Crisisnoodopvang in de gemeente Valkenswaard September/ oktober 2015

Wat vooraf ging Vrijwilligersavond voor begeleiders vluchtelingen in de Hofnar. Oproep van personen op Facebook om aldaar stem te laten horen over opvang vluchtelingen in Valkenswaard. Burgemeester pakt burgervaderrol en beantwoordt vragen van verontruste inwoners in raadszaal. Vormen van opvang en nadere info bekend gemaakt op website. Raad spreekt zich positief uit over de opvang van vluchtelingen

Verzoek COA opvang vraag COA of Valkenswaard zich beschikbaar stelt voor de crisisnoodopvang van 200 vluchtelingen in sporthal De Belleman.

Voorbereidingen (1) Bijeenroepen van “schaduw GBT” voor multidisciplinaire afstemming (gemeente, politie, brandweer, GHOR, Rode kruis, bewaking locatie) Maken van een actielijst, zowel bestuurlijke, operationele als communicatieve aspecten

Voorbereidingen (2) Werven van gemeentelijke vrijwilligers (geweldige animo bij gemeentelijke medewerkers) Maken van aflossingsschema voor een werkshift van 6 uur. Regelen warme overdracht van de dienst. Maken van een draaiboek voor iedereen die op de locatie werkt. Zorgen dat het logboek wordt ingevuld (voor overdracht en evaluatie). Regelen beveiligingsbedrijf Afstemming met politie inzake openbare orde Brandpreventieve controle locatie

Voorbereidingen (3) Briefen personeel dat op locatie gaat werken. Regelen catering. Indelen locatie, waarbij rekening gehouden wordt met huisartsenpost. Plaatsen bedden en stoelen. Plaatsen hekken met doek (privacy). Bestellen voor toegangsbandjes voor de locatie. Vooraf regelen tolken niet mogelijk (omdat samenstelling groep niet bekend was bij COA).

Voorbereidingen (4) WIFI op locatie, extra verlengsnoeren voor opladen telefoons. Om te voorkomen dat vluchtelingen gaan zwerven en op zoek gaan free-WIFI punt.

Communicatie Pre communicatie Facebook protestgroep persoonlijk benaderen (actie burgemeester) Interne medewerkers informeren Bewoners + ondernemers + scholen + Wijco + Wijkraad + Paladijn + VluchtelingenWerk + vrijwilligers inlichten + Lunet Zorg (beschermd wonen) + woning coöperaties. Middel: brief | telefonisch | mail Online media (inrichten webcare) Pers en raad informeren KCC inrichten op publieksvragen Q & A lijst (vraag en antwoord) samenstellen Persmoment inrichten During communicatie Social Media / website: continue webcare & monitoring sentiment + vragen Interne communicatie: informeren medewerkers Post communicatie Extern: bedanken van bewoners en ondernemers, gebruikers/huurders Belleman, scholen en alle andere belanghebbenden. Middel: brief | artikel pers | online kanaal (Facebook) Online enquête evaluatie opvang: 80 respondenten. Overwegend positief over opvang, organisatie en veiligheid. Geen overlast ervaren behalve van toekijkend publiek Intern: betrokken medewerkers bedanken Evaluatie

Ontspanning vluchtelingen Activiteiten: –Schaken; –Tafeltennis; –Springkussen; –Voetbal; –Wandeling naar kinderboerderij

Betrokken inwoners Aanbod van: –optreden als tolk –kleding –eten –bloemen –kindertekeningen –kleurpotloden etc.

Inventarisatie kleding Er komt vraag over wassen van (onder)kleding Dilemma: er is geen mogelijkheid om kleding te drogen Er wordt een inventarisatie gehouden voor kleding die nodig is. Via het Rode kruis krijgt iedere vluchteling kleding, ondergoed en sokken.

Leerpunten (1) Laat afspraken met COA of LOCC altijd via mail bevestigen Toegangscontrole ( bandjes, laat registratie van toegangscontrole over aan bewaking en laat bezoek aan locatie tevoren aanmelden via communicatie advies: stel toelatingsbeleid vast) Toiletgebruik (papier naast toiletpot en roken op toilet). Neem dit op in huisregels. Zorg voor papieren handdoeken in toilet (de vluchtelingen hebben maar 1 handdoek Laat het huisartsenbezoek niet te laat in de middag plaats vinden i.v.m. openingstijden apotheek Zorg dat er altijd tolken zijn, of vraag Engels sprekende vluchtelingen om te vertalen ( bij huisarts bezoek)

Leerpunten (2) Zorg dat er goede afspraken gemaakt zijn met afvalverwijderaar over de afvoer van kliko’s, containers en gebruikt materiaal (verbranding) Bepaal tijden voor ontbijt, lunch en warme maaltijd en hang de lijst op de locatie zichtbaar op (anders hele dag toeloop). Zorg voor een assistent voor de teamleider Opvanglocatie voor administratie zaken en uitwerken acties. Maak ook afspraken voor aflossing teamleider Opvanglocatie Ondergoed en kleding via Rode Kruis laten verzorgen

Knelpunten COA / LOCC houden zich niet aan afspraken qua tijd Grote toestroom vrijwilligers (moest ingedamd worden) Groot aanbod hulpgoederen op locatie (aanbieden via centraal punt, Rode Kruis, Gelukken 15b Valkenswaard) Afstemmen of Rode Kruis bedden kan leveren. Er komt geen begeleider met de bus mee, er is een looplijst bij de chauffeur. Zorg dat deze goed gecontroleerd wordt. Probeer, als dat lukt, gezinnen met kleine kinderen/ vrouwen zo mogelijk apart te leggen. Dit was in de nieuwe gemeente Hardenberg niet zo, dit leverde strubbelingen op i.v.m. bedtijd kinderen en de lichten in de zaal.