Beheren (selecteren en vernietigen) en bewaren in de praktijk Naar een structurele archiefoplossing voor de Vlaamse overheid

>Een entiteit wordt voortaan gehuisvest binnen een VAC. Dit gaat gepaard met een overgang naar Het Nieuwe Werken. Bij het voorbereiden van de verhuisoperatie blijkt dat ze bij de behoeftebevraging weliswaar enkel de oude dossiers hebben doorgegeven, maar niet hun lopende dossiers. Bovendien kiest het management ervoor om radicaal digitaal te gaan. >Probleem: te weinig plaats in het VAC en het management vraagt dan ook een structurele oplossing voor zowel het digitale als papieren. Welk plan van aanpak zou je opstellen? Case 2

4 rollen 3 “Informatiebeheer? Er wordt weinig initiatief rond genomen. Het is wel positief dat ik er niet in moet investeren, in deze tijden van besparingen en debatten over kerntaken”. “Als Audit Vlaanderen langskomt, is het elke keer een probleem om een opgevraagd document binnen redelijke tijd aan de auditor voor te leggen. Dat maakt geen goede indruk, neen”. Adviseur interne controle Manager Het is een puinhoop, en mijn collega’s denken dat ik het in mijn eentje ga oplossen omdat ik toch ‘het archief doe’. Informatiebeheerder “Ik vind mijn weg niet in het archief en struikel over verhuisdozen vol dossiers van collega’s die zo’n 5 jaar met pensioen zijn. Die dozen zijn zeker 7 jaar niet meer opengedaan. Kunnen we die niet gewoon weggooien?” Dossierbehandelaar

1. Verwerf steun 2. (werk u in) 3. Breng in kaart 4. Alles in kaart gebracht. Wat nu? A. Structureren B. Beheersregels in kaart brengen 5. Breng alles samen 6. Bepaal prioriteiten A. Vernietigen B. Bewaargeving C. Informatiebeheersplan opmaken D. Richtlijnen voor informatiemanagement VOLLEDIGE STAPPENPLAN 4

 Overtuig management van meerwaarde  Focus op de voordelen voor de organisatie  Koppel regelmatig terug  draagvlak  Activeer informatiebeheerders of ankerpunten en stel samen met hen een actieplan op  Zoek aansluiting met bepaalde rollen (bv. juristen, kwaliteitscoördinator …) SAMENWERKING IS DE SLEUTEL Stap 1: verwerf steun 5

Manager vraagt: “What’s in it for me?” Klaar zijn voor audits Kostenbesparing Meer tijd voor kerntaken Minder informatie beter beheren 6

 Consulteer mogelijke standaardwerken bv. jaarverslagen, administratief handboek, oprichtingsbesluiten... om een overzicht te krijgen  Neem interviews af  Bekijk bestaande informatiebeheersplannen/ selectielijsten …  Zoek samenwerking met interne partners (bv. organisatiebeheersing, risicomanagement, procesanalisten) GOEDE VOORBEREIDING IS ESSENTIEEL Optioneel: werk u in 7

 Op welke manier worden de dossiers gevormd?  Doe een aantal dozen open  Herken gelijkaardige dossiers  Een sjabloon voor overzichtslijst is te vinden op slag/selecteren slag/selecteren Stap 2: breng in kaart 8

Structureren Beheersregels in kaart brengen Stap 3: alles in kaart gebracht. Wat nu? 9

Wat zijn de series? Gelijksoortige documenten of dossiers tot stand gekomen in hetzelfde proces Waarom koppelen aan werkprocessen? Hiërarchie aanbrengen – onderscheid tussen kerntaken en ondersteunende taken – selecteren mogelijk maken a) Structureer 10

TAAK Wat moet de organisatie doen? bv. verlenen van subsidies PROCES Benodigde stappen om taak uit te voeren? bv. behandelen subsidieaanvraag bv. uitbetalen subsidie INFORMATIE(OBJECTEN) Welke informatie vloeit voort uit de processtappen? bv. subsidieaanvraag bv. beslissing 11

Aantal dossiers: breng deze samen in series en koppel ze aan werkprocessen Oefening 12

 Subsidiedossier voor zonnepanelen van Jan  Overheidsopdracht voor de aankoop van een stoel  Bouwdossier voor een brug over de E313  Subsidiedossiers voor zonnepanelen aan bedrijf X  Bouwdossier voor het herstel van een brug  Overheidsopdracht voor de aankoop van ICT-materiaal  Aankoopdossier van een nieuwe auto  Subsidiedossier voor zonnepanelen van Karel  Dossier voor de bouw van een brug over de A12 13

BewaartermijnBestemmingBewaarniveau b) Bepaal de beheersregels 14 Verschillen naargelang de serie Hangen samen met proces en context Motiveer de beheersregels duidelijk

Bepaald door wet- en regelgeving Hoelang moeten we iets bijhouden? Wettelijke Bepaald door de administratie Duidt aan hoe lang iets frequent wordt geraadpleegd Hoe lang willen we iets bijhouden? Administratieve Bewaartermijn 15 De periode waarin documenten een administratieve of wettelijke waarde hebben voor de organisatie. Deze termijn begint te lopen nadat het dossier is afgesloten of de stukken zijn goedgekeurd.

Duidt aan wat er met de informatie moet gebeuren als de bewaartermijn verstreken is. Dit heeft betrekking op de cultureel-maatschappelijke waarde Bestemming 16 Bewaren Dossiers worden permanent bewaard = tot in de eeuwigheid Vernietigen Dossier worden correct vernietigd Bewaren na steekproef Een steekproef van de dossiers wordt bewaard Rest wordt vernietigd

BEWAARTERMIJNBESTEMMING heeft betrekking op dynamisch en semistatisch archief statisch archief wordt bepaald op basis van Wetgeving Administratieve waarde inschatting van het cultureel- maatschappelijk belang wordt bepaald door Administratie selectiecommissie (minimumnormen +validatie) Administratie selectiecommissie (validatie) wordt uitgedrukt als volgtin aantal jaar + specificatie (bijv. na afsluiten van het dossier) Bewaren Vernietigen Bewaren na steekproef Verschil bewaartermijn en bestemming 17

Bewaarniveau 18 Aanduiding van het bestuursniveau en de entiteit die verantwoordelijk is voor de bewaring Eigen entiteitAndere entiteit Stem af met de andere entiteiten Maak duidelijke afspraken

Bewaarniveau: de bestuursinstantie zelf Administratieve bewaartermijn van 5 jaar na goedkeuring Gedurende een periode van 5 jaar worden deze relatief frequent geconsulteerd. Na ongeveer 5 jaar daalt de raadpleegfrequentie. Bestemming: Bewaren Geeft inzicht in het beleid en de acties van de entiteit waardoor het een grote cultureel-maatschappelijke waarde heeft. Dit overlegorgaan is het hoogste beslissingsorgaan binnen een entiteit. Hier is meestal de essentie terug te vinden rond een bepaalde keuze die een entiteit heeft gemaakt. Voorbeelden 19 Agenda, notulen en bijlagen van het Directiecomité/Raad van bestuur

Bewaarniveau: Vlaams Parlement Definitieve antwoord zit in het archief van het Vlaams Parlement, aangezien het antwoord gegeven wordt in het kader van de minister zijn parlementaire taken). Administratieve bewaartermijn van 6 jaar na afhandeling (de vraag is afgehandeld, als ze beantwoord is) Het kan nuttig zijn voor de administratie om terug te vallen op de parlementaire vragen die tijdens 1 legislatuur zijn gesteld en waarvoor input geleverd is. Daarnaast wordt er ook geopteerd voor een veiligheidsmarge van 1 jaar. Bestemming: Vernietigen Het bewaarniveau ligt bij het Vlaams Parlement dat het definitieve antwoord op de parlementaire vraag bewaart en ontsluit. Een entiteit mag dus overgaan tot vernietiging als de bewaartermijn verstreken is. 20 Antwoorden op een parlementaire vraag

Bewaarniveau: bestuursinstantie zelf Wettelijke bewaartermijn van 10 jaar na afloop van het dossier Deze bewaartermijn is gebaseerd op art. 68 van het Decreet van 8 juli 2011 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof, ook Rekendecreet genoemd. Artikel 68 van het Rekendecreet op de verjaringstermijn van het Burgerlijk Wetboek, die 10 jaar bedraagt (art. 2262bis). Deze termijn begint te lopen na afhandeling van het dossier. Bestemming: Vernietigen Na afloop van de bewaartermijn heeft dit informatieobject geen enkele juridische, cultureel-maatschappelijke of administratieve waarde meer. Dit informatieobject geeft niet voldoende inzicht in de werking van de Vlaamse overheid of haar relatie met de maatschappij. De financiële kant van de subsidieverlening is steeds te raadplegen in financiële stukken op een hoger niveau (kasboeken, grootboeken, jaarverslagen …). Het inhoudelijk luik is normaal geregeld in een regelgevend kader zoals een subsidiereglement waarin de criteria zijn opgenomen die voldaan moeten zijn om een subsidie te bekomen. 21 Subsidiedossiers

 Combineer  Overzichtslijst  Welke series / types dossiers?  Einddatum dossiers  Beheersregels  Bewaartermijn – bestemming – bewaarniveau  Afgesloten dossiers: 2 mogelijkheden  Bewaartermijn nog niet verstreken: blijven bijhouden!  Bewaartermijn al verstreken: vernietigen of bewaren  Waar bijhouden? 1. Depot Vilvoorde 2. Archiefruimte kantoorgebouw Stap 4: breng alles samen 22

 Oplossing op kortere termijn 5.1. Vernietigen 5.2. Bewaargeving  Oplossing op langere termijn 5.3. Informatiebeheersplan opmaken 5.4. Richtlijnen voor informatiemanagement  Achteraf: wat als?  Burger wilt iets vernietigd raadplegen  Procedure opvragen van info in Depot Stap 5: bepaal prioriteiten 23

5.1. Vernietigen: niet zomaar! Waarom niet? 24

Scenario: zonder informatiebeheersplan 25 Stap 1 Vul de ad-hoc vernietiging in Lijst alle te vernietigen series op + geef duidelijk aan wat de bewaartermijn en bestemming is met bijhorende verklaring Stap 2 Verzamel de juiste interne goedkeuringen van o.a. management en beleidsdomeinarchivaris Stap 3 Vraag toestemming aan de selectiecommissie Vlaamse overheid Stap 4 Vernietig en vervolledig de verklaring van vernietiging

Hoe invullen? 26

27 Voorbeeld: vernietigingsaanvraag Erasmushogeschool

5.2. Bewaargeving 28 Hoe het niet moet!

Bewaargeving: hoe het wel moet! 29

1. Maak je voornemen kenbaar  2. Maak je archief klaar 3. Laat je overdrachtslijst nakijken en goedkeuren 4. Levering volledig in orde? 5. Definitieve aanvaarding! Controleer steeds website voor meest recente richtlijnen! vilvoorde Depot Vilvoorde: procedure bewaargeving 30

Overdrachtslijst correct invullen Belangrijk: goede dozen, etiketten, paletten Dozen plooien: Raamcontract archiefdozen: Praktisch

 Opgemaakt door entiteit  Beschrijving van welke dossiers er naar Vilvoorde gaan  Essentie = raadpleegbaarheid garanderen  Weten welke dossiers in bewaring gegeven zijn  Sleutel om de dossiers terug te vinden en op te vragen  Beheer mogelijk maken in Depot (bv. Depot vernietigt voor entiteiten) Overdrachtslijst 32

Tabblad samenvatting 33

Tabblad overdrachtslijst 34

Etiketten maken 35

Wat is er mis met volgende overdrachtslijst? Oefening overdrachtslijst 36

Tabblad samenvatting: zoek de fouten 37

Tabblad overdrachtslijst: zoek de fouten 38

1. Maak je voornemen kenbaar  2. Maak je archief klaar 1. (Geschoond?) => dit is optioneel 2. Juiste archiefdozen? 3. Overdrachtslijst volledig ingevuld? 4. Etiketten op dozen? 5. Juist gestapeld op paletten? 3. Laat je overdrachtslijst nakijken en goedkeuren 4. Levering volledig in orde? 5. Definitieve aanvaarding! Controleer steeds website voor meest recente richtlijnen! Depot Vilvoorde: procedure bewaargeving 39

3 doelgroepen voor Depot Welke dienstverlening biedt het Depot?  Bruikleen = overgebrachte informatie later raadplegen  Estafette levert dossier aan op werkplek  Ter plekke in leeszaal  Kwaliteitscontroles  Vernietigingen Controleer steeds website voor meest recente richtlijnen! Depot Vilvoorde: enkele aandachtspunten 40

Overkoepelend instrument => informatiebeheersplan  Alle informatie die je tijdens de al aangehaalde stappen vergaarde, is bruikbaar  In deze case moeten er dus 2 structurele zaken opgelost worden  Welke informatie hebben we en wat doen we ermee?  Hoe beheren we onze informatie (papier en digitaal) in de praktijk? Oplossingen op langere termijn 41

5.3. Informatiebeheersplan (IBP) Informatie- objecten Structuur Beheers- regels 42

 helikoptervisie op de aanwezige informatie  ondersteunt evolutie naar meer digitaal werken  hoe omgaan met persoonsgegevens, hergebruik en openbaarheid  procesoptimalisatie  draagt actief bij aan de doelstellingen rond organisatiebeheersing => risicobeheersing  vereenvoudigt overdrachten naar het Depot  vereenvoudigt vernietiging van overheidsinformatie Meerwaarde informatiebeheersplan 43

Stap 1 Vul de verklaring voor vernietiging in verklaring voor vernietiging Dubbelcheck bestemming en bewaartermijn Stap 2 Verzamel de juiste interne goedkeuringen van o.a. management en beleidsdomeinarchivaris Stap 3 Vernietig en vervolledig de verklaring van vernietiging Scenario: met informatiebeheersplan 44

1. Verwerf steun 2. Werk u in 3. Bouw structuur op + breng in kaart 4. Breng informatie samen + bepaal beheersregels 5. Vraag feedback 6. Verkrijg goedkeuringen Hoe wordt een IBP opgemaakt? 45

 Overtuig management van meerwaarde  Koppel aan bestaande projecten of initiatieven  Focus op de voordelen voor de organisatie  Koppel regelmatig terug  draagvlak  Activeer informatiebeheerders of ankerpunten en stel samen met hen een actieplan op  Zoek aansluiting met bepaalde rollen (bv. juristen, kwaliteitscoördinator …) SAMENWERKING IS DE SLEUTEL Stap 1: Verwerf steun 46

 Consulteer mogelijke standaardwerken bv. jaarverslagen, administratief handboek, oprichtingsbesluiten...  Neem interviews af  Bekijk bestaande IBP’s  Zoek samenwerking met interne partners (bv. organisatiebeheersing, risicomanagement, procesanalisten) GOEDE VOORBEREIDING IS ESSENTIEEL Stap 2: werk u in 47

 Structuur op maat van organisatie  ≠ organogramstructuur  = functiegerichte indeling  Structuur uitwerken:  Bottom-up  Top-down  Combinatie top-down en bottom-up  Praktijk wijst uit dat combinatie beste resultaat geeft  aansluiting bij realiteit + overzicht van de wettelijke taken en opdrachten Stap 3: bouw structuur op 48

Breng in kaart TAAK Wat moet de organisatie doen? bv. verlenen van subsidies PROCES Benodigde stappen om taak uit te voeren? bv. behandelen subsidieaanvraag bv. uitbetalen subsidie INFORMATIE(OBJECTEN) Welke informatie vloeit voort uit de processtappen? bv. subsidieaanvraag bv. beslissing 49

 Maak een volledig overzicht van alle informatie  Wat zit in de archiefruimten (vul ev. de overzichtslijst verder aan)  Wat zit in de digitale klassementen  Doe interviews met medewerkers  Koppel ook hieraan beheersregels  Vertrek van het bestaande (zie bewaartermijn, bestemming, bewaarniveau)  Vul verder aan + verrijk Stap 4: informatie samenbrengen + bepalen beheersregels 50

BewaartermijnBestemmingBewaarniveau Welke beheersregels staan in IBP? 51 Raadplegings- regime Hergebruik- regime Persoons- gegevens

Raadplegingsregime 52 Op één of andere manier gepubliceerd of bekendgemaakt Bv. Jaarverslagen op de website BEKENDGEMAAKT Met zekerheid openbaar: als iemand het vraagt, krijgt hij het sowieso Bv. parlementaire vragen OPENBAAR Geen garantie dat de aanvrager het krijgt omdat er een mogelijke uitzonderingsgrond is Bv. personeelsdossiers IN PRINCIPE OPENBAAR Aanduiding in welke mate iets openbaar is

Hergebruikregime 53 Aanduiding in welke mate iets herbruikbaar is Er zijn GEEN uitzonderingsgronden van toepassing Bv. Jaarverslagen JA, HET IS HERBRUIKBAAR Er IS sowieso een uitzonderingsgrond van toepassing Bv. tuchtdossiers NEEN, HET IS NIET HERBRUIKBAAR Er KAN een uitzonderingsgrond van toepassing zijn Bv. bouwdossier (in feite volledig herbruikbaar, m.u.v. de plannen want daarop rust auteursrecht) IN PRINCIPE HERBRUIKBAAR

Het IBP stelt eigenlijk volgende vraag Wat zijn gevoelige persoonsgegevens? - Seksuele voorkeur - Politieke overtuiging - Alles i.v.m. een evaluatie - Geloofsovertuiging - Gerechtelijk verleden - … Gevoelige persoonsgegevens 54 Zijn er gevoelige persoonsgegevens aanwezig? Ja of neen? Zie artikels 6, 7, 8 van de Privacywet

Stap 5: Verzamel feedback Interne feedback Management Stakeholders Externe feedback Beleidsdomein- archivaris Informatie Vlaanderen Selectie- commissie 55

Stap 6: Verzamel de nodige goedkeuringen Goedkeuring DirectiecomitéGoedkeuring Beleidsdomeinarchivaris Goedkeuring Informatie Vlaanderen Goedkeuring Selectiecommissie Bekrachtiging Vlaamse Regering 56

 Stappen kunnen parallel lopen.  Betrek steeds het management  Communiceer zo veel mogelijk  Hou het informatiebeheersplan steeds up-to-date. Algemene aandachtspunten! 57

 1 februari 2016: Selectiecommissie Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest  Taken  Opmaken selectielijsten voor generieke processen (bv. financiën, personeel …)  Goedkeuren informatiebeheersplannen  Goedkeuren vernietigingsaanvragen (enkel indien een entiteit nog geen goedgekeurd IBP heeft)  Adviseren + sensibiliseren Nieuwe ontwikkelingen IBP vs. Selectielijst

SelectielijstInformatiebeheersplan Opgemaakt doorSelectiecommissie VOEntiteit WatAlgemene lijst voor gelijksoortige organisaties Op maat gemaakt per organisatie Van toepassing voor Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest 1 entiteit Geldigheid10 jaar geldig of tot na actualisatie BevatRegels over selectieRegels over Selectie Openbaarheid Persoonsgegevens Hergebruik MinimumtermijnenKan, naar boven toe, afwijken van een selectielijst RechtsgrondArchiefdecreet Omzendbrief van 24 april 2008 Selectielijst vs. informatiebeheersplan

Hoe informatie beheren in de praktijk? 60

5.4. Hoe ons papier beheren in de praktijk? 61  Nette ruimte  Consequent handelen  Geschikte archiefdozen  Depotlijst met goede beschrijving, datering  Afspraken over verantwoordelijkheden (vb. schoonmaak, toegang)  Beheersregels dossiers liggen vast in IBP  Beheersprincipes van de ruimte formuleren en opvolgen  Procedures zijn duidelijk  …

Hoe ons papier beheren in de praktijk? 62 Vragen over technische en/of inhoudelijke aspecten kan u altijd stellen via Kies ik voor mobiele of vaste rekken in mijn archiefruimte? Wat kan ik – zelfs met een beperkt budget – doen om mijn archiefruimte zo optimaal mogelijk in te richten? Waar houd ik best rekening mee als ik een calamiteiten-plan opstel? Ik ben op zoek naar advies over een logische manier om reknummers toe te kennen

 Consequent handelen  Procedures uitwerken  Richtlijnen rond , digitale handtekening  Substitutie 5.5 Hoe onze digitale informatie beheren in de praktijk 63

 Duidelijk groepsklassement  Maximale openheid: toegangsrechtenbeheer  Geschikte omgeving  Metadata  Exit-strategie: duurzame oplossing 64

Iemand info opvraagt die vernietigd is Iemand info wil uitlenen uit het Depot Vilvoorde 65

 Informatie is vernietigd met toestemming van de selectiecommissie  Geen probleem  Wettelijke vernietiging  Openbaarheidsaanvraag kan geweigerd worden op basis hiervan  Informatie is vernietigd zonder toestemming van de selectiecommissie  Probleem  Geen wettelijke vernietiging Wat als: iemand info opvraagt die vernietigd is? 66

Interne bruikleen (levering via estafette Raadpleging (in leeszaal) Wat als: Iemand info wil uitlenen uit het Depot Vilvoorde ? 67

1. Bruikleen schriftelijk aanvragen 1. Voldoende gegevens (doos, dossiernummer, …) 2. Contactgegevens ontvanger 2. Estafette levert dossier (gemiddelde tijd = 1 werkdag) 3. Bevestig goede ontvangst van bruikleen 4. Bewaar het opgevraagde dossier zorgvuldig 5. Na 1 maand: 1. Bezorg dossier terug volgens de afspraken 2. Verleng bruikleen indien nodig Controleer steeds de website voor de meest recente richtlijnen! Procedures Depot: interne bruikleen (levering via estafette) 68

1. Maak een afspraak met het Depot 1. Meld op voorhand welke dossiers u wil consulteren 2. Archiefassistenten van Depot gaan na bij beleidsdomeinarchivaris of inzage mag (enkel indien een burger of collega van andere entiteit de aanvrager is) 3. Raadpleeg de dossiers in de leeszaal, onder toezicht van archiefassistenten Controleer steeds de website voor de meest recente richtlijnen! Procedures Depot: raadpleging (in leeszaal) 69

CONCLUSIES 70

 Algemeen teren-en-vernietigen  Aan de slag vernietigen  Procedures gewettigde-vernietiging Lees meer: vernietiging 71

 Algemeen: t-vilvoorde t-vilvoorde  Bewaargeving: slag/overdragen-depot-vilvoordehttps://overheid.vlaanderen.be/aan-de- slag/overdragen-depot-vilvoorde Lees meer: Depot 72

 Algemeen matiebeheersplan  Plan van aanpak  Sjabloon en handleiding informatiebeheersplan  Goedkeuringsflow slag/goedkeuringsflow-informatiebeheersplan Lees meer: informatiebeheersplan (IBP) 73

Lees meer: archiefruimten Brochure Algemeen Rijksarchief: Regeling archiefruimten Nederland: archiefruimten archiefruimten 74

Informatie Vlaanderen  Mail:  Yammer:  Website:  persoonlijke contactgegevens dinerende-archiefdienst Vragen

  From chaos to order: CC by Sebastien Wiertz  Foto’s Depot Vilvoorde: Lieven Van Assche   Shutterstock  Wat als: De Standaard van 25/11/2014  Handtekening CC By Sebastien Wiertz Bronvermelding afbeeldingen 76