Prestatiebegroting Startvergadering– inhoudelijke oefening 28 april 2016

Welkom

Herinnert u zich nog… 16 juni 2015

Situering prestatiebegroting Ad hoc werkgroep beleid/beheer + Begroting/doelstellingenmanagement VO-brede consultatie knelpunten en ideeën ronde tafel van 16 juni 2015 VO-brede consultatie eerste resultaat nota toelichting op 12 november 2015 VO-brede consensus SOFI: 27 januari 2016 Klankbordgroep DM: 22 februari 2016 VZC 17 maart 2016 IKW: 25 april 2016

Het politiek draagvlak

Inhoudstafel Situering IKW: toelichting IKW: conclusies

Situering Uitvoeren Regeerakkoord De Vlaamse overheid moet beter scoren op de ‘waar voor je geld’-index: minder bureaucratie, meer efficiëntie en meer resultaat per uitgegeven euro. Een systematische vergelijking met andere landen kan hierbij de weg tonen. De structuur van de algemene uitgavenbegroting wordt doorgetrokken in de begrotingen van alle verzelfstandigde agentschappen teneinde op een uniforme wijze de beleidsenveloppes te kunnen koppelen met beleidsindicatoren. De begrotingsstructuur wordt verder geharmoniseerd.

Situering Beleidsnota Turtelboom: betere afstemming tussen de beleidsdocumenten en de begroting meer transparantie agentschappen en departementen moeten samenhangen en verankerd worden in doelstellingen die geformuleerd zijn in beleidsdocumenten dit is in samenhang met het projectplan “Naar een nieuw doelstellingenmanagement en betere bijhorende monitoring in de VO

Situering Eerst ambtelijk draagvlak creëren via Ronde Tafels, Klankbordgroep DM, SOFI VZC Vraag vanuit de verschillende beleidsdomeinen naar politiek draagvlak IKW prestatiebegroting

IKW prestatiebegroting: toelichting Visie: hoe ver willen we als VO gaan? “Performance informed budgeting” Prestatie-informatie als verantwoording bij budgettaire beslissingen MAAR geen basis voor meervraag Timing verschillende cycli op elkaar afstemmen Integratie van de informatie Inhoudelijke oefening start om de bestaande informatie binnen de beleids-, beheers- en financiële planning te integreren tot één geheel Niveau van doelstellingen en begrotingsartikels als onderdeel van de inhoudelijke oefening

IKW prestatiebegroting: toelichting Indicatoren Volg- of verklaarprincipe Inhoudelijk relevante en financieel haalbare indicatoren Technische ondersteuning Traject en Orafin

IKW prestatiebegroting: toelichting Definities: Apparaat – Beleid Opdeling beleid en apparaat onduidelijk Noodzakelijk voor inkanteling rechtspersonen in artikelstructuur Duidelijke richtlijnen voor opdeling Exhaustieve lijst van apparaat Rest is beleid

Apparaatskredieten Werking/investering: Internet-, tv- en telefonieabonnementen; Wagenpark (aankoop, onderhoud, tolgelden, brandstoffen, schoonmaak, leasing, keuring, verzekeringen,…); uitgezonderd specifieke voertuigen bv vrachtwagens, sondeerwagen,… Verplaatsingskosten (trein, tram, bus, fiets,…); Kantoorbenodigdheden (papier, pennen, dozen, kopies, …); Kantoormeubilair (aankoop, onderhoud) Laptops, PC’s, tablets, printers, gsm’s, smartphones; Gebouwgerelateerde kosten (huur of nieuwbouw, energiekosten, water, verzekeringen, onderhoud en werken, studie, bouw, verwerving, geschiktmaking, uitrusting van gebouwen, herstellingen, schoonmaakdienst, beveiliging/bewaking, parking, verhuiskosten, afvalverwerking, belastingen betreffende gebouwen,…) Post, frankeerkosten,… Kledij (aankoop, onderhoud, wassen,…) Kosten voor selecties (in het kader van aanwervingen);

Apparaatskredieten Werking/investering: Vormingen en opleidingen; Interne evenementen (nieuwjaarsreceptie, afdelingsdagen, teambuilding, pensionering, paaseitjes, fruitleveringen,…); ICT: hardware, software en toepassingen voor intern gebruik (zowel aankoop, onderhoud, licentiekosten als ondersteuning), thuiswerkverbindingen, werking intern netwerk,… EHBO-materiaal Documentatie, tijdschriften, kranten,… Arbeidsgeneeskunde Studies inzake interne werking Kosten voor interne communicatie Zitpenningen Schadegevallen en verwijlintresten in het kader van één van bovenstaande uitgaven

Apparaatskredieten Loonkredieten: Boekhouding en begroting Personeel en organisatie (personeelsbewegingen, vormingen, opleidingen, welzijn op het werk, loonadministratie, beheren personeelsdata, beheren loopbaanincidenten, organisatieontwikkeling, Schoonmaak, catering, facility (logistieke ondersteuning zijnde bestellen, leveren en beheren van goederen/diensten, beheren contracten leveranciers, beheren patrimonium) IT-dienst voor interne ondersteuning Administratief personeel (secretariaat, dossierbehandelaars,…) Financiële of andere inspecteurs/controleurs

Opdeling apparaat - beleid Opmerkingen/aanvullingen kunnen doorgestuurd worden tot en met 2 mei Begrotingsinstructies BO17 voor in te kantelen instellingen in Orafin Focus van de inhoudelijke oefening zijn de beleidskredieten

IKW prestatiebegroting: conclusies Akkoord over opstart inhoudelijke oefening om deze legislatuur te komen tot een aangepaste begrotingsstructuur Organisatiebrede consequente koppeling Extra begeleiding Aandacht voor valorisatie naar volgende legislatuur Eind vorige legislatuur: aanpassing Omzendbrief 11

IKW prestatiebegroting: conclusies Focus ligt op kwaliteitsvolle, stabiele koppeling van doelstellingen en begrotingsartikels In de mate van het mogelijke binnen de huidige beleidsvelden – begrotingsprogramma’s Eventuele aanpassing beleidsvelden mogelijk

IKW prestatiebegroting: conclusies Indicatoren Maken deel uit van de inhoudelijke oefening Expertise opbouwen (eventueel i.s.m. studiedienst VR) Groeitraject op LT Deze legislatuur nog niet in begrotingsdocumenten Voorlopig enkel tussen administratie en bevoegde minister

IKW prestatiebegroting: conclusies Overleg met het Vlaams Parlement i.k.v. leesbaarheid van de begroting Nieuwe IKW prestatiebegroting na afronding en validatie inhoudelijke oefeningen door multifunctioneel team Timing inkanteling beleidsdomeinen ifv rechtspersonen Orafin Verdere instructies inzake apparaat – beleid Fiscale uitgaven

De opdracht

De Opdracht Inhoudelijke oefening per beleidsdomein Integratie van 3 cycli Zowel recurrent als nieuw beleid/kredieten Legislatuuroverschrijdend Flexibiliteit begroting aandachtspunt In principe 1 op 1, maar ook 1 op N of N op 1 mogelijk

De Opdracht Scope omvat minimaal volgende informatie: Beleidsvelden Doelstellingen Processen Projecten Indicatoren Begrotingsartikels Entiteiten

De Opdracht Eventuele invoeging van inhoudelijk structuurelement

De Opdracht Randvoorwaarden: Intensieve procesbegeleiding (zowel intern als extern) Voldoende tijd De juiste ingesteldheid De vrijheid om de bestaande inhoud, zowel op vlak van beleid, beheer als begroting aan te passen Kwaliteitscontrole van het resultaat Timing: Uitwerking: april 2016 – januari 2017 Kwaliteitscontrole: januari 2017 – april 2017

De cases

De case van DKB: situatie Fusie BD DAR en BZ + interne hervormingen entiteiten Keuze voor DKB en niet BD KB Departement KB Afschaffen structuren en hiërarchie Volop discussiegroepen over eigen identiteit

De case van DKB: doel Ervaring opdoen Hoe pak je het aan? Hebben we alles gevat met de nota? Hoe verlopen de discussie? Welke knelpunten of valkuilen zijn er? Focus op het proces niet het resultaat

De case van DKB: leerpunten Werelden te verschillend en te gescheiden: Kennis nodig over elkaars expertisedomein Zoektocht naar ‘hoe beginnen we hier aan’? Inhoudelijke kwaliteit van bestaande documenten onvoldoende Onaangenaam gevoel Startpunt gevonden: ‘processen’ Net herzien in bredere werkgroep Zekere gedragenheid

De case van DKB: leerpunten Hoe structureren? Houvast gevonden in taakstelling center of government Onderzoek, strategische planning en monitoring van Vlaams overheidsbeleid Coördinatie beleidsontwikkeling en -implementatie Vlaamse overheid Externe en interne communicatie Vlaamse overheid … Inzicht gaf mee vorm aan begrip “inhoudelijk structuurelement”

De case van DKB: leerpunten Discussie verloopt in iteraties Verhogen kwaliteit één deel => invloed op kwaliteit ander deel Tijd nodig om te laten bezinken en toetsen Hoe documenteren? Excel draaitabellen

