Workshop RIE Gemeenten

Presentatie over: "Workshop RIE Gemeenten"— Transcript van de presentatie:

1 Workshop RIE Gemeenten
Mariska Droog Martine van Dijk Namens A+O fonds Gemeenten

2 Inhoud Welkom Workshop + RIE Gemeenten Rollen en Rechten Modules
Werkwijze Uitleg over het systeem inclusief oefeningen Uitvoering RIE Gemeenten Vervolg Vragen

3 2 Workshop RIE Gemeenten
Doelstelling Deelnemers begrijpen na het volgen van de workshop de systematiek van de RIE Gemeenten Deelnemers kunnen starten met het voorbereiden van de eigen RIE

4 2 RIE Gemeenten Doel Het RIE-instrument met sectorspecifieke kennis voor de sector gemeenten Bevorderen van kennis van preventiemedewerker binnen sector gemeenten. Doelstelling Inventariseren en evalueren van arbeidsrisico’s Invullen van de maatregelen (Plan van Aanpak) Implementatie van de maatregelen

5 2 RIE Gemeenten RIE: een middel om te komen tot betere arbeidsomstandigheden RIE Gemeenten: een middel om RIE uit te voeren

6 2 RIE Gemeenten: documenten
Op (en op welkomstpagina RIE Gemeenten) Tips en trucs Handleiding Suggesties voor verbetering:

7 2 RIE Gemeenten: systeem I
Digitaal instrument voor de Sector Gemeenten Gebouwd door Humatix Doe-het-zelf instrument; kan ook worden uitbesteed RIE zonder nadere inventarisaties RIE Gemeenten staat op de server van Humatix Veiligheid gegarandeerd door een https-verbinding

8 2 RIE Gemeenten: systeem II
Geen enquête-systeem  Voor beleving medewerkers: Enquetemanager A+O fonds Gemeenten Arbomonitor Internetspiegel ( Zie Tips en trucs Antwoordmogelijkheden: Ja, nee soms n.v.t. In de stap Inventariseren worden knelpunten automatisch herkend Wel knelpunt  Evalueren, Maatregelen etc.

9 Structuur Structuur Rollen Uitvoering (modules) Rapportage
Plan van aanpak Maatregelen

10 2 Uitvoering RIE Gemeenten
Alles zelf uitvoeren: inventariseren tot Plan van Aanpak tussenvorm Gezamenlijk binnen korte tijd RIE uitvoeren Zie ook 7 Uitvoering RIE Gemeenten

11 3 Rollen en rechten I Rollen worden toegekend binnen één inlogcode
Intern (binnen de eigen organisatie) overleggen over het toekennen van rollen Landelijke rol: Sectorbeheerder  A+O fonds Gemeenten: Toekennen van inlogcodes Up to date houden van informatie Opmerkingen  doorgeven aan Zie bijlage 3 Tips en trucs

12 3 Rollen en rechten II Gemeente Applicatiebeheerder (Rapporteur)
Dienst 1 Dienst 2 Dienst 3 RIE-coördinator RIE-coördinator RIE-coördinator Afdeling A RIE-uitvoerder Taakuitvoerder (1 of meer) Maatregelverantwoordelijke (1 of meer) Afdeling B RIE-uitvoerder Idem Afdeling C RIE-uitvoerder Idem

13 4 Modules I RIE Gemeenten gebaseerd op: Risico’s Functies/afdelingen
Zie bijlage 8 Tips en trucs 2 tips en trucs-documenten. 1 voor RIE gebaseerd op risico’s en 1 voor RIE gebaseerd op functies/afdelingen

14 4 Modules II Risico’s en Functies/afdelingen:
Beleid: arbo- en verzuim-beleid Algemene modules: zoals BHV, keuring en onderhoud Risico’s: Modules zijn onderverdeeld naar risico’s. Splitsing binnen- en buitendienst. Gebouw Modules voor specifieke afdelingen/functies/lokaties Beleid PSA valt onder arbobeleid

15 5 Werkwijze I Stappenplan voor uitvoeren RIE (bijlage 6 Tips en trucs): Opdrachtverstrekking Opdrachtacceptatie Voorbereiding Informatieverzameling Toetsing Implementatie

16 5 Werkwijze II Richtlijn voor toetsing (bijlage 7 Tips en trucs):
Gevalideerd instrument Toetsing door kerndeskundige Vooraf al afspraken gemaakt Opname prioritaire risico’s Toetsing op risicoklasse, tijdpad en plan van aanpak Bedrijfsbezoek indien dit is overeengekomen Arbodeskundigen geïnformeerd bij start RIE Gemeenten

17 Uitleg Gebaseerd op indeling risico’s Werkwijze is bij beide gelijk

18 Uitleg | Tabbladen in het Hoofdmenu
Welkom Beheer RIE’s Knelpunten Maatregelen Rapporten Afhankelijk van de rol is een aantal tabbladen (on)zichtbaar

19 Uitleg | Tabblad Welkom (Hoofdmenu)
Gegevens wijzigen: Gegevens gebruiker wijzigen Wachtwoord wijzigen Uitleg Documenten: Handleiding Tips en Trucs

20 Oefening 1: Inloggen in het systeem
Log in met behulp van de ontvangen inlogcode Het adres is niet juist. Verander het adres in je eigen werk adres. Verander het wachtwoord. Vergeet dit wachtwoord niet! Let op: de oefeningen sluiten op elkaar aan.

21 Uitleg | Tabblad Beheer (Hoofdmenu) I Beheren van gegevens; 4 subtabbladen
Structuur Weergeven van de structuur waarop de RIE wordt gebaseerd Let op: Hier geen modules kiezen Gebruikers Gebruikers beheren (aanmaken en rollen toekennen)

22 Uitleg | Tabblad Beheer (Hoofdmenu) II Beheren van gegevens; 4 subtabbladen:
Instellingen Aanpassen maatregelherinnering Importeren logo organisatie Aanpassen kleuren sjablonen Mogelijkheid om teksten van standaard- s aan te passen

23 Oefening 2: Structuur van de RIE weergeven
Zet de structuur van onderstaande gemeente in de RIE Gemeenten Gemeente Werf Afdeling Groen Afdeling Grijs Gemeentehuis Afdeling Burgerzaken

24 Let op: hier geen modules vermelden!
Resultaat oefening 2 Let op: hier geen modules vermelden!

25 Oefening 3: Gebruikers aanmaken / rollen toekennen
Maak 2 nieuwe gebruikers aan: Mies en Daan Geef aan Mies rol van RIE-uitvoerder Geef aan Daan de rol van RIE-coördinator Geef beiden je eigen adres

26 Resultaat oefening 3 I

27 Resultaat oefening 3 II

28 Uitleg | Tabblad Overzicht RIE’s (Hoofdmenu) I
Filter RIE’s

29 Oefening 4: Nieuwe RIE openen
Open een nieuwe RIE. Noem deze RIE: RIE jaartal. Koppel deze RIE aan Afdeling Groen

30 Resultaat oefening 4

31 Uitleg | Tabbladen van het RIE-proces
Status Voorbereiden Inventariseren Evalueren Maatregelen Rapporten Afhankelijk van de rol is een aantal tabbladen (on)zichtbaar

32 Uitleg | Tabblad Status I
Hoe ver is deze RIE gevorderd Onderverdeling naar submodules (subitems), indien aanwezig Welke modules zijn gedelegeerd aan taakuitvoerders Let op: ‘Afgerond’ betekent alle stappen van het RIE- proces afgerond, niet maatregelen uitgevoerd

33 Uitleg | Tabblad Voorbereiden I
Belangrijkste tabblad; 4 subtabbladen: Algemeen Algemene gegevens (komen op het voorblad van elk rapport) Kengetallen Eén keer invullen (in overleg) Samenstellen Modules kiezen Taken Taken toewijzen

34 Oefening 5: Samenstellen RIE
Stel de volgende RIE samen: Afdeling groen, met daarin de modules: Buitendienst - Algemene voorzieningen Buitendienst - Veiligheid Buitendienst - Fysieke belasting Buitendienst - Fysische factoren Buitendienst - Gevaarlijke stoffen Buitendienst - Biologische agentia

35 Resultaat oefening 5

36 Oefening 6: Taken toewijzen
Wijs aan Mies de volgende modules toe: Buitendienst - Gevaarlijke stoffen Buitendienst - Biologische agentia Wijs aan Daan de volgende module toe: Buitendienst - Algemene voorzieningen Verstuur beiden een mail

37 Resultaat oefening 6 I

38 Resultaat oefening 6 II

39 Uitleg | Tabblad Inventariseren
Per vraag: met toelichting met mogelijkheid tot plaatsen van opmerkingen onbepaald betekent: nog niet ingevuld Als lijst zonder toelichting Insteek goed werkgeverschap, dus geen verwijzing naar wetteksten

40 Oefening 7: Inventariseren functie/afdeling
Waar gaat submodule 5 van module 17 over? Hoeveel vragen heeft deze submodule? b Beantwoord van deze module vragen 1 en 3 met nee vraag 2 met ja Wat gebeurt er in het overzicht als je op verder klikt?

41 Resultaat oefening 7a en 7b
Let op: module 17 en submodule 5 zijn rood-gekleurd omdat er een knelpunt is opgetreden.

42 Uitleg | Tabblad Evalueren I
Standaard-risicoklasse is bepaald door deskundigen Risicoklasse kan aangepast worden, hoeft niet Bij aanpassing risicoklasse: reden vermelden  verplicht

43 Risicoklasse Zie Tips en trucs Fine en Kinney: Risicoklasse= B*E*W
Gebaseerd op Blootstelling (B) Effect (E) Waarschijnlijkheid (W)

44 Oefening 8: Evalueren Ga naar tabblad Evalueren en evalueer de vraag/vragen die een knelpunt hebben opgeleverd. Welke vragen zijn dit? Verander bij een vraag de risicoklasse

45 Resultaat oefening 8a

46 Resultaat oefening 8b

47 Uitleg | Tabblad Maatregelen I
Suggesties voor maatregelen gemaakt door deskundigen Maatregel vermelden of suggestie (deels) overnemen (Maatregel)Verantwoordelijke Budget Startdatum Streefdatum: verwachte einddatum Einddatum: pas invullen als maatregel is uitgevoerd Status Opmerking

48 Uitleg | Tabblad Maatregelen II
Maatregelverantwoordelijke wordt niet geïnformeerd door het systeem Meerdere maatregelen per knelpunt mogelijk Overleggen met OR over het Plan van Aanpak

49 Oefening 9: Maatregelen
Ga naar tabblad Maatregelen. Voor welke knelpunt(en) moet je maatregelen bedenken? Kies voor de maatregelsuggestie dit knelpunt. Vul bij dit zelfde knelpunt een eigen maatregel helemaal in, compleet met een journaal-item.

50 Resultaat oefening 9a

51 Resultaat oefening 9b I

52 Resultaat oefening 9b II

53 Resultaat oefening 9c

54 Oefening 10: Status Kijk naar het statusoverzicht. Is submodule 5 van module 17 klaar? Nu blijkt dat het antwoord op vraag 2 van module 17, submodule 5 verkeerd is beantwoord. Het moet toch nee zijn. Verander dit. Kijk naar het statusoverzicht. Is submodule 5 klaar? Zo nee, wat moet er nog gebeuren?

55 Resultaat oefening 10a

56 Resultaat oefening 10b

57 Uitleg | Tabblad Rapporten I
Word  Categorieën Selectie mogelijk bij elk rapport Overzicht van alle knelpunten van één categorie Categorieën zijn bepaald door deskundigen Excel  Kolommen Allerlei selecties mogelijk bij elk rapport

58 Oefening 11 : Rapporten Genereer een vragenlijst

59 Resultaat oefening 11

60 Uitleg | Tabblad Knelpunten I
Overzicht van alle knelpunten van alle RIE’s Filteren en zoeken mogelijk

61 Oefening 12: Knelpunten Kijk bij de Knelpuntenmanager of de ingevoerde knelpunten er bij staan. Maak een selectie met de Knelpuntenmanager (filteren)

62 Resultaat oefening 12a+b

63 Uitleg | Tabblad Maatregelen
Overzicht van alle maatregelen van alle RIE’s Filteren en zoeken mogelijk

64 Oefening 13: Maatregelen
Kijk bij de Maatregelenmanager of de ingevoerde maatregel er bij staat. Maak een selectie met de Maatregelenmanager (filteren)

65 Resultaat oefening 13a+b

66 Uitleg | Tabblad Rapporten I
Filter en zoeken Meerdere rapporten mogelijk: Overzichtrapport per geselecteerde, geaggregeerde risicoscores: Hoogste risicoklasse per module Risicopercentage over alle stellingen Risicopercentage over de beantwoorde stellingen Excell bestand met alle vragen en antwoorden

67 Uitleg | Tabblad Rapporten II
Managementtool Voor de rol Rapporteur Overzichtsrapportage: stoplichtmodel Selectie mogelijk: één of meer RIE’s

68 Oefening 14: Rapporten Genereer een Excelbestand met daarin alle vragen en antwoorden.

69 Resultaat oefening 14

70 7 Uitvoering RIE Gemeenten
Alles zelf uitvoeren: inventariseren tot Plan van Aanpak tussenvorm Gezamenlijk binnen korte tijd RIE uitvoeren

71 7 Uitvoering RIE Gemeenten: alles zelf doen
Zelf inventariseren, evalueren, PvA invullen Voordeel Je hebt alles zelf in de hand Wordt gedaan door arbodeskundige Nadelen: Kost veel tijd Weinig draagkracht

72 7 Uitvoering RIE Gemeenten: gezamenlijk I
Samenstellen werkgroep voor opstellen van RIE. Vertegenwoordiging van ieder te onderscheiden groep: zoals afdelingen Vertegenwoordigers kennen het werkveld goed. Aantal deelnemers: 5 tot 10 personen.

73 7 Uitvoering RIE Gemeenten: gezamenlijk II
Werkgroep ontvangt vragenlijst. In één bijeenkomst wordt RIE en PvA opgesteld. De RIE en PvA worden als concept g d. Bij goedkeuring gepresenteerd in het verantwoordelijk MT.

74 8 Vervolg Evaluatie workshop: graag invullen
Workshop Plan van Aanpak in combinatie met Workshop Enquetemanager Nieuwe versies Technisch  aanpassingen in alle RIE’s Inhoudelijk  alleen voor nieuwe RIE’s

75 Tips Zorg voor logische naamgeving Vragen/opmerkingen/nieuwe ideeën
Martine van Dijk ,

76 9 Vragen