De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

U EN UW ADMINISTRATIE Monica van der Hoff - Israël Infinite Financieel.

Verwante presentaties


Presentatie over: "U EN UW ADMINISTRATIE Monica van der Hoff - Israël Infinite Financieel."— Transcript van de presentatie:

1 U EN UW ADMINISTRATIE Monica van der Hoff - Israël Infinite Financieel

2 VOORSTELLEN Wie volledige uitbesteding Wie volledige insourcing Wie een mengvorm Ervaringen?

3 AFWEGINGSKADER Faciliteren van “het goede gesprek” Basisinformatie en beslisboom (als indicatie) Objectief en waardenvrij Gereed eind 2015

4 KORTE HISTORIE Vanaf 60-er jaren: complexere SA, verdwijnen penningmeester “oude stijl”, versnipperd bestuurlijk veld: AK’s 80-er en 90-er jaren: WBaO, T&B, SBK, verzelfstandiging OO, samenwerkingsbestuur: schaalvergroting AK’s: groei klantenkring, afdelingen advies 00-er jaren: professionalisering bestuur (voorheen vrijwilligersbestuur), lumpsum CASO door overheid losgelaten, meer marktpartijen

5 NAAR HET HEDEN Professionele besturen, eigen stafbureaus, complexere vragen: prijsdruk, vraagdruk. AK’s fuseren Europese aanbesteding Nieuwe aanbieders, nieuwe leveranciers Gebruiksvriendelijke softwarepakketten, modulair, dashboards, self service Besturen gaan beleidsrijkere allocatiemodellen hanteren, die vragen om maatwerk bij inrichting administratie

6 BETEKENT De keuze voor een administratiekantoor is een afgewogene, geen noodzakelijke > tenzij klein schoolbestuur (samenwerking?) Veel variatie: grote AK’s, kleine soms regionale AK’s, dienstverleners software met “handjes”, directe inkoop van software en software modules Zorgvuldige afweging noodzakelijk

7 En toen……

8 ACTUEEL, NIET URGENT OSGMetrium-klanten hebben overgang geregeld Maar overwegen vaak fundamentele bezinning Geldt ook voor niet-OSGMetrium-klanten PO-Raad: afwegingskader ter ondersteuning

9 VERKENNING VAN HET LANDSCHAP nog onvolledig en onder voorbehoud!

10 AK’s BAO VOLGENS DUO top 15 aantal bevoegd gezagenaandeel 1185Dyade19% 2179AK OSG Metrium19% 3108VGS11% 482Groenendijk Adm Bz Ond8% 559 geen extern ak6% 643Onderwijsbureau Meppel4% 742CABO4% 842Stichting Concent4% 938Stichting Vizyr4% 1033Onderwijsbureau Twente3% 1126OHM3% 1226Akorda3% 1325OOG Onderwijs Ondersteuning BV3% 1417Merces B.V.2% 159PROMOS1%

11 AK’s BAO VOLGENS DUO

12

13 SOFTWAREPAKKETTEN (1/2) Financiële administratiePersoneels- en salarisadministratie Akorda Na te vragen CABO Concent Confina Driessen HRM Dyade WebFinancieel Groenendijk Onderwijs Administratie Helder Onderwijs Merces B.V.

14 SOFTWAREPAKKETTEN (2/2) Financiële administratiePersoneels- en salarisadministratie Onderwijsbureau Hollands Midden Na te vragen Onderwijsbureau Meppel Na te vragen Onderwijsbureau Twente Na te vragen OOG Onderwijs Ondersteuning BV Na te vragen Promanagement onderwijssupport Vizyr

15 EN MEER (1/2) ManagementinformatieWorkflowondersteuning Akorda CABO Na te vragen Concent Na te vragen Confina Driessen HRM Na te vragen Dyade Dyade SSO Portal Groenendijk Onderwijs Administratie MijnGroenendijk Helder Onderwijs Merces B.V. WebOffice

16 EN MEER (2/2) ManagementinformatieWorkflowondersteuning Onderwijsbureau Hollands Midden OHM (Infotopics) Onderwijsbureau Meppel Onderwijsbureau Twente OOG Onderwijs Ondersteuning BV Na te vragen Promanagement onderwijssupport Na te vragen Vizyr Na te vragen

