Verdiepingscursus Dossiermodule Omgevingsloket online

Presentatie over: "Verdiepingscursus Dossiermodule Omgevingsloket online"— Transcript van de presentatie:

1 Verdiepingscursus Dossiermodule Omgevingsloket online

2 Doel Doel: Beter inzicht in de verschillende opties waarop vergunningaanvragen digitaal behandeld kunnen worden met behulp van de dossiermodule van Omgevingsloket online Handvatten geven om klaar te zijn op 1 juli Wat behandelen we niet: De behandeling in uw eigen systeem De behandeling van een papieren aanvraag 5 april 2017

3 Programma 09.00 Ontvangst Opening, doel en programma Omgevingsloket online, keuzes Pauze Hybride model: gedeeltelijk gebruik Omgevingsloket online Release 2.3: wat zit daar in? Slot 5 april 2017

4 Programma 13.00 Ontvangst Opening, doel en programma Omgevingsloket online, keuzes Pauze Hybride model: gedeeltelijk gebruik Omgevingsloket online Release 2.3: wat zit daar in? Slot 5 april 2017

5 1. Omgevingsloket online
Vergunningcheck Aanvraagformulier Dossiermodule 5 april 2017

6 Doelen Omgevingsloket online
Aanvraagmodule (vergunningcheck en aanvraagformulier) Aanvrager informeren Door uniformeren administratieve lasten terugbrengen Met digitaal indienen aansluiten op werkproces professionele aanvrager Dossiermodule (tijdelijk digitaal dossier) Alle betrokkenen bij behandeling beschikken over dezelfde informatie en dezelfde versie Uitwisseling kennis en informatie via Omgevingsloket online 5 april 2017

7 Gevolgen uit Wabo Bevoegd Gezag is verplicht aanvraag digitaal te kunnen ontvangen (art 7.6 lid 2 Wabo) 100% van de gemeenten + provincies + rijk is nu aangesloten! 100% van de adviesorganisaties is per 1 juli aangesloten Bevoegd gezag is niet verplicht aanvraag digitaal te behandelen Bevoegd gezag moet wel adviseurs in de gelegenheid stellen advies uit te brengen – dossier delen!

8 Focus vandaag Handvatten geven om op tijd klaar te zijn!
Op tijd klaar is: per 1 juli aanstaande kan Bevoegd Gezag aanvragen ontvangen een keus hebben gemaakt hoe aanvragen te gaan behandelen afspraken gemaakt met adviseurs hoe samen te werken Dit doen we door: bespreken verschillende keuzes bespreken drie scenario’s voor behandelen inzicht te geven in release 2.3 – de release van 1 juli 5 april 2017

9 Aansluiten op Omgevingsloket online
Volledig gebruik dossiermodule Omgevingsloket online (scenario 1) Volledig gebruik eigen mid- of backoffice (webservices) (scenario 5) Behandeling in eigen mid- of backoffice, bijlagen op Omgevingsloket online (scenario 2)

10 Inregelen Omgevingsloket online
Inregelen Omgevingsloket online moet altijd! Onafhankelijk van het gebruik van behandelmodule. Inregelen van lokale vragen (in vergunning check én in aanvraagformulier) Nieuwe lokale vragen inregelen (alarminstallatie, roerende zaken opslaan, werk- of werkzaamheden uitvoeren Inregelen werken met behandeldienst Aanpassen 1e bericht Aanmaken rol coördinator met oog op: Werken volgens hybride model Overhalen gegevens naar archief 5 april 2017

11 Inregelen Omgevingsloket online (2)
En…aangeven op welke manier je Omgevingsloket online gebruikt (behandelmodule ja/nee) Gegevensuitwisseling tussen Omgevingsloket online en backoffice Communicatie met de aanvrager 5 april 2017

12 Keuzes (1) Hoe ga ik aanvragen behandelen?
papieren aanvragen op papier behandelen en digitale aanvragen digitaal behandelen alles digitaal behandelen, dus papieren aanvragen inscannen alles op papier behandelen, dus digitale aanvragen uitprinten Hoe werk ik samen met adviseurs delen van tekeningen en andere benodigde documenten communicatie ( , notificaties, telefoon) delen van beschikking 5 april 2017

13 Keuzes (2) Waar ga ik aanvragen behandelen?
eigen vergunningensysteem dossiermodule in Omgevingsloket online Hoe deel ik informatie met aanvrager statuswijzigingen aanvullingen in dossier communicatie beschikking 5 april 2017

14 Gebruik behandeldossier: geheel of gedeeltelijk
Geen eigen vergunningbehandelsysteem: Gebruik dossiermodule volledig! Dat geldt bv voor kleinere gemeenten, wettelijke adviseurs Wel eigen vergunningbehandelsysteem: Behandel de vergunning in eigen systeem Gebruik behandeldossier om informatie te delen Bv delen met adviseurs (provincie, waterschap etc) 5 april 2017

15 Volledig gebruik dossiermodule

16 Omgevingsloket online
Volledig gebruik dossiermodule I Omgevingsloket online M U I M U M I U D Aanvrager doet vergunningcheck en vult aanvraagformulier in. Aanvrager voegt bijlagen toe en klikt op “indienen”. Omgevingsloket online stuurt dat aanvraag is verstuurd naar bevoegd gezag. Omgevingsloket online stuurt naar bevoegd gezag dat er een aanvraag is ingediend en zet dossier open voor bevoegd gezag. Bevoegd gezag voert taken uit in Olo (I) en voegt documenten toe aan dossier (U) Eigen systeem I: interactie met systeem U: documenten uploaden M: bericht 5 april 2017

17 Volledig gebruik dossiermodule: rollen
Zodra aanvraag is ingediend, wordt een bericht naar bevoegd gezag gestuurd; bevoegd gezag heeft toegang tot dossier Rollen in dossiermodule: Lokaal beheerder Baliemedewerker Coördinator Behandelaar 5 april 2017

18 Lokaal beheerder Regelt de “achterkant” van het systeem
Organisatie gegevens en werkwijze van de gemeente: vooroverleg, communicatie aanvrager, dossiermodule, /soap XML en account voor ftp Beheer gebruikers Lokale regelgeving in vergunningcheck en aanvraagformulier Relatiebeheer Rapportages

19 5 april 2017

20 Baliemedewerker Met name hulp aan aanvrager:
Samen met aanvrager door vergunningcheck Samen met aanvrager aanvraag opstellen (bsn of kvk nummer) Aanvraag overnemen van of overdragen aan aanvrager Aanvullingen indienen namens aanvrager Papieren aanvraag digitaliseren Bijlagen toevoegen Aanvraag indienen namens gemeente Aanvraag overnemen van andere baliemedewerker Informatie over voortgang van aanvraag

21

22 Coördinator Voert de regie over de behandeling van de aanvraag:
Faciliteert eventueel vooroverleg Bepaalt juiste procedure en bevoegd gezag Beoordeelt volledigheid  vraagt aanvulling Onderhoudt contact met de aanvrager Vraagt beoordeling aan behandelaar (volledig / inhoudelijk) Vraagt advies aan adviesorganisatie (volledig / inhoudelijk) Voegt alle adviezen en beoordelingen samen Registreert ontwerpbesluit / beschikking Regelt archivering

23

24

25

26 Behandelaar / adviseur
Beoordeelt de aanvraag: Krijgt toegang tot dossier via verzoek om beoordeling of advies Heeft inzage in alle onderdelen van de aanvraag Kan alle bijlagen bekijken Kan opmerkingen plaatsen op tekeningen Voegt beoordeling/advies via documenten en notities toe Kan advies aanvragen aan (andere) adviesorganisatie

27 Volledig gebruik dossiermodule: behandelstappen
Wijzigen bevoegd gezag Wijzigen soort procedure Verzenden bericht in behandeling Inhoudelijke beoordeling aanvragen (intern) Advies aanvragen Aanhouden beslissing Aanvragen aanvulling Registreren beschikking Verlengen beslistermijn Documenten en/of notities toevoegen 5 april 2017

28 Volledig gebruik dossiermodule: beslissingen (1)
Overhalen naar eigen systeem: Welke documenten zijn noodzakelijk voor archivering en wanneer haal je deze documenten over van Omgevingsloket online? Samenwerken: Vereist deze werkwijze aanpassingen in de samenwerkings-overeenkomst? Communicatie met aanvrager en adviseur: Hoe communiceren met aanvrager en adviseur? Omgevingsloket online verstuurt s aan de aanvrager en adviseur: Inhoud akkoord? Aanvullende communicatie nodig, zo ja in welke vorm? 5 april 2017

29 Volledig gebruik dossiermodule: beslissingen (2)
Openbaar maken / publicatie: Waar publiceer je de aanvragen / beschikkingen? Hoe ga je om met de ter inzage legging? Hoe / waar organiseer je de zienswijzen? Behandeling vergunning: Welke meldingen zijn relevant voor Omgevingsvergunningen en hoe wordt samenloop in de behandeling georganiseerd? Hoe gegevens naar eigen systeem: - ftp, webservices, handmatig Hoe aanvraag en juisten versies bijlagen (tekeningen delen) - (eigen schijf, sharepoint, informatiedragers zoals usb, papier, dvd,…) Hoe communiceren met adviseur? Advies vragen Advies krijgen 5 april 2017

30 Omgevingsloket online
Volledig gebruik eigen vergunningsysteem I Omgevingsloket online M U I M U M M I U D ? ? Aanvrager doet vergunningcheck en vult aanvraagformulier in. Aanvrager voegt bijlagen toe en klikt op “indienen”. Omgevingsloket online stuurt dat aanvraag is verstuurd naar bevoegd gezag. Omgevingsloket online stuurt naar bevoegd gezag dat er een aanvraag is ingediend en zet dossier open voor bevoegd gezag. Bevoegd gezag voert taken uit in Olo (I) en voegt documenten toe aan dossier (U) I Eigen systeem I: interactie met systeem U: documenten uploaden M: bericht ?: zelf nog te beslissen U 5 april 2017

31 Volledig gebruik eigen vergunningsysteem: beslissingen (1)
Overhalen naar eigen systeem: Hoe gegevens naar eigen systeem? Welke documenten zijn noodzakelijk voor archivering en wanneer haal je deze documenten over van Omgevingsloket online? Samenwerken: Vereist deze werkwijze aanpassingen in de samenwerkings-overeenkomst? Hoe aanvraag en juiste versies van bijlagen (tekeningen) delen? Hoe beveiliging van toegang van adviseurs? Hoe samenwerken (met name mark-ups)? Let op: adviseurs moeten verschillende werkwijzen ondersteunen! 5 april 2017

32 Volledig gebruik eigen vergunningsysteem: beslissingen (2)
Communicatie met aanvrager en adviseur: Hoe communiceren met aanvrager en adviseur? Openbaar maken / publicatie: Waar publiceer je de aanvragen / beschikkingen? Hoe ga je om met de ter inzage legging? Hoe / waar organiseer je de zienswijzen? Behandeling vergunning: Welke meldingen zijn relevant voor Omgevingsvergunningen en hoe wordt samenloop in de behandeling georganiseerd? Hoe gegevens naar eigen systeem: - ftp, webservices, handmatig Hoe aanvraag en juisten versies bijlagen (tekeningen delen) - (eigen schijf, sharepoint, informatiedragers zoals usb, papier, dvd,…) Hoe communiceren met adviseur? Advies vragen Advies krijgen 5 april 2017

33 Eigen vergunningsysteem én behandeldossier

34 Omgevingsloket online
Eigen vergunningsysteem én behandeldossier I Omgevingsloket online M U I M U M M I U D M Aanvrager doet vergunningcheck en vult aanvraagformulier in. Aanvrager voegt bijlagen toe en klikt op “indienen”. Omgevingsloket online stuurt dat aanvraag is verstuurd naar bevoegd gezag. Omgevingsloket online stuurt naar bevoegd gezag dat er een aanvraag is ingediend en zet dossier open voor bevoegd gezag. Bevoegd gezag voert taken uit in Olo (I) en voegt documenten toe aan dossier (U) I Eigen systeem I: interactie met systeem U: documenten uploaden M: bericht U 5 april 2017

35 Eigen vergunningsysteem én behandeldossier
Eigen vergunningsysteem wordt gebruikt voor: Bewaken termijnen Uitzetten behandelverzoek binnen eigen organisatie Opstellen standaardbrieven (o.a. beschikking) Communicatie met aanvrager (eigenlijk alle handelingen die u nu ook met dit systeem doet!) etc Behandeldossier wordt gebruikt voor: Beschikbaar stellen van aanvraag en tekeningen aan adviseurs Ontvangen van advies op tekeningen (mark-ups) en advies in de vorm van documenten in het dossier 5 april 2017

36 Eigen vergunningsysteem én behandeldossier : beslissingen (1)
Overhalen naar eigen systeem: Hoe gegevens naar eigen systeem? Welke documenten zijn noodzakelijk voor archivering en wanneer haal je deze documenten over van Omgevingsloket online? Samenwerken: Vereist deze werkwijze aanpassingen in de samenwerkings-overeenkomst? 5 april 2017

37 Eigen vergunningsysteem én behandeldossier : beslissingen (2)
Communicatie met aanvrager en adviseur: Hoe communiceren met aanvrager en adviseur? Omgevingsloket online verstuurt s aan de aanvrager en adviseur: Inhoud akkoord? Aanvullende communicatie nodig, zo ja in welke vorm? Openbaar maken / publicatie: Waar publiceer je de aanvragen / beschikkingen? Hoe ga je om met de ter inzage legging? Hoe / waar organiseer je de zienswijzen? Hoe gegevens naar eigen systeem: - ftp, webservices, handmatig Hoe aanvraag en juisten versies bijlagen (tekeningen delen) - (eigen schijf, sharepoint, informatiedragers zoals usb, papier, dvd,…) Hoe communiceren met adviseur? Advies vragen Advies krijgen 5 april 2017

38 Eigen vergunningsysteem én behandeldossier : beslissingen (3)
Behandeling vergunning: Welke meldingen zijn relevant voor Omgevingsvergunningen en hoe wordt samenloop in de behandeling georganiseerd? 5 april 2017

39 Acties (1) 5 april 2017

40 Acties (2)

41 Acties (3) 5 april 2017

42 Acties (4) 5 april 2017

43 Webservices (1) Wat te doen om webservices te kunnen gebruiken?
DIGI koppeling(OSB) tot stand brengen Midoffice of backoffice leverancier verbinding laten maken met DIGI koppeling Acceptatietest uitvoeren samen met AgentschapNL Soap/XML aanzetten in beheergedeelte 5 april 2017

44 Webservices (2) Status:
Pilot uitgevoerd met Rotterdam, Amsterdam en enkele leveranciers. Geconstateerde problemen zijn opgelost Op 1 juli kan gewerkt worden met webservices Mogelijkheden in release 2.3: Alle berichten in 2.2 (zie bijlage H functioneel ontwerp) Nieuw bericht: adviesaanvraag 5 april 2017

45 5. Features 2.3 release Behandeling uitbesteden aan behandeldiensten, milieu maar ook andere werkzaamheden; soorten behandeldiensten uitgebreid Uitbreiden beheermodule met rapportage mogelijkheden Bijlagen - 2 soorten verplichte bijlagen en achtergrond Verbetering in toevoegen van bijlagen (versiebeheer) Aanpassen eerste berichtje naar de aanvrager mogelijk Ondersteuning geheimhouding m.b.t. milieuwerkzaamheden Archiveren: tussentijds overhalen mogelijk Audittrail wordt als pdf aangeleverd t.b.v. archivering Hergebruik van ingediende aanvragen en meldingen Aanscherping van autorisatie regels Soorten behandeldiensten uitgebreid – gemeenten, provincies, ministeries en uitvoeringsdiensten

46 Rapportage mogelijkheden
5 april 2017

47 Twee soorten bijlagen 5 april 2017

48 Versiebeheer elke bijlage heeft versie(s) versiehistorie te raadplegen

49 Geheimhouding Op initiatief van de aanvrager
Mogelijkheid om verzoek tot geheimhouding via Omgevingsloket online te doen (bijlage) 5 april 2017

50 Geheimhouding Registratie besluit door bevoegd gezag
Bijlagen krijgen kenmerk Extra taak BG Optie tbv aanvrager

51 Hergebruik Zoek de betreffende aanvraag in de tabel en klik op het icoon van twee blaadjes.   Geef aan of je de bijlagen wilt hergebruiken en vul de gegevens van de nieuwe aanvraag of melding in en klik op 'Aanvraag starten'.   5 april 2017

52 Overdracht naar archief
Wat: aanvraag gegevens (PDF), bijlagen inclusief metadata (in Overzicht PDF opgenomen), aanvullingen en markup, documenten van bevoegd gezag waaronder adviezen en eventuele VVGB’s, beschikking en eventueel ontwerpbesluit, audittrail (PDF), notities Wanneer: na sluiten dossier, tussentijds na indiening, ook ten behoeve van download bijlagen in bulk Wie: coordinator, lokaal beheerder of baliemedewerker Hoe: via taken BG gestart, transport via ftp/s – zie volgende sheet, notificatie inclusief Overzicht PDF

53 Uitwisseling via FTP/s
Bevoegd gezag 1. Indienen vergunningaanvraag Aanvrager Bestand upload Aanvraag FTP-client downloaden en installeren (eenmalig) Connectie met ftp.omgevingsloket.nl (productie) maken Bijlage Omgevingsloket online 2. Bijlagen ophalen (FTP client) Centrale opslag van bestanden (FTP directory) Bestand download Elk Bevoegd Gezag heeft een eigen “postbus” Lokale opslag van bestanden 3. Behandeling / archiveringvan de aanvraag