De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Rapporteren in openbare besturen Jan Umans & Koen Milis VLO – congres 8 mei 2009 www.imcs.nu.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Rapporteren in openbare besturen Jan Umans & Koen Milis VLO – congres 8 mei 2009 www.imcs.nu."— Transcript van de presentatie:

1 Rapporteren in openbare besturen Jan Umans & Koen Milis VLO – congres 8 mei 2009

2 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 2 Structuur 1.Inleiding 2.Wat leert de literatuur ons? 3.Rapporteren volgens de decreten 4.Enkele praktische tips 5.Conclusies

3 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 3 1 Inleiding Waarom rapporteren? –Om er iets nuttigs mee te doen! Maatwerk qua –inhoud –timing –frequentie –doelgroepen

4 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 4 1 Inleiding Belangrijke vragen –In welke periode, op welk ogenblik is een rapport zinvol? –Wie is verantwoordelijk voor het rapport? –Wat doen met de inhoud van een rapport?

5 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 5 Missie & visieDoelstellingenCreatie strategie Implementatie strategie Meten & evalueren S. Desmidt en Aimé Heene: strategie en organisatie van de publieke sector Management invalshoek 2 Wat leert de literatuur ons?

6 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 6 Strategische doelstellingen zijn in algemene termen geformuleerd geven in grote lijnen aan wat men wil bereiken Operationele doelstellingen geven de concrete en meetbare uitwerking van de strategische doelstelling weer; bevatten idealiter de specificatie van een meetbare grootheid, waardoor de realisatie van (een deelaspect van) de strategische doelstelling gekwantificeerd kan worden; effectindicator geven in de mate van het mogelijke een effectnorm aan die gerealiseerd moet worden om effectief gewerkt te hebben. effectnorm 2 Wat leert de literatuur ons?

7 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 7 3 Rapporteren volgens de decreten Nogal wat verscheidenheid in terminologie: –rapport, rapporteren, rapporteringverplichting –brengt op de hoogte –evaluatieverslag; brengt verslag uit –informatieverstrekking

8 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 8 CSB Art. 155: interne krediet- aan- passingen Financieel beheer Art. 93: voorontwerpen fin. nota’s, kredietaanpassingen Art. 94: … voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole, debiteurenbeheer Art. 165: de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten. Art. 94: voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole, debiteurenbeheer Art. 165: …in volle onafhankelijkheid Art. 166: voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid SecretarisCSBGR

9 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 9 Financieelbeheerder Art. 93 voorontwerpen fin nota’s, kredietaanpassisngen Art. 166: voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid Secretaris Art. 86: dagelijks personeelsbeheer Art. 167: uitvoering budgethouderschap Art. 185: (toezicht) CBS CBS Art. 168: (afschrift) uitvoering budgethouderschap Art. 101: intern controlesysteem Art. 184: … delegatie bevoegdheid tot ondertekenen … Art. 185 (toezicht) GR

10 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 10 CSBPersoneelslidbudgethouderPersoneelslid Belast met de UitvoeringvanBudgethouderschap Art. 155: … interne krediet- aanpassingen Art. 100: …interne controle Art. 167: …uitvoering budgethouder- schap Secretaris als budgethouder Art. 101: … budgethouder- schap GRCBS

11 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 11 3 Rapporteren volgens de decreten Gevolgde structuur 1 het bereiken van vooropgestelde doelen; 2 het naleven van wetgeving en procedures; 3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële informatie en beheersinformatie; 4 het efficiënt en economisch gebruik van middelen; 5 de bescherming van activa; 6 het voorkomen van fraude. Als sluitstuk behandelen we: 7rapporteren in functie van interne controle

12 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 12 GemeenteArt.RapporteringMaterie dooraan 1 het bereiken van vooropgestel de doelen 93 1° OntvangerSecretaris MJP, budg., interne kredietaanpassingen (financiële vertaling) 167SecretarisCBS Uitvoering budgethouderschap Met budgethouderschap belaste personen secretaris en CBS Uitvoering budgethouderschap Personeelslid dat instaat voor de praktische uitvoering van het budgethouderschap CBS Uitvoering budgethouderschap 168CBSGR 173CBSGR Gevoerde beleid en beheer, uitvoering van budget

13 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 13 2 het naleven van wetgeving en procedures 86SecretarisCBS Dagelijks personeelsbeheer 94OntvangerCBSGR Voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole (voorafgaand visum); 166Ontvanger GR en Afschrift aan CBS Voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole (voorafgaand visum) 100 Personeel belast met IC Secretaris Intern controlesysteem 101SecretarisCBSGR Organisatie en werking van intern controlesysteem 184SecretarisGR Bevoegdheid ondertekening door budgethouder die door secretaris is aangesteld.

