PAVO Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling met de internet-werkomgeving van Helder & De Witte.

Presentatie over: "PAVO Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling met de internet-werkomgeving van Helder & De Witte."— Transcript van de presentatie:

1 PAVO Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling met de internet-werkomgeving van Helder & De Witte

2 De waarde van procesmanagement
afd. A afd. B afd. C afd. A producten of diensten act. A act. B act. C act. D Procesmanagement

3 Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling
PAVO = Proces-Analyse: hoe verloopt het proces? waar gaat het goed, wat kan/moet beter? Proces-Verbetering: wat moet hoeveel beter? hoe en per wanneer realiseren we dat? wie doet wat? Proces-Ontwikkeling: welke vernieuwingen voeren we door in het bestaande proces? hoe richten we een nieuw proces in? Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

4 Gezamenlijk procesoverleg:
Zo werkt 't: 1. Proceseigenaar: nodigt deelnemers uit voor (jaarlijkse) procesevaluatie 2. Procesdeelnemers: a. beoordelen procesvoering en procesresultaten b. signaleren noodzaak/kansen tot verbetering en vernieuwing 3. Gezamenlijk procesoverleg: a. overall beeld en consensus b. verbeteractiviteiten en –projecten c. taakverdeling 4. Voortgangsbewaking en rapportage: a. realiseren/volgen verbeterafspraken b. voortgang inzichtelijk voor management en auditor 5. Manager: inzicht/sturing 6. Auditor: audit (rapport)

5 Verbeteren en vernieuwen
De PAVO-categorieën PAVO Kennis Verbeteren en vernieuwen Resultaten Waardering Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

6 PAVO-starten 1. Proceseigenaar:
nodigt deelnemers uit voor (jaarlijkse) procesevaluatie Activiteiten: plaats procesbeschrijving in de applicatie (bibliotheek) plaats de belangrijkste proces-indicatoren in de PAVO plaats de beschikbare procesresultaten in de applicatie (bibliotheek) uitnodigen deelnemers voor PAVO Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

7 Proceseseigenaar plaatst documenten en nodigt met één druk op de knop PAVO-deelnemers uit.

8 PAVO-deelname 2. Procesdeelnemers:
a. beoordelen procesvoering en procesresultaten b. signaleren noodzaak/kansen tot verbetering en vernieuwing Activiteiten: lezen procesbeschrijving en procesresultaten in de applicatie (bibliotheek) scoren kennis, resultaten, procesverloop en de noodzaak en mogelijkheden tot verbetering en vernieuwing benoemen knelpunten, kansen voor verbetering, suggesties voor verbetering en vernieuwing Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

9 Deelnemers: beoordelen eerst individueel proceskennis, werkwijze, resultaten en doen op basis daarvan verbetersuggesties Prestatie-indicator Scoren Toelichting Verbeterpunt

10 Procesoverleg 3. Procesoverleg a. waarderen procesresultaten
b. signaleren noodzaak/kansen tot verbetering en vernieuwing Activiteiten: vaststellen gemeenschappelijk beeld van : sterke punten noodzaak /kansen tot bijstelling of ontwikkeling bespreken belangrijkste verbeterpunten prioriteren en maken verbeterplan , o.a.doelen, verantwoordelijkheden, activiteiten, planning (tijd, capaciteit) Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

11 procesoverleg: voorzitter en deelnemers bespreken gegeven antwoorden

12 Proceseigenaar + deelnemers bepalen consensusscore + verbeteracties

13 Proceseigenaar + deelnemers werken verbeteracties uit in verbeterplan, deadlines in verbeterplan worden on-line door PAVO bewaakt

14 Manager en/of auditer kunnen eindresultaat van het procesoverleg inzien en becommentariëren (incl. PAVO-auditrapport).

15 De PAVO faciliteert de communicatie tussen alle betrokkenen
Proceseigenaar: resultaatgericht overleg Procesdeelnemers: procesinzicht samenwerking Manager: inzicht/sturing verantwoording Auditor: audit/advies PAVO-applicatie: procesbeschrijving procesresultaten PAVO-overlegverslag verbeterprojecten voortgangsbewaking en -rapportage Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

16 De belangrijkste voordelen van de PAVO
bevordert constructieve bijdrage van procesdeelnemers ondersteunt de communicatie tussen alle betrokkenen is gericht op verbetering en ontwikkeling eenvoudig procesbeheer ondersteunt alle procesbeschrijvingen (software-onafhankelijk) legt procesoverleg en verbeterprojecten vast faciliteert ISO 9000 en verantwoordingsinformatie toepasbaar zonder externe ondersteuning of specialisme faciliteert tijd- en plaatsonafhankelijk werken (ook internationaal) lage kosten Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

17 De PAVO biedt als optie: Het procesmodel van Helder & De Witte
De voordelen van dit procesmodel: één A4: procesinzicht in één oogopslag processtappen, betrokkenen en resultaten in beeld procesbeschrijving in 2 uur gemaakt verdiepingsslag als het nodig is geen aparte software nodig, voor iedereen toegankelijk ondersteunt resultaatsturing en procesoverleg bewezen effectief geen extra kosten Proces: Eigenaar: product/dienst: Klant: activiteit verantwoordelijke resultaat prestatie-indicator norm opmerkingen start: Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

18 Kosten van de PAVO (per proces)
jaartraject met verbeterplan € 485,- jaartraject met verbeterplan en audit € 535,- Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

19 Klik op “Modellenbureau”
De PAVO Meer weten? Starten? Klik op “Modellenbureau”