Klaar voor invoer! Archiefbeschrijvingen op orde.

Presentatie over: "Klaar voor invoer! Archiefbeschrijvingen op orde."— Transcript van de presentatie:

1 Klaar voor invoer! Archiefbeschrijvingen op orde

2 Programma Vrijdag 20 maart 2015: docent Roeland Verhaert / Filip Boudrez – Voor en nadelen van ATOM = > Atomis – De methode Atomis – Stappenplan Fase 2: bouw het kader op  Skos en ISAAR  Authority Records – geldige invoerwaarden – Stappenplan Fase 3: Importeren beschrijvingen  ISAD(g) – Stappenplan Fase 4: Afbeeldingen invoeren – Gegevens in AtoM beheren met Atomis – Nadere toegangen in AtoM en Atomis – Depotbeheer en andere functies

3 VOOR- EN NADELEN VAN ATOM

4 Keuze voor ICA-AtoM  open source toepassing voor het beschrijven van archieven: – Alle standaarden: ISAD(G), ISAAR (cpf), ISDF, ISDIAH – Website met online invoer – EAD-import EN export – Geen licentiekosten – Beeldbankfunctionaliteit – …

5 Nadelen van ICA-AtoM  handmatig invoeren via de website is heel veel werk  verplaatsen van stukken in de hiërarchische structuur is moeilijk: foutmeldingenfoutmeldingen  overzicht bewaren is moeilijk  weinig technische documentatie ter beschikking  blanco fiches, dubbele fiches, zoekindex moeilijk, …  probleem: hoe krijgen we 100 000-en beschrijvingen in ICA-AtoM?

6 Oplossing: Atomis

7 3 “programma’s” ICA-AtoM: databank met tabellen, website => online invoer, 1 per 1 Atomis: programma voor rechtstreeks beheer van de gegevens in de AtoM-tabellen Sjablonen: Excels op basis van ISAD(G) en ISAAR(CPF). Gegevens worden met Atomis omgezet naar EAD en EAC en ingevoerd in AtoM, waar ze online getoond worden

8 Menuoverzicht Algemene menu’s. Bewerken van openstaande Excels Beschrijvingen Foto’sLogistiek Invoer fouten beheren Instelling en

9 Technisch: configuratiebestanden vspw2 en vspw3

10 INVOER IN ATOMIS: DE 5 STAPPEN

11 1 Sjabloon openen in Atomis

12 2 Controleren

13 3 Corrigeren

14 4. Omzetten naar EAD (xml)

15 5. Importeren van de xml

16 STAPPENPLAN FASE 2: BOUW HET KADER OP EN LEG INVOERWAARDEN VAST

17 Waarom eerst een kader? Oefening Bekijk volgende items  Atomis > ISAAR > Actoren in AtoM  Atomis > trefwoorden > onderwerpen > onderwerpen in AtoM  Atomis > trefwoorden > plaatsen > plaatsen in AtoM Wat valt op?

18 Problemen Heel snel “vervuiling” -Dubbele records -Geen uniformiteit in beschrijving -… Gevolg: slechte zoektermen en -resultaten Voorbeeld GDC

19 Oplossing: kader opbouwen  Eerst het kader opbouwen  Kader bestaat uit: – plaatsnamen – archiefvormers/personen – Onderwerpen …en afspraken! => Zie verder

20 Oplossing: Geldige invoerwaarden Doel: Nieuwe invoer controleren adhv die waarden 1. De waarden van het kader vastleggen als invoerwaarden => ZIE VERDER 2. Kolommen in ISAD(G): vastleggen waarden: Beschrijvingsniveau – Taal – Schrift - Voorwaarden raadpleging

21 Geldige invoerwaarden: 4 manieren Komen er bij een ISAD- of ISAAR-invoer nog nieuwe waarden tevoorschijn, dan kan je op 4 wijzen geldige invoerwaarden toevoegen: 1.De getoonde waarden toevoegen 2.De waarden intypen: je kan meerdere waarden gescheiden door ‘;’ intypen 3.Waarden importeren uit de ICA-AtoM database (dit zijn waarden die al eerder ingevoerd zijn geweest, en die je dus als “geldig” kan definiëren, bv het “kader”) 4.Waarden importeren uit het werkblad in het hoofdvenster van Atomis

22 Oefening  Voeg de beschrijvingsniveaus toe als geldige invoerwaarden voor ISAD(G).  ISAD(G) > Geldige invoerwaarden  Waarden uit ICA-AtoM importeren:

23 STAPPENPLAN FASE 2: BOUW HET KADER OP: PLAATSNAMEN EN TREFWOORDEN

24 Plaatsnamen en trefwoorden De 5 stappen van Atomis doorlopen: 1.Sjabloon openen 2.Controleren 3.Corrigeren 4.Omzetten 5.Invoeren 6.(Geldige invoerwaarden bepalen)

25 STAPPENPLAN FASE 2: BOUW HET KADER OP: ARCHIEFVORMERS

26 Archiefvormers (actoren)  Opmerking: in AtoM, tabel Archiefvormers = tabel “Personen”  5 Stappen doorlopen

27 1 Openen Excel

28 1 Openen Werkblad

29 2. Controleren

30 2. Controles kiezen

31 2. Blokkerende controles? – Correcte schrijfwijze van de kolomnamen – Aanwezigheid van de verplichte kolommen  ISAAR: SoortEntiteit – Naam – Begindatum – Aanwezigheid van niet-geldige kolommen – Invulling van de verplichte kolommen – Correcte invulling datumvelden – Correcte invulling van de velden wanneer geldige invoerwaarden zijn vastgelegd  ISAAR: SoortEntiteit (dit zijn de waarden in AtoM bepaald)

32 2. Optionele controles?  Correcte invulling van de velden wanneer geldige invoerwaarden zijn vastgelegd – voor ISAAR(cpf): plaatsen

33 3 Corrigeren: menu bewerken

34 3 Corrigeren: rechtermuisknop

35 4 Omzetten naar EAC

36

37 5 (Valideren en) invoeren

38  Xml bestand kiezen en valideren

39 5 (Valideren en) invoeren

40

41 Oefening  Neem je Excel-bestand met de 3 archiefvormers en voer de eerste 4 stappen uit (dus tot omzetten naar EAC)

42 FASE 3: ISAD(G)-BESCHRIJVINGEN OPLADEN

43 De 5 stappen van Atomis doorlopen 1.Sjabloon openen 2.Controleren – Extra: velden met invoerwaarden (Beschrijvingsniveau – Taal – Schrift - Voorwaarden raadpleging 3.Corrigeren – Extra: “Automatisch invullen” of “bereken velden” Begindatum, Einddatum en OmvangMedium 4.Omzetten – Extra: Overzicht inventaris bewerken 5.Invoeren

44 Oefening  Neem je Excel-bestand met het archievenoverzicht en voer de eerste 4 stappen uit  Geef als naam van je inventaris, je eigen naam

45 FASE 4: AFBEELDINGEN OPLADEN

46 Voorbereiden digitale afbeeldingen Zie FASE 1 – TIFF, JPEG, PNG, GIF of BMP – Beschrijving in ISAD(G)-sjabloon – Beschrijvingen eerst opladen – Inventarisnummer = bestandsnaam = bestandsidentificatie – aanmaken van ref’s en thumbnails – opladen en automatisch koppelen aan beschrijvingen

47

48

49 GEGEVENS IN ATOM BEHEREN MET ATOMIS

50 Zoekfunctie

51 Tip: alle records zoeken

52 Zoek en vervang

53 Het archievenoverzicht openen  Rechtstreeks:

54 Het archievenoverzicht openen  Via zoekresultaat: inventarisnummer selecteren, vervolgens

55

56 Oefening  Open je archievenoverzicht, druk op de knoppen  Probeer vervolgens deze knoppen uit:

57 Functies  Verslepen van ISAD(G)-beschrijvingen naar een andere tak  Verplaatsen van ISAD(G)-beschrijvingen binnen dezelfde tak  sorteren van ISAD(G)-beschrijvingen  publiceren van ISAD(G)-beschrijvingen  wijzigen van de titel van een ISAD(G)-beschrijving  verwijderen van een ISAD(G)-beschrijving  herberekenen van de interne hiërarchie binnen het archievenoverzicht: nodig na bewerkingen  Zoeken en vervangen

58 Nadere toegangen  wat? – specifieke toegang op een reeks met eigen velden  wanneer? – geen onderlinge hiërarchie/structuur – frequente aanvullingen – ISAD(G)-velden zijn niet geschikt, bijv.:  verzamelingen  documentatie  complementair met ISAD(G)  stappenplan

59 Nadere toegangen  in AtoM: – website:  toevoegen van: – een nieuwe module – een menu item  zoeken en zoekresultaten – database:  opslag van de beschrijvingen  in Atomis: – aanmaken en beheren van de toegang – aanvullen en beheren van de beschrijvingen

60 Nadere toegangen  1 toegang voor openbare en niet-openbare beschrijvingen: – het veld ‘Beschrijving_openbaarvanaf’ wordt automatisch toegevoegd – zoekresultaten worden pas getoond wanneer deze datum is overschreden  is de beschrijving openbaar? niets invullen  is de beschrijving nog niet openbaar? datum invullen

61 Nadere toegangen  voorbeelden: – vspw(2/3).atomis.be:  bouwdossiers – documentatiecentrumranst.be:  boeken en tijdschriften  krantenartikels

62 Nadere toegangen  installatie: – éénmalig:  AtoM-website: – module: contacteer ons! – menu-item: AtoM  basistabellen in AtoM-database: Atomis – per nadere toegang:  tabel toevoegen aan de AtoM-database: Atomis

63 Nadere toegangen  toevoegen van een nadere toegang: – velden vastleggen = ontwerpen van een tabel  of: in Excel – kolomnamen = veldnamen  of: in Atomis  let op: – geen spaties of leestekens – max. 64 karakters – beschrijvingen invullen in Excel

64 Nadere toegangen  oefening: ontwerp een nadere toegang en maak een 15-tal beschrijvingen voor: – vspw.atomis.be:  facturen – vspw2.atomis.be:  raadsbesluiten – vspw3.atomis.be:  briefwisseling

65 Nadere toegangen  in Atomis: – open het Excel-werkblad met de beschrijvingen – Nadere toegangen -> Nieuw:  naam (wordt online getoond)  omschrijving (wordt niet online getoond)  publiceren  velden: – Datatype – MagLeegZijn – Zoekveld – ToonAlsLijst – Resultaatveld  Installeer de nadere toegang

66 Nadere toegangen  na installatie kun je: – veldnaam en datatype niet meer wijzigen – geen velden meer toevoegen of verwijderen  na installatie kun je wel nog aanpassen: – MagLeegZijn – Zoekveld – ToonAlsLijst – Resultaatveld

67 Nadere toegangen  in Atomis: – controleren:  structuur / datatypes  mag leeg zijn / datums – beschrijvingen importeren  na import: – editeren en verwijderen van beschrijvingen – exporteren van beschrijvingen – toevoegen van beschrijvingen – documenteren van het beheer – verwijderen van nadere toegangen

68 Nadere toegang  oefening: – exporteer je nadere toegang en bewaar als Excel- spreadsheet – bewerk je nadere toegang:  verwijder 3 beschrijvingen  pas 2 beschrijvingen aan  voeg 5 nieuwe beschrijvingen toe – zoek je dossiers online op

69 Depotbeheer  in AtoM: – op website: publicatie van doosnummers – in database: bijhouden van de gegevens  bestaand in AtoM: doos, locatie, beschrijving  nieuw via Atomis: doos verpakt op, inhoud verpakt op, te schonen, te beschrijven, beschikbare cm  ontbrekende stukken  te restaureren stukken  … deze gegevens worden NIET gepubliceerd !

70 Depotbeheer  in Atomis: – plaatsingslijst samenstellen – doosinhoud opzoeken – dooslocaties opzoeken – doosgegevens: controleren, toevoegen, aanpassen – dozen en inventarisnummers: (los) koppelen

71 AtoM versie 2.x  What’s new? – nieuwe lay-out:  archievenoverzicht? – laatst bekeken – indexering van beschrijvingen en digitale objecten (PDF)

72 Vragen?

73 Evaluatie  wat was goed?  wat kan beter?  tips? suggesties?

74 Ondersteuning  www.atomis.be: – FAQ – sjablonen  technisch: – keuze hosting – installatie & configuratie – branding – bugfixing  opleiding

75 Kosten  webhosting: – intern: gratis – extern: shared vs private hosting  AtoM: – gebruik: gratis (open source) – installatie & configuratie  intern: gratis  door ons: fixed price  Atomis: – aanschaf: 1500 EURO (excl. BTW) – jaarlijks: 375 EURO (excl. BTW)

76 Gebruikers  Vlaanderen: – archiefbankkempen.be: Turnhout, Lier, Mol, Geel en Brecht – Mechelen², Diest, Schilde – ADVN, MVS Foundation – UGent, FoMu – …  Nederland: – RMO – Archiefschool

77 Meer info? Contacteer ons!  www.atomis.be  mail: – info@inzake.be – roeland.verhaert@gmail.com – willem.vanneste@antwerpen.be