Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus

Presentatie over: "Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus"— Transcript van de presentatie:

1 Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus
[Uw bedrijfsnaam] presenteert: Microsoft® Office Outlook®  2007-cursus [Opmerkingen voor de cursusleider: Zie de laatste dia voor gedetailleerde Help met betrekking tot het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal. Macromedia Flash-animaties: deze sjabloon bevat Flash-animaties. Deze worden afgespeeld in PowerPoint 2000 en latere versies. Als u deze sjabloon echter wilt opslaan in PowerPoint 2007, slaat u deze op in de eerdere PowerPoint-bestandsindeling: PowerPoint presentatie (*.ppt) of PowerPoint sjabloon (*.pot) (de bestandstypen worden weergegeven in het dialoogvenster Opslaan als, naast Opslaan als type). Waarschuwing: Als u de sjabloon opslaat in een PowerPoint 2007-bestandsindeling, zoals PowerPoint-presentatie (*.pptx) of PowerPoint-sjabloon (*.potx), blijven de animaties niet bewaard in het opgeslagen bestand. Tevens: het opslaan van de sjabloon leidt mogelijk tot een waarschuwingsbericht over persoonlijke informatie omdat deze presentatie Macromedia Flash-animaties bevat. Deze waarschuwing is echter niet op deze presentatie van toepassing, tenzij u informatie toevoegt aan de eigenschappen van het Flash-bestand zelf. Klik in het berichtvenster op OK]. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

2 De omvang bepalen en deze beperken
De inhoud van de cursus Overzicht: De omvang van uw postvak binnen de perken houden Les: Is uw postvak aan de grote kant? De les omvat een lijst met voorgestelde taken en een reeks testvragen. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

3 Overzicht: De omvang van uw postvak binnen de perken houden
Krijgt u wekelijks of zelfs dagelijks berichten waarin u wordt gevraagd de omvang van uw postbus terug te brengen? Of kunt u niet meer vinden wat u nodig hebt omdat uw postvak zo vol is? Het aantal berichten kan snel oplopen en de ruimte is beperkt. Wellicht wordt het tijd om de omvang van uw postvak terug te brengen. In deze cursus leert u hoe u berichten uit uw postvak kunt verwijderen om de algemene omvang ervan terug te brengen. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

4 Cursusdoelstellingen
Geef de grootte van het postvak en de afzonderlijke submappen weer. Begrijp waardoor een bericht groot wordt en bekijk de grootte van een bericht. Stel eenvoudige processen op en gebruik de hulpmiddelen die zijn ingebouwd in Outlook om te voorkomen dat uw e- mail zich ophoopt. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

5 Is uw postvak aan de grote kant?
Les Is uw postvak aan de grote kant?

6 Is uw postvak aan de grote kant?
Een overvol postvak kan problemen veroorzaken. Sommige serviceproviders of systeembeheerders staan u niet toe e- mailberichten te verzenden of te ontvangen als uw postvak een bepaalde grootte heeft bereikt. Mogelijk ontvangt u een waarschuwing, zoals hieronder wordt weergegeven. Mogelijk echter ook niet. Als u wel een waarschuwing hebt ontvangen of denkt dat u in de buurt van uw limiet komt, wordt het tijd de grootte van uw postvak te gaan terugbrengen. Zelfs als u de limiet nog niet hebt overschreden, kan het verminderen van het aantal berichten in uw postvak u helpen het overzicht te bewaren van wat belangrijk is en wat niet. Hoe? Misschien hebt u moeite om te vinden wat u nodig hebt omdat er zo veel berichten in uw postvak staan. Het wissen van een aantal hiervan kan u helpen efficiënter te werken. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

7 Wat betekent het als een postvak groot is?
Zoals u ziet in de afbeelding bestaat uw postvak uit mappen. De grootte van het postvak wordt bepaald door de grootte en de inhoud van de mappen. Terwijl u berichten verzendt en ontvangt, afspraken maakt, contactpersonen toevoegt of taken maakt, worden deze mappen gevuld, en wordt dus ook uw postvak voller en voller. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

