DUTO: Kwaliteitseisen Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (introductie voor architecten) duto@nationaalarchief.nl

Programma DUTO 0.1  DUTO 0.3 Achterliggende gedachten Inhoud (selectie) Implementatie

Van DUTO 0.1 naar DUTO 0.3 DUTO 0.3 verwacht rond 1 december PDF  wiki Review online Focus op toegevoegde waarde t.o.v bestaande kaders Normenkader  kwaliteitseisen Directe doelgroep beperkt (niet bestuurders en managers) Basisprincipes weg Afgeleide principes  SMART eisen Uitgebreide toelichting op eisen en definities Minder inleidende teksten

Opmerking voor archiefprofessionals Uitgangspunt: archivering aan de voorkant Perspectief: informatiebeheer, niet archiefbeheer Reden: archiefbeheer als gedeeld belang, niet iets extra’s Beoogd effect: archiefbeheer geïntegreerd Implicatie: reframing van archief- en DIV-taal

Gefaseerd vs. Continu beheer Papier: gefaseerd beheer  focus op overgangen Digitaal: continu beheer  focus op ontwerp vooraf creatie dynamisch archief semi-statisch archief statisch archief procesapplicaties schemergebied schemergebied recordsmangement-/archiefapplicaties

afzonderlijke benadering aandacht voor relatie geïsoleerde positie DIV/archief

Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie Wens: Overheidsinformatie is vindbaar en bruikbaar voor iedereen die daar recht op heeft, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. Waarom: Wetgeving Beleid van overheidsorganisaties Verwachtingen publiek en medewerkers Vergelijk met missie Google: Alle informatie ter wereld te organiseren en universeel toegankelijk en bruikbaar te maken. DUTO beschrijft wat daarvoor moet gebeuren

Belang duurzame toegankelijkheid Burgers en bedrijven: goede dienstverlening rechtsvinding, bewijs, transparantie, verantwoording participatie erfgoed Medeoverheden: ketensamenwerking Eigen organisatie: effectieve en efficiënte werkprocessen business intelligence

Welke overheidsinformatie Alle procesgebonden informatie (= archiefbescheiden): Alle werkprocessen Alle inhoud Alle formaten Alle applicaties Alle fases Alle bewaartermijnen Dat wil niet zeggen dat alle informatie gelijk is!!! Bewaartermijn en beheerregime kan verschillen Mits keuzes weloverwogen en expliciet

Wat is toegankelijk Vindbaar Beschikbaar Interpreteerbaar Authentiek Volledig [opmerking: vervangen de 10 basisprincipes uit versie 0.1]

Wat is duurzaam Informatie toegankelijk gedurende gehele levensloop Ongeacht wijzigingen in processen en applicaties, zoals: Reorganisatie en opheffen van organisatie Update en uitfaseren van applicaties Verplaatsen van informatie tussen applicaties Veranderingen in ondersteunde bestandsformaten Veranderende gebruikerswensen Keuzes maken, zoals: Bewaartermijn (selectielijst) Inschatten technische ontwikkelingen Inschatten toekomstig gebruik

Status duurzame toegankelijkheid Belang wordt onderkend en gevoeld Maar implementatie loopt achter, vooral digitaal Passiviteit, willekeurig en onzichtbaar Oorzaak o.a.: Omslag van analoog naar digitaal Kennis moet nog opgebouwd worden Bestaande kaders en normen niet concreet en uniform

Kwaliteitseisen DUTO Geeft concreet aan wat er geregeld moet zijn Instrument voor specificeren en ontwerpen Doelgroep: Direct: analisten en ontwerpers (adviseurs, architecten, etc.) Indirect: opdrachtgevers en managers Vorm: Lijst met functionele eisen aan informatiebeheer Website (semantische wiki) Community Beheerorganisatie (wijzigingen, ondersteuning, etc.) Door Nationaal Archief (i.v.m. relatie Archiefwet)

