gratis Elektriciteit  gratis Water  gratis Afvalcontainers  betalend Opkuis door stadsdiensten  betalend

Stap 1: Conceptnota Subidies en materialen Stedelijke Jeugddienst Cultuursubsidies Provincie Antwerpen Ecobekers (ecohuis) Materiaal Stad Antwerpen: via GATE15 of evenementenloket 6 weken op voorhand: gratis leveren Tot 3 dagen op voorhand zelf afhalen

Retroplanning

Inplantingsplan Verdeel in zones Trechtersysteem Vermijd rechte hoeken Voorzie voldoende buffers Nooduitgangen (1p/cm) Veiligheidspersoneel Nutsvoorzieningen Service en brandwegen Legende en schaal …

Stap 4: Organisatiedraaiboek Concept Aanvragen Artiesten Overheid, /wetgevingen, … Animatie Verzekeringen Decoratie Vergunningen, sabam, billijke, … Andere Veiligheid Communicatie Veiligheidscoördinator Media (partners) Risico-analyse Print Crowdmanagement Online Veiligheidsinfrastructuur Field-marketing EHBO, security, toezichters en stewards Overlastpreventie Hospitality Geluidsplan VIP Buurtbewoners Commerciële en andere partners WC’s Infrastructuur Afval Inplantingsplan Vervoer Front –en backstage infrastructuur Dagplanning & retroplanning Leveranciers Medewerkers / Personeelsplanning Realistische begroting

Stap 4: Organisatiedraaiboek Uitgelicht: Aanvragen Onderzoek vergunningen en wetgevingen Wees op tijd met je aanvraag Bundel je toelatingen Gate 15 kan je hier perfect in ondersteunen. Inname openbaar domein Politiecodex Antwerpen Standaardvoorwaarden brandweer Toelatingen bundelen zodat ze snel raadpleegbaar zijn Overheid, /wetgevingen, … Verzekeringen Vergunningen, sabam, billijke, …

Overlastpreventie Uitgelicht: Overlastpreventie Buurtbewoners Verwittig en betrek de buurt op tijd Bus een infobrief Bezoekers Uren Alcohol Geluidsplan: Tot en met 85 dBa Van 86dBa tot en met 95 dBa Van 95 dBa tot … WC’s Afval Vervoer

Medewerkers Uitgelicht: Medewerkers Maak een duidelijk medewerkerdraaiboek op Elke medewerker weet wanneer hij moet werken Wat hij moet doen Kent veiligheidsprocedures Tip: geef elke medewerker een lanyard met belangrijke telefoonnummers Grotere evenementen: walkies Toets dit draaiboek na uw evenementen om het realistisch aan te passen. Zorg voor een medewerkersbriefing Zorg ervoor dat je medewerkers nuchter zijn

Evaluatie Uitgelicht: Evaluatie Plan een evaluatie met alle betrokken partijen: medewerkers partners overheid / politie buurt Doelstelling: leer voor volgende edities uit je fouten

2. Praktisch

3. Q&A Hoe zat dat nu weet met … ? Ik zit met een ei, ‘t betreft … ? Kan je … nog eens laten zien? Wil je graag meer uitleg geven over … ? Ik wil iets vragen bij een concrete uitdaging, namelijk … . . .

4. Interessante links www.antwerpen.be/evenementen https://www.gate15.be/nl/home http://www.provincieantwerpen.be/aanbod/dwep/dwg/vrijwillige-inzet.html

5. Contact < 1500 bezoekers en niet in een park of een groot plein? Evenementenloket district Evenementen.antwerpen@stad.antwerpen.be > 1500 bezoekers? In een park of groot plein? Studentendoop? Evenementenloket stad Antwerpen 03 338 65 67 Events@visitantwerpen.be

Of kom gerust is langs…