GRANT MANAGEMENT Dominiek Willemse 2015-2016. TITLE | 2 Waarom dit seminarie?

Presentatie over: "GRANT MANAGEMENT Dominiek Willemse 2015-2016. TITLE | 2 Waarom dit seminarie?"— Transcript van de presentatie:

1 GRANT MANAGEMENT Dominiek Willemse 2015-2016

2 TITLE | 2 Waarom dit seminarie?

3 TITLE | 3 Clubs informeren over de regels van TRF ivm met grants. Clubs informeren over: de procedure voor aanvragen van Grants, duurzaamheid van een project, financieel beheer van een project. Clubs moeten een MOU ondertekenen Verplicht voor het bekomen van de Certificatie.

4 TITLE | 4 Workshop!

5 The Rotary Foundation

6 TITLE | 6 MISSIE VAN DE ROTARY FOUNDATION Via subsidies aan projecten voor gezondheid, onderwijs en armoedebestrijding, bijdragen tot een grotere wereldwijde verstandhouding en vrede.

7 TITLE | 7 1.Humanitaire projecten: District Grants: kleinschalige (locale) projecten. Global Grants: grote internationale prjecten. 2.End Polio Now 3.Studiebeurzen 4.Rotary Peace Centers. Acties van TRF:

8 TITLE | 8  Foundation Beurs  Foundation Beurs (Global Grant)  Bedrag: 30.000 $  Binnen de 6 strategische actiedomeinen.  Niet voor familie van rotariërs Beurzen van het District 1630  Beurzen van het District 1630 (voor iedereen!)  6 à 7 beurzen voor een totaal van 50.000€  Speciale Beurzen (Centra voor de Vrede, Water,)   Toegekend en volledig gefinancierd door TRF. Studiebeurzen: Reglement op www.rotary1630.org (sept)www.rotary1630.org Deadline 15/02/16 (voor jaar 16-17!)

9 FINANCIERING VAN DE FOUNDATION

10 TITLE | 10 1.Bijdragen van de Rotary Clubs  Cheque aan de Foundation (80 EUR/L)  Cheque aan Polio (25 EUR/L) Onontbeerlijk voor de continuïteit!!! 2.Individuele bijdragen van individuele rotariërs.  Every Rotarian, Every Year.  Paul Harris Fellows & Society 3.Giften en legaten Financiering van TRF:

11 TITLE | 11 Giften SHARE (DDF) Bijdragen Interesten 3 Fondsen: Cheque aan de Foundation Giften voor Polio

12 TITLE | 12 DDF 2015-2016 $ $268.121 en 2012 $268.121 en 2012 $134.061 (-5%) 20132014 2015 World Fund District Designated Fund $134.061 Global Grants $67.030 $67.030 District Grants

13 TITLE | 13 Rotary’s Endowment Fund Nieuwe naam van het PERMANENT FUND = investeringsfonds, uitkeringsfonds, … Giften worden permanent geïnvesteerd. Enkel de besteedbare opbrengsten worden aangewend voor projecten. Soorten giften: Gewone giften, legaten, nalatenschappen Belofte, opgenomen in het testament (bequest) Fiscaal voordeel: DUO-LEGAAT !!!

14 TITLE | 14  Een gift van >25.000 USD: Kan uw naam dragen: “Guido Vangansewinkel Endowment Fund” Bedrag blijft voor altijd belegd en opbrengsten vloeien naar de World Fund, SHARE of Rotary Peace Centers (zelf te bepalen)  Nog grotere giften (Bvb 100.000 USD): Meer focus-opties: Global Grants, Areas of Focus, een specifiek District, een geografische gebied, Studiebeurzen, … Jaarlijks verslag. Giften aan het Endowment Fund

15 TITLE | 15 Financieel jaarverslag:

16 GRANT MANAGEMENT

17 Global Grant Aanvraag en implementatie van een Global GRANT

18 TITLE | 18 WERKGROEP 1: Vraag: 1+2

19 TITLE | 19 Een duurzaam project Volledige online procedure Binnen de 6 strategische domeinen. Internationale samenwerking Budget van min. +/- 35.000 $ (de subsidie moet minstens 15.000 $ bedragen). De Club moet gecertificeerd zijn. EEN GLOBAL GRANT:

20 TITLE | 20 Vrede en Conflictbeheersing Preventie en behandeling van ziektes Water, water-zuivering en hygi ë ne Gezondheid van moeder en kind Basisonderwijs en alfabetisering Economische ontwikkeling Strategische actiedomeinen

21 TITLE | 21 EEN GOED GRANT PROJECT: Beantwoordt aan een reële behoefte. Samenwerking met goede locale partners Efficiënte werkgroep (geen one man show) Kwantificeerbaar = betere de opvolging Meetbare en duurzame doelstellingen Een goede voorbereiding Een goed uitvoeringsplan Een operationele en financiële controle

22 TITLE | 22 ESSENTIEEL: GOEDE PARTNERS SAMEN een project ontwikkelen!!! Een GOEDE partnerclub (Host Sponsor) De begunstigde gemeenschap Plaatselijke organisaties (NGOs, universiteiten, lokale administraties, …) De betrokkenheid van de partners in alle etappes Een goede communicatie is primordiaal – tussen de partners – met het district.