Ontwikkeling DUTO-eisen Fasering: Analyse gezaghebbende bronnen (weinig concreet) Best theory (door experts)  hier zijn we nu Best practice (door community) Voorschrift (door bestuurders en/of wetgever) Planning: Versie 0.1: beschikbaar Versie 0.3 (wiki): +/- 1 december Versie 1.0: +/- 1 maart, daarna permanent bèta Voorschrift: na 1-1- 2017

Inhoud

Functionele eisen Beschrijven alleen het ‘wat’, niet het ‘hoe’ Geen aannames over soort systemen (DMS, e-Depot, etc.) Geen eisen aan organisatie

Voorbeelden DUTO-eisen Er is een integrale zoekfunctie voor alle informatieobjecten van de organisatie Er is een classificatieschema voor het indelen van werkprocessen naar de aard van de taak Er is een beschrijving van alle actoren binnen de organisatie Er is een lijst van wettelijke gronden voor het beperken van openbaarheid Een informatieobject heeft een uniek en onveranderlijk identificatiekenmerk

(meta)gegevens informatieobject versie reproductie weergave wijzingen uitwisselen informatieobject versie reproductie weergave waarneming conceptueel model gelijkluidend

informatieobject context werkproces actor applicatie informatieobject etcetera beschrijving beschrijving beschrijving beschrijving

Metagegevens Welke: identificatiekenmerk classificatie (en daarmee semantiek via model) beschrijving inhoud (verwijzing naar) beschrijving van contextentiteiten beperkingen op toegang wijzigingen Automatisch toegevoegd/gewijzigd (zoveel als mogelijk) Zijn beschreven in conceptueel model Kunnen vertaald worden naar standaarden

Implementatie

Implementatie Impact op zowel werkprocessen als applicaties Werkprocessen zoveel mogelijk ontzien Applicaties: Bronapplicaties (mail, zaaksysteem, boekhoudsysteem, …) Archiefapplicatie (DMS, RMA, e-depot, …) Componenten (zoekmachine, conversie, …) Alleen invoeren archiefapplicatie is onvoldoende: Bronapplicaties moeten aangepast worden Vaak is archiefapplicatie helemaal niet nodig Alle bronapplicaties worden geraakt Vergt gefaseerde aanpak!

Risicomanagement

Zelf inkleuren (beheerregimes)

Kwaliteitsmanagement

Kwaliteitsmanagement DUTO-eisen bepaald door DUTO-community beheerregimes bepaald door organisatie bepaald door organisatie Plan bepaald door opdrachtgever Act project Do mede bepaald door ontwerpers Check fit/gap-analyse (DUTO-scan) soms begint het hier

Implementatiestrategie Werkproces als aangrijpingspunt, applicaties volgend Wie: Opdrachtgever: proceseigenaren (daar zit het belang) Opdrachtnemer: informatiemanagement (daar zit de kennis) Wanneer: Op moment van (her)ontwerp werkprocessen en applicaties Na ±10 jaar 80% van alle informatie duurzaam toegankelijk Hoe: Organiseren  verandermanagement Prioriteiten stellen  risicomanagement Eisen stellen en controleren  kwaliteitsmanagement

DUTO-scan Fit/gap-analyse implementatie DUTO-eisen Onderzoeksobject: informatie uit bepaalde werkprocessen van een organisatie bestaande of toekomstige situatie bij voorkeur als verandering aan de orde is Resultaten: concrete aanbevelingen voor verbeteren toegankelijkheid verbeterpunten en praktijkvoorbeelden voor DUTO vergroten kennis binnen en buiten de organisatie Onderzoek, geen toets!

Stappen DUTO-scan Eerste contact Intake Aftrap Onderzoeksopdracht Vooronderzoek Onderzoek (interviews, workshop) Rapportage Presentatie, reactie opdrachtgever Evaluatie DUTO (inhoud en werkwijze) Delen met community Doorlooptijd 5-8: 1,5 maanden, rest moeilijk te schatten