Gemeenschappelijke Catalogus DG Comm. - KM - Personeel en Organisatie Informatievergadering 19/01/2012.

Presentatie over: "Gemeenschappelijke Catalogus DG Comm. - KM - Personeel en Organisatie Informatievergadering 19/01/2012."— Transcript van de presentatie:

1 Gemeenschappelijke Catalogus DG Comm. - KM - Personeel en Organisatie Informatievergadering 19/01/2012

2 Aanwezig C. Ducharme (W3LINE) J. Gielen (CIPAL) L. Mom (Square) J. Mom (Square) F. Trenson (INFOR) M. Vercheval (De Boeck)

3 Inhoud 1)Federale bibliotheken & gemeenschappelijke catalogus 2)Schriftelijke vragen 3) Bijkomende vragen

4 Federale bibliotheken P & O FedICT B & B JustittieBuZaBiZaDefensieMobiliteitFinanciënWerkSoc. Zek.Volksgez.Economie Wetenschapsbeleid

5 Federale bibliotheken P & O FedICT B & B Wetenschapsbeleid KBINKBIN KMMAKMMA KMKGKMKG KMSKKMSK KBRKBR ARAR KIKKIK SOMASOMA BIRABIRA KMIKMI SterSter

6 Huidige deelnemers: 23 Praktische info en contact op FedWeb http://www.fedweb.belgium.be/nl/over_de_organisatie/k ennismanagement/bibliotheken/ http://www.fedweb.belgium.be/nl/over_de_organisatie/k ennismanagement/bibliotheken/ Deelnemers

7 Alle bibliotheken beslissen autonoom over deelname aan het project Beslissen autonoom over het exportformaat Alle bibliotheken hebben een « systeem » dat ze NIET wensen te vervangen Hun verantwoordelijkheid in dit project is die van dataleverancier De deelnemende bibliotheken dragen geen bijkomende lasten Deelnemers

8 Er is geen centrale catalografie Alle bibliotheken beslissen autonoom over het exportformaat Drie groepen - LIBISnet bibliotheken - Koninklijke Bibliotheek bibliotheken - Overige bibliotheken Voor een volledig overzicht, cfr. infra Wijzigingen in exportformaat zijn ten laste van de leverancier (nieuw LMS, nieuwe versie van LMS, formaatwijzigingen buiten de wil van de bibliotheek) Deelnemers exportsituatie

9 SysteemExport 1Binnenlandse Zaken MS AccessExcel 2Plantentuin VUBISMarc21 3Buitenlandse Zaken VUBISUnimarc 4Defensie ADLIBXML 5Filmarchief FoxProAccess export 6Financiën LIBISnetMarc21 7Justitie eigen ontwikkelingzie doc. 8Koninklijke Bibliotheek VUBISNSGML 9Musea Kunst en Geschiedenis LIBISnetMarc21 10Kon. Mus. Midden Afrika LIBISnetMarc21 11Koninklijk Museum Schone Kunsten VubisMarc21 12Kunstpatrimonium - boeken ADLIBXML 12Kunstpatrimonium - artikels ADLIBXML 13Mobiliteit en Vervoer VubisCaché data 14Muziekinstrumentenmuseum VubisNSGML 15Natuurwetenschappen LIBISnetMarc21 16Oorlog en Hedendaagse Maatschappij PallasNSGML 17Personeel en Organisatie LIBISnetMarc21 18Economie BrocadeMarc21 19Landbouw BrocadeMarc21 20Rijksarchief VubisNSGML 21Sociale Zekerheid - C58 Vubis (PMB)Unimarc 22VDIC LIBISnetMarc21 23Werkgelegenheid, Arbeid en Soc. Overleg VubisUnimarc 24Kenniscentrum PMBMarc21

10 Leverancier communiceert rechtstreeks met de bibliotheken - analyse exportformaat - leveringsdatum - rappel - problemen met de levering Er is een informeel overlegforum waarin de meeste bibliotheken participeren en waar je als leverancier gebruik van kan maken voor algemene mededelingen Deelnemers & communicatie

