Fase 3 Controleren van de voorraad en bestellen Kerntaak: verzorgen ontvangst en verwerking van goederen Hoofdstuk: Controleren van de voorraad en bestellen Par: 4.4 bestelproces Blz. 138 tm 151

4.4 Bestelproces Bestelproces bestaat uit 3 fases: - Voorbereiding - Bestelling plaatsen - Afhandeling (administratief)

4.4.1 Fase 1: de voorbereiding Vraag: Wanneer, hoeveel en hoe vaak? Wanneer? (bestelmoment) Tijdstip (hangt af van het bestelsysteem) Nee-verkoop moet voorkomen zien te worden Houd je aan de minimumvoorraad (dit punt is het bestelpunt of bestelniveau of bij het inkopen het orderpunt)

Wanneer? Berekening bestelpunt (moment) Bestelpunt = (Levertijd x afzet) + veiligheidsvoorraad Berekening bestelpunt Berekening veiligheidsvoorraad Berekening levertijd levertijd: tijd die een leverancier nodig heeft om de goederen af te leveren. Afzet: aantal stuk die verkocht worden Veiligheidsvoorraad: is de extra voorraad die aangehouden wordt om onverwachte schommelingen in de afzet op te vangen

Berekening servicegraad Om nee-verkoop zo veel mogelijk te voorkomen moet je de servicegraad uitrekenen. Servicegraad: de mate waarin een winkel in staat is om op elk moment artikelen uit het gevoerde assortiment te verkopen. Aantal aanwezige art. (per art. groep) ------------------------------------------------------------------ = servicegraad Normale voorraad artikelen (per art. groep) Berekening servicegraad Norm: tussen de 95 en de 98%

Hoeveel? Bestelgrootte: is de hoeveelheid te bestellen artikelen. Houd rekening met de besteleenheid. Dit is de hoeveelheid artikelen in 1 verpakkingseenheid tijdens het transport naar de winkel. Verpakkingseenheid: 1 collo, 1 container of een pallet. Collo: doos, kist, container, pallet. Meervoud is colli

--------------------------------------= bestelfrequentie Hoe vaak? Bestelfrequentie: het aantal keer dat je in een bepaalde periode kunt/mag/wilt bestellen. Afzet --------------------------------------= bestelfrequentie Bestelgrootte Leveringsfrequentie: het aantal keren dat een leverancier in een bepaalde periode de goederen kan leveren! Of: Besteleenheid berekening

4.4.2: Fase 2: het bestellen zelf Bestelling plaatsen: - per telefoon - per fax - per post - per e-mail - via vertegenwoordiger - elektronisch

Via vertegenwoordiger Veel in detailhandelsbedrijven Ook wel salesmanager of winkelaccountmanager genoemd Bij het voor ordenen bestel je de artikelen 4 of 5 maanden van te voren. Daarna volgt de levering. Vaak van toepassing in de modebranche!

Elektronisch bestellen 2 manieren - handterminal (order-entry- bestelsysteem) - Volledig geautomatiseerd bestellen via een voorraadinformatie- en bestelsysteem (VIB)

Order-entry-systeem 2 fases: - Vastleggen in het geheugen van de handterminal (handmatig, streepjescode of leespen) - Doorgeven van het geheugen van de handterminal

Voorraadinformatie- en bestelsysteem (VIB) Kassa is gekoppeld aan bestelsysteem. Wanneer kassa signaleert dat van een bepaald artikelen de minimumvoorraad word overschreden dan gaat het product bestelt worden

Fase 3: de administratieve afhandeling Bestelformulier (nodig om te controleren of dat wat binnen is gekomen ook dat gene is wat je hebt besteld). Andere woorden zijn: - inkooporder - orderbon - bestelbon - bestellijst - order Bestelboek (handmatig bijhouden wat er besteld is of moet gaan worden) Andere woorden zijn: - Inkoopbestelboek - Orderboek - Winkelaanvraagboek

Belangrijk te weten om de optimale bestelgrootte te bepalen zijn de volgende: - De opslagruimte - Het beschikbare vermogen (geld) - De bestelkosten per bestelling (moeten constant zijn) - De afzet (moet gelijkmatig zijn) - De inkoopprijs (moet constant zijn) - Het artikel moet op elk moment geleverd kunnen worden.

4.4.4: Optimale bestelgrootte De optimale bestelgrootte is de per keer te bestellen hoeveelheid artikelen waarbij de optelsom van de totale voorraadkosten (de 3 r’s) en bestelkosten minimaal is. De optimale bestelgrootte is te berekenen wanneer de voorraadkosten en de bestelkosten bekent zijn.

Just-in-time (JIT-principe) Op het moment dat de klant er om vraagt moet het artikel in het schap liggen. Doel; minimaliseren van de voorraad, dus kosten verlagend! Gevolg: besteleenheden worden kleiner, de leverancier moet nu wel vaker leveren. Vaak alleen geschikt voor de grootschalige winkels, die aan rand van het centrum zijn gevestigd. Voor de detailhandel moeilijk toepasbaar!