8 Wat betekent het als een postvak groot is?
Als u uw e- mailberichten op een server opslaat, wordt de limiet voor de grootte van het postvak gewoonlijk door een systeembeheerder ingesteld. De limieten voor de grootte kunnen sterk variëren en kunnen worden ingesteld op 1 MB maar ook op 2 GB of meer. Als u wilt weten welke specifieke grootterestricties gelden voor uw , moet u enig onderzoek verrichten. Wat voor soort onderzoek? Uw provider heeft mogelijk een website waarop deze informatie is gepubliceerd, of u kunt het uw systeembeheerder, IT-afdeling of internetprovider vragen. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

9 Wat betekent het als een postvak groot is?
Als een postvak de maximale grootte heeft bereikt, kan een beheerder de functionaliteit gaan beperken. In Outlook wordt eveneens een limiet gehanteerd, namelijk 20 GB. Dat is een heleboel ruimte! Als uw postvak zo groot wordt, kunt u geen gegevens meer toevoegen in Outlook. De oplossing? Tijd om op te ruimen. Voorbeelden van verlies van functionaliteit: bij 90 MB krijgt u bijvoorbeeld een waarschuwing; at 100 MB, bij 100 MB mag u geen meer verzenden en bij 110 MB ook geen meer ontvangen. We beschrijven nu hoe u kunt bepalen hoe groot een postvak is. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

10 De grootte van uw postvak bekijken
U kunt snel opzoeken hoe groot uw postvak is door vanuit het navigatiedeelvenster over te schakelen naar de mapweergave en onder aan het deelvenster op Mapgrootten te klikken. Omdat de grootte per map wordt weergegeven, vormt het dialoogvenster Mapgrootte   een handige manier om uit te zoeken hoe groot uw postvak is en hoeveel ruimte specifieke mappen in beslag nemen. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

11 De grootte van uw postvak bekijken
De grootte wordt aangegeven in KB (kilobytes). Wat doet u als de systeembeheerder megabytes gebruikt om de grootte aan te geven? Gelukkig is er een duidelijke relatie tussen kilobytes, megabytes en gigabytes: één megabyte is gelijk aan en megabytes vormen samen één gigabyte. Ook als u geen zin hebt om te onthouden wat de relatie is tussen kilobytes, megabytes en gigabytes, hoeft u zich geen zorgen te maken. De Snelzoekkaart, waarnaar aan het einde van deze cursus een koppeling is opgenomen, bevat omrekeninformatie. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

12 Berichten kunnen een postvak groot maken
De grootte van een postvak wordt dus bepaald door de grootte van de mappen in dat postvak. Logisch genoeg wordt de grootte van een map bepaald door de grootte van de berichten in deze mappen. De berichtgrootte varieert van organisatie tot organisatie en van persoon tot persoon. Het gemiddelde bericht is zo'n 30 KB groot. Net als grootterestricties voor postvakken worden grootterestricties voor berichten ingesteld door een systeembeheerder op het serverniveau. Dit kunt u niet wijzigen in Outlook. Behalve de grootte van de berichten dragen ook de grootten van de agenda-afspraken, contactgegevens en notities in elke map in het postvak bij aan de totale grootte van de map. Nu dat u wat meer weet over grootte en over de redenen waarom uw postvak soms groot kan worden, gaan we het hebben over enkele snelle manieren om de omvang ervan te beperken. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

13 Zoeken naar de grote berichten
Als u de totale omvang van uw postvak of de omvang van een specifieke map in uw postvak wilt verminderen, kunt u de berichten lezen en vervolgens beantwoorden, archiveren of verwijderen op basis van hun grootte. [Auteur: .swf hier invoegen; verwijder de tijdelijke aanduiding voordat u het .swf- bestand invoegt.] Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. In de animatie ziet u hoe u de grootte van berichten kunt bepalen en hoe u berichten kunt sorteren op grootte met behulp van de tabelweergave. Nadat u grote berichten hebt gevonden, kunt u vervolgens besluiten of u deze wilt behouden (gezien hun grootte). Weet u niet zeker welke andere mogelijkheden u hebt behalve verwijderen? Later in de cursus dragen we een aantal ideeën aan. [Opmerking voor de cursusleider: Als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] U kunt Outlook gebruiken om de grootte van afzonderlijke berichten in de gaten te houden. Zo kunt u sorteren van grootste naar kleinste. Als u de grootte van elk groot bericht in uw postvak wilt bekijken, kunt u berichten weergeven in de tabelweergave. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

