e-Depot Pilot e-Depot Pilot

1.Gemeente Maastricht 2.NA 3.A C-content (MyLex) – Gershon Janssen (CMIS) 5.NCDD 6.BMC businesscase Partners

Doelstellingen: 1.Inrichten van twee zaaktype-processen 2.Juridisch onderzoek Actieve Openbaarheid : niet- monumentale bouwvergunning 3.Ontsluiten e-Depot naar ambtenaar gemeente (koppeling terug) 4.Business Case (uitplaatsen vs. RMA) 5.NESTOR vertaling ism NCDD

-Lean werken -Substitutie mogelijk maken -Proces volledig digitaal inrichten (van burger tot e-Depot) -Metadata: niet mappen, maar bij creatie toevoegen/inrichten -(eind)gebruikers, documentaire informatiemanagers en beheerders opleiden Twee zaaktypes: Aansprakelijkheidstelling WABO: niet-monumentale bouwvergunning 1. Inrichten van twee zaaktype-processen

(PID) Daarbij is een procesanalyse gedaan, waarin onderzocht : –de documentstromen, –zaaktypen, –metadata (administratief, technisch en beheer/proces), –archiefwettelijke bewaartermijnen (vernietigbaar vs. te bewaren), –technisch aspecten (koppeling terug; ftp vanuit gemeente ja/nee; koppeling CMSystemen (Exxellence; Squit) met DMS (Alfresco) 1. Inrichten van twee zaaktype-processen

MidofficeCloud zaaksysteem DMS Cloud Voorkant Achterkant PDC E-depot Broker Scan Aansprakelijkheidstelling

OLO Enable U SquitXO Alfresc o BAG Roxit Flexinext Kofax Ruimtelijke pl. Key2d ds NHR BRP Key2d ds NHR BRP Coda DOD Bericht. Box Cognos Frontoffice Midoffice Backoffice Cloud Exxellence OLO Alfresco Kofax Squit2go DigE plan DigE plan DOD Bericht.Box DOD Bericht.Box Enable U Webservices Cloud MyLex Voorkant Achterkant 12 3 a-b 4 5 E- depot PDC WABO

Onderzoek naar inrichten van twee zaaktypeprocessen is afgerond Inrichten loopt: –koppelingen tss. systemen (om uit DMS xml-export te genereren – SIP) –inrichten CMS tbv geautomatiseerd vullen metadatavelden (vlg. TMLO) 1. Inrichten van twee zaaktype-processen

Wat waren de leerpunten (voor zover)(perspectief gemeente)? 1.Begin niet met het moeilijkste proces: Hou het simpel! 2.Bereidheid proceseigenaar tot medewerking 3.Eenduidige interpretatie van in TMLO aanwezige elementen (interne afspraak) 4.TMLO: Bottom Up benadering ipv Top Down (4 aggregatieniv. – begin bij archiefstuk  overerfbaarheid) 5.Zorg voor voldoende deskundigheid 1. Inrichten van twee zaaktype-processen

(Perspectief RHCL)? Ook bovenstaande Projectleiding intern houden? Geen TMLO-feestje van alleen archief, alleen DIV, maar hele organisatie Zorg voor bevlogen DIV’ers 1. Inrichten van twee zaaktype-processen

Juridische toets naar actieve openbaarheid bij WABO: niet- monumentale bouwvergunningen; getoetst is op documentniveau of actieve openbaarheid juridische gezien kan (nog niet de metadata) Auteursrecht op bouwtekeningen juridisch getoetst (…) (wenselijk is Creative Commons-licentie aangaan met architect, webformulier bij aanvraag bouwvergunning) 2. Actieve Openbaarheid

Onderzoeken op welke wijze de e-Depot-tenant ontsloten zal worden voor de ambtenaren van de gemeente Maastricht met behulp CMIS standaarden en de aansluiting met een externe partij (C-Content). Schema Peter 3. Koppeling terug

Binnen de pilot zal er ook een toetsing plaatsvinden op basis de zogenaamde Nestor criteria. Deze criteria bestaan uit die van de Data Seal of Approval (DSA) uitgebreid met de DIN Deze toetsing zal de gehele keten (records continuüm) van creatie tot beschikbaarstelling toetsen aan de hand van 34 criteria waar een waardering uit volgt of de keten digitaal duurzaam is ingericht. Het Nationaal archief zal buiten de analyse van Nestor worden gehouden. Uitvoer : FASE 2 Binnen de pilot zal een vertaling van de criteria van Duits naar Nederlands plaatsvinden 4. NESTOR

Businesscase ‘uitplaatsing’ door de Gemeente Maastricht bij het RHCL. Bij uitplaatsing neemt het RHCL versneld het beheer over van afgesloten dossiers (semi-statisch archief) die nog niet in aanmerking komen voor de wettelijke overbrenging. Toine van Helden 5. Business Case

Samenvattend: met dit project draagt het RHCL bij aan het lean maken van werkprocessen bij de gemeente Maastricht, het omzetten van een gemengd analoog-digitaal werkproces naar een volledig digitaal werkproces, het toepassen van substitutie (papieren archief vervangen door digitaal), het versneld openbaar maken van overheidsinformatie, het opstellen van een afwegingskader voor het ‘uitplaatsen’ van afgesloten digitale dossiers, en tot slot het borgen van de digitale duurzaamheid of toegankelijkheid voor de (zeer) lange termijn.