DocumentenLoket DT&V IND COA CDD Abonn BVV.

Presentatie over: "DocumentenLoket DT&V IND COA CDD Abonn BVV."— Transcript van de presentatie:

1 DocumentenLoket DT&V IND COA CDD Abonn BVV

2 Masterplan Digitaal Werken 2013

3 Masterplan Digitaal Werken
- In gebruik nemen van het ketendossier - Definitieve documenten worden uitgewisseld met ketenpartners via het Centraal Digitaal Depot van JustID - Drie prioriteiten onderkend Overdrachtsdossier Beschikking en Rechterlijke uitspraak Koppeling Raad voor de Rechtspraak

4 Wat houdt het DocumentenLoket in?
Digitaal uitwisselen van originele ketendocumenten (ongestructureerde informatie) gebruikmakend van: - het bestaande berichtenverkeer van de Vreemdelingenketen (BVV), dat nu voor gestructureerde informatie wordt gebruikt. - het nieuwe Centrale Digitale Depot (CDD), waarvan de oorspronkelijke versie reeds in gebruik is bij de IND.

5 Wat is de doelstelling van het DocumentenLoket?
- Voldoen aan politieke wens om in 2017 volledig digitaal te kunnen werken binnen de overheid - Naar de toekomst toe realiseren van een bestendige uitwisseling van digitale originele documenten tussen ketenpartners. - Realiseren van efficiency en kostenbesparingen door versnellen van het uitwisselen van informatie, in casu documenten.

6 Wie gaan gebruik maken van het DocumentenLoket?
- op lange termijn de hele Vreemdelingenketen (de ‘grote keten’ genaamd) - op korte termijn wordt gestart in de ‘kleine keten’ oftewel de IND, DT&V en het COA. - er zal binnen afzienbare tijd (jaar of 2 tot 3) ook een koppeling worden aangebracht met de strafrechtketen.

7 Hoe werkt het DocumentenLoket schematisch gezien?
IND DT&V BVV CDD Abonn Deponeren COA Consumeren Trigger

8 INDiGO

9 Behandelplan

10 Dossierstukken

11 Proces IND en koppeling

12 BVV berichten

13 Hoe werkt het DocumentenLoket bekeken vanuit het COA?
Het COA onderkent 5 verschillende documentstromen: - Stroom 1: deponeren volledig digitaal met QR-code - Stroom 2: deponeren volledig digitaal vanuit MS Office - Stroom 3: deponeren fysiek met QR-code - Stroom 4: deponeren fysiek zonder QR-code - Stroom 5: consumeren uit DocumentenLoket

14 Stroom 5 - consumeren uit DocumentenLoket
Medewerker Primair proces Verwerken Medewerker scanafdeling Metadateren Controleren Berichtenmakelaar Trigger ontvangen Signaal sturen Ophalen Verrijken Opslaan Gemeenschappelijke voorzieningen CDD BVV Medewerker DIV Corsa Beheren

15 Document ontvangen

16 Vertrekplan Corsa Beëndigen opvang Locatie Almere Map Titel Inhoud Ontvangstdatum Documenttype Stuknummer (Corsa) Documentnr (CDD) Bron Organisatie Kopie gemeentebrief Beschikking Opvang - Bewaarlocatie Creatiedatum Afzender Kopie Gemeentebrief Bericht aan Gemeente 123456 DT&V hgb57869

17 Hoe werkt het DocumentenLoket bekeken vanuit het COA?
Het COA onderkent 5 verschillende documentstromen: - Stroom 1: deponeren volledig digitaal met QR-code - Stroom 2: deponeren volledig digitaal vanuit MS Office - Stroom 3: deponeren fysiek met QR-code - Stroom 4: deponeren fysiek zonder QR-code - Stroom 5: consumeren uit DocumentenLoket

18 Stroom 1 - deponeren volledig digitaal met QR-code
Creëren Medewerker Primair proces Medewerker scanafdeling Metadateren Controleren Berichtenmakelaar Verrijken Opslaan Trigger sturen BVV BVV Gemeenschappelijke voorzieningen CDD Medewerker DIV Corsa Beheren

19

20

21 Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B
Archiveren Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B

22 Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B
Archiveren SOE-nummer PLE-nummer Archiveren document JRE-nummer QR-code? Archiveren Annuleren Titel Nee Ja / V-nummer Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B

23 Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B
Archiveren SOE-nummer PLE-nummer Archiveren document JRE-nummer QR-code? Archiveren Annuleren Titel Nee Ja / V-nummer Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B

24 Archiveren

25 Documenten classificeren (van wie, naar wie, DocType)
Metadatering: Waardebereiken definieren Tonnetje in CDD (JustID: Vooronderzoek en Uitvoering) Abonnement op DocType in BVV Berichten implementeren (deponeren, consumeren, trigger, zoeken) Digitaal document (COPAFITHJE) Convenant afsluiten met afnemers (hoe lang nog papier/ /etc) Digitaliseren ? Scanstraat ? Substitutie ? (Visie, Strategie, Beleid, Publicatie) Conversie huidig digitaal archief ? (document, metadata) Vernietigen ? Recordmanager ? Wat moet u allemaal regelen om aan te kunnen sluiten op het DocumentenLoket?