23 TITLE | 23 Subsidiëring / Hefboom

24 TITLE | 24 WERKGROEP 4: Vraag: 1

25 TITLE | 25 NIEUW vanaf 1 juli 2015!  TRF reserveert 5% van de bijdragen aan het Wereldfonds.  Dit heeft geen rechtstreeks effect voor de clubs!  TRF rekent 5% kosten aan op alle cash- inbreng die via TRF loopt voor Grants:  Clubs moeten 5% op hun inbreng reserveren voor kosten. Dus zij kunnen slechts 95% van hun budget voorzien als bijdrage aan het project.  D1630 zal dit compenseren door haar aandeel vanuit het DDF te verhogen met 8,75%  Dit kan vermeden worden door rechtstreeks op de projectrekening te storten, maar dan geen Credits voor PHF.

26 TITLE | 26 DDF D1630 10.357 USD Wereld- Fonds (TRF): 4.762 USD Clubs: 9.524 USD‏ Wereld- Fonds (TRF): 10.357 USD 50% 100% NON-Rotary: 0 USD Wereld- Fonds (TRF): 0 USD 50% 108,75% Vanaf 1/07/15: clubs hebben 10.000 $ Totale Subsidie: 25.476 $ Totaal Project: 9.524 (1/3) + 25.476 (2/3) = 35.000 $ Clubs betalen 10.000 $

27 TITLE | 27 GLOBAL GRANT: berekening vanaf 1/07/2015!  Het DDF van het District (2015-2016): 108,75% van de bijdrage v/d club(s) D1630 Plafond van 16.300 $ (of 19.000 $ indien meerdere clubs)  Het Wereldfonds: 100% van het bedrag van het DDF en 50% van bijdragen van de Rotary club(s) en 50% van NIET-rotary bijdragen Plafond van 200.000 $

28 TITLE | 28 DDF D1630 Clubs D1630 Max. 19.000$ Wereld- Fonds (TRF) Clubs 95% van hun budget‏ Wereld- Fonds (TRF) 50% 100% Min. 15.000 $ Max. 200.000 $ NON-Rotary‏ Wereld- Fonds (TRF) 50% 108,75% GLOBAL GRANT = HEFBOOM (X3)!

29 TITLE | 29 Vorm een grant comité: 3 leden (Bij GG: + 3 leden van Host Sponsor) Verdeel de taken Stel een implementatieplan op Maak een gedetailleerd budget Zorg voor een “plan B” Organiseer uw administratie en archief PROJECT PLANNING

30 TITLE | 30 GOEDE GIDSEN:

31 TITLE | 31 Toegelaten uitgaven Update July 2015

32 TITLE | 32 WERKGROEP 3: Vraag: 1

33 TITLE | 33 Geeft een gemeenschap de kennis en vaardigheden om de resultaten van een project te behouden en verder te zetten, ook nadat de Grant is afgelopen. DUURZAAM PROJECT:

34 TITLE | 34 Kenmerken van een duurzaam project: Community needs: Het project moet gebaseerd zijn zijn op effectieve noden (community’s assessment) Aangepaste technologie: aangepast aan het niveau van de gemeenschap en idealiter ter plaatse beschikbaar. Duurzame financiering: de gemeenschap moet zelf kunnen voorzien in de financiering van het gebruik en het onderhoud, zonder bijkomende steun van de Rotary. Kennisoverdracht: Het project moet voorzien in opleiding en training, teneinde de gemeenschap toe te laten het project op eigen kracht verder te zetten. Motivatie: de gemeenschap moet betrokkenheid tonen en “ownership” van het project opnemen. Monitoring en evaluatie: het project moet meetbare objectieven en een opvolgingsplan voorzien, die belangrijke verbeteringen moeten kunnen aantonen, voor een periode van minstens 3 jaar

35 TITLE | 35 Wees realistisch Vraag meerdere offertes, Kies het “beste” aanbod Hou rekening met wisselkoersen Voer een gedetailleerde boekhouding BUDGET & BOEKHOUDING

