e-Procurement Situering in het inkoopproces

Presentatie over: "e-Procurement Situering in het inkoopproces"— Transcript van de presentatie:

1 e-Procurement Situering in het inkoopproces
Gert Maddens November 2005

2 Introductie Gert Maddens Oprichter 1e cursus inkoop (1990)
Sinds 1992 werkzaam in inkoop : fabrikant conveyors : roomijsfabrikant : oprichting 1e dienstverlener inkoop (PSI) 1998-nu: Purcon Consultants Ltd

3 Inhoud Situering van inkoop e-Procurement

4 SITUERING INKOOP Definitie inkoop De inkoopfunctie Het inkoopproces
Praktijkobservaties Terminologie

5 Definitie Het via externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsuitoefening, bedrijfsvoering en de instandhouding van de organisatie tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden

6 Definitie We onderscheiden Directe en Indirecte inkoop
Alles waarvoor een externe factuur binnenkomt betekent inkoop! We onderscheiden Directe en Indirecte inkoop Directe Indirecte Mechanische componenten goederen Hard & Software diensten Verpakken ICT onderhoud

7 Wat is de inkoopfunctie
De inkoopfunctie beslaat: Alle activiteiten in de fasen van het inkoopproces Alle afdelingen die deze activiteiten uitvoeren Alle goederen/diensten/werken die worden ingekocht en aanbesteed De administratieve afhandeling van bestellingen en facturen Kortom, de inkoopfunctie is breder dan de inkoopafdeling of inkoper

8 Prestatie-indicatoren
Organisatie- beleid Inkoopbeleid Leveranciers Klanten SPECIFICEREN SELECTEREN CONTRACTEREN BESTELLEN BEWAKEN NAZORG Organisatie & Personeel Methoden & Procedures Informatie- voorziening Prestatie-indicatoren

9 Praktijkobservaties extern
Elektronisch inkopen en aanbesteden (met stip) Uitbesteden niet-kerntaken Toenemend aandeel inkoopvolume Aandacht voor milieuzorg en integriteit Toenemende professionalisering inkoopvak

10 Terminologie: Begrippen rond inkoopproces
Inkoopfunctie Initiële/tactische inkoopfunctie Bestel/operationele inkoopfunctie Klant Lever- ancier Speci- ficeren Select- eren Contrac- teren Bestel- len Bewa- ken Nazorg Purchasing/supply management Sourcing Buying Procurement

11 Terminologie: Inkoopproces kent 3 koopsituaties
Eerste aankoopsituatie Gewijzigde herhalingsaankoop Rechtstreekse herhalingsaankoop Afhankelijk van de koopsituatie kunnen één of meerdere fasen in het inkoopproces worden overgeslagen

12 e-PROCUREMENT Definitie Soorten e-Procurement
Het inkoopprocesmodel en e-Procurement E-ordering E-marketplaces Purchasing Card E-procurement en Kraljic SRM

13 Definitie “e-Procurement is het afhandelen van de fasen van het inkoopproces met behulp van internettechnologie met als doel kostenreducties te genereren en het inkoopproces te stroomlijnen”

14 Soorten e-procurement
E-Sourcing: Zoeken naar nieuwe leveranciers op het internet E-Tendering: Het electronisch aanvragen en uitwisselen van offertes E-Auctioning: Leveranciers strijden interactief en dynamisch om een contract E-Ordering: Bestellen over het internet

15 Het inkoopprocesmodel en e-procurement
Specificeren Selecteren Contrac- teren Nader Specificeren Nader Selecteren Nader Contrac- teren Bestellen Bewaken Nazorg E-sourcing E-tendering E-auction E-tendering E-auction E-ordering

16 E-Ordering: Catalogi Papieren catalogus: CD-Rom catalogus:
Overzicht assortiment Kost papier Aanpassingen Opzoeking kan ingewikkeld zijn CD-Rom catalogus: Gemakkelijk aan te passen Kan meer info bevatten Opzoeking is eenvoudiger Aanpassingen nog steeds een probleem

17 E-Ordering: Catalogi Sourcing catalog:
Gebruikt bij zoeken naar leveranciers Omvat zoveel mogelijk goederen van zoveel mogelijk leveranciers Zoeken op trefwoorden Voorbeelden:

18 Sourcing catalog: www.kompass.be

19 E-Ordering: Catalogi Ordering catalog:
Catalogus met automatische bestelmogelijkheid Bevat 2 elementen: Catalogus Ordering systeem Voorbeeld:

20 E-Ordering: Catalogi Wie zal dat betalen ?
Maar ... Content management !!! De inkopende organisatie doet beheer Handmatig inbrengen MAAR leidt tot fouten Electronisch inbrengen MAAR is moeilijk omdat het in het juiste formaat moet geconverteerd worden De verkopende organisatie doet beheer Op maat van de klant aanleveren MAAR als de leverancier dat voor al haar klanten moet doen ... Een derde doet beheer Wie zal dat betalen ?