26

27 Stromen 1 en 2 E-mail Medewerker Primair proces Medewerker
Creëren Ontvangen Medewerker Primair proces Verwerken Medewerker scanafdeling Metadateren Controleren Berichtenmakelaar Verrijken Opslaan Trigger sturen BVV BVV Gemeenschappelijke voorzieningen CDD Medewerker DIV Corsa Beheren

28 Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 2)

29 Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 2)
Archiveren document QR-code? Ja / Nee Titel V-nummer SOE-nummer PLE-nummer JRE-nummer Annuleren Archiveren

30 Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 2)
Archiveren document QR-code? Ja / Nee Titel PID Documentenloket V-nummer SOE-nummer PLE-nummer JRE-nummer Annuleren Archiveren

31 Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 2)
PID Documentenloket Dick Snow

32 Stromen 3 en 4 Medewerker Primair proces Medewerker scanafdeling
Creëren Ontvangen Medewerker Primair proces Ondertekenen Verwerken Uitsplitsen Voorbereiden Scannen Medewerker scanafdeling Metadateren Controleren Berichtenmakelaar Verrijken Opslaan Trigger sturen BVV Gemeenschappelijke voorzieningen BVV CDD Medewerker DIV Corsa Beheren

33 Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 3)
Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B

34 Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 3)

35 Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 3)
Aanmeldings- en begeleidingsformulier deel B Instromen Scanbatch 20010 Dick Snow Klaas de Groot Jos Stevens

36 Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 4)

37 Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 4)

38 Stroom 5 Medewerker Primair proces Medewerker scanafdeling
Verwerken Medewerker scanafdeling Metadateren Controleren Berichtenmakelaar Trigger ontvangen Trigger sturen Ophalen Verrijken Opslaan Gemeenschappelijke voorzieningen CDD BVV Medewerker DIV Corsa Beheren

39

40 Project Digitaal Werken
Doelstellingen: - Primair => Digitaal uitwisselen van documenten via de BVV en het nieuwe Centraal Digitaal Depot (CDD)

41 Project Digitaal Werken
Doelstellingen: - Primair => Digitaal uitwisselen van documenten via de BVV en het nieuwe Centraal Digitaal Depot (CDD) - Vervangen van fysieke documenten door digitale originelen (substitutie) - Op orde brengen van de digitale bewonersdossiers in lijn met de archiefwet en -regelgeving

42 Project Digitaal Werken
Binnen scope: - Alléén documenten die worden ontvangen en/of opgemaakt i.h.k.v. het COA-bewonersdossier. - Alle ketendocumenten die het COA levert aan de grote keten - De ‘beschikkingen van de IND’ en ‘uitspraken van de rechtbank/raad van state’ die het COA ontvangt van de IND - Voor digitaal archiefbeheer (Recordmanagement): - Visie & Strategie voor heel het COA - Beleid & middelen alléén voor het bewonersdossier - Vervangen van fysieke documenten door digitale originelen (substitutie)

43 Project Digitaal Werken
Buiten scope: - De gestructureerde informatie die wordt ontvangen/gedeeld met de keten. - De beleidsdossiers, personeelsdossiers, juridische dossiers, huisvestingsdossiers en financiële dossiers van het COA. - RM beleid & middelen voor processen die niet in het kader van het bewonersdossier worden uitgevoerd. - Het gebruik van digitale ondertekening door internen, bewoners en externen - Dit project streeft geen procesverbetervoorstellen na bij het digitaliseren van de documenten. Er wordt in dat kader dan ook geen uitgebreide procesanalyse en ontwerp gedaan. Daar waar verbeteringen noodzakelijk zijn voor het realiseren van de projectdoelstellingen, zullen deze echter wel worden doorgevoerd.

44 Project Digitaal Werken
Planning: in Productie 1e week van juli! 2014 Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Q3 Q4 Analyse (ICT/documenten/processen/metadata/…) Visie/Strategie/Beleid/Middelen Archiefbeheer Substitutie en scanstraat Bewonersdossier ICT intern (IBIS/MS Office/Scansoftware/Berichtenmakelaar/Corsa) ICT extern (BVV/CDD) Testen Nazorg Digitaliseren bestaand archief

45 Toekomstbeeld (documentaire) informatievoorziening Bewonersdossier
Dat betekent: Volledig dossier Alle documenten die erin moeten zitten, zijn aanwezig Digitaal dossier leidend - Geen fysiek dossier meer - Digitale documenten zijn het origineel - Fysieke documenten worden vernietigd kort na inscannen (substitutie) Originele documenten real time beschikbaar / reproduceerbaar Digitaal beschikbaar bij ketenpartner = digitaal beschikbaar bij COA en andersom Geen fysieke documenten meer, tenzij... Alléén fysieke documenten om inefficiency in een proces(stap) te voorkomen Terugvindbaarheid hoog Met behulp van kenmerken (metadata): Titel, map, werkproces, creatiedatum, V-Nr, SOE-nr, e.d.

46 Toekomstbeeld (documentaire) informatievoorziening Bewonersdossier
Processen Dat betekent Documenten komen synchroon binnen met gestructureerde informatie Beslissingen/uitspraken tegelijk met verblijfstitel/verwijderbaarheidscode en activiteitcode Informatie real time beschikbaar Digitaal beschikbaar bij ketenpartner = digitaal beschikbaar bij COA en andersom Overbodige tussenstappen eruit Digitale formulieren digitaal aanleveren via invoegtoepassing in MS Office Minder zoekwerk, minder dubbel werk Duidelijk wat je moet bewaren in het bewonersdossier en dus ook terug kunt vinden Als een signaal aangeeft dat een document is ontvangen, zit het reeds in het dossier

47 Toekomstbeeld (documentaire) informatievoorziening Bewonersdossier
Scanstraat Dat betekent Kwaliteit naar hoog niveau Leesbare documenten, die reproduceerbaar zijn in oorspronkelijke vorm Papier vervangen door digitaal origineel Fysieke versie kan worden vernietigd Toevoegen kenmerken (metadata) aan documenten sterk geautormatiseerd Zowel de medewerker uit het primaire proces als uit de scanstraat hoeft veel kenmerken niet (meer) in te toetsen Direct plaatsing in het juiste dossier Door toevoegen van de kenmerken is duidelijk waar een document in het digitale dossier geplaatst moet worden

48 Toekomstbeeld (documentaire) informatievoorziening Bewonersdossier
Beheer van Records (= archiefstuk) Dat betekent: Voldoen aan wet- en regelgeving Documenten worden ordelijk en toegankelijk opgeslagen en zijn van voldoende kwaliteitsniveau Bewaartermijnen helder Kunnen reconstrueren van handelingen, verantwoording daarover afleggen als nodig Alleen nog beheer op digitale documenten O.b.v. handboek voor recordmanager en medewerkers Uniform beheer voor alle records Helder hoe in welke situatie te handelen

49 Gespreksverslagen uitnodigingen & ROV’s
Wat moet in het dossier? IBIS Formulieren met QR-code Gespreksverslagen uitnodigingen & ROV’s s + bijlage (in- en uitgaangd) Inkomende post Eigen documenten Lang bewaren Werk kladjes

50 STROOM 1 STROOM 2 STROOM 3 STROOM 4 STROOM 5 Maken IBIS formulier
met QR-code Maken/ontvangen doc in MS Office Maken IBIS formulier met QR-code Ontvangen & verwerken post Ontvangen ketendocumenten Afmaken document in MS Word Versturen PDF + XML zonder QR-code Afmaken document in MS Word Toezenden docs zonder QR-code Versturen PDF + XML zonder QR-code Versturen PDF met QR-code Printen formulier met QR code Ondertekenen prints Toezenden print met QR-code C A P T U R E Ontvangen digitale docs Ontvangen digitale docs Scannen documenten Scannen documenten Ontvangen digitale docs Registreren metadata Registreren metadata Registreren metadata Registreren metadata Registreren metadata I B S Uitvoeren BA taken Uitvoeren BA taken Uitvoeren BA taken Uitvoeren BA taken Uitvoeren BA taken C A P T U R E Controleren metadata & doc Controleren metadata & doc Controleren metadata & doc Controleren metadata & doc Controleren metadata & doc Maken en verzenden XML + PDF Maken en verzenden XML + PDF Maken en verzenden XML + PDF Maken en verzenden XML + PDF Maken en verzenden XML B I Z T A L K Aanvullen metadata Aanvullen metadata Aanvullen metadata Aanvullen metadata Aanvullen metadata Opslaan in Corsa en CDD Opslaan in Corsa en CDD Opslaan in Corsa en CDD Opslaan in Corsa en CDD Opslaan in Corsa & signaal naar IBIS