District Trainingsdag Peter de Waard 5 november 2016 BESTUURSLEDEN TITLE District Trainingsdag Peter de Waard 5 november 2016

Video This Is Rotary - Rotary International (zie www.youtube.com/watch?v=6vVyG0TJBWM )

Inhoud seminar Bestuursleden

Seminar Bestuursleden Rotary International district 1610 Club Leadership Plan ICT binnen Rotary The Rotary Foundation Ledenbeleid Club financiën Regio Awards

Roll Call

Rotary roll call Een standaard manier van voorstellen. De D.1610 methode: opstaan naam classificatie club (indien extern) zitten

Rotary International District 1610

RI D.1610 : internationaal gezien club Dis- trict Rotary International 1,2 miljoen Rotarians 35.000 clubs (club is lid RI) 530 districten 50-100 clubs per district Districtsgouverneur (DG) benoemd voor 1 jaar. Taak: ondersteunen en inspireren clubs maandbrief en bezoeken clubs

7 zelfstandige districten in Nederland RI D.1610 in Nederland 7 zelfstandige districten in Nederland 1610 : ZW Nederland < 2.100 Rotarians 59 clubs 5 regio’s

D.1610: ondersteuning clubs Via assistent gouverneur (AG) en DG/DS Jaarlijks clubbezoek DG/AG, met gesprek bestuursleden Jaarlijkse organisatie RBC’s Nieuwsbrief en website Trainingen / seminars Digitaal service center op rotary.nl/helpdesk/

RI D.1610 : districtstaf 2016-2017 DG Steven Quast 2016-2017 DGE Peter Blankenstein 2017-2018 DGN Fred Dijkers 2018-2019 IPDG Frits Stavast 2015-2016 PDG Peter de Waard 2014-2015 DS Christine Barnhard DT Hans Maathuis + 5 AG’s = eerste aanspreekpunt voor clubs

D.1610 : regio’s en AG’s Regio 1 Zeeland en Goeree-Overflakkee AG Corinne den Baars Regio 2 Zuid-Holland zuidwest AG Willemien Stroo Regio 3 Noord-Brabant west AG Mary-Lou Simons Regio 4 Noord-Brabant midden AG Eus de Haas Regio 5 Zuid-Holland zuidoost AG Danny van der Meulen

The Rotary Foundation commissie District Media Commissie Webmasters D.1610 commissies The Rotary Foundation commissie District Media Commissie Webmasters Commissie Ledenbeleid Jeugd Commissie Stichting RYLA (met Rotaracters) Vocational Service commissie Financiële / Audit commissie

D.1610 bijeenkomst: President-elect Training Seminar (PETS) Inkomend voorzitters Eind februari / begin maart Vrijdag 16 uur tot zaterdag 12 uur. Bovendonk te Hoeven Kennis delen over Rotary en leiden club Informatie en inspiratie Kennis maken met DG en district staf Kennis maken met andere ink.voorzitters

D.1610 bijeenkomst: District Trainingsdag Rotary Trainings Assembly Voor alle Rotarians in D.1610 Kennis delen op vele Rotary onderwerpen Inspiratie voor de clubs Ondersteuning door district

D.1610 bijeenkomst: Nieuwe Leden bijeenkomsten 3 x een avond Verspreid over het clubjaar Verschillende plaatsen in district Alle nieuwe leden krijgen uitnodiging Brede informatie over Rotary …… de organisatie, …… de avenues of service, …… en de club

D.1610 bijeenkomst: Regionaal Bestuurs Contact (RBC’s) Jaarlijks per regio Een avond in oktober / november Eén club is gastheer (roulerend) AG is voorzitter DG is erbij aanwezig Clubs brengen zaken ter bespreking in District geeft actuele informatie Aandachtspunten binnen Rotary

D.1610 bijeenkomst: District Assembly Ledenvergadering met de clubs Avond in maart / april Verkiezing nieuwe Gouverneur (Nominee) Benoemingen in districtstaf Vaststelling jaarplan en begroting Goedkeuring jaarrekening Rotary showcases Nominaties Regio Awards

D.1610 bijeenkomst: District Conferentie (DisCon) Organisatie door club van Gouverneur Zaterdag in mei Voor alle Rotarians (met partner) Doelen o.a.: - inspireren van Rotarians - een bredere visie op Rotary buiten de club - kennis maken met andere ‘Rotary leaders’ Vaak met interessante excursies in de regio

Rotary Youth Leadership Awards Stichting RYLA met leden Rotaract D.1610 bijeenkomst: RYLA Rotary Youth Leadership Awards Stichting RYLA met leden Rotaract Jongeren van 18 tot 26 jaar Management spel => leidinggevende capaciteiten Vrijdag(avond) – zondag in april Bovendonk te Hoeven Per club 2 deelnemers + 2 assessoren Kosten p.p. € 385 (club) en € 60 (zelf)

D.1610 : samenwerking in Nederland Gouverneursberaad Stichting RAN (financiën, administratie, ICT, PR) MDJC (internationale jeugduitwisseling) Rotary Magazine Gouverneursopleiding NL Plus (ad-hoc) overleg tussen districtsfuncties

D.1610 : communicatie met clubs / leden Website Nieuwsbrieven Mailings

Rotary Club Leadership Plan

Aanbevolen clubstructuur Basis 35.000 clubs en > 100 jaar ervaring Structuur bestaat uit: Bestuur 5 clubcommissies: Clubzaken PR en Communciatie Ledenbeleid Service projecten Fondsenwerving / Rotary Foundation

Aanbevolen clubstructuur

Een excellente club (10 punten) Gevarieerd programma Lokale en internationale projecten Staat op de kaart in de maatschappelijke omgeving Publiekgerichte fondswerving Evenwichtig ledenbestand Jaarlijkse ledeninstroom Goede attendance Aandacht voor bestuurlijke continuïteit Donatie Rotary Foundation Fellowship is voelbaar aanwezig

Implementatie in 9 stappen Plan maken voor excellente club (3-5 jaar) Bepaal jaarlijkse doelstellingen Betrek leden Goede communicatie (in club + district) Continuïteit in leiderschap Pas Huishoudelijk Reglement aan Bevorder onderlinge relaties (+ thuisfront) Alle clubleden actief betrokken Zorg voor training, kennisdeling

ICT binnen Rotary Onderdelen: 1. LEAD 2. Rotary.org 3. Club Administration RI

LeAd: Landelijke Leden Administratie Rotary

LeAd: Hoe te bereiken Snelle toegang via website Email adres: 1e invoer door club Wachtwoord op te vragen + onthouden

LeAd: toegang en hulp / handleidingen Knop LEAD voor toegang Hulp en uitleg / handleidingen via knop Service Center

LeAd: schrijfrechten en de rechter muisknop Schrijfrechten: voorzitter secretaris zelf toegewezen Extra functies: Meetings voor attendance en App Functionarissen clubjaar Functionarissen vermelden op website Ledenboek

LeAd: informatie over bijeenkomsten Rechter muisknop: club – Beheer – Meetings Klikken op gewenste datum Koppeling met Rotary App (ook titel en info)

LeAd : automatische verwerking aanwezigheid Info voor App Mail 15.00 uur naar secretaris en locatie (18.00 – 3 uur) Zelf afmelden via pc en app, directe registratie van attendance (totalen te downloaden)

LeAd: vastleggen functionarissen Vóór 1 juli nieuw bestuur !! Wees volledig met functies Bereikbaarheid voor district (gerichte mails) Koppeling met website

LeAd: extra aandachtspunten Downloaden van: lijst functionarissen statistieken attendance club Interactie met website en app vaste gegevens club functionarissen meetings Mailings

My Rotary / www.rotary.org

My Rotary: internationale rotary.org website Waarom zelf het wiel uitvinden?

