Van stamtijden naar 24/24, 7/7 ? Flexibele werktijdregeling in het kader van PTOW: verkenning PTOW-specialistennetwerk 14 april 2016 Boudewijngebouw, Brussel

Programma Juridische aspecten TOW Matthias Roman, AgO Praktijk: case AgO Gerda Serbruyns, AgO Praktijk: case provincie Antwerpen Alex Van Loon (prov.) Evidence based flexwerken Maxime Loose, AgO Jeroen Craeghs, stagiair Praktijkervaringen Terugkoppeling en conclusies Vervolgtraject Netwerklunch + 13 u: interactieve inspiratiesessie Waaierwerken Alex Van Loon (prov.)

Plaats- en tijdsonafhankelijk werken 4 Verschillende deeltoepassingen: Plaatsonafhankelijk werken: Het nieuwe kantoor + Werken op andere locaties + + Tijdsonafhankelijk werken: Tijdsregistratie +Tijdsonafhankelijk werken / cfr. PTOW-netwerk flextijdwerken Wat als we zonder prikklok werken ?

Juridische aspecten Tijdsonafhankelijk werken

1. Omzendbrief PTOW “werken zonder dat het personeelslid gebonden is aan een werkrooster, waarbij niet de uren waarop het personeelslid werkt, van belang zijn, maar wel het resultaat dat het personeelslid behaalt” Vrijheid, blijheid? Verhouding tot andere rechtsnormen

2. Andere rechtsnormen Wet van 14 december 2000 Staat boven de omzendbrief Federale bevoegdheid Regelt de arbeidstijd in de publieke sector, o.a. Gemiddeld 38-uur per week; Maximum dag prestatie van 11 uur Verbod op nachtwerk (tussen 20 en 6 uur) Verbod op zondagswerk

2. Andere rechtsnomen Vlaams personeelsstatuut van 13 januari 2006 Staat boven de omzendbrief Gaat uit van een wekelijkse arbeidsduur van 38h die gepresteerd worden op vijf weekdagen; Specifieke compensatieregeling voor personeelsleden die werken buiten de normale uren (overwerk, nachtwerk, zaterdag en zondagswerk).

3. Implementatie tijdsonafhankelijk werken Vrijheid, maar binnen de grenzen van de hogere normen Aanpassing arbeidsreglement van AgO: De wekelijkse arbeidsduur blijft 38 h. Arbeidsprestaties worden geleverd op de normale weekdagen Arbeidsprestaties worden niet tijdens het weekend of op feestdagen geleverd; Arbeidsprestaties worden geleverd tussen 6h en 20h; Maximum dag prestatie van 9h; Minimum dag prestatie van 6h. Maximum halve dag prestatie van 5u30 Minimum halve dag prestatie van 3u.

Praktijkcase AgO: flexibele werktijden

AgO-traject + EOC * Bespreking 1 op EOC: voorstel werktijdregeling: Vraag naar aanpassingen: Individuele werktijden: Minimum en maximum werktijd bepalen per dag en per ½ dag Gelijkstelling minimum werktijd met stam- en glijtijden. Collectieve servicetijd: Omschrijving servicetijd (ondanks click/call/face) Ook te bepalen op agentschapsniveau: AgO Te verfijnen binnen afdeling, team, functie, individueel * Bespreking 2: februari 2016: aangepast voorstel: - verantwoording aanpassingen en niet aanpassingen - onderscheid individuele werktijd en collectieve servicetijd - onderscheid bereikbaarheid / beschikbaarheid - verankering in arbeidsreglement. Gelijktijdig goedgekeurd.

AgO: info Intranet: AgO: PTOW-afsprakenkader + Arbeidsreglement: bij-ago Toolbox PTOW: -algemeen: case AgO -werktijdregeling: + arbeidsreglement AgO werken/stappenplan

Invoering flexibele werktijdregeling: stappenplan voor entiteit As Is-situatie in kaart brengen: huidige vormen van werktijdregeling voor verschillende soorten functies ( stamtijden/glijtijden; flexibele regeling; continudiensten enz. To Be-situatie bepalen: Op basis van entiteitseigen visie, business case PTOW en afsprakenkader PTOW Kloofanalyse: Trajectplan opmaken voor leidinggevenden (verschillende niveaus: directiecomité; operationeel lg) en personeelsleden Uitvoering: Volgens mijlpalen traject uitvoeren voor doelgroepen, eventueel via proefprojecten vooraf. Rapportering, evaluatie, bijsturing.

Vervolgstappen flexibele werktijden Huidige situatie Vlaamse overheid: Verschillende toepassingen en aanpassingen, afhankelijk van entiteit en samenstelling EOC. Voorbeelden: 6u – 20u: DBRC geen werktijdregeling: Inbo, Fit Werktijdregeling: 6u – 22u: WVG Stam- en glijtijden Stand van zaken op te vragen via Bevraging HR-Technologie juni: stand van zaken implementatie PTOW Toekomst: - komen tot gemeenschappelijke stam: voorstel: 6u tot 20u - verdere flexibilisering: minimumuren; volledige werkweek. Cfr. provincie Antwerpen

Praktijkcase provincie Antwerpen: flexibele werktijden

Praktijkcase provincie Antwerpen: flexibele werktijden /03/2016 HR-specialistennetwerk PTOW 14 april 2016

Context: waaierwerken /03/2016

Context: waaierwerken /03/2016

Resultaatgericht werken Duidelijke jaarafspraken (Functioneren & Evalueren) … op basis van duidelijke doelstellingen (Beleids- en Beheerscyclus) … vertaald in werkoverleg en werkafspraken Resultaatgericht werken betekent dat:  De medewerker verantwoordelijkheid opneemt voor het afgesproken werk  De leidinggevende aan de medewerker vertrouwen geeft over de manier waarop het werk wordt uitgevoerd /03/2016

5 - 30/03/2016 Logisch gevolg: flexibele werktijden Werken tussen 6 en 22 uur (Provinciehuis aan de Singel) Geen stamtijden Servicetijd blijft behouden (9-12 en uur) Respecteren wettelijk maximum van 11 u/dag Pauze tussen u en 14 u (aanrekening half uur) Prikkloksaldo: max. 38 uren jaarlijkse overdracht Enkel nog overuren bij nacht- en weekendwerk Wettelijke en reglementaire toeslagen blijven voor nacht-, zaterdag- en zondagprestaties Vrije dag verlofstelsel blijft behouden

6 - 30/03/2016 Randvoorwaarden Dienstverlening: behoud permanentie en servicetijd  Afsprakennota Verplichte aanwezigheid op vergaderingen (cfr. telewerken) Behoud deeltijdse tewerkstelling (4/5, 1/2,…)

7 - 30/03/2016 Tijdregistratie blijft behouden Vereenvoudiging prikklok voor supervisors & medewerkers bv. recuperatie aanvragen  communicatie van afwezigheid Minder tijdsgericht, meer taakgericht werken Link met vergoedingen: Woon-werkverkeer Weekendprestaties Overuren  Minder formulieren  Snellere uitbetaling

Aanpak /03/2016 Juli 2013: testfase met 100 personen Voorjaar 2014: goedkeuringen: Vakbondsoverleg (enkel vragen over werkafspraken overuren, recuperatie, ziekte) Managementteam Deputatie Juli 2014: uitbreiding naar 700 personen: Eerst op tempo van leidinggevenden, daarna volledig Niet inbegrepen: bepaalde functies, zoals interventieploeg, onthaal, beveiliging, bodendienst, onderhoudspersoneel Uitbreiding naar sommige buitendiensten

Evaluatie door leidinggevenden /03/2016 Positieve reacties: Meer vrijheid voor medewerkers: betere work life balance Medewerkers zijn enthousiaster en meer gemotiveerd Flexibele opname van recuperatieverlof (prikklokuren) Medewerkers gaan bewuster om met hun tijdsindeling Medewerkers kunnen zich meer richten op taken en minder op tijd Minder werk voor de leidinggevende Nadeel: Maandlimiet van kredieturen te beperkt tot 12 u/maand  Nadien uitgebreid tot 38 u/jaar Vaststelling: De meeste medewerkers blijven werken volgens hun gewoonten

Vervolg? /03/2016 Uitbreiding naar buitendiensten: Vooral administratief personeel Soms toch ook technisch personeel Tijdregistratie blijft vooralsnog bestaan

Vragen?

Evidence based werken: tijdsonafhankelijk werken en welzijn Jeroen Craeghs, stagiair

Wat is evidence based werken?

AskAcquireAppraiseAggregateApplyAsses questions/evidence-based-management/

CAT? Appraise

CAT? Voordeel Relatief snel een kritisch en doordacht antwoord op basis van de wetenschappelijke literatuur Redelijk onderbouwd antwoord op specifieke vraag Repliceerbaar -> kan later verder aangevuld/verbeterd worden Nadeel Geen meta-analyse of systematic review Specifieke focus

Een voorbeeld: Tijdsonafhankelijk werken & welzijn Voorliggende vraag: Wat is de impact op het welzijn van werknemers die tijdsonafhankelijk werken, in vergelijking met werknemers die dat niet doen? Context: PTOW Vo Vragen rond impact op welzijn Latere ook andere elementen PTOW benaderen via CAT

PICOC Populatie Interventie Comparison Outcome Context Medewerkers binnen een organisatie Flexuren, tijdsonafhankelijk werken Medewerkers die geen gebruik maken van flexuren Impact op het welzijn van de medewerker (neutraal, negatief of positief) Organisaties, Welzijn, Plaats- en tijdonafhankelijk werken, overheid

Zoekstrategie Via literatuurdatabanken: Google Scholar, Limo (Libis), PsychINFO (Ovid), Web of Science (Thomson Reuters). Gehanteerde termen TI=("flexible work*" OR "Alternative work*" OR Telework* OR Flexitime OR "part-time work*" OR "Telecommut*" OR "Home Work*" OR "Remote Work*" OR "Compressed work*") TI=("well-being" OR stress OR Anxiety OR "employee benefits")