11 Facturatie per geleverde en goedgekeurde update (borderel te hechten aan factuur) Termijn: 3 +1 > 4 (kostprijs drukken) Online levering mogelijk (op kosten/baten- inschatting van leverancier en mits akkoord van bibliotheek) Budget: bestaande deelnemers 23 + 3 nieuwe + 3 uitbreidingsruimte Levering van alle data op DVD is een back-up vereiste, geen facturatie eis. Contract

12 De competentie m.b.t. export en conversie is belangrijker dan het systeem: - accenten en speciale karakters - punten en komma’s - haalbare perfectie (geen manuele ingrepen) Consolidatie expertise! Systeem = backoffice van leverancier; « onbelangrijk » voor het project Publieksinterface = belangrijk Indicatoren: bezoeken, zoekopdrachten, aanvragen Aandachtspunten inhoud

13 Overheidsopdracht: respecteer de vormelijkheden, attesten, deadlines. Bepaalde vormfouten zijn aanleiding tot uitsluiting Respecteer de volgorde van de onderwerpen in de technische bijlage Handleiding met aandacht voor valkuilen, tips & tricks: http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pu bproc/beep%20algemeen/handleiding%20overheidsopdra chten2/manuel%20pour%20les%20entreprises.doc http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pu bproc/beep%20algemeen/handleiding%20overheidsopdra chten2/manuel%20pour%20les%20entreprises.doc Nieuw contract gaat in op 01/07/2012 / Opening offertes 16/02 Er is dus weinig tijd tss. gunning en begin contract. Aandachtspunten procedure

14 Technische kwaliteit (60%) –Technische geschiktheid (deel B van bestek) (15 %) –Aanpak (15 %) –Kwaliteit van de deelnemers (15 %) –Flexibiliteit m.b.t. het wijzigen van een exportformaat (zie ook deel B, onder 2.7 en 2.8) (15 %) De prijs (40%) Evaluatie

15 Eenheidsprijs per update - incalculeren van vaste kosten - inschatten van onzekerheden (zie bijlage participatie) De prijs

16 NaamStartIII-2008IV-2008I-2009II-2009III-2009IV-2009I-2010II-2010III-2010IV-2010I-2011II-2011III-2011IV-2011 Binnenlandse Zaken xxxxxxxxxxxxxxx Plantentuin xxx0xxxxxxx0000 Buitenlandse Zaken xxxxxxxxxxxxxxx Defensie xxxxxxxxxxxxxxx Filmarchief xxxxxxxxxxxxxxx Financiën xxxxxxxxxxxxxxx Justitie xxxxxxxxxxxxxxx Koninklijke Bibliotheek van België xxxxxxxxxxxxx0x Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis xxxxxxxxxxxxxxx Koninklijk Museum voor Midden Afrika x0xxxxxxxxxxxxx Koninklijke Musea voor Schonen Kunsten xxxxxxxxx000000 Kunstpatrimonium xxxxxxxxxxxxxxx Mobiliteit en Vervoer xxxxxxxxxxxxxx0 Muziekinstrumentenmuseum xxxxxxxxxxx0x0x Natuurwetenschappen x0xxxxxxxxxxxxx Studiecentrum voor Oorlog en Hedendaagse Maatschappij xxxxxxxxxxxxx0x Personeel en Organisatie xxxxxxxxxxxxxxx Economie xxxxxxxxxxxxxxx Landbouw (bij Economie) x00000000000000 Rijksarchief xxxxxxxxxxxxxxx Sociale Zekerheid x00xxxxxxxx0000 Volksgezondheid xxxxxxxxxxxxxxx Wergelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg xxxxxxxxxxxxxxx Kenniscentrum Expertise Gezondheidszorg n.v.t. x00xxxxxxxxx

17 Sommige bibliotheeksystemen verwijzen naar repository bestanden. Die verwijzingen dienen te worden gerespecteerd bij overname Venster beschikbaarheid is gewijzigd Online updaten mag Wijzigingen technisch

18 Cijfers (1 / zoekopdrachten)

19 Cijfers (2 / bezoeken)

20 Cijfers (3 / aanvragen)

21 Wat hebben die [deelnemende] bibliotheken aan titelbestanden? Het gaat om boeken, tijdschrifttitels en tijdschriftartikels Grotere & kleinere bestanden volgens “natuurlijke” verdeling (zie volgende slide) Schriftelijke vragen (1)

22 1Binnenlandse Zaken 4530 2Plantentuin 107287 3Buitenlandse Zaken 402587 4Defensie 10466 5Filmarchief 62052 6Financiën 86560 7Justitie 105118 8Koninklijke Bibliotheek 1937567 9Musea Kunst en Geschiedenis 66964 10Kon. Mus. Midden Afrika 26474 11Koninklijk Museum Schone Kunsten 82771 12Kunstpatrimonium - boeken 38637 12Kunstpatrimonium - artikels 35310 13Mobiliteit en Vervoer 19660 14Muziekinstrumentenmuseum 29272 15Natuurwetenschappen 274599 16Oorlog en Hedendaagse Maatschappij 103553 17Personeel en Organisatie 63485 18Economie 589136 19Landbouw 27830 20Rijksarchief 186813 21Sociale Zekerheid - C58 38999 22Volksgezondheid - Vesalius 45133 23Werkgelegenheid, Arbeid en Soc. Overleg 68766 24Kenniscentrum 1327 4.414.896

23 Wat zijn dat voor bibliotheken? Cfr. Infra: bibliotheken van federale overheidsdiensten, meestens FOD’s en Wetenschappelijke Instellingen die organisationeel afhankelijk zijn van de POD Wetenschapsbeleid Kernopdracht is meestal interne ondersteuning en de collectie is opgebouwd rond de bevoegdheden van de instelling Schriftelijke vragen (2)

24 Welke bibliotheek systemen gebruiken ze, meer: welke uitvoer kunnen ze leveren? Is er een lijst van de verschillende beheerssystemen per bibliotheek beschikbaar? Zie algemene presentatie Schriftelijke vragen (3)

25 Hoeveel titels behelst de eerste basis upload? Het ligt voor de hand dat de eerste keer alle bibliotheken deelnemen en dat een eerste upload ongeveer 4,7 (4,4) miljoen records zal beslaan. Er is niet veel tijd tss. de gunning en de eerste upload. Schriftelijke vragen (4)

26 Hoeveel titels behelzen de 464 updates naar schatting (leidt tot totaal van X titels) ? Afhankelijk van de participatie. Bij elke update worden volledige bestanden geleverd. Indien niet wordt geleverd worden de laatst geleverde data gebruikt. Incrementeel updaten is alleen voorzien voor online aanlevering. Schriftelijke vragen (5)

27 Is het de eerste keer dat P-O een aanvraag tot diensten doet in plaats van een klassieke Hardware / Software /Maintenance marktbevraging ? Het is de derde keer dat het contract wordt open gesteld. De vorm is steeds een dienstenopdracht geweest. Hard & software zijn o.i. niet de kern van deze opdracht. De technologie is voldoende alledaags, de kennis daarentegen niet. Schriftelijke vragen (6)

28 Wordt de bestaande leverancier niet bevoordeeld door het feit dat hij bestaande HW en SW al in gebruik heeft? De bestaande leverancier heeft vooral het voordeel de bestaande leverancier te zijn (grotere terreinkennis, investering van analyse omtrent conversie afgeschreven). Er wordt niet gevraagd naar specifiek hard- noch software, dat wordt beschouwd als secundair probleem bij de leverancier. Schriftelijke vragen (7)

29 Is de gevraagde service level gelijk of hoger dan 4 jaar geleden ? Service level omtrent beschikbaarheid is “verstrengd”. Nu: - venster van 6 tot 24 uur (18u.) beschikbaarheid 99% - wekelijkse onbeschikbaarheid binnen venster<= 1 uur 26 min (18u x 7 x 1%) Vorig: - venster van 6 tot 24 uur (18u.) beschikbaarheid 95% - wekelijkse onbeschikbaarheid binnen venster 6 uur 18min (18u x 7 x 5%) Schriftelijke vragen (8)

