Beheer en ordenen van digitale documenten 2008

Presentatie over: "Beheer en ordenen van digitale documenten 2008"— Transcript van de presentatie:

1 Beheer en ordenen van digitale documenten 2008
Tips voor beter beheer van documenten 20 mei 2008, Raymond Snijders & Erik Ploeger

2 Wat gaan we doen. 15. 00-15. 15. Archiveren vs opslag (Elly) 15. 15-15
Wat gaan we doen? Archiveren vs opslag (Elly) principes van ordenen, tips en trucs (Raymond) pauze Aan de slag met de eigen h-schijf

3 Ordenen Opslag is geen archiveren. Tientallen bestanden op 1 hoop kan prima werken Digitale opslag kan op vele manieren: van mappen op een harde schijf tot een content- managementsysteem Wie mag bij welke documenten? Samenwerken aan documenten Versiebeheer Archief functie

4 Nog geen CMS maar wel een H-schijf
Hoeveel niveau’s in mappenstructuur OK, alle functies van de vorige sheet kunnen nauwelijks via de H-schijf. Maar … ook in een CMS moet je nadenken hoe je documenten wil vinden en hoe je wil werken met je content. Aandachtspunten zijn o.a. : Lege mappen of 1 document in map? Heeft elk overleg en onderwerp een eigen map nodig? Dekt de vlag de lading? Let op namen!

5 Ordenen Digitale bestanden ordenen is niet hetzelfde als papieren bestanden. Vergelijk je foto-albums met hoe je nu je digitale foto’s ordent Ordenen is subjectief en gekoppeld aan hoe je het terug wilt vinden! Vooraf structuur maken vs achteraf Voorbeeld plaatsing boeken in bibliotheek Hoe logisch is logisch? Voorbeeld met kleuren

6 Vooraf structureren vs achteraf
Archiveren is altijd vooraf structuur Vergelijk mappenstructuur op basis van INK-model. Voordelen: ‘alles’ kan er in ondergebracht worden en een structuur kan uitgelegd worden aan iemand die iets zoekt. Nadelen: overvolle mappen maar ook lege mappen. Mappen zijn bijna nooit 100% duidelijk wat er precies in moet. Bij structuur achteraf is meer beheer nodig. Vooraf structuur maken vs achteraf Voorbeeld plaatsing boeken in bibliotheek Hoe logisch is logisch? Voorbeeld met kleuren

7 Voorbeeld plaatsing boeken
Vooraf structuur maken vs achteraf Voorbeeld plaatsing boeken in bibliotheek Hoe logisch is logisch? Voorbeeld met kleuren

8 Hoe logisch is logisch? Herkennen en benoemen van kleuren
Vooraf structuur maken vs achteraf Voorbeeld plaatsing boeken in bibliotheek Hoe logisch is logisch? Voorbeeld met kleuren Herkennen en benoemen van kleuren leidt al tot grote verschillen Benoem maar eens alle kleuren die je kent.

9 Bladeren en zoeken Bladeren door de mappen is vooral handig als je weet waar documenten staan (bijv. vergader- of beleidsstukken) Maar wat als je een document zoekt dat over een bepaald onderwerp gaat? Antwoord: gewoon zoeken!

10 Na de pauze wel te verstaan
Zelf aan de slag ! Na de pauze wel te verstaan

11 Stel je eigen H-schijf samen op je G-schijf
Scheiden van soorten documenten Eenduidige map-namen Goede naamgeving bestanden Bladeren vs zoeken Kijk naar de huidige indeling en documenten Hoeveel niveau’s Hoeveel mappen Zinnige namen van mappen? Zinnige namen van bestanden? Lege mappen of overvolle mappen? Kijk naar het soort documenten Beleidsstukken? Foto’s, Vergaderstukken? Hoe worden deze gebruikt?

12 Stel je eigen H-schijf samen op je G-schijf
1. Bedenk een kleine nieuwe mappen-structuur en plaats daar documenten van de H-schijf in! 2. Bekijk de namen van de bestanden (en de mappen) en probeer voor zoveel mogelijk bestanden een *nieuwe* goede naam te vinden. Bijv. Notulen laten beginnen met jaar-maand-dag Verslag workshop beheer en ordenen.doc 12