14 Zoeken naar de grote berichten
Als u de totale omvang van uw postvak of de omvang van een specifieke map in uw postvak wilt verminderen, kunt u de berichten lezen en vervolgens beantwoorden, archiveren of verwijderen op basis van hun grootte. U kunt Outlook gebruiken om de grootte van afzonderlijke berichten in de gaten te houden. Zo kunt u sorteren van grootste naar kleinste. Als u de grootte van elk groot bericht in uw postvak wilt bekijken, kunt u berichten weergeven in de tabelweergave. In de afbeelding ziet u hoe u, met behulp van de tabelweergave, de berichtgrootte kunt bekijken en op basis hiervan berichten sorteren. Nadat u grote berichten hebt gevonden, kunt u vervolgens besluiten of u deze wilt behouden (gezien hun grootte). Weet u niet zeker welke andere mogelijkheden u hebt behalve verwijderen? Later in de cursus dragen we een aantal ideeën aan. [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

15 Bijlagen opslaan buiten uw e-mail
Als u naar de grootte gaat kijken, valt op dat grotere berichten vaak bijlagen bevatten. Tijdens het lezen van uw berichten kunt u dus de opdracht Bijlagen opslaan op het menu van de Microsoft Office- knop en sla de bijlagen op een gemakkelijk terug te vinden locatie op uw vaste schijf op. Er moet een bericht zijn geopend om toegang te kunnen krijgen tot het menu van de Microsoft Office-knop. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

16 Bijlagen opslaan buiten uw e-mail
Nadat u de bijlage hebt opgeslagen, kunt u het bericht verwijderen als u dit niet meer nodig hebt. Voordat u begint met het opslaan van bijlagen op uw vaste schijf, moet u ervoor zorgen dat u een locatie op het oog hebt die u zich later gemakkelijk kunt herinneren. Als de bijlage bijvoorbeeld uit een foto bestaat, kunt u deze opslaan in de map Afbeeldingen of Mijn afbeeldingen. Zorg er ook voor dat u de bijlage een naam geeft die verwijst naar de inhoud en de context van het bestand. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

17 Niet actueel of niet? Verplaats het naar de computer
Het lijkt wel alsof e- mailberichten al op uw computer staan, want daarop leest u ze tenslotte. Maar vaak blijven uw berichten op een e- mailserver staan totdat u deze naar een map op uw computer verplaatst. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

18 Niet actueel of niet? Verplaats het naar de computer
Hier is een voorbeeld. Als u een service op internet gebruikt, zoals Windows Live ™ Hotmail® of een server waarop Microsoft Exchange Server wordt uitgevoerd (zoals het geval is bij veel grote ondernemingen), worden uw e- mailberichten vermoedelijk opgeslagen op de server. Hier vormt het verplaatsen van berichten naar een opslagmap op de eigen computer een van de mogelijkheden om uw postvak kleiner te maken. Dat is bijvoorbeeld wat er gebeurt als u berichten archiveert via de voorziening AutoArchiveren. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

19 De map Verwijderde items leegmaken
Een andere manier om uit uw postvak te halen is door het te verwijderen en vervolgens de map Verwijderde items leeg te maken. Telkens wanneer u een bericht verwijdert, gaat dit bericht naar de map Verwijderde items , die zich gewoonlijk op de server bevindt en niet op uw computer. Deze map kan snel groter worden, dus is het verstandig om deze regelmatig leeg te maken. Omdat u waarschijnlijk toch al van plan was om u te ontdoen van de verwijderde items, is het definitief verwijderen van deze berichten een gemakkelijke manier om de omvang van uw postvak te reduceren. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

20 De map Verwijderde items leegmaken
U kunt opgeven wanneer en op welke manier u de map Verwijderde items wilt leegmaken. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat de map telkens wanneer u Outlook afsluit automatisch moet worden leeggemaakt en u kunt de map ook handmatig leegmaken wanneer u maar wilt. Automatisch: Klik op Opties in het menu Extra in het hoofdvenster van Outlook. Selecteer op het tabblad Overig het selectievakje Map Verwijderde items leegmaken bij afsluiten uit . Uw postvak wordt dan al snel een stuk kleiner. Handmatig: u kunt meer controle uitoefenen door telkens wanneer u dat wilt de map leeg te maken door simpelweg met de rechtermuisknop te klikken. In de afbeelding wordt weergegeven waar in Outlook dit leegmaken plaatsvindt. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

