Presentatie Afdeling Zalen- en Faciliteitenverhuur

Presentatie over: "Presentatie Afdeling Zalen- en Faciliteitenverhuur"— Transcript van de presentatie:

1 Presentatie Afdeling Zalen- en Faciliteitenverhuur
Erasmus Facilitair Bedrijf Presentatie Afdeling Zalen- en Faciliteitenverhuur 2013 Dinsdag 3 september 2013 11.00 – uur

2 Agenda Afdeling Zalen- en Faciliteitenverhuur Pers en Voorlichting
Vervolg Zalen- en Faciliteitenverhuur Erasmus Paviljoen Vragen??? Rondleiding Paviljoen

3 Zalen en Faciliteiten Verhuur
Zaalplanning Inroosteren onderwijs Overige niet-commerciële bijeenkomsten Tel: 010 – ma t/m vr Contactpersoon: Monique Mabélis Angelique Hoevenberg Semret Kahsai kamer PT-16 Zalenverhuur Q-gebouw & Faculty Club AV faciliteiten Faculty Club vanderlindecatering.nl Tel: 010 – E- mail : Tel: 010 – Expo- & Congrescentrum M-gebouw Verhuur zalen en (audiovisuele) faciliteiten Tel: 010 – Contactpersonen: Mike van Os Daisy Zevenbergen kamer MB-49 Evenementen Coördinatie van evenementen Verhuur (audiovisuele) faciliteiten niet-commerciële zalen Tel: 010 – Viola ten Berg Liesbeth Timmer kamer PT-18

4 Zaalplanning Planning zalen voor regulier onderwijs & overige niet-commerciële bijeenkomsten Aanvragen kan als volgt: Aanvragen via de website (formulier volledig invullen!!!) Aanvragen én annuleren uiterlijk 1 werkdag van te voren vóór uur bij vergaderingen en kleine bijeenkomsten zonder gastspreker Aanvragen uiterlijk 4 weken van te voren bij grote bijeenkomsten en met gastspreker Nuttige informatie: Aanvragen op zaterdag; vanaf uur (gedeelde) beveiligingskosten Op zaterdag geen facilitaire ondersteuning aanwezig, alleen op aanvraag tegen kosten

5 VIP’s, Media & Publiciteit
Nodig je bij je evenement een hooggeplaatste persoon/sprekers uit? Zaalaanvraag per via zaalplanning, uiterlijk 4 weken van te voren Goed overleg met Evenementen, ook 4 weken van te voren Wij raadplegen College van Bestuur & beveiliging Houd rekening met beveiligingskosten (bv. detectiepoortjes) Sommige personen zijn ineens wereldnieuws (denk Geert Wilders) en worden bedreigd > meer kosten aan beveiliging nodig! Denk er niet te makkelijk over! Belangrijk evenement? Licht afdeling Pers & Voorlichting in Via of 010 – Meer informatie Evenement wordt dan vermeld op EUR site Ook filmverklaringen via Persvoorlichting

6 Diverse weetjes 1/3 Collegezalen
Voorzieningen in de collegezalen zijn terug te vinden op de website: Internet gebruiken? Altijd inloggen met ERNA-account. Verplaatsen meubilair; alleen IN de zaal, MITS in originele opstelling teruggezet Meubilair mag niet op gang worden gezet en geen meubilair uit andere zalen halen Onnodig werk voor O/AV ondersteuners Vervelend voor gebruiker erna Zoek of kapot? Dan rekening voor gebruiker V-gebouw en T-gebouw, 18e verdieping Zalen geschikt voor PGO (probleem gestuurd onderwijs) Maximaal 14 personen

7 Diverse weetjes 2/3 Vlaggenmasten
Aanvragen via EFB Servicedesk Locatie: bij het A-gebouw in de Singellaan 2 Vlaggen aanleveren, voorkeur maat 1,50 x 2,25 m €23,33 per week. Standplekken ; promoot je vereniging! Evenementen toestemming vragen voor te gebruiken stand Plattegronden, voorwaarden informatie via Aangevraagd, toch leeg, niet geannuleerd? € 25,00 administratiekosten Billboards Billboards via Max Tension, aanleverspecificaties via Vaste periode van 4 weken te huur Drie locaties: 1. rotonde hoofdingang 2. Singellaan, bij zaal CT-1 3. Collegelaan (tijdelijke locatie) Prijs per bord € 400 (excl. BTW)

8 Diverse weetjes 3/3 Ecobins ; posterverhuur via prullenbakken
Aanvragen via Ecobins Nederland T: E: Per ecobin 2 posters aanleveren, A1 formaat Stoepborden Dubbelzijdige stoepborden met verzwaarde voet. Locaties aanvragen via EFB Servicedesk Zelf borden aanschaffen! Monitoren C-gebouw 4 stuks Aanvragen bij EFB Servicedesk

9 Plaza en vijver Geschikt voor activiteiten en evenementen; geen promotiematerialen Plaza verdeeld in vakken A t/m K Aanvragen via de Afdeling Evenementen

10 Faculty Club (H-gebouw, 17de verdieping)
Zalenverhuur Faculty Club (H-gebouw, 17de verdieping) Erasmus Expo- en Congrescentrum (M-gebouw) Nuttige informatie: Voor deze zalen geldt zaalhuur Voor externe cateraars gelden andere voorwaarden In de Faculty Club is van der Linde catering vaste cateraar Kijk voor informatie ook op of voor Faculty Club op Q-gebouw

11 Verhuur van faciliteiten & audiovisuele middelen
Evenementen Verhuur van faciliteiten & audiovisuele middelen Vermelden bij aanvraag: Soort evenement Benodigde faciliteiten Aanvragen kan als volgt: Aanvragen per Aanvragen én annuleren uiterlijk 1 werkdag van te voren vóór uur Bij grote bijeenkomsten of evenementen aanvragen minimaal 4 weken van te voren Nuttige informatie Voor welke faciliteiten kan je terecht bij Evenementen? Denk aan: Coördinatie van evenementen Bloemen & bloemstukken Meubilair Uitrijkaarten & afzetten parkeerplaatsen Cateringruimte Extra geluid, licht & audiovisueel waar niet beschikbaar in zaal Schoonmaak Aanvragen promotionele cateringactiviteiten Aanleveren gegevens externe cateraars Advisering & overleg Kijk ook op onze website !

12 Servicedesk Geen aanvragen voor zalen en audiovisuele apparatuur!
Één loket voor alle vragen, verzoeken, storingen en/of klachten Balie : C-gebouw / M-gebouw Tel : 010 – Aanvragen promotie Middelen Stand plekken Stempelen posters Flyeren Sleutel Uitgifte draaideuren T-gebouw klemmen banner verhuizing schoonmaak e.d. Geen aanvragen voor zalen en audiovisuele apparatuur!

13 Catering Albron – huiscateraar Erasmus Universiteit Externe cateraar
Aanvragen kan als volgt Albron via telefoon 010 – Voor informatie kijk op Catering in zalen met vast meubilair niet toegestaan; kan alleen op standplekken in C, L en T. Deze plekken kun je aanvragen bij Evenementen. Externe cateraar Aanvragen kan als volgt Via Evenementen Voor voorwaarden en informatie kijk op Bij inzet externe cateraar, reglement ondertekenen en inleveren Erkende cateraar! Geen faciliteiten aanwezig voor bereiden op locatie, etenswaren kant-en-klaar aanleveren Promotionele catering activiteiten Aanvragen kan als volgt Uitdelen alleen vóór en na uur Maximaal 400 porties Actie 1x per evenement/promotieperiode Alleen voorverpakte etens- en drankwaren (let op houdbaarheidsdatum) Verse etens- en drankwaren alleen door erkende cateraar

14 Universiteitsbibliotheek Uitbreiding Plaza en Garage
Campus in Ontwikkeling De afgelopen maanden is er hard gewerkt aan het ‘Campus hart’. Het Plaza, de ondergelegen parkeergarage en het Erasmus Paviljoen zijn opgeleverd. Komende periode: MFO-gebouw Universiteitsbibliotheek Uitbreiding Plaza en Garage Wil je op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op de campus? Like Campuslife op Facebook of kijk op Twitter. Campus Plaza Erasmus Plaza

15 Erasmus Paviljoen Campus Plaza Erasmus Plaza Artist impressi
Gluren in de parkeergarage in aanbouw Oplevering februari 2013 Artist impressi Erasmus Paviljoen

16