My Rotary: iedere Rotarian kan inloggen Een schat aan informatie: Exchange ideas Take action Learing & Reference Manage Rotary Foundation News & Media Member Center Inloggen via mailadres

My Rotary: inhoud………onder andere…….. Informatieve website pagina’s Downloads (manuals, aanvraagform. e.d.) Beeldmateriaal, filmpjes, logo’s Cursussen en Webinars International magazines en nieuwsbrieven Inspiratie: Rotary showcases Persberichten (media center) (Jaar)verslaggeving, rapporten e.d. Club Administration (bestuur)

My Rotary: wat wil je weten?

My Rotary Meer weten over Rotary onderwerpen? Met 35.000 clubs is alles echt al eens uitgezocht Zoek het op www.rotary.org

RI Club Administration / www.rotary.org

RI Club Administration Toegang via My Rotary Afzonderlijke club/leden administratie RI Ledenmutaties gekoppeld met LeAd Zelf bestuursleden muteren (vóór 1 juli) Info over clubgegevens (intern.directory), facturen, TRF donaties, PHF punten, etc.

RI Club Administration

RI Club Administration: LeAd synchronisatie www.rotary.nl/leadsync/ Eenmalige handeling Op Rotary.org Edit vendor partner organisation: SEMDA Neth. Controleer eerste keer !! Bijv. laatste jaar niet-afgemelde leden bij RI

RI Club Administration: Add, edit, remove club officers

RI Club Administration: PHF aanvragen Formeel: pin voor donatie aan TRF Huidig aantal PHF-punten club, zie Reports – Club giving – Club Regognition Summary Overschrijven punten / US$ op lid (derde) via formulier, te zenden aan RI Zürich (downloaden website district)

The Rotary Foundation (TRF)

Video Doing Good: Intro (zie www.youtube.com/watch?v=ZmQhnFv-u3U )

TRF : de goede doelen tak van Rotary International Doing good in the world Lokaal én internationaal Sinds 1917 Meer dan € 200 mln per jaar in-uit

World Understanding • Goodwill • Peace TRF : missie en focus World Understanding • Goodwill • Peace

Annual Fund Endowment Fund Polio Plus Fund TRF : drie fondsen Annual Fund For Support Today geen vermogensopbouw na 3 jaar geheel beschikbaar voor projecten: District Grants & Global Grants Endowment Fund To Secure Tomorrow geoormerkt geld uit legaten en donaties in eeuwigheid belegd beleggingsopbrengst voor goede doel Polio Plus Fund End Polio Now verdrievoudiging door de Bill & Belinda Gates Foundation geheel voor Poliobestrijding Als je doneert, kies dan een van de drie potjes. Storting in het PolioPlus Fund wordt door Bill Gates verdrievoudigd. Storting in het Annual Fund komt terug in het District voor herverdeling (Share). Het Endowment Fund wordt meestal gebruikt voor erfenissen. Endowment = schenking Wijs op RotaryD1610 site > tabblad Foundation > uw TRF-bijdrage: hoe storten? Bij het Annual Fund worden alle donaties na drie jaar uitgegeven. Het vermogen bestaat uit drie jaar donaties. Bij het Endowment Fund worden alleen de beleggingsopbrengsten uitgeven. Het vermogen wordt dus steeds groter.

District Designated Fund beschikbaar: 75 cent + extra TRF : geldstromen Annual Fund ……uiteindelijk alles terug in district voor clubprojecten Gift 100 cent District 1610 Jaarlijkse bijdragen ca. € 60.000 THE ROTARY FOUNDATION Annual Fund 50 cent 50 cent District Designated Fund World Fund World Fund overige districten 25 cent 25 cent 50 cent extra Boodschap: elke donatie komt bij het district terecht voor de District Grant en Global Grant. De Global Grant wordt gevuld door donaties uit eigen district én de andere districten. De gemiddelde donaties in ons district ligt nu rond € 60.000 per jaar. District Grants Global Grants 25 cent beschikbaar: 75 cent + extra 54

TRF : End Polio Now………..we are this close

TRF Grants : er zijn twee soorten 1. District Grants Voor club- of districtprojecten Beheer door TRF-commissie, beperkte regels, eenvoudig en snel (aanvraag vóór 1 oktober jaarlijks) € 15.000 beschikbaar voor het district Hoe meer TRF-donaties, hoe groter dit bedrag! 2. Global Grants Strikte voorwaarden én binnen de 6 Area of Focus Internationaal partnerschap met een buitenlandse club Projectomvang minimaal $ 30.000 Tekst voorlezen. Bij Global Grants erop wijzen dat de 6 Area of focus strikt van toepassing zijn. Hier is eerder in deze presentatie uitvoerig aandacht aan besteed.

Global Grant : de ‘verdubbelaar’ Rekenvoorbeeld: eigen RC partner RC totaal a clubbijdrage (fundraising, sponsoren, subsidies) 13.000 3.000 16.000 b bijdrage DDF eigen district 4.000 4.000 c bijdrage DDF partner district 1.000 1.000 bijdrage World Fund: 50% van a 8.000 bijdrage World Fund: 100% van b 4.000 bijdrage World Fund: 100% van c 1.000 totale financiering project 34.000 Crux van het voorbeeld: dank zij de TRF-systematiek kan een club met een eigen bijdrage van € 13.000 een project van € 58.000 van de grond trekken. District 1610 draagt bij $ 10.000. Bijdrage uit het World Fund van $ 25.000

TRF : voor vragen en hulp de TRF-commissie Muller Bart voorzitter van Amen Richard secretaris van der Pol Huub penningmeester den Baars Corine polio en V.T.T. van Kuijck Frank PR / voorlichting VTT = Vocational Training Team

Ledenbeleid

Evenwichtige opbouw in club, spreiding in: Ledenbeleid Evenwichtige opbouw in club, spreiding in: Leeftijd Beroep Afkomst Geslacht Jaarlijks nieuwe jongere leden aantrekken Wees een aantrekkelijke club (excellent) Hou Rotary betaalbaar voor ieder lid NB 35% nieuwe leden vertrekt binnen 4 jaar !!

Toolkit Ledenwerving en –behoud Tips om leden te werven Ledenbeleid Toolkit Ledenwerving en –behoud Tips om leden te werven Een commissie met jonge leden Behouden is minstens zo belangrijk Laat nieuwe leden direct participeren Zorg voor goede mentor Stimuleer deelname Nieuwe Leden bijeenkomsten van het district

Ledenbeleid: RI procedure nieuwe leden RI adviseert dat kandidaten vóóraf aan de ‘ballotage’ worden benaderd Polsen met eigentijdse openheid Oriënterend en vrijblijvend gesprek Sonderen en helder zijn over procedure Voortgang in de procedure houden: melding leden – bezwaartermijn – beslissing Tijdige en voldoende informatie waarborgen Afwijzing zal wel gemotiveerd moeten zijn !

Ledenbeleid: bezwaar tegen een potentieel lid Er is géén individueel veto-recht !!! Zie statuten / huishoudelijk reglement: Bezwaar schriftelijk en gemotiveerd indienen Bestuur besluit bij meerderheid stemmen Op basis van objectieve criteria

Ledenwerving: informatieve website club voor potentieel lid Zie workshop hierover op Trainingsdag

Club Financiën

Stat. art.6.2.a Jaarvergadering Club Financiën Vereniging naar Nederlands recht: Statuten en Huishoudelijk reglement (RI) Stat. art.6.2.a Jaarvergadering HR art.II.6 Taken penningmeester + rekening en verantwoording afleggen HR art.VIII Begroting opstellen Jaarverslag uitbrengen Kascontrole commissie Club ……… en Stichting Community Service

Club Financiën: Begroting Alle activiteiten met vergelijkende cijfers afgelopen jaar Toelichting bijzondere en grote posten Bespreken in bestuur Tijdig naar leden Goedkeuring in ledenvergadering

Club Financiën: jaarrekening Balans en Resultaten Vergelijking met vorig jaar en begroting Toelichting bijzondere en grote posten Verslag kascontrole Goedkeuring en decharge door leden

Club Financiën: Stichting Community Service Inkomsten uit donaties en fundraising Uitgaven voor projecten en giften Reservering voor meerjarige projecten

Club Financiën: kascontrole commissie Vertrouwen is goed…….controleren is beter ! Commissie moet taak Serieus nemen Kunnen uitvoeren (kennis/ervaring) Onderwerp van controle is: Jaarrekening ...maar ook de boekhouding zelf is van belang Zorg voor standaard ‘controleprogramma’ Naast uitgaven ook inkomsten controleren ! Formele schriftelijke verslaggeving aan leden

Hoeveel vermogen moeten we minimaal aanhouden? Club Financiën Vraag van clubs: Hoeveel vermogen moeten we minimaal aanhouden? Antwoord: Welke (meerjarige) verplichtingen heb je nog als de inkomsten wegvallen ????

Club Financiën: ANBI-status voor Stichting Fiscale aftrekbaarheid giften: Algemeen nut beogende instellingen (zie www.belastingdienst.nl) Aanvraag via formulier Belastingdienst Diverse voorwaarden, o.a. 90% inzet voor het algemeen nut Afgescheiden vermogen, geen winstoogmerk Niet meer vermogen dan redelijkerwijs nodig Actueel beleidsplan Administratieve- en publicatieverplichtingen

Club Financiën: publicatieverplichtingen ANBI op website Eigen of gemeenschappelijke website (Rotary) Naam, adres en bestuurders instelling RSIN / fiscaal nummer Beschrijving doelstelling Hoofdlijnen beleidsplan Beloningsbeleid Actueel verslag uitgeoefende activiteiten Financiële verantwoording (balans – resultatenrekening – toelichting)

Regio Awards D.1610

Jaarlijks toekenning 5 Regio Awards van ieder € 1.000 Voor de meest aansprekende (inspirerende) Rotary-activiteit van een club in de betreffende regio

Regio Awards : DOELSTELLING Stimuleren van activiteiten door Rotaryclubs in de regio. Het bevorderen van service verlening. Waardering geven aan samenwerking tussen Rotaryclubs. Het inspireren van andere clubs in het district. Het zichtbaar maken van Rotary in de samenleving. Het dichter bij elkaar brengen van clubs en district.

Regio Awards : ACTIVITEIT Een in aanmerking komende Rotary activiteit moet verband houden met een Avenue of Service: Club Service Community Service Vocational Service International Service Youth Service

Regio Awards : VOORWAARDEN De voor de Regio Award in aanmerking komende activiteit moet: Door Rotary worden georganiseerd. In het clubjaar 2016-2017 vallen met de uitvoering. Plaats vinden binnen het district. Tijdig worden aangevraagd overeenkomstig de aanmeldingsbepalingen (vóór 1 maart 2017) Niet eerder met een Regio Award zijn gehonoreerd

Regio Award : PROCEDURE Tot maart indienen aanvraag ontvangstbevestiging In maart jurering in staf district 5 april bekend maken 25 nominaties tijdens District Assembly 13 mei uitreiken aan 5 winnaars tijdens District Conferentie

Regio Awards : Criteria beoordeling door jury 40% aansprekende, inspirerende activiteit 25% serviceverlenend project - voorziet in reële behoefte gemeenschap - inzet vocational service 25% vergroot positieve zichtbaarheid Rotary 10% uitvoering samenwerkende Rotaryclubs 100% Doe mee en vraag aan !!

Rotary International district 1610 VRAGEN ?

The END