Universiteitsbibliotheek Gent ___________________ Publicaties registreren in biblio Jan/febr 2014 Inge Van Nieuwerburgh, Peter Reyniers, Griet Devolder.

Presentatie over: "Universiteitsbibliotheek Gent ___________________ Publicaties registreren in biblio Jan/febr 2014 Inge Van Nieuwerburgh, Peter Reyniers, Griet Devolder."— Transcript van de presentatie:

1 Universiteitsbibliotheek Gent ___________________ Publicaties registreren in biblio Jan/febr 2014 Inge Van Nieuwerburgh, Peter Reyniers, Griet Devolder

2 Biblio invoer: praktisch

3 Workflow 1.Verzamel full text(s) 2.Vul zoveel mogelijk metadata aan Tip: is de publicatie ‘opzoekbaar’? A1/P1: importeer uit WoS! Duid alle (co)auteurs aan Duid alle vakgroepen aan 3.Laad full text op 4.Check auteursrechten/copyright 5.Duid toegangsniveau aan 6.Is de publicatie aan een project gelinkt? 7.Klik op ‘submit’

4 1. Verzamelen fulltext(s) Final peer reviewed author’s version (peer review, auteursversie, = post-print) En/of publisher version (voorkeur: beide) Liever niet: Pre-print (geen peer review) Zelf ingescande teksten Post-print: Biblio Template bijvoegen: https://biblio.ugent.be/cover_page.doc https://biblio.ugent.be/cover_page.doc Formaat: pdf! Gebruik PDF creator / Acrobat Professional via Athena Via het afdrukmenu van tekstverwerker

5 Post-print Laatste versie, opgestuurd naar uitgever Na peer review Eigen lay-out Met template cover pdf

6 Template https://biblio.ugent. be/cover_page.doc https://biblio.ugent. be/cover_page.doc verwijst naar publicatie correcte citatie link doi Gebruik pdf-creator

7 Publisher version Lay-out van tijdschrift Copyright Juiste paginering URL/doi Online beschikbaarheid

8 Publisher version

9 Pre-print vóór peer review eigen layout pdf

10 Ingescande tekst: liever niet arbeidsintensief te zwaar bestand slechte kwaliteit Niet (goed) doorzoekbaar

11 2. Metadata Belangrijk! Check: publicatie al in Biblio?  Title search  Dubbels vermijden! Publicatie al opgenomen in Biblio?  Niet opnieuw invoeren!  Aanpassingen nodig? Mail naar biblio@UGent.be

12 2. Metadata A1/P1  importeer uit Web of Science  Wacht tot publicatie in WoS is verschenen  Exporteer uit WoS  Importeer via knop import records

13

14

15

16 Import  Ook import van RIS-files is mogelijk. Heel wat databanken, alsook reference software als Endnote en Reference Manager, laten een export in RIS toe

17 2. Metadata  Voer ALLE auteurs in; bevestig UGent auteurs  Duid ALLE departementen aan

18 2. Metadata  Zoveel mogelijk info! Ook niet verplichte velden –> belangrijk voor tellingen (VABB / BOF)!  ISSN/ISBN!  Paginering!  Projectinfo  …

19 2. Metadata P1, C1: conferentie- én publicatiegegevens! C3: conferentiegegevens!

20 Fulltext opladen Pop-up

21 Fulltext: auteursrechten  Controleer auteursrechten (wordt ook door biblioteam gecheckt)  contract met de uitgever:  Copyright behouden: zelf beslissen over toegang  Copyright afgestaan? Uitgever beslist over toegang

22 Fulltext: auteursrechten  Rights owner statement: copyright/auteursrechten

23 Fulltext: Toegangsniveau  Open Access (OA):  Copyright behouden (co-auteurs akkoord?)  Copyright afgestaan/onbekend; uitgever laat OA toe  Sherpa/Romeo databank! http://www.sherpa.ac.uk/romeo  Website uitgever  Post-print mag vaak in OA

24 Fulltext: Toegangsniveau  Only in UGent Network:  Copyright afgestaan/onbekend; uitgever laat OA (dus ook buiten UGent) niet toe  Toegelaten binnen UGent: uitzondering op auteurswet want bestemd voor onderwijs en onderzoek

25 Deponering: Toegangsniveau  Switch automatically to open access on this date  OA toegestaan, mits embargoperiode (6/12/24 maand)

26 Deponering: Toegangsniveau  Only Author/Reviewer/Administr ator  Uitzonderlijk !  D1, in press artikels/boeken

27 Deponering: Toegangsniveau : voorbeeld  http://www.sherpa.ac.uk/romeo/search.php?id=265&fIDnum=|&la=en http://www.sherpa.ac.uk/romeo/search.php?id=265&fIDnum=|&la=en

28 Open Access (OA): hoe?  Probeer je rechten te houden  http://www.arl.org/sparc/author/addendum.sht ml http://www.arl.org/sparc/author/addendum.sht ml  http://copyrighttoolbox.surf.nl/copyrighttoolbox/ authors/licence/ http://copyrighttoolbox.surf.nl/copyrighttoolbox/ authors/licence/  Publiceer in OA tijdschrift of bij uitgeverij die OA toestaat  Directory of Open Access Journals www.doaj.org www.doaj.org  Open Access publisging (books) http://oapen.orghttp://oapen.org  OA-tijdschriften in JCR of VABB: https://www.ugent.be/nl/onderzoek/organisatie/ output/academischebibliografie.htm https://www.ugent.be/nl/onderzoek/organisatie/ output/academischebibliografie.htm

29 Meer weten over Open Access? http://openaccess.be Twitter: openaccess_be Facebook: open access Belgium

30 Belangrijk!  Controleer status record (na ca. 2 weken)  Submitted : Even geduld. Record wordt zo snel mogelijk gecontroleerd  Unsubmitted : Open het record en klik op ‘submit to bibliography’  Rejected : Record is onvolledig. Vul aan en klik op ‘submit to bibliography’.

31 Belangrijk!  Gegevens toevoegen/aanpassen in een publiek record?  Mail biblio@ugent.bebiblio@ugent.be  Indien publicatie van voor UGent aanstelling:

32 Zorg voor vermelding van UGent affiliatie in de publicatie  Standaardvermeldingen UGent:  UGent  Ghent University  Universiteit Gent  UZGent  Ghent University Hospital  Verwijzingen naar specifieke onderzoeksgroepen kunnen daaraan worden toegevoegd (b.v. IMEC, INTEC, VIB, IBBT, ELIS, Vlerick Management School), maar zijn op zich onvoldoende om als UGent-groep (h)erkend te worden.  Zie ook publicatiebeleid: https://www.ugent.be/nl/onderzoek/organisatie/output/publi catiebeleid.htm https://www.ugent.be/nl/onderzoek/organisatie/output/publi catiebeleid.htm

33  Ook hogeschool en interuniversitaire onderzoeksgroep kan als affiliatie worden meegegeven

34

35 Extra veld toevoegen  Klik op het groene kruisje => extra veld

36 Vaak voorkomende problemen Record wijzigen : edit record; klik ‘submit to bibliography’ : contacteer biblio@ugent.bebiblio@ugent.be  Vermeld recordnummer  message for Biblio Reviewer  additional information

37 Vaak voorkomende problemen  Record verschijnt niet in publicatielijst:  Zoek publicatie op in Biblio (via de titel). Controleer of affiliatie en vakgroep correct zijn.  De reviewer heeft de classificatie veranderd  Publicatie is toegewezen aan een naamgenoot (of omgekeerd)  …

38 Tips  Vul zoveel mogelijk gegevens in!  Kan ik de publicatie terugvinden adhv de ingevoerde informatie? Tijdschrift ‘Art. Hist.’ zonder ISSN Auteur ‘S. De Smet’ …

39 Contact  biblio@UGent.be biblio@UGent.be  Peter Reyniers (09/264 7941)  Griet Devolder (09/264 9895)  Open Access vragen:  openaccess@UGent.be openaccess@UGent.be  http://openaccess.be http://openaccess.be