36 TITLE | 36 Aparte bankrekening (projectrekening) Gebruik overschrijvingen of bankkaarten om de gelden op te volgen. Gedetailleerde boekhouding FINANCIEEL PLAN

37 TITLE | 37 International sponsors moeten minstens 30% van de cash-sponsoring financieren. Er mogen geen bedragen van begunstigden of samenwerkende organisaties gevraagd worden in ruil voor een Grant. Sponsoring mag niet komen van andere Grant projects. De bijdragen moeten toegewezen worden aan de schenker. VOORWAARDEN VAN DE FINANCIERING:

38 TITLE | 38 ONLINE AANVRAGEN: www.rotary.org

39 TITLE | 39 Aanpassingen Tijdens implementatie, zijn aanpassingen van het project mogelijk, maar zij moeten vooraf toegestaan worden. Bij afsluiting, moet voor elke budgetpost, elk verschil van meer dan 10% (tussen werkelijkheid en budget) gerechtvaardigd worden.

40 TITLE | 40 Monitoring and Evaluation Toolkit Op basis van vooropgestelde doelstellingen Resultaten meten en opvolgen. Elke 12 maanden een verslag Finaal verslag binnen de 2 maanden na realisatie van het project. EVALUATIE & RAPPORTERING

41 TITLE | 41 De activiteiten van alle betrokken partijen Evaluatie van de project-doelstellingen In welke mate het project de doelstelling van het strategisch actiedomein realiseert Hoe de gelden besteed werden Het aantal begunstigden en welke voordelen zij hebben verworven INHOUD GLOBAL GRANT RAPPORT:

42 TITLE | 42 ARCHIEF: minstens 5 jaar te behouden Best foto’s en van alles kopies maken Een elektronische archivering voorzien, toegankelijk voor alle partners

43 District Grant

44 TITLE | 44 WERKGROEP 2: Vraag: 1+2+3

45 TITLE | 45 Kleinschalige projecten van min. 3.000 € Eenvoudige administratieve procedure. Beperkte voorwaarden:  Certificering.  Doelstellingen van het District Ook voor LOKALE PROJECTEN!! Actieve deelname en betrokkenheid van de rotariërs! District Grants

46 TITLE | 46  Doelstellingen van het District: Armoedebestrijding Steun aan gehandicapten Ontwikkelingshulp. Verslavingspreventie (new) Hulp aan personen met gedragsstoornissen (new)  Aanvragen voor 30/06/2015. GEEN voorontwerp! Praktische gids en aanvraagformulier !!! www.rotary1630.org District Grants 15-16: 65.000 EUR

47 TITLE | 47 WERKGROEP 5: Vraag: 1+2

48 TITLE | 48 St Elisabeth School RC Overpelt-Noord-Limburg St. Gerardus RC Genk Voorbeelden van District Grants

49 TITLE | 49 Les Mirabelles RC Herve La Vie par Un Fil ASBL RC Flémalle Voorbeelden van District Grants

50 CERTIFICATIE

51 TITLE | 51 WERKGROEP 3: Vraag: 2

52 TITLE | 52 Waarom certificatie?: Clubs en Districts moeten gecertificeerd zijn om Grants te kunnen ontvangen van TRF. Noodzakelijk voor ELKE grant! Engagement van de club om een Grant project goed te beheren, zowel administratief als financieel. Eenvoudige voorwaarden en procedure!

53 TITLE | 53 Grant management seminarie bijwonen MOU ondertekenen Certificatie formulier invullen CERTIFICATIE:

54 TITLE | 54 Blijft één jaar geldig. De club blijft volledig verantwoordelijk voor de gelden van de Grant Belangenconflicten moeten gemeld worden Samenwerken met audits Middelen correct besteden MOU toepassen en implementeren. Kan ingetrokken worden CERTIFICATIE:

55 TITLE | 55 MEMORANDUM OF UNDERSTANDING: Het Protocol Akkoord (MOU) van de Club is een contract is tussen de club en het District, waarbij de club zich juridisch verbindt om de procedures van de Rotary Foundation en Rotary International te respecteren.

56 TITLE | 56 VERANTWOORDELIJKHEDEN: Verantwoordelijkheden van het bestuur van de club: Een lid van de club aanstellen voor het beheer van de certificatie-procedure. Eventuele belangenconflicten vermijden en melden Toezien op de correcte toepassing van de procedures van de certificatie en het beheer van de Grants Een financieel plan opstellen om een betere opvolging en beheer van de fondsen van TRF te garanderen.