21 Stappen ondernemen om ongewenste e-mail te vermijden
Een van de manieren om ongewenste te vermijden is door deze bij de bron tegen te houden. Hier volgen enkele adviezen die u hierbij kunnen helpen: Gebruik de filter voor ongewenste en stuur ongewenste naar de plek waar deze thuishoort, namelijk de map Ongewenste . Reageer niet op ongewenste of kettingbrieven. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

22 Stappen ondernemen om ongewenste e-mail te vermijden
Een van de manieren om ongewenste te vermijden is door deze bij de bron tegen te houden. Hier volgen enkele adviezen die u hierbij kunnen helpen: Als u reageert op een bericht door op dergelijke 'verwijder mij'-koppelingen te klikken, laat u de afzender ongewild weten dat iemand dit adres gebruikt en is de kans groot dat er daardoor alleen maar meer ongewenste uw postvak binnenkomt. Omdat ongewenste in welke vorm dan ook (ook wel 'spam' genoemd) een steeds groter probleem begint te worden, is Outlook uitgerust met een aantal functies die zijn ontworpen om u te helpen bij het vermijden van ongewenste . De Snelzoekkaart, waarnaar aan het einde van de cursus een koppeling is opgenomen, bevat koppelingen naar hulpbronnen die u kunnen helpen bij het afhandelen van ongewenste . Wees voorzichtig met klikken op een koppeling in een bericht met een tekst als “Klik hier om uzelf van deze adressenlijst te verwijderen.” Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

23 Gebruikt u RSS? Kies uw kanalen met zorg
RSS (ook wel Really Simple Syndication) genoemd, vormt een prima manier om nieuws en informatie rechtstreeks in Outlook te laten afleveren. Berichten die u via RSS bereiken, worden gewoonlijk afgeleverd bij de map RSS-kanalen in uw postvak. Als u zich abonneert op kanalen die veel verkeer genereren, constateert u wellicht dat de kanalen snel tot het uitdijen van uw postvak kunnen leiden. Gebruik dus de voorziening AutoArchiveren om automatisch oude items van RSS-kanalen te verwijderen. De Snelzoekkaart, waarnaar aan het einde van deze cursus een koppeling is opgenomen, bevat een verwijzing naar nadere informatie. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

24 Alle opschoonbewerkingen bij elkaar in Postvak opruimen
In deze cursus zijn manieren beschreven om achter de grootte van uw postvak en de daarin opgenomen berichten te komen, plus enkele manieren om berichten te verplaatsen of te verwijderen om de grootte van uw postvak te beperken. Zou u al deze dingen op één plek willen hebben? Zoek niet langer. Het is een voorziening die Postvak opruimen wordt genoemd en die toegankelijk is via het menu Extra in het hoofdvenster van Outlook. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

25 Alle opschoonbewerkingen bij elkaar in Postvak opruimen
In deze cursus zijn manieren beschreven om achter de grootte van uw postvak en de daarin opgenomen berichten te komen, plus enkele manieren om berichten te verplaatsen of te verwijderen om de grootte van uw postvak te beperken. U kunt op Postvak opruimen klikken om e- mailberichten te gaan zoeken en afhandelen op manieren die u nu vertrouwd zijn, zoals in de afbeelding wordt weergegeven. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

26 Suggesties voor oefeningen
Bekijk Postvak opruimen. Zoek grootte van postvak op in de mappenlijst. Sorteer op grootte . Bekijk uw type account voor meer informatie over de aflevering van berichten. [Opmerking voor de cursusleider: als u Outlook 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Outlook-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Outlook 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (hiervoor is Outlook 2007 vereist) Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

27 De omvang bepalen en deze beperken
Testvraag 1 Waardoor wordt een postvak groot? (Kies één antwoord.) De grootte en het aantal van de berichten in de mappen. Het navigatiedeelvenster. Alleen berichten met bijlagen. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

28 De omvang bepalen en deze beperken
Testvraag 1: antwoord De grootte en het aantal van de berichten in de mappen. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

29 De omvang bepalen en deze beperken
Testvraag 2 Welke van de volgende acties moet u uitvoeren als u berichten verwijdert om de grootte van uw postvak te beperken? (Kies één antwoord.) De computer opnieuw opstarten. Outlook afsluiten. De map Verwijderde items leegmaken. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