17 HOE TE KIEZEN

18 WANT Een keuze is voor langere tijd Kwaliteit en continuïteit moeten geborgd zijn Dit vraagt om investeringen (hetzij in geld, hetzij in tijd) En vraagt, ook bij volledige uitbesteding, altijd om inzet vanuit de onderwijsinstelling

19 BELANGRIJK Bestuur is altijd eindverantwoordelijk voor tijdige en correcte aangiftes en gegevensleveringen Bestuur is altijd eigenaar van de eigen data (ISO)Certificering bij AK’s: zegt niet alles

20 Afweging 1: administratie uitbesteden Waarborgen continuïteit Nodige expertise niet in eigen huis hoeven Niet bijhouden wet- en regelgeving tbv administratie Core-business is onderwijs Goede aanbesteding: kwaliteit met marktconforme prijs Zelf doen is duurder ?

21 Aandachtspunten afweging 1 Standaardisering vanuit AK. Maatwerk tegen meerprijs MI via dashboard: 24/7 (standaard) Mogelijkheden selfservice AK is afhankelijk van uw gegevenslevering Vaste contactpersonen (blijft mensenwerk) EA (in bijna alle gevallen) ?

22 Afweging 2: administratie insourcen Volledige zeggenschap over administratie en info Meer maatwerk in rapportages Eigen keuzes software Additionele vragen snel en zonder extra kosten Niet afhankelijk van inkoop door AK Kwaliteit medewerkers in eigen hand ?

23 Aandachtspunten afweging 2 Tijdsinvestering in inrichting administratie Maximale flexibiliteit mogelijk Investering in goed personeel Waarborgen continuïteit Vaak duurder, en implementatiekosten Aandacht voor ICT en beveiliging Eigen AO/IC: fijn maar ook pure noodzaak EA ?

24 Afweging 3: drie varianten 1 administratie (b.v. FA) insourcen, andere administratie (b.v. PSA) uitbesteden Administratie geheel in eigen beheer, specifieke dienstverleners leveren “handjes” Administratie (geheel of gedeeltelijk) in eigen beheer, achtervang-AK Mengvormen: “dagelijkse” FA en PA zelf, SA en b.v. jaarrekening door AK ?

25 Overwegingen en aandachtspunten Grosso modo vanuit afwegingen 1 en 2 (afhankelijk van variant) Maar wel aantal extra aandachtspunten: - denk aan goede aansluiting tussen PSA en FA bij gedeeltelijk insourcen -bij achtervang: houd AK op de hoogte -aansluiting eigen AO/IC op AO/IC van dienstverlener

26 Nog een paar puntjes (1) Bij volledige uitbesteding: -managementletter accountant AK -vragen naar IC AK -periodiek overleg over kwaliteit en eventuele additionele vragen (register met afspraken) - helder contract, duidelijk wat meerprijs is - ?

27 Nog een paar puntjes (2) Bij insourcing: -U bent een AK! Administratie moet volledig, correct en actueel zijn -Aandacht voor AO/IC, logboek werk- zaamheden - Zorg voor goed verwachtingen- management -Scheidt zo mogelijk control van adm.

28 Ter illustratie: technische eisen Volledig: geen onzichtbare verplichtingen, alle periodeboekingen, alle afschrijvingen Correct: juiste boekingen, juiste invoer, onderliggende dossiers/bewijsstukken Actueel: FA: alle mutaties binnen 5 werkdagen, SA: verwerking in betreffende maand

29 Ter illustratie: AO/IC Handboek AO/IC. Hou rekening met onder meer: -Functiescheidingen, verdelen van bevoegdheden - Duidelijke autorisaties/procuratie -Vierogenprincipe bij betalingen -Bij SA: onjuiste/onvolledige mutatie gaat terug, wordt niet door SA aangepast. Controle op juiste en volledige verwerking

30 Three lines of defence

31 Vragen of suggesties?


Download ppt "U EN UW ADMINISTRATIE Monica van der Hoff - Israël Infinite Financieel."

Verwante presentaties


Ads door Google