DE UT EN JOIN LISA Business Information Management & Recordmanagement Petra de JongeDecos- 1

Wat is JOIN ? Document Management Systeem – Voor documenten in werkprocessen – Voor digitale archivering Voor de hele Universiteit (instellingssysteem) Beheer en opslag van alle type documenten Ondersteunt digitaal werken Toegankelijk in een beveiligde omgeving 24/7 beschikbaar via pc, laptop, tablet, telefoon… 2

Toegevoegde waarde van JOIN Geregistreerde documenten niet meer zoek Documenten snel te vinden (full text zoeken) Iedereen deelt dezelfde informatie Versiebeheer bij het werken aan documenten Bij afwezigheid behandeling delegeren Documenten eenvoudig te koppelen aan onderwerpen Informatie 24 uur per dag beschikbaar overal ter wereld Geen zorgen meer om archivering 3

Hoe werkt JOIN (1) Registratie document door middel van vastleggen metadata 4

Hoe werkt JOIN(2) Aan de registratie kan een adres, een bestand, een andere registratie en een dossier worden gekoppeld : ScansMS office bestanden Bestand via Windows explorer Koppelen van bestand rechtstreeks uit Office applicaties met behulp van JOIN Direct 5

Hoe werkt JOIN (3) Registraties kunnen worden gekoppeld aan één of meer onderwerpen (dossiers) Dossiers zijn verzameling links naar registraties: een document wordt slechts éénmaal vastgelegd Dossiers worden ingericht op basis van wensen gebruikers, waarbij rekening wordt gehouden met de archiefwettelijke plicht tot archiveren van bepaalde onderwerpen 6

Wat is belangrijk bij invoering? Betrokkenheid van leidinggevenden De wil om te veranderen bij medewerkers Ondersteuning van applicatie- en functioneel beheer Gefaseerd invoeren Betrekken van gebruikers bij inrichten werkomgeving Werkwijze onderling goed afstemmen Communicatie 7

Invoering van JOIN betekent in ieder geval: Papieren documenten moeten ingescand worden Minder tijdverlies met terugvinden Andere manier van werken aanleren: omslag van papier naar digitale documenten Beter inzicht in voortgang van documentprocessen Geen zorgen meer om archivering achteraf 8

Organisatie rondom JOIN 1123 Gebruikers in 162 gebruikersprofielen documenten in 230 documentboeken dossiers Twee wekelijks overleg: 2 Business information managers 3 Record managers 2Technisch beheerders 8Record beheerders die met JOIN werken In ontwikkeling: Call registratie systeem Autorisatiebeheer Koppelingen : Osiris studentendossiers, HR( medewerkersdossiers,FJUT,KAT,UTFLEX,Digitaal muteren),BSA,SDE,Purchase orders 9

Send 2 maakt van je iPhone of iPad een mobiele scanner voor JOIN 10

VRAGEN? 11