21 E-Marketplaces Definitie:
Zijn electronische en virtuele marktplaatsen die kopers en verkopers samenbrengen. Meestal beheerd door een derde partij (on-line intermediair) V E R K O P S I N K O P E R S E-marktplaats internet internet

22 E-Marketplaces: aanbod
Catalogi: Een derde partij biedt een geaggregeerde catalogus (bijna allemaal mislukt) Goederenbeurs Werkt op principe van een aandelenbeurs (vb. e-bay) Handelsverzoeken Verzoek wordt via een online formulier op de site gezet ofwel naar de desbetreffende handelspartners verstuurd. - RFP (Request for Proposal) - RFQ (Request for Quotation) - RFI (Request fro Information) Veilingen

23 Alternatief: Purchasing Card
Principe van Visa / MasterCard: Individual Purchasing Card = een kaart per persoon Department Purchasing Card = een kaart over groep Bevat de nodige veiligheden Limiet per persoon / per afdeling Limiet per transactie Limiet per tijdsperiode Limiet waar kan besteld worden Sinds 2000 – BTW recupereerbaar indien goedgekeurde leverancier – “Line Item Detail-capable”

24 Alternatief: Purchasing Card
Voordelen voor de inkopers: Vereenvoudinging van administratie - geen bestelbon nodig - vermindering van aantal facturen Makkelijke controle op uitgavenpatroon per kaart Controle op omzet per leverancier, per productcode, etc. Voordelen voor de leveranciers Zeker van betaling binnen de 3 dagen Indien LID, geen facturen meer te sturen Kosten Leverancier: abonnementsbijdrage + per transactie een percentage op het brutobedrag van de transactie Inkoper: abonnementsbijdrage per kaart + per transactie een vaste bijdrage

25 E-procurement en Kraljic
Hefboomproducten Doel: Vinden van de beste ‘prijs’ Beleid: Concurrerende offertestelling Activiteiten: Degelijke markt- en leverancierskennis Centraal ofgesloten raamcontracten Selectie toeleveranciers Methode voor vergelijking offerte Strategische producten Doel: Planmatig samenwerken En wederzijdse betrokkenheid Beleid: Partnership Activiteiten: Zorgvuldige leveranciersselectie Uitwisseling kennis en deskundigheid Op verschillende niveaus Ideeënbus Collaborative engineering E-auction Hoog Ordering- catalog Invloed op resultaat Routineproducten Doel: Efficiënte bestelprocedure Beleid: Met minder leveranciers meer doen Activiteiten: Standaardisatie Raamcontracten Vaste order-, bestel- en factuurafhandelingsprocedure Knelpuntproducten Doel: Veilig stellen toelevering Beleid: Creëren voorkeurspositie Activiteiten: Risicobeperkende maatregelen Zoeken naar substituten E-sourcing P-Card Laag Leveranciers- gebonden Oplossingen Vb. voorraad VMI Inkoop- Portfolio `Kraljic Laag Hoog Toeleveringsrisico

26 Na 5 jaar e-procurement ... Wat nu?
S upplier R elationship M anagement

27 SRM Definitie Waarom SRM SRM in het inkoopproces

28 Definitie “de beheersing / het managen van de juiste relatie met de juiste leverancier”

29 Waarom SRM ? Uit onderzoek blijkt dat een inkoopstrategie gebaseerd op een goede relatie minder kost dan een strategie gebaseerd op transacties Goede relatie betekent: - uitwisseling van ideeën - afstemmen van voortgang - voorkomen van over- en ondercapaciteit Kan beschouwd worden als de tegenhanger van CRM

30 SRM in het inkoopproces
E-contract management SOURCING SRM Vendor rating E-sourcing Collaborative Product Commerce E-tendering E-auction 3. Optimaliseren leveranciersbestand 4. Ontwikkelen en managen van de leveranciersrelatie 2. Ontwikkelen strategie per inkooppakket 5. Optimaliseren van proces/product innovatie en ontwikkeling 1. Make-or-buy 8. Managen van strategische kosten 7. Verbeteren leveranciers- prestaties en bewaken en vergroten kwaliteit 6. Integratie van leveranciers in orderrealisatie proces PURCHASING E-ordering E-invoicing