Business Informatie management / Functioneel beheer middag

Presentatie over: "Business Informatie management / Functioneel beheer middag"— Transcript van de presentatie:

1 Business Informatie management / Functioneel beheer middag
15 mei 2018 Ellis Ruhlmann – Penders (FEZ) Nadia Oumnad (CES) Guido van de Zweerde (LISA) Frank Snels (S&B-UIM) Olga Steen (LISA-OILS) Berend Gerats

2 Doelstelling en invulling bijeenkomsten
Doel bijeenkomsten: Onderlinge afstemming tussen Functioneel Beheer clusters op de UT. Weet hebben van elkaars plannen (releases/wijzigingen op systemen en processen) en activiteiten, ervaringen uitwisselen en leren van elkaars successen en verbeterpunten, en zo mogelijk uniformeren van werkwijzen. Universitair Informatie Management organiseert de bijeenkomst een paar keer per jaar en fungeert als secretaris. De rol van voorzitter rouleert onder de Functioneel beheer clusters Doelgroep: Functioneel Beheerders, informatiemanagers, geïnteresseerden in het vakgebied en relevante LISA medewerkers Om zorg te dragen voor goede bijeenkomsten wordt een agendacommissie samengesteld Middag business informatiemanagement

3 Ontwikkelingen Functioneel Beheer (FuBe) en Business InformatieManagent (BIM)
Opvolging visitatie functioneel Beheer Expliciteren UT-brede informatiestrategie (UIM) Verbeteren proces leveranciers- en contractmanagement (LISA) Verbeteren proces releasemanagement/wijzigingenbeheer (LISA) Verbeteren proces behoeftenmanagement (UIM/CES) UT template functioneel beheer & opleiding (UIM/CES) Invoering callregistratiesysteem Planon (LISA) Governance best practices functioneel beheer obv casus “Inrichten ondersteuning Canvas”. (CES) Lijst met aanspreekpunten functioneel Beheer ( Middag business informatiemanagement

4

5 Opvolging visitatie functioneel beheer
I-beraad acties to op heden: Instellen Werkgroep (Swaters, Heinink, Oumnad, Holterman, Snels, vd Bosch, Pasman); Bijeenkomsten om ideeën en acties te bedenken op basis van de visitatie aanbevelingen; Acties worden opgepakt door individuele deelnemers en I-beraad bewaakt de voortgang; In I-beraad afgesproken acties: Expliciteren UT-brede informatiestrategie (UIM) Verbeteren proces leveranciers- en contractmanagement (LISA) Verbeteren proces releasemanagement/wijzigingenbeheer (LISA) Verbeteren proces behoeftenmanagement (Joyce/Frank) UT template functioneel beheer & opleiding (Joyce/Frank) Invoering callregistratiesysteem Planon (LISA) Governance best practices functioneel beheer obv casus “Inrichten ondersteuning Canvas”. (Joyce)

6 Programma 11:30 Kijkje in de keuken: Design Lab Design Lab Greenteam
12:00 Ontvangst + lunch: grab a bite and take a seat 12:20 Opening Frank Snels (UT, UIM) 12:30 Analyse testdata i.v.m. AVG Floris Aanstoot (UT, LISA) 12:45 FB en de digitale transformatie Eveline Bregonje (UvA) 13:00 De UT, a LEAN doing university José Franken (UT) 13:15 LEAN en Functioneel beheer Daniël E. Brouwer (LeanIM) 14:15 Pauze 14:30 Daniël E. Brouwer 16:15 Afsluiting Frank Snels en José Franken 16:30 Borrel Middag Business informatiemanagement

7 Vragen Middag Business informatiemanagement

8 Registreren meldingen FB/ BIM met Planon
Door: Sander Smit Datum: Planon

9 Agenda Aanleiding huidige status Planon en behoefte
Hoe gaan we het aanpakken Pilot binnen CES / LISA OILS Planon

10 Aanleiding Functioneelbeheer middag op 5 nov. 2015
Vraag naar voren of Planon BIM een oplossing kan bieden voor registreren wensen, vragen en verzoeken Workshop: “Past LISA inrichting in Planon als oplossing BIM“ op 18 okt. 2016 Consultancy heeft uitleg gegeven over de mogelijkheden van Planon Werkgroep is van mening dan Planon geschikt is voor registreren BIM incidenten. Resultaat rapport registreren meldingen FB/BIM ingeleverd bij I-beraad dec. 2016 Planon

11 Huidige status UTSM / Planon
LISA IM/PM/CH/CONF/SLM FB Ruimtebeheer/meldingen & storingen EC (sport & Cultuur) - Reserveringen Planon

12 Behoefte Incident management / change management
Registreren wensen, vragen en verzoeken Bewaken / grip krijgen op incidenten Proces verbetering, ook dienst overstijgend. Gecontroleerd doorvoeren van wijzigingsverzoeken (RFC’s) en registratie van aanvraag, goedkeuringen, change stappen etc. Planon

13 Hoe gaan we het aanpakken
Gebruik van de Planon_ITSM, een open omgeving waarbij samengewerkt wordt Je kan je calls zien door gebruik maken van filters. We beginnen bij CES / UB OILS met een pilot Rapport registreren meldingen FB / BIM gebruiken we als leidraad. Opdrachtgever Henk Swaters / Jan Evers Projectleiding Sander Smit Betrokkenen Frank Snels, Nadia Oumnad, Joyce Pasman, Olga Steen, functioneelbeheer en LISA/FB Planon

14 Pilot Controleren of uitgangspunten in de huidige inrichting zitten / uitleg geven over Planon door LISA aan FuB. Afspraken over afhandelen calls, afhandeltijd, oplosgroepen etc. Afstemmen en aanmaken oplosgroep Aanwijzen oplosgroep coördinator Alle betrokkenen informeren over deze inrichting. Inrichten berichtgeving aan gebruikers (bevestingings ) Proefdraaien Daarna E.v.t. gebruik Planon selfservice formulieren Rapportage oplosgroepen Change management samen met functioneelbeheer en LISA afdelingen afstemmen Planon

15 Vragen Middag Business informatiemanagement