Twee vliegen in één klap?

Presentatie over: "Twee vliegen in één klap?"— Transcript van de presentatie:

1 Twee vliegen in één klap?
Procesgericht werken èn kwaliteitsvol archiveren bij de stad Turnhout

2 Stadsarchief Turnhout kort
Turnhout: kleinste centrumstad Onderdeel van TRAM41, stedelijke musea Collectie: statisch archief, verzamelingen, wet. bibliotheek, Kring Taxandria, Museumraad Ondersteunen documentbeheer: sinds 2009

3 Documentbeheer 2009 Geen procedures, ad hoc Geen DMS
“Toevallige” overdrachten Statisch archief tot ca. 1950 “Vergeten” archieven: zolder stadhuis, stadsmagazijnen, stadskantoor, kelder muziekacademie Ook OCMW

4 Documentbeheer 2010 Rondgang stadsdiensten
Presentatie diensthoofdenoverleg Selecteren “vergeten” archieven Registreren van vernietigingen Vernietigen via gespecialiseerde firma Opstellen selectielijst (MS Excel): 650 soorten dossiers 80 dossiers stedelijk onderwijs 14 dossiers stedelijke vzw’s Brandweer (48 dossiers), Stadsregio, Sociaal Huis (lopend) VVBAD classificatie

5

6

7 Selectielijst Vooraf: kalender bezoeken per dienst
Vooraf: ontwerp van selectielijst doorsturen Basismateriaal: selectielijsten Rijksarchief, VVBAD, productengids Interviews diensthoofd, dossierbehandelaars Bezoek archiefruimtes Aandacht voor dossiers die bij alle diensten voorkomen digitale dossiers, databanken taken die “persoonsgebonden” zijn motivering bewaartermijn Goedkeuring door diensthoofd

8

9

10 2011: selectielijst communiceren en toepassen
Voorstelling Managementteam (MT) Via intranet, doorzoekbaar, filterbaar op dienst Procedure overdracht Procedure vernietiging Kalender “trash days” (vanaf november 2011) Lopend: Goedkeuring door MT Vorming contactpersonen documentbeheer Linken met project “procesgericht werken”

11

12

13

14

15 Project “procesgericht werken”
Adviseur Kwaliteitszorg en OO Methode en software: Sensus Projectteam: 5 medewerkers Beschrijven processen dmv interviews Vastleggen boomstructuur (3 niveaus), op basis van GEMMA (Gemeentelijk Model Architectuur) Link met productencatalogus Leuke presentatie op intranet Koppelen aan proceseigenaars, formulieren, applicaties

16

17

18

19

20 Via procesbeschrijving naar informatiebeheersplan?
Sterktes: Principes GEMMA: beter afgestemd op digitaal werken Documentenstroom in kaart Niet dienstgebonden Procesverantwoordelijke (functie) Zwaktes: Boomstructuur Arbeidsintensief, wijzigingen bijhouden Veel informatie gevraagd

21 Boomstructuur als ordeningsplan
1. Stad Turnhout 1.3. Ondersteunende processen Beheer en onderhoud van de werkomgeving Organiseren van een uitgaande bruikleen van erfgoed Invoerdocumenten, uitvoerdocumenten 3. Publieke taken 3.15. Beheren van erfgoed van lokaal belang Beheren van museumobjecten ** Organiseren van uitgaande bruiklenen - Archief documenten

22 Boomstructuur als ordeningsplan
1. Stad Turnhout 1.2. Beleidsuitvoerende processen Subsidies, toelagen, premies Toekennen van een onderwijscheque 3. Publieke Taken 3.13. Beschermen en bevorderen van het maatschappelijk welzijn Medeorganisatie van een aanbod van goederen en diensten aan sociale tarieven en het behandelen van aanvragen van deze tarieven Behandelen van aanvragen van gemeentelijke premies

23 Informatie per proces Klanten en doelgroepen Partners Doorlooptijd
Frequentie per maand Risico’s Verbeterpunten Aard meting klanttevredenheid Klanttevredenheid (goed – matig – slecht) Regelgeving Middelen Opbergruimte in m2 Kostprijs Prioritair proces (ja/nee) Ordening, bewaartermijn, bestemming?

24

25 Koppeling selectielijst - procesbeschrijving
Verschillende classificaties in selectielijst: VVBAD classificatie Processen beschreven in Sensus (link via URL Sensus) Link van procesbeschrijving > selectielijst Bestaande selectielijst verfijnen op basis van procesbeschrijvingen: Volledigheid Toelichting bij reeksen Gebruikte applicaties

26 Bijkomende mogelijkheden
Proceseigenaars als contactpersonen documentbeheer Eenvormige bewaartermijnen op basis van soort dossier Invoer- en uitvoerdocumenten van processen > linken met reeks/soort dossier in selectielijst

27 Conclusie Basis van selectielijst: reeksen/soorten dossiers
Verschillende zoek- en klasseermogelijkheden Actief optreden: “trash days”, vorming Selectielijst integreren in dagdagelijkse werkinstrumenten Herkenbaar, eenvoudig en overzichtelijk