Digitaal Archief BEHEERSBAAR BESCHIKBAAR BETAALBAAR DUURZAAM COMPLIANT

Presentatie over: "Digitaal Archief BEHEERSBAAR BESCHIKBAAR BETAALBAAR DUURZAAM COMPLIANT"— Transcript van de presentatie:

1 Digitaal Archief BEHEERSBAAR BESCHIKBAAR BETAALBAAR DUURZAAM COMPLIANT
VINDBAAR VEILIG BETAALBAAR

2 Agenda Introductie Digitale Duurzaamheid Oldambt
Project vervroegde overbrenging bewaring Aanleiding voorlopig advies BZK Vragenlijst In-uitgaande mail Kenmerken Procedure vertrek personeel Conclusies Mogelijke oplossing Aanbevelingen

3 Doelstelling Oldambt Informatie vindbaar, beschikbaar, bruikbaar en openbaar; Het e-depot van Oldambt als onderdeel van de kwaliteits- en dienstverleningscyclus die zich richt op de informatiehuishouding;

4 E-depot implementatie gemeente Oldambt
Uitfasen Corsa Aansluiten zaaksysteem Archiveren videotulen Archiveren audiotulen Particuliere archieven

5 Vervroegde Overbrenging
Stuurgroep Project Vervroegde Overbrenging Projectgroep Fase 1 Fase 2 Fase 3 Werkgroep Architectuur Werkgroep Koppelvlak Werkgroep Beschikbaar stellen Eindpresentatie Werkgroep TMLO Werkgroep DMS/E-depot Werkgroep Beheer bewaring

6 Beoogde richtlijn Notitie van Binnenlandse zaken over archiveren van binnen de Rijksoverheid

7 Vragenlijst Betreft vragen over informatiemanagement m.b.t. e-mail
Maar ook ICT specifieke vragen m.b.t.

8 Sleutelfunctionarissen
College leden (Burgemeester en wethouders) Leidinggevenden (Secretaris en andere nog nader te bepalen)

9 Inkomende email “Prive” DIV/info omgevingsloket registreren DIV
medewerker registreren Zaaksysteem/dms

10 Uitgaande email Zaak “Prive” DIV/info registreren DIV Zaaksysteem/dms
medewerker Zaak “Prive” DIV/info registreren DIV Zaaksysteem/dms Extern

11 Kenmerken (gemeente 40.000 inwoners)
Periode tot Ingekomen mail totaal 5750 / dag* Vraag uitgezet bij beherende partij Verzonden mail totaal Ingekomen info mail 92 / dag Verzonden info mail 55 / dag wordt via de info mail doorgezonden naar de eigen adressen van de behandelende medewerkers zonder registratie Registratie vanuit info mail in zaaksysteem en Corsa 30 / dag Verwijderde zonder registratie of doorzending 7 / dag Spam of mailingen e.d. Verzonden vanuit zaaksysteem 2 / dag Deze mogelijkheid is vanaf begin dit jaar opengesteld, wordt nog niet optimaal benut. Verzonden vanuit Corsa geen Vanuit Corsa wordt er helemaal niet g d Splitsing DIV en Info mailbox: Info ingekomen: 58/dag DIV ingekomen: 34/dag Grove rekensom: 7000 mails (verzonden/ontvangen) over 1 jaar x 300 medewerkers = 2.1 mln mails per jaar ≈ 5750 per dag ≈ 16 mails/dag/medewerker. Van de 5750 worden er maar 30 geregistreerd door DIV in zaaksysteem/DMS ≈ 0,5%!!! Bij uitgangspunt dat 20% van de mail echt belangrijk is, is dit maar 30/20% van 5750 ≈ 3%!! Opmerking: Het was niet mogelijk het aantal geregistreerde mails per dan in het zaaksysteem/DMS te meten. Het % kan hoger uitvallen als medewerkers zelf mail registreren in zaaksysteem/DMS * Geschatte waarde o.b.v. gemiddelde gebruiker

12 Procedure verlaten organisatie m.b.t. e-mail
Vertrekkende medewerker zelf verantwoordelijk voor archivering van te bewaren (zelf opslaan in zaaksysteem of aanbieden aan DIV) Teammanager beslist of mailbox wordt verwijderd of ter beschikking manager/collega. Geen beleid omtrent bewaring mailboxen sleutelfunctionarissen

13 Conclusies Het is lastig kenmerken over mail verkeer inzichtelijk te krijgen Heel klein % van inkomende wordt geregistreerd (0,5%/3%) Registratie van uitgaande mail nagenoeg nihil! Verantwoordelijkheid registratie neerleggen bij medewerker werkt niet! archivering vindt nagenoeg niet plaats !

14 Mogelijke oplossing Mail client Mail Configurator Mail Selector
medewerker Mail client Zaaksysteem/dms Mail Configurator Mail Selector Mail server ICTU: Testbed Digitale Bewaring – Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Bewaren van

15 Aanbevelingen Inventariseer e-mail verkeer en kenmerken.
registratie technisch oplossen. Voorstel BZK oogt pragmatisch maar vergt investering. Nader onderzoek / pilot naar mogelijke registratie oplossingen.