57 TITLE | 57 FINANCIEEL BEHEER: De gelden van de Foundation uitgeven volgens de goedgekeurde afspraken en budgetten. Een inventaris bijhouden van alle uitrusting en goederen aangekocht met de gelden van de Grant. Niet gebruikte gelden moeten na afsluiting van de project teruggestort worden aan de Rotary Foundation Er over waken dat de lokale wetging wordt gerespecteerd.

58 TITLE | 58 APARTE BANKREKENING: Pas te openen bij aanvraag van een Global Grant, indien nodig! Niet meer verplicht voor de Certificatie. Minstens twee volmachthebbers die samen moeten tekenen. Geen intresten opbrengen (=zichtrekening) en geen beleggingen toegelaten. Een aparte rekening voor elke Global Grant! Rekeninguittreksels bijhouden om uitgaven te verantwoorden. Een opvolgingsplan hebben, voor het geval een volmachthebber dient vervangen te worden.

59 TITLE | 59 VERPLICHTE RAPPORTERING: Verplichte rapportering door de clubs, teneinde de Rotary Foundation toe te laten om de vooruitgang van de projecten op te volgen. Een verslag alle 12 maanden Eindverslag (binnen de 2 maanden na de afsluiting van het project) Indien 30% van de projecten in een District, gedurende twee opeenvolgende semesters, in gebreke is met de rapportering, verliest het district haar certificatie = GEEN GRANTS !!!!

60 TITLE | 60 RAPPORT APRIL 2015: 100%

61 TITLE | 61 Indien een Rotariër rechtstreeks of onrechtstreeks financieel of persoonlijk voordeel kan halen uit een project. Bbv. Leverancier, promotie, famillie of vrienden, … TRANSPARANTIE VERPLICHT! BELANGEN CONFLICT:

62 TITLE | 62 Toegankelijk voor alle stakeholders, ook District (best digitaal) Documenten minimum 5 jaar bijhouden Maak kopies VERPLICHT CENTRAAL ARCHIEF:

63 CERTIFICATIE AANVRAAG

64 TITLE | 64 AANVRAAGFORMULIER D1630 Voorlopig nog via formulier te downloaden van de website: http://www.rotary1630.org http://www.rotary1630.org Aanvragen via mail: TRF1630@gmail.comTRF1630@gmail.com

65 TITLE | 65 Is de club een VZW? 65  Indien JA: Document bijvoegen waarbij de bestuurders van de VZW verklaren dat zij de regels van de RF en de MOU zullen respecteren !!!

66 TITLE | 66 Formulier LUIK A

67 TITLE | 67 Memorandum of Understanding

68 TITLE | 68 Ondertekening Door de ondertekening van de MOU, verbindt de club zich er toe ALLE voorwaarden en procedures voor de grants van de Rotary Foundation en Rotary International te respecteren = contract! De certificatie is geldig voor één jaar.  Te ondertekenen door : De voorzitter 2015-2016 De voorzitter 2016-2017 De certificatiebeheerder

69 TITLE | 69 Ondertekening

70 COMMISSIE ROTARY FOUNDATION

71 TITLE | 71 WERKGROEP 4: Vraag: 2

72 TITLE | 72 DE COMMISSIE RF: De jaarlijkse Goals in ROTARY CENTRAL (Nieuwe) Clubleden informeren over TRF Clubleden motiveren voor Grant Projecten Op zoek gaan naar subsidieerbare projecten Het bestuur en de clubleden motiveren om ook financieel bij te dragen aan TRF!

73 TITLE | 73 BRONNEN Online:  2 websites : www.rotary.org (ENG/FR) www.rotary.org www.rotary1630.org (NL/FR) www.rotary1630.org

74 TITLE | 74 GEDETAILLEERDE JAARPLANNING: Downloaden www.rotary1630.org www.rotary1630.org

75 TITLE | 75 NUTTTIGE DOCUMENTEN: Terms and Conditions for Rotary Foundation District Grants and Global Grants Terms and Conditions for Rotary Foundation District Grants and Global Grants Grant Management Manual Area of Focus Policy Statements Club memorandum of understanding (MOU) A guide to effective Projects Community Assessment Tools Global Grant Monitoring and Evaluation Plan Gids voor District Grant Jaarplanning Commissie Rotary Foundation 2015-2016

76 TITLE | 76 BELANGRIJKE DATA:  Seminarie Foundation: 23/10/2015  Deadline Beurzen: 15/02/2016  Aanvraag DG1516: 30/06/2015  Eindverslag DG1415: 30/05/2016  Certificatieaanvraag: ongoing  Global Grants: ongoing

77 VRAGEN?

78 BEDANKT!!!