De case van DKB: leerpunten Na processen en inhoudelijk structuurelement => logische volgende stap: doelstellingen Maar…. inhoudelijke kwaliteit onvoldoende Verbeteren van de kwaliteit  draagvlak Andere (meer participatieve) aanpak vereist in toekomst

De case van DKB: resultaat Administratieve ondersteuning Vlaamse Regering De Vlaamse Regering kan zich volledig toeleggen op haar opdracht dankzij onze vlotte en proactieve ondersteunende dienstverlening Kwaliteitsvolle Vlaamse regelgevingWe streven stabiliteit en rechtszekerheid na door een professionele en transparante besluitvorming. Onderzoek, strategische planning en monitoring van Vlaams overheidsbeleid We beschikken over een sterke kennisbasis om kwalitatieve beleidsvoorstellen over VO-brede thema's te kunnen formuleren. Om de langetermijndoelstellingen ook tijdens de uitvoering te vrijwaren, zorgen we voor een professionele opvolging van deze thema's. Coördinatie beleidsontwikkeling en - implementatie Vlaamse overheid Onze aanpak van complexe transversale (maatschappelijke) en horizontale uitdagingen wekt vertrouwen op.

De case van DKB: resultaat Coördinatie beleidsontwikkeling en - implementatie Vlaamse overheid PA0-1PEA2AA-WT - DUURZAME ONTWIKKELING PA0-1PEA2AB-WT - UITBOUW EXPERTISE, KENNISDELING EN … PA0-1PEA2AJ-WT – BOUWCULTUUR PA0-1PEC2AC-WT - UITBOUW VAN EEN INTEGRATIEBELEID PA0-1PEC2AD-WT - UITBOUW VAN EEN GELIJKEKANSENBELEID Externe en interne communicatie Vlaamse overheid PA0-1PEA2AF-WT - ALGEMENE INFORMATIE- EN COMMUNICATIE-INIT. PA0-1PEA2AG-WT - ONDERSTEUNING VAN BDOVERSCHRIJDENDE … PA0-1PEA2AH-WT - PROJECTONDERSTEUNING KAZERNE DOSSIN

Case LNE - een concretiserende/inspirerende voorzet - Doelstellingen case: WEL … Concretiseren hoofdstuk “Integratie v/d Informatie” Concretiseren term “Inhoudelijk structuurelement” Schetsen proces totstandkoming Inspirerend zijn qua proces/(deel-)resultaat NIET … Voorleggen van het finale resultaat voor LNE Opleggen hoe andere BD het moeten aanpakken/concretiseren Volledig uitdiepen case tot niveau processen/indicatoren

Case LNE - een concretiserende/inspirerende voorzet - Situering LNE-achtergrond: 5-jaarlijkse opmaak (legislatuur overlappend) Milieubeleidsplan (MBP) Goedgekeurd door de VR na intensief LNE-beleidsoverleg Bevat plandoelstellingen en indicatoren per milieuthema Jaarlijks overleg LNE-coördinatie begroting/beleid (MBP) ikv MVT BO Reeds grote stappen bij BO 2012 (Rekendecreet) & BO 2016 (BN ’14-’19) 2012: Beleidsnota’s/Beleidsvelden: 1 op 1 ! 2012: Beleidsvelden/Begrotingsprogramma’s: 1 op 1 ! 2016: Maximale koppeling SD’s/OD’s (BN ‘14-’19) aan libellés reeds bestaande begrotingsartikels

Case LNE - een concretiserende/inspirerende voorzet - Analyse koppeling beleid en begroting binnen LNE: AS IS

Case LNE - een concretiserende/inspirerende voorzet - Analyse koppeling beleid en begroting binnen LNE: TO BE

Case LNE - een concretiserende/inspirerende voorzet - Vb. Inhoudelijk structuurelement LNE: 1 – Obv milieuthema’s

Case LNE - een concretiserende/inspirerende voorzet - Vb. Inhoudelijk structuurelement LNE: 1 – Obv milieuthema’s (vervolg)

Case LNE - een concretiserende/inspirerende voorzet - Vb. Inhoud. structuurelement: 2 – Obv thema-overschrijdende elementen

Case LNE - een concretiserende/inspirerende voorzet - Vaststellingen case: Oplossing ligt niet pasklaar – (mix van) oplossing(en) zoeken Zoektocht over veel BD-specifieke bronnen BN – BB – JOP - EU-kader – Milieubeleidsplan – Sectorale plannen – wetgeving - procesmappen – rapporteringen - … Standaardoplossing dekt grootste deel van het beleid Inventiviteit/flexibiliteit/out-of-(entiteits)box denken voor de issues Oplossing lijkt haalbaar in praktijk indien instructies BN koppeling met inhoudelijk structuurelement in BN oplegt