14 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 14 3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële informatie en beheersinformatie 93 Geen, volgens decreet Financiële analyse en financiële beleidsadvisering 93 Geen, volgens decreet Voeren en afsluiten van de boekhouding, opmaken inventaris 155CBS GR, fin. beh., Betrokkenbudgethouder Interne kredietaanpassingen 157CBSGR Uitgaven ingevolge dwingende en onvoorziene omstandigheden 165Ontvanger CBS en GR Thesaurietoestand, liquiditeitsprognose, beheerscontrole, evolutie van budgetten 173CBSGR Verslag over de fin. toestand

15 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 15 4 het efficiënt en economisch gebruik van middelen 94OntvangerCBSGR Debiteurenbeheer, invordering ontvangsten 5 de bescherming van activa 93OntvangerGeen Opmaken van inventaris (en de verwerking ervan in de boekhouding) 6 het voorkomen van fraude 7 Interne controle 100 Personeels- leden belast met taken van interne controle secretaris Praktische uitvoering interne controle 101secretarisCBSGR Organisatie en werking van interne controle als systeem

16 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 16 3 Rapporteren volgens de decreten 3.1 Rapporteren ifv doelstellingen –Ontstaan van doelstellingen

17 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 17 Wie? Aan wie? InhoudFrequentie 1 Management- team CBS Voorontwerp van meerjarenplanning en jaarlijkse budgetten Jaarlijks 2CBSGR Ontwerp van meerjarenplanning en jaarlijkse budgetten Jaarlijks 3CBS (of GR?) DienstenTaakstellingjaarlijks Tot stand komen van meerjarenplanning en budgetten

18 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 18 Wie? Aan wie? InhoudFrequentie 1 Management- team CBS Voorontwerp van aanpassing van de meerjarenplanning en van de jaarlijkse budgetten Aantal keren per jaar 2CBSGR Ontwerp van aanpassing van de meerjarenplanning en van de jaarlijkse budgetten Aantal keren per jaar 3 CBS (of GR?) Diensten Wijziging taakstelling Aantal keren per jaar Een budgetwijziging

19 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 19 3 Rapporteren volgens de decreten 3.1 Rapporteren ifv doelstellingen –Realiseren van doelstellingen

20 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv doelstellingen Het realiseren van doelstellingen Tussentijds rapport –zijn we op schema in verband met het uitvoeren van actieplannen, acties, taken …? Zo neen: wat is er aan de hand? –zijn de diensten en de producten voortgebracht die op dit ogenblik volgens de indicatoren zouden moeten voortgebracht zijn? Zo neen: wat is hiervan de verklaring? –Is van het budget een verantwoord gedeelte gebruikt, passende bij de voortgebrachte diensten en goederen? Zo neen: wat is hiervan de verklaring en wat dient er gedaan te worden?

21 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv doelstellingen Het realiseren van doelstellingen Eindrapport –Zijn alle actieplannen, acties, taken … betreffende een bepaalde operationele doelstelling gerealiseerd? Zijn alle diensten en producten hieromtrent tot stand gekomen? Zo neen: wat is hiervan de verklaring? –Werden die prestaties geleverd binnen het vooropgestelde budget? Zo neen: wat is hiervan de verklaring en wat dient hieromtrent nog te gebeuren? –Werden de vooropgestelde effecten bereikt? Bijvoorbeeld: daalde het aantal verkeersongevallen met het vooropgestelde percentage? Werd het vooropgestelde aantal kinderen bereikt in de kinderopvang? Steeg het veiligheidsgevoel van de burgers met het vooropgestelde niveau?

22 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv doelstellingen Het realiseren van doelstellingen En het MT ?

23 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 23 Budget Beheer- ders Hoofdbudget- beheerders Management- team BudgethouderCBS A X MTCBS B C D Y E

24 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv wetgeving en procedures We kiezen voor bespreking – Art. 94 1° van het GD (art 92 1° van het OCMW- decreet): voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole – Art. 167 van het GD (169 OCMW-decreet): rapportering over budgethouderschap

25 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv wetgeving en procedures Art. 94 1° van het GD (art 92 1° van het OCMW-decreet): voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole Ontvanger rapporteert aan – CBS – GR Vorm en inhoud?

26 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv wetgeving en procedures Ik heb alle stukken die me werden voorgelegd van een visum voorzien. Ik heb in de volgende gevallen aanvankelijk een visum geweigerd maar na bijsturing van de stukken door de budgethouder heb ik telkens het visum kunnen geven. In de volgende gevallen werd het visum te laat aangevraagd en werd de procedure niet gerespecteerd. Problemen in verband met visum deden zich vooral voor in de volgende diensten, bij de volgende personen … …

27 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv wetgeving en procedures FrequentieOnderscheid? Alles verloopt volgens boekje Het loopt nogal fout Wordt (genuanceerde) frequentie vooraf afgesproken?

28 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv wetgeving en procedures Te ondernemen acties Wie neemt inhoud van rapport ter harte? Sancties: huishoudelijk reglement?

29 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv wetgeving en procedures Art. 167 van het GD (169 OCMW- decreet): rapportering over budgethouderschap Eerder behandeld: … –doelstellingen –procedures Indien onderscheid tussen Budgethouders en budgetbeheerders:

30 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 30 Budget Beheer- drs Hoofdbudget- beheerders Management- team BudgethouderCBS A X MTCBS B C D Y E

31 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv wetgeving en procedures Hoe vaak rapporteren door budgetbeheerders? Aan wie? door budgetbeheerders? Aan wie? door budgethouders? Aan wie? door budgethouders? Aan wie? door secretaris? door secretaris? –Aan CBS 1 x per jaar –MT? –Ontvanger?

32 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv wetgeving en procedures Waakzaamheid omtrent procedures! Tijdig bijsturen van: procedures procedures ambtenaren ambtenaren mandatarissen mandatarissen

33 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv beschikbaarheid van betrouwbare financiële informatie en beheersinformatie Art. 93 1° GD (91 1° OCMW-decreet) Ontvanger staat in voor voorontwerp van: –de financiële nota van het MJP en jaarlijkse budgetten –interne kredietaanpassingen

34 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt …. Betrouwbare financiële en beheersinformatie Art. 93 1° GD Art 91 1° OCMW In overleg met MT Onder de functionele leiding van de secretaris De ontvanger rapporteert aan de secretaris (alleen voor dit 1° lid)

35 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt …. Betrouwbare financiële en beheersinformatie Art. 93 2° GD Art. 91 2° OCMW De ontvanger staat in voor … het opmaken van de jaarlijkse inventaris. –Decreten zeggen hieromtrent niets over rapportering –Nochtans: intense rapportering heen en weer –Voorbeeld: betreffende de totstandkoming van jaarlijkse inventaris?

36 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt …. Betrouwbare financiële en beheersinformatie Management team OntvangerDiensten

37 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt …. Betrouwbare financiële en beheersinformatie Art. 93 3° GD 91 3° OCMW De ontvanger verzorgt: –financiële analyse en –financiële beleidsadvisering Decreten zeggen niet voor wie of voor wat – aan CBS? – aan GR? – aan secretaris? – aan MT?

38 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt …. Betrouwbare financiële en beheersinformatie Art. 165 GD 167 OCMW Ontvanger rapporteert over – thesaurietoestand – liquiditeitsprognose – evolutie van budgetten Aan GR Aan GR Aan CBS Aan CBS eenmaal per jaar eenmaal per jaar

39 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 39 Niet in decreet opgenomen als verplichting OntvangerOntvanger De diverse diensten (dienst- hoofden) Art. 93§2 Jaar- lijkse inven- taris MT Art. 93§1 Voor- ontwerp van: fin nota’s Interne krediet- aanpas- sing secretarisMTCBSGR

40 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 40 Niet in decreet opgenomen als verplichting O ntvangerO ntvanger De diverse diensten (dienst- hoofden) Art. 93§2 Jaarlijkse inventaris MT Art. 93§2 Financiële analyses Beleids- adviezen SecretarisMTCBSGR

41 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 41 Niet in decreet opgenomen als verplichting O ntvangerO ntvanger De diverse diensten (diensthoo fden) Art. 93§2 Jaarlijkse inventaris MT Art. 165 Thesaurie- toestand Liq. prognose Beheers- controle SecretarisMTCBSGR

42 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt …. Betrouwbare financiële en beheersinformatie pag 27 pag 27

43 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren over het economisch gebruik van middelen Zeer ruim territorium We bespreken: –debiteurenbeheer –contractenbeheer

44 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren over het economisch gebruik van middelen Debiteurenbeheer – Art. 94 2° GD Art 92 2° OCMW – De financieel beheerder staat in volle onafhankelijkheid in voor … debiteurenbeheer … – hij rapporteert in volle onafhankelijkheid aan CBS CBS GR GR

45 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren over het economisch gebruik van middelen Ons voorstel: Budget beheerders MT CBS Ontvanger

46 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren over het economisch gebruik van middelen Beheer van contracten –economisch gebruik van … verzekeringscontracten Onderhoudscontracten Onderhoudscontracten Contracten van verhuring Contracten van verhuring … –rol van budgethouder / budgetbeheerder? –coördinerende rol van de ontvanger? –Rapporteren aan wie?

47 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren over bescherming van activa Bezorgdheid in diverse opzichten vergelijkbaar met eerder behandelde punten: –Verzekeringscontracten –jaarlijkse inventaris Andersoortige behandeling voor: Onroerende goederen –BPA, leegstand gebouwen van het bestuur, kwaliteitsbewaking, onderhoud en groot onderhoud Roerende goederen –naast thesaurie en debiteuren –voorraden, gereedschappen, rollend materieel Actief beheer gewenst. –Door wie? Wie rapporteert? Aan wie? –Hoe sturing geven?

48 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapportering ter voorkoming van fraude 1Fraude bemoeilijken –Functiescheiding –Procedures –Voorafgaand visum … kritische blik –Provisie voor … periodiek voorleggen van staat van uitgaven, verantwoordingstukken –Inning van … dagontvangsten … –Financieel beheerder verifieert boekhouding en kasvoorraad –Hij rapporteert via een proces-verbaal –tweede handtekening

49 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapportering ter voorkoming van fraude 2Sanctioneren van fraude  Wie rapporteert? –Degene die fraude vaststelt –Aan wie? –Huishoudelijk reglement.

50 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv interne controle 1Zie hoger 3.1 tot en met 3.6 2Art. 101 GD Art 100 OCMW  Secretaris staat in voor organisatie en werking van de interne controle  Hij rapporteert eenmaal per jaar aan CBS en GR.  Hij informeert personeel.

51 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv interne controle Resterende vragen inhoud van jaarlijkse rapportering? inhoud van jaarlijkse rapportering?

52 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv interne controle Dat er nog geen interne audit bestaat in het eigen bestuur; Dat het systeem van interne controle nog niet bestaat in het eigen bestuur, maar dat wel reeds elementen van interne controle worden toegepast. Die elementen hebben betrekking op: –de volgende procedures: …. –de volgende operationele doelstellingen: … welke personen belast zijn met onderdelen van interne controle en welke onderdelen dat zijn; hoe door de betrokken personen wordt gehandeld en hoe ze hierover rapporteren;

53 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv interne controle Linken met een raamwerk de informatie die blijkt uit de punten 3.1 tot en met 3.6 naar een ander niveau tillen – zie bijvoorbeeld: Leidraad interne controle/organisatiebeheersing

54 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Rapporteren ifv interne controle 1.Doelstellingen, proces- en risicomanagement 2.Belanghebbendenmanagement 3.Monitoring 4.Organisatiestructuur 5.Human resources management 6.Organisatiecultuur 7.Informatie en communicatie 8.Financieel management 9.Facility management 10.Informatie- en communicatietechnologie 11.Veranderingsmanagement.

55 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 55 4 Enkele praktische hints en tips Voor officiële rapporten … algemeen geldende eigenschappen Vrijheid en creativiteit voor informele interne rapporten, maar wel –goede afspraken –zoveel mogelijk standaardiseren … –mede met het oog op ondersteuning doorinformatica.

56 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 56 5 Conclusie Rapportering –Decreet legt een minimum op. –Rapporten dienen op de eerste plaats het eigen bestuur, daarom doelgroepen van de rapportering bepalen inhoud, vorm, frequentie afstemmen op doelgroepen iedereen is erbij betrokken

57 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 57 5 Conclusie Voor de ontvangers: –We begonnen met sober schema –We zouden kunnen eindigen met een zeer geladen schema Maar …

58 Jan en Koen zeggen dank voor de aandacht


Download ppt "Rapporteren in openbare besturen Jan Umans & Koen Milis VLO – congres 8 mei 2009 www.imcs.nu."

Verwante presentaties


Ads door Google