Resultaat Korte beschrijving van de gevonden artikelen plus relevante resultaten Beoordeling van de verschillende artikelen Hulpmiddel: CAT-manager

Conclusie 8 relevante artikelen Waarvan drie beoordeling “A” -> meta-analyses Resultaten verschillende onderzoeken wijzen in zelfde richting Globaal Tijdsonafhankelijk werken -> kleine maar positieve effecten of geen effect op welzijn Ook geen effect is interessant + Een belangrijk aandachtspunt: Te sterk doorgedreven tijdsonafhankelijk, waardoor contact met collega’s gehinderd wordt -> kan leiden tot negatieve effecten

Aanbeveling Er lijken weinig indicaties op basis van de literatuur tegen het invoeren van tijdsonafhankelijk werken Het valt wel aan te bevelen om te monitoren dat medewerkers voldoende contact blijven hebben met collega’s

Tot slot Evidence Based werken > Wetenschappelijke literatuur CAT -> een handige manier om op korte termijn toch een doordacht inzicht te hebben in de stand van zaken wat betreft wetenschappelijke literatuur -> Laat kennisopbouw toe

Evidence based ? Criteria ?

PAUZE

7 B’s van PTOW Bricks Bytes (Brains &) Behaviour Bills Business Buy-in Benefits

Flexibele werktijdregeling in de praktijk 3 types van subgroepjes: vanuit AS IS: o Hoe flexibele werkuren introduceren in een entiteit ? o Hoe leidinggevenden en personeelsleden voorbereiden ? o We werken tijdsflexibel: hoe nu verder ?

Flexibele werktijdregeling in de praktijk Terugkoppeling: - Bevindingen? - Wat hebben we nog nodig ter ondersteuning ? Conclusies ?

Vervolgtraject: inhoudelijk Opvolging PTOW-netwerk flextijdregeling: - april-2016-aansluitende-inspiratiesessie april-2016-aansluitende-inspiratiesessie - Op te nemen in toolbox PTOW: deeltoepassing: flextijdregeling: Afstemmen gemeenschappelijke visie flextijdregeling met vakbonden: via sectorcomité ?  Aanvullend: Overzicht PTOW-netwerken, o.a. tijdsregistratie: tijdsonafhankelijk-werkenhttp://overheid.vlaanderen.be/plaats-en- tijdsonafhankelijk-werken Aanverwante thema’s: Zelfroosteren: verdere verkenning thema (hr, tools): o.a. via contacten met netwerk Zelfroosteren Nederland Begrip standplaats: uit te werken i.s.m. hFB: juridisch, i.f.v. mobiliteit, fysieke huisvesting …

Vervolgtraject PTOW PTOW en welzijn: evidence based effecten: Verder uitwerken; gelinkt aan business case burn-out / welzijn ? Bevraging juni implementatie PTOW Voorbereiding: Wat en Hoe ? Terugkoppeling ? Monitoring en rapportering ? Juni: integriteitsnetwerk: ook thema PTOW ? Aftoetsen bij HR BP’ers: waarden en PTOW: behoeften: Doorvertalen waarden in PTOW ? Hoe cultuur veranderen en werken aan waarden: bv. vertrouwen ? PTOW-netwerk: PTOW en waarden (+ link met integriteit ?) Ondersteuning leidinggevenden: Seminarie najaar: thema ? Ondersteuningsaanbod verder ontsluiten

Vervolgtraject PTOW PTOW en welzijn: evidence based effecten: Verder uitwerken; gelinkt aan business case burn-out / welzijn ? Bevraging juni implementatie PTOW Voorbereiding: Wat en Hoe ? Terugkoppeling ? Monitoring en rapportering ? Juni: integriteitsnetwerk: ook thema PTOW ? Aftoetsen bij HR BP’ers: waarden en PTOW: behoeften: Doorvertalen waarden in PTOW ? Hoe cultuur veranderen en werken aan waarden: bv. vertrouwen ? PTOW-netwerk: PTOW en waarden (+ link met integriteit ?) Ondersteuning leidinggevenden: - seminarie najaar: thema ? - ondersteuningsaanbod verder ontsluiten

Ondersteuning door AgO Advies en begeleiding pilootprojecten HR-specialistennetwerken PTOW: 18 juni 2014: Algemene toelichting 3 december 2014: Alles start met een goede business case 12 maart 2015: Focus op resultaat. 9 juni 2015: Wat als we zonder prikklok werken ? Begeleiding P&O-werkgroepen VAC’s, o.a. VAC Brussel Ondersteuningsaanbod voor medewerkers en voor leidinggevenden: Open aanbod en in house / op maat.

Netwerklunch

13u: interactieve inspiratiesessie Waaierwerken provincie Antwerpen -Lokaalwijziging: 2B41 -Meer info: ptow-14-april-2016-aansluitende-inspiratiesessie ptow-14-april-2016-aansluitende-inspiratiesessie