De werksessie

Opdracht voor de werksessies Per beleidsdomein 1 tafel Schrijf je vragen op de post-its Straks beantwoorden we de belangrijkste Zet je naam (mailadres) erbij zodat we je het antwoord kunnen bezorgen Overleg hoe de inhoudelijke oefening kan opgestart worden Per beleidsdomein Op basis van stappenplan en bijhorende duiding Denk projectmatig 40 min werksessie Maar eerst: 10 min pauze

Pauze

Het ondersteuningsaanbod

Ondersteuningsaanbod Inhoudelijke oefening? Ja, maar nu? Samenbrengen van twee verschillende werelden… Hebben we het goed begrepen? Zijn we goed bezig? Voldoet het resultaat? We hebben nood aan inspiratie Hoe pakken we het aan? We geraken er niet uit Is dit correct?

Ondersteuningsaanbod Processtappen voor de aanpak van de oefening Richting bieden Houvast geven Kritische reflex inbouwen 2 delen Inhoudelijke oefening? Ja, maar nu? Hebben we het goed begrepen? Hoe pakken we het aan?

Ondersteuningsaanbod Procesbegeleiders per beleidsdomein Aanbod Eerstelijnshulp voor coördinator Expertise WG beschikbaar stellen Neutraliteit Voeling houden BegrotingBeleid CJSMRaf BormansAnne Delarue EWIAxel MathotAnne Delarue FBRaf BormansAnne Delarue iVIve VanderleeKatrien Mortelmans KBIve VanderleeManuela Vervoort LNEAxel MathotKatrien Mortelmans LVSteven BogaertManuela Vervoort MOWThomas PoukensManuela Vervoort OVIve VanderleeKatrien Mortelmans RWOSteven BogaertPeter Jan Carlier WSEThomas PoukensPeter Jan Carlier WVGThomas PoukensPeter Jan Carlier

Ondersteuningsaanbod Lexicon Zelfde begrippenkader Begripsverwarring vermijden programma Samenbrengen van twee verschillende werelden…

Ondersteuningsaanbod Basisopleiding beleid, beheer en begroting voor ‘dummies’ Samenwerken vraagt minimaal kennis van elkaars expertisedomein Centraal aangeboden opleiding D1: basisbeginselen van begroting- en het begrotingsproces. D2: basisbegrippen beleid- en beheercyclus en het proces Praktisch 18 mei Boudewijngebouw Inschrijven via Samenbrengen van twee verschillende werelden…

Ondersteuningsaanbod Interne pool van facilitatoren Begeleiden groepen om tot betere resultaten te komen Adviseren over welke werkvormen best worden ingezet Bieden een externe blik, zijn onafhankelijk en kennen de Vlaamse overheidscontext overheidsfacilitatoren Hoe pakken we het aan? We geraken er niet uit

Ondersteuningsaanbod Werkvormen De keuze van werkvorm hangt af van het gewenste draagvlak en eindresultaat. werkvormen Hoe pakken we het aan? We geraken er niet uit

Ondersteuningsaanbod Inhoudelijke experten Ondersteunen op inhoudelijk vlak Invalshoek ‘bouwsteen’: project, proces, doelstelling Inhoudelijke kwaliteit van formulering. Correct geformuleerde doelstelling? Kwaliteitsvolle indicator? BouwsteenExpert DoelstellingenLuc Bral (Studiedienst VR) IndicatorenLuc Bral (Studiedienst VR) ProcessenAnneleen Vanden Boer (proceshuis) BegrotingThomas Poukens Zijn we goed bezig? Is dit correct?

Ondersteuningsaanbod Opvolgingsoverleg voor de coördinatoren van de oefening Opvolging Kennisdeling Praktisch donderdag 23 juni – Boudewijngebouw dinsdag 18 oktober – Boudewijngebouw uitnodiging volgt Zijn we goed bezig? We hebben nood aan inspiratie

Ondersteuningsaanbod Centrale kwaliteitsopvolging Expertengroep Intern-extern VO Neutrale blik Kijkt elke oefening na Ziet toe op kwaliteit => kwaliteitscriteria Tussentijds nazicht mogelijk Opstart mei Zijn we goed bezig? Voldoet het resultaat?

Ondersteuningsaanbod Extra tijdelijke aanwerving Centrale spil in de inhoudelijke oefening Inhoudelijke als procesmatige begeleiding BD’en Ondersteunen van de werkgroep Prestatiebegroting Voorbereiden expertengroep Interesse => contacteer Axel Mathot

Ondersteuningsaanbod Rustig nalezen? Geplastificeerde A4

De vragen

Dank organisatiebrede aanpak