Vlaamse Administratieve Centra

Presentatie over: "Vlaamse Administratieve Centra"— Transcript van de presentatie:

1 Vlaamse Administratieve Centra
TOELICHTING Anders Werken 13 september 2006 Jo De Leenheer, Projectleider Anders Werken Agentschap Overheidspersoneel, Kenniscel Anders Werken

2 Inleiding Beslissingen Vlaamse Regering (HMP)
Oprichting VAC’s (groeperen van de provinciale diensten 1 loket voor burger / klant centrale ligging bereikbaar met openbaar vervoer concept anders werken : office sharing (80% werkplekken, bruto 23 m²)

3 Doelstelling “We moeten als individu en als organisatie flexibel kunnen inspelen op veranderingen en de (nieuwe) mogelijkheden optimaal aanwenden voor een efficiënte werking”  de vraag is niet of we dit doen, wel hoe!

4 Gewijzigde context Andere omgangsvormen Andere verhoudingen
Tijd & plaats van het werk wordt minder belangrijk Niet de aanwezigheid, maar het resultaat telt! Andere verhoudingen Werken & managen op afstand (telewerk) Meer autonomie Besluitvorming & communicatie Omgang met elkaar (project- en teamwerking)

5 Gewijzigde context Nieuwe vaardigheden Nieuwe mogelijkheden door ICT
PC-vaardigheid (meer) digitaal werken Plaats en tijdonafhankelijke werken (telewerk) => Afstemming werk – privé Nieuwe mogelijkheden door ICT Digitale ontsluiting van informatie (groepservers, DMS, …) Bereikbaarheid (mail, telefonie, VOIP, …) Digitale samenwerking

6 Open vragen: Functie van een kantoor ?
Welke activiteiten behoren tot de dagelijkse werking van een moderne administratie? Wat zijn de maatschappelijke en ambtelijke trends? Hoe spelen we als organisatie in op veranderingen? In de organisatie Verwachtingspatronen van de burgers Innovatieve middelen

7 Traditionele Kantooromgeving & Werking
Niet elke werkplek is geschikt voor om het even welke taak. Personeel deelt vaak een kantoor met enkele collega’s en voert daar alle taken uit (telefoneren, overleggen, ontvangst bezoekers, studiewerk, …). In een traditionele kantoorinrichting is vaak leegstand (> 20%) Bijkomende nood aan overlegruimte Iedereen heeft een eigen “archiefje” Collega’s zijn niet steeds op de hoogte van de aanwezige informatie of de status van een dossier Beoordeling gebeurt vnl. op basis van aanwezigheid (prikklok) i.p.v. op resultaten

8 Kantoor van de toekomst
Ondersteunt de werking van de organisatie Moedigt de open cultuur aan Activiteitsgerelateerde werkplekken Ondersteunt digitale werking Verminderen van leegstand = Uitgangspunten Anders Werken Ondersteunt de werking: voorziet in alle faciliteiten Activiteitsgerelateerd: open werkplekken, gesloten werkplekken (indiv., team), open overleg,… Minder leegstand: niemand heeft een vaste werkplek, wisselwerkplekken

9 Anders Werken omgeving
Diversiteit van (multi-) functionele (gedeelde) werkplekken toegewezen voor bepaalde taken (i.p.v. aan personen). Ook ruimte voor ontvangst bezoekers, teamoverleg, geconcentreerd werken, informele gesprekken, … Infrastructuur wordt voor iedereen bruikbaar, dit vraagt echter afspraken. Overstap naar groepsklassementen voor archief en/of informatie Digitaal archief op groepsservers, Dit vraagt nieuwe afspraken (serverstructuur, naamgeving documenten, versiebeheer, DMS, …) Dossierbehandelingsystemen Dit vergt herbekijken van workflