Praktijk case: “Geautomatiseerd scannen én verwerken van ingekomen facturen” ICT Platform.

Presentatie over: "Praktijk case: “Geautomatiseerd scannen én verwerken van ingekomen facturen” ICT Platform."— Transcript van de presentatie:

1 Praktijk case: “Geautomatiseerd scannen én verwerken van ingekomen facturen”
ICT Platform

2 DocuProces Gespecialiseerd in Document Processen en integratie van business toepassingen Vele jaren ervaring (DocuPro’s) Eigen methodiek en aanpak Standaard software oplossingen Klant specifieke implementatie Onderdeel van People-force B.V.

3 DocuSwing DocuCycle

4 Digitalise Organise Certify, Authorise and Security Unify Share Workflow Integrate Navigate Generate

5 Diverse samenhangende tools
Document Management en Archief: DocuWare Intelligente scanning: RecSolution Workflow: JobRouter Collaboratie en Content: SharePoint Document Creatie en Generatie Relatiebeheer: SuperOffice

6 Business Case Klant Inkomende facturen (ca 300/week)
Automatisch verwerken (zo veel mogelijk) Geen papieren documenten Scan, analyse, verwerken, archiveren Koppeling met financieel systeem (order matching, koppeling aan kostenplaatsen)

7 Voorgestelde oplossing
Scanning of elektronisch ontvangen Analyse vooraan in het proces Matching, autorisatie, verrijking vooraan Opslag in DMS incl. metadata Automatische input en verwerking in Financiële Administratie

8 Intelligent scannen en analyse
Flow Ingekomen facturen: Papier of pdf archief DMS systeem Gebrui-kers pdf opslag Intelligent scannen en analyse index raadplegen autorisatie xml Fin. Adm. Navision verwerken

9 RecSolution: Intelligent Scannen
Details van de scan instellingen Bron: scanner of een al ingescand of bv. per mail ontvangen pdf. Pagina scheiding: door witblad, barcode, stempel, vaste tekst.

10 RecSolution: Verwerking

11 RecSolution: Verwerking

12 RecSolution: slim nabewerken

13 Intelligent scannen en analyse
RecSolution Ingekomen facturen: Papier of pdf archief Analyseren tot op factuur regelniveau Herkenning van velden Herkenning van logo’s Controle op scanresultaat / nabewerking Inhoudelijke controle (herberekening) Context afhankelijke matching (bv kostenplaats) Freeformat scanning mogelijk DMS systeem Gebrui-kers pdf Intelligent scannen en analyse xml Fin. Adm. Navision

14 RecSolution: resultaat

15 RecSolution: Scan sjabloon

16 XML gegevens uitwisseling

17 Intelligent scannen en analyse
DocuWare Ingekomen facturen: Papier of pdf archief Archiveren van pdf én xml XML tbv indexing en metadata Eenvoudige workflow en werkprocessen Autorisatieproces Uitgebreide zoekmogelijkheden Full-text zoeken DMS systeem Gebrui-kers pdf opslag Intelligent scannen en analyse index xml Fin. Adm. Navision

18 DocuWare: gearchiveerde facturen
Geïndexeerd en verrijkt Eenvoudig zoeken Autorisatie

19 Navision Geautomatiseerde invoer vanuit de XML
Automatische verwerking (waar mogelijk) ordermatching autorisatie betalingsopdracht klaarzetten Eenvoudig origineel rechtstreeks in DocuWare opvraagbaar

20 Intelligent scannen en analyse
Resultaat klant Ingekomen facturen: Papier of pdf Tijdbesparing: niet langer handmatig invoeren factuurregels Vervangen door controle en enige handmatig nabewerking Minder fouten: automatische uitsplitsing naar kostenplaats (bv op kenteken) Minder fouten: door invoeren of overtypen Ruimte besparing: alle facturen gearchiveerd Gemak: geen papieren facturen meer rond sturen Procesverbetering: autoriseren middels workflow Snellere afhandeling Klaar voor de toekomst archief DMS systeem Gebrui-kers pdf Intelligent scannen en analyse xml Fin. Adm. Navision

21 Hartelijk dank voor uw interesse!