30 De omvang bepalen en deze beperken
Testvraag 2: antwoord De map Verwijderde items leegmaken. Zoals u in de cursus hebt geleerd, kunt u dit handmatig of automatisch uitvoeren. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

31 De omvang bepalen en deze beperken
Testvraag 3 Het is mogelijk de grootte van het postvak te controleren vanuit Postvak opruimen. (Kies één antwoord.) Juist. Onjuist. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

32 De omvang bepalen en deze beperken
Testvraag 3: antwoord Juist. En u kunt hier andere nuttige dingen bekijken, zoals alle berichten die groter zijn dan een bepaald formaat en alle berichten die ouder zijn dan een bepaalde datum. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

33 De omvang bepalen en deze beperken
Snelzoekkaart Raadpleeg de Snelzoekkaart als u een overzicht wilt weergeven van de taken die in deze cursus aan bod komen. Uw postvak beheren I:  De omvang bepalen en deze beperken

34 DEZE SJABLOON GEBRUIKEN
Deze Microsoft® Office PowerPoint®-sjabloon bevat een cursus over het behouden van de controle over de grootte van uw postvak in Microsoft Office Outlook® 2007. U kunt deze sjabloon gebruiken voor een groepspresentatie en u kunt deze sjabloon eventueel aanpassen.. De inhoud van deze sjabloon is ontleend aan de Microsoft Office Online Training-cursus met de titel Uw postvak beheren I: De omvang bepalen en deze beperken. Voorzieningen van deze sjabloon Titeldia: op de eerste dia wordt een tijdelijke aanduiding weergegeven. U kunt uw bedrijfsnaam over deze tekst typen. U kunt deze tekst verwijderen als u dit tekstvak niet wilt gebruiken. Animaties deze presentatie is voorzien van aangepaste animatie-effecten. Het betreft onder meer de effecten Kort weergeven, Uitrekken, Oplossenand Dambord. Deze kunnen worden afgespeeld in eerdere versies tot aan Microsoft PowerPoint Als u deze effecten wilt wijzigen, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Aangepaste animatie en ten slotte kiest u de gewenste opties. Als deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat als u het Flash-bestand wilt afspelen, moet u een Microsoft ActiveX®-besturingselement met de naam Shockwave Flash Object op uw computer installeren. Download hiertoe de recentste versie van Adobe Flash Player vanaf de Adobe-website. Waarschuwing bij het opslaan van de Flash-animaties: de Flash-animaties worden afgespeeld in PowerPoint 2000 en latere versies. Als u deze sjabloon echter wilt opslaan in PowerPoint 2007, slaat u deze op in de eerdere PowerPoint-bestandsindeling: PowerPoint presentatie (*.ppt) of PowerPoint sjabloon (*.pot) (De bestandstypen worden weergegeven in het dialoogvenster Opslaan als, naast Opslaan als type). Als u de sjabloon opslaat in een PowerPoint 2007-bestandsindeling, zoals PowerPoint-presentatie (*.pptx)of PowerPoint-sjabloon (*.potx), blijven de animaties niet bewaard in het opgeslagen bestand. Diaovergangen: de overgang Wissen naar beneden is in de gehele diavoorstelling toegepast. Als u een andere overgang wilt gebruiken, opent u het menu Diavoorstelling, klikt u op Diaovergang en werkt u ten slotte met de opties die worden weergegeven. Hyperlinks naar de online cursus: deze sjabloon bevat koppelingen naar de online versie van deze cursus. De koppelingen leiden telkens naar de oefensessie voor de desbetreffende les en naar de Snelzoekkaart die voor deze cursus is gepubliceerd. Belangrijk: Microsoft Office Outlook 2007 moet op uw machine zijn geïnstalleerd als u de oefensessies wilt weergeven. Als u niet over Outlook 2007 beschikt, kunt u de oefeninstructies niet openen. Kopteksten en voetteksten: deze sjabloon bevat een voettekst met de cursustitel. U kunt de voettekst wijzigen of verwijderen met behulp van het dialoogvenster Koptekst en voettekst. U kunt het dialoogvenster openen via het menu Beeld. DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het notitievenster of de notitiepagina (menu of tabblad Beeld) voor uitgebreide Help-informatie bij deze sjabloon.