De handtekening als folklore en noodzaak

Presentatie over: "De handtekening als folklore en noodzaak"— Transcript van de presentatie:

1 De handtekening als folklore en noodzaak
Naar een efficiëntere handtekeningplaatsing

2 Stelling 1: de handtekening is zoals een faxnummer
Ik begin met 2 stellingen om te illustreren op welke wijze we vandaag omgaan met handtekeningen.

3 Ze is overal op de brieven en nota’s die we schrijven

4 in het dagelijkse leven

5 op belangrijke momenten
de schoolrapporten van onze kinderen

6 We vragen er graag naar autografen van beroemdheden

7 We schrijven het overal op

8 maar we weten lang niet altijd waarom

9 of wat het nut ervan is

10 Bewezen! De handtekening is zoals een faxnummer

11 Stelling 2: we weten niet wat een handtekening is

12 We herkennen ze niet Dat gecalligrafeerde logo is een 18de-eeuwse handtekening van oud-Turkse sultans. Maar ze is nu een stijlfiguur geworden.

13 Zelfs niet als het over geld gaat
Elke keer we een pincode ingeven, geven we onze elektronische handtekening.

14 of over het werk handelt
We klikken op de knop ‘Goedkeuren’ in bijvoorbeeld de elektronische evaluatieprocedure in Vlimpers.

15 we gaan ondoordacht en inefficiënt om
Resultaat we gaan ondoordacht en inefficiënt om met de handtekening

16 Efficiënter omgaan met handtekening

17 beslissingsmodel voor efficiënte handtekeningplaatsing
Ondersteuning Daarom hebben we onlangs een project opgestart om de kennis over handtekeningplaatsing te vergroten en daarover een helder beslissingsmodel uit te vaardigen. In opmaak: beslissingsmodel voor efficiënte handtekeningplaatsing © afbeelding: Gabriele Fumero, from The Noun Project

18 Handtekeningen worden vaak te snel vereist
Folklore Handtekeningen worden vaak te snel vereist We zijn ons onvoldoende bewust waarom we een handtekening vragen. In de analoge wereld is het eenvoudig om ze te vereisen; in de digitale wereld zijn andere oplossingen mogelijk.

19 Andere wetten… kopieer niet zomaar de analoge gewoonten naar de digitale wereld maar kies voor de efficiëntste oplossing

20 Vier functies identificatie van de ondertekenaar
toe-eigening van de inhoud beveiliging van de inhoud In de pilootcases van het project zullen we bijvoorbeeld de 4 functies die een handtekening heeft, analyseren. Waar nuttig stellen we alternatieve manieren voor om deze functies in te vullen. Dat zal dus niet noodzakelijk een geavanceerde, gekwalificeerde handtekening met je e-ID zijn. Er zijn andere oplossingen mogelijk die afhankelijk zijn van de cases zelf. bescherming tegen overijling

21 Identificatie van de ondertekenaar
De ondertekenaar bewijst zijn identiteit door zijn ondertekening. Ik overloop heel kort de verschillende functies van de handtekening. © afbeelding: Diego Naive, from The Noun Project

22 Identificatie van de ondertekenaar
Voorbeeld: aanwezigheidslijst

23 Identificatie van de ondertekenaar
Maar: iedereen kan steeds ontkennen dat een handtekening van hem is en de bewijslast ligt bij de tegenpartij

24 Toe-eigening van de inhoud
De ondertekenaar drukt de wil uit om zich te laten binden tot de inhoud van het document © afbeelding: Franco Marina Cagnina, from The Noun Project

25 Toe-eigening van de inhoud
Voorbeeld: bestelbon, besluit, notulen, arbeidsovereenkomst

26 Toe-eigening van de inhoud
Maar: een handtekening geplaatst onder een tekst die de ondertekenaar niet kon begrijpen of lezen, is van geen tel

27 Beveiliging van de inhoud
De handtekening bewijst de authenticiteit van het document

28 Beveiliging van de inhoud
Voorbeeld: evaluatieformulier

29 Beveiliging van de inhoud
Maar: een handtekening kan een wijziging van de inhoud niet beletten of herstellen, enkel zichtbaar maken

30 Bescherming tegen overijling
De handtekening dient ter bewustmaking van de ondertekenaar; het biedt een waarborg tegen overhaast optreden

31 Bescherming tegen overijling
Overijling is ervoor zorgen dat de ondertekenaar zich bewust is van wat hij ondertekent, dat hij het gelezen heeft. Voorbeeld: formulier met verplichte vermelding van ‘gelezen en goedgekeurd’

32 Bescherming tegen overijling
Maar: iedereen kan steeds ontkennen dat een handtekening van hem is en de bewijslast ligt bij de tegenpartij

33 is dus geen wondermiddel!
Een handtekening… is dus geen wondermiddel! © afbeelding: Juan Pablo Bravo from The Noun Project

34 Functies van de handtekening
Juiste identificatie van die functies leidt tot beter gebruik van de handtekening en dus efficiëntere processen en digitalisering Dit is de voornaamste doelstelling van het project

35 Beslissingscriteria voor handtekeningen
Onderzoek 2014: Dit is de voornaamste doelstelling van het project

36 Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? Meer nood aan vitamine i?
je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris Meer nood aan vitamine i?

37 Hulplijnen: algemeen www.bestuurszaken.be/informatiemanagement
yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid