Conceptuele definitie archiveringsregels

Presentatie over: "Conceptuele definitie archiveringsregels"— Transcript van de presentatie:

1

2 Conceptuele definitie archiveringsregels
Agenda Conceptuele definitie archiveringsregels Logisch bewaken archiveringsregel Geïntegreerd in beheersapplicaties Apart beheren Fysische archiveringstechniek Bestandsformaten

3 Gemeente Werking gemeente Alles bewaren Kwaliteit
Documentatie up-to-date Goede service bieden Alle regels begrijpen en opvolgen Productiviteit verhogen Kosten verminderen Samenwerken Vooruit denken

4 Eigenschappen / zoeken
Invalshoeken Document / Dossier Actief / Archivering Beveiliging Rollen Afdeling Eigenschappen / zoeken Acties / Flow

5 Elektronisch geïntegreerd in beheersapplicaties
Focus presentatie Elektronisch geïntegreerd in beheersapplicaties Elektronisch manueel beheerd Papier

6 Verwijderen of archief
Fases Actief Bewaren Verwijderen of archief

7 Archiveringsregels relateren tot
Dossiers Dossierbeheer (aanvragen, subsidies, personeel, financieel, aankoop) Projecten Submappen / documenttypes / vernieuwingen Documenten Documenttypes Versies / Levenscyclus / Afdelingen / Rollen Workflow Niet gestart / lopend / afgesloten Gekoppeld aan : dossier, document, persoon, …

8 Onderscheid Conceptuele definitie archiveringsregels en documentatie hiervan Logische definitie / configuratie regels in de pakketten Logische uitvoering Fysieke uitvoering / overzetting

9 Regels per dossiertype
Dossiers Papier (gescand), office documenten, s Afdelingen werken samen Centraal Repertorium Bouwdossier, sociaal dossier, personeelsdossier, aankoopdossier, … beleidsprioriteiten, wetgeving Regels per dossiertype Actief / Afgesloten Andere : nazorg, … Archiefregels per status / dossiertype Eventueel extra regels (doc.type, submap) Status

10 Methode Voorbeeld Per documenttype Vaste lijst documenttypes
Gebruik document types per afdeling / applicatie Methode Inkomend factuur – bewaren 7 jaar. Inkomende brief - – bewaren 5 jaar. Klacht – bewaren 5 jaar. Voorbeeld

11 Workflow

12 Conceptuele definitie archiveringsregels
Agenda Conceptuele definitie archiveringsregels Logisch bewaken archiveringsregel Geïntegreerd in beheersapplicaties Apart beheren Fysische archiveringstechniek Bestandsformaten

13 Verhoudig ICT en Archivering
Archivering geïntegreerd in beheersapplicaties (Semi)Automatische uitvoering (periodiek) Archivering apart beheerd Vergt dikwijls manuele ingrepen

14 Archivering apart beheerd
Dossiers -> niet actieve mappen manueel verplaatsen Mappen per jaar Mappen met documenttype -> beperkend Mappenstructuur ifv archivering Versnellen : zoeken op oude bestanden plaats ruimen Ongebruikte mappen ontdekken Ad hoc document archiveren / bestanden opkuisen Impact : te veel manueel werk, niet systematisch, vergeten, … Ad hoc archiveren

15 Archivering geïntegreerd in beheersapplicaties
Kleinere set data wegens automatische regels onderscheid actief en archivering (data en/of documenten) Verhoging performantie Backup kleiner (sneller, goedkoper) Operationeel Duidelijker voor gebruiker Up-to-date Eenvoud Gepubliceerde regels Kwaliteit Beleid

16 Voorbeelden beheersapplicaties
Arco DocRoom Routing Postverwerking Reg / acc. / verw. Klachten en Meldingen Ref. klacht Notulenbeheer Agenda Andere : Facturen, Dossierbeheer Koppeling aan dossier

17 Beschikbaarheid documenten
Snelste media Tragere media Online beschikbaar Automatisch teruggehaald Kan worden ter beschikking gesteld mits interventie ICT Mits gebruikersoperatie Offline beschikbaar Verwijderd Niet meer beschikbaar

18 Emails gekoppeld aan kerntaken
s in categorieën In beheersapplicatie toevoegen Op de centrale mappenstructuur plaatsen Niet : in aparte mail mappen s gekoppeld aan kerntaken in aparte mailbox laten (actief / archief) of in mail mappen plaatsen s buiten kerntaken Privé-mails Onbelangrijke / ongewenste s Andere

19 Emails archiveringsimpact
Vallen onder algemene archiveringsdefinitie s gekoppeld aan kerntaken Aandachtspunt s buiten kerntaken Geen specifiek archiveringsdoel Andere