30 Welk budget besteedt u aan het project per jaar ? - Te veel. - “Worst case” raming voor 29 deelnemers (er zijn er nu 23) ongeveer 150.000 (incl. btw) / Jaar Schriftelijke vragen (9)

31 Om de benodigde HW, databank en bandbreedte te kunnen inschatten hadden we graag een antwoord op de volgende vragen gekregen: –Hoe groot is het geconsolideerde bestand nu ? –Hoeveel gebruikersaanvragen zijn er gemiddeld per maand ? –Welk is het huidige aantal geregistreerde gebruikers? –Welke is het aantal actieve gebruikers (ten minste een request op de laatste 12 maanden) Bestand = ongev. 4,7 miljoen records (beschikbaar op bib.belgium.be); ongeveer 4,4 miljoen (analytisch, geëxporteerd) Geregistreerde gebruikers = 3.783 (over 3,5 jaar). Actieve gebruikers = dit cijfer wordt niet gemonitord Gemiddeld aantal aanvragen = 136, zie cijfers in presentatie Schriftelijke vragen (10)

32 Kunt U ons meer details geven ivm een migratie van het huidige systeem naar een nieuw systeem ? Zijn er data over te nemen ? Er is geen migratie van het ene systeem naar het andere. Het systeem wordt niet gezien als een hoofdzaak. Er zijn geen data over te nemen uit een oud systeem. Alle data worden elke keer overgenomen uit de systemen van de deelnemende bibliotheken. Schriftelijke vragen (11)

33 Houdt uw huidige oplossing rekening met een meertalige behandeling van de zoekresultaten ? Is meertaligheid voor P-O belangrijk ? Meertaligheid is aanwezig op verschillende niveau’s 1)Interface: Nl + Fr 2)Zoekresultaten: - de titelbeschrijvingen zijn over het algemeen óf Nl, óf Fr - indien de bibliotheek een tweetalige trefwoordenlijst heeft wordt die meegenomen zodat in dergelijke gevallen de Fr titelbeschrijving kan worden gevonden met een Nl. trefwoord (indien een corresp. Fr. trefwoord bestaat) - herleiden van geaccentueerde karakters (d.w.z. amitié heeft 8.410 resultaten, evenveel als amitie) 3)Is pragmatische oplossing, meertaligheid is belangrijk, maar de prijs ook. Schriftelijke vragen (12)

34 Institutional repository Export institutional repository samen met en in hetzelfde formaat als de bibliotheekcatalogus? Ja Documenten zelf waarnaar verwezen worden niet meegeleverd, enkel URL’s? Ja Leverancier dient zelf IR op te zetten? Nee. Beschrijvingen uit IR komen in dezelfde zoekomgeving / publicatieomgeving terecht als die voor de catalogus? Ja Schriftelijke vragen (13)

35 Kunnen de zelfde documenten voorkomen en moet er dan ontdubbeld worden? Jawel. Ontdubbelen, consolideren. Meer dan ISSN, ISBN. Er wordt verwacht dat u een verstandige USBC (Universal Standard Bibliographic Code) politiek opneemt in uw offerte. Huidig: Op 4.711.993 bibliografische records blijven er na deduplicatie nog 4.183.689 over Schriftelijke vragen (14)

36 Wat betekent “het leveren van updates voor een gemeenschappelijke catalogus (op basis van vastgelegde export formaten)” ? Hangt samen met de manier van werken en factureren. Elke keer een deelnemende bibliotheek data levert is een update. Voor elke update kan 1 x de eenheidsprijs worden gefactureerd. Schriftelijke vragen (15)

37 Is het mogelijk om stalen of specificaties van de door de bibliotheken gecreëerde uploadbestanden te bekomen ? Beperkt staal wordt toegevoegd in technisch overzichtsdocument, bijlage aan het verslag. Schriftelijke vragen (16)

38 Is het uw initiële bedoeling dat de Aquabrowser- Library blijft gehandhaafd als engine en interface? Neen, zie voorgaande. P&O heeft ook nooit om Aquabrowser-Library gevraagd. Deze oplossing werd aangeboden in de goedkoopste en tegelijk ook meest kwalitatieve oplossing. Schriftelijke vragen (17)

39 Zo nee, dan gaat u ermee akkoord dat een andere bibliotheekapplicatie wordt ingezet voor de centrale catalogus. Hebt u dan ten aanzien van die OPAC, want dat is het dan, gespecificeerde eisen en wensen? De leverancier zet in wat hem/haar goeddunkt. Aan de OPAC worden een aantal vrij klassieke eisen gesteld, zie daarvoor het lastenboek. Schriftelijke vragen (18)

40 Wilt u ons toestaan om u een alternatieve aanbieding voor EASY als oplossing te maken? Samengevat menen we te begrijpen dat dit product een federated search behelst. Dat is niet de bedoeling. Neen. Schriftelijke vragen (19)

41 Kan het ook zijn dat we so-wie-so naar één centraal systeem gaan en dat we dus alleen maar catalogiseren en er verder niets meer hoeft te gebeuren omdat we al in éénsysteem met deelbibliotheken werken en dus altijd 100% uptodate zijn? Zie begin algemene presentatie. De federale structuur is (nog?) niet compatibel met het idee van één systeem. Er is geen: - gemeenschappelijke catalografie - één systeem - gemeenschappelijk catalografisch regelwerk etc. Schriftelijke vragen (20)

42 Selectiecriteria m.b.t. vennootschap ? De gestelde vraag kan als volgt samengevat worden: Kan een firma die niet zelf aan alle selectiecriteria voldoet een offerte indienen? De wetgeving laat toe dat, indien de financiële en economische draagkracht niet kan aangetoond worden zoals op de wijze gevraagd in het bestek, u zich als inschrijver kan beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van uw band met die entiteiten. Praktisch moet u dan aantonen dat u zal beschikken over de voor de uitvoering van deze opdracht noodzakelijke middelen door overlegging van de verbintenis van die andere entiteit om u, als dienstverlener, deze middelen ter beschikking te stellen. Dus u dient te beschikken over een ondubbelzinnige verklaring van de andere entiteit dat zij alle middelen ter beschikking zullen stellen. (art. 70 KB 8/01/1996) Schriftelijke vragen (21)

43 Schriftelijke vragen (21) vervolg Eveneens laat de wetgeving dit toe inzake de technische bekwaamheid (art. 71 KB 8/01/1996).

44 (Michel Vercheval) Wat zijn volgens u de grootste moeilijkheden bij dit soort van opdracht? 1)De diverse oorsprong van de data. De grotere bibliotheken werken volgens algemene standaarden, bij de kleinere is dat niet altijd gegarandeerd. 2)Communicatie is niet altijd even evident. Bijkomende vragen (1)

45 (Christian Ducharme) Attesten en bewijzen die worden gevraagd refereren naar een specifiek Belgische context. Werden er geen buitenlandse inschrijvers verwacht? Het bestek verwijst onder punt 13 telkens naar de mogelijkheden waarover de buitenlandse inschrijvers beschikken om te voldoen aan de gevraagde attesten en bewijzen. Bijkomende vragen (2)

46 (Lou Mom) Buitenlandse bedrijven beschikken toch niet over een Belgisch eID om de site van eProcurement te raadplegen? Buitenlandse bedrijven kunnen een token aankopen via certipost. Hierdoor beschikken zij over dezelfde mogelijkheden als de Belgische bedrijven. Meer info vindt u op http://www.publicprocurement.be/portal/ page/portal/pubproc/beep%20algemeen/ eprocurement/faq/checklist_e- tendering_e- id_alternatiefbekomen_ondernemer.pdf http://www.publicprocurement.be/portal/ page/portal/pubproc/beep%20algemeen/ eprocurement/faq/checklist_e- tendering_e- id_alternatiefbekomen_ondernemer.pdf Bijkomende vragen (3)