20 Formaat : msg, HTML, RTF

21 Uniciteit document Geldig voor email en voor document
Berekening of document uniek is (basis is hash code) Automatische actie indien dubbel : Document (indexen) 2 x opslaan Bestand 1 x opslaan Melding dubbel : Via een rapport Is een query op de dubbels Bv per project of projectleider Eventueel bericht periodiek Mogelijkheid tot vergelijken van de dubbels document Niet interactief (aandacht op performantie)

22 Automatische overname properties (eigenschappen)
Document Subject From To Cc Date Bijlagen Titel Datum (Auteur)

23 Emails in mailbox archiveren
Persoonlijke mail mappen Mail archief Kan op goedkopere schijven dan de actieve mailbox Herleggen naar server locatie Automatisch archiveren Mails op tragere dragers worden automatisch (trager) opgehaald Vergt bijkomende hardware / software Storage Management Software / Hardware

24 Conceptuele definitie archiveringsregels
Agenda Conceptuele definitie archiveringsregels Logisch bewaken archiveringsregel Geïntegreerd in beheersapplicaties Apart beheren Fysische archiveringstechniek Bestandsformaten

25 Technieken mbt harde schijven
Snelste technologische evolutie Meeste verbreide technologie Enorme opslagcapaciteiten Sterk gedaalde prijzen Groot aanbod (leveranciers, types) Hoge beschikbaarheid

26 Passend gebruik techniek harde schijven
DAS : direct verbonden schijven NAS : eigen systeem verbonden aan het netwerk SAN : opslag hangt aan servers en is flexibel inzetbaar Breed aanbod technieken Snelle compacte schijven : on-line data Tragere grote schijven : documenten, archiefdata Hiervoor verschillende back-up strategie Passend inschakelen van

27 Archief, on-line documenten
Backup strategie Gekoppelde snelle schijven in RAID Backup op snelle magnetische tapes On-line data Replicatie op andere schijven (mirroring, copie op NAS in ander gebouw, ..) Eventueel tape backup Archief, on-line documenten

28 Backups en lange termijn
Geen enkele harde schijf of tape garandeert bewaring op lange termijn Beschikbaarheid garanderen door : Magnetische schijf : replicatie op andere schijven Backups opnieuw maken (bv. 1 x / jaar)

29 Kwaliteit ICT-procedures en personeel
Voldoende recente hardware Met correct hardware contract Hardware correct Overkoepelt applicaties en afdelingen 1 server per applicatie niet rendabel Door echt beleid en visie meer doen zonder budgetverhoging Infrastructuur Juist kwalificaties (intern of extern) Betrouwbaarheid moet evidentie zijn Kwaliteit ICT-procedures en personeel

30 Optische schijven Evolutie : technieken (CD, DVD, UDO, Blue-Ray, …)
capiciteiten Standalone of jukebox varianten Professioneel gebruik voor grote volumes heeft dalende tendens Verschillen in MTBF en software stabiliteit Verschil in methode wegschrijven Multisession of niet Mikken op geregeld wegschrijven of eerder eenmalig schijf vullen

31 Appliance Appliance Garantie rechtsgeldigheid Niet zomaar uitwisbaar
Maatregelen rond LT bewaring Fysische bescherming schijven Ingebouwd storage management en near-line Storage Management HW en SW Gericht aanbod van specifieke hardware vendors Gemengd gebruik van hardware technologieën

32 Conceptuele definitie archiveringsregels
Agenda Conceptuele definitie archiveringsregels Logisch bewaken archiveringsregel Geïntegreerd in beheersapplicaties Apart beheren Fysische archiveringstechniek Bestandsformaten

33 Bestandstypen Oorspronkelijk formaat behouden Leesbaarheid :
passende viewer, Backwards compatibiliteit Omzetten : Wat : Alleen lezen : PDF (v. 1.X, PDF/A) Zelfde type formaat, maar recenter Andere standaarden, bv ODF Hoe : Handmatig Batch Wanneer : Meteen als bijkomend bestandstype (PDF) Nadien (PDF)

34 PDF/A (ISO) 1 (ISO 2005) – gekoppeld aan PDF 1.4
1a volledig doch grafisch niet steeds waarheidsgetrouw 1b grafisch correcte weergave. Met metadata, digitale handtekening. Enkele beperkingen (geen bijlagen, geen versleuteling, …) 2 (ISO 2005) – gekoppeld aan PDF 1.7 Backwards compatible Diverse verbeteringen Ondersteunt functies PDF 1.5, 1.6, 1.7

35 Versie compatibiliteit
PDF 1.7 – Acrobat Reader 9, 8 PDF 1.6 – Acrobat Reader 7 PDF 1.5 – Acrobat Reader 6 PDF 1.4 – Acrobat Reader 5 PDF 1.3 – Acrobat Reader 4

36 Ivan Vanhaecht i.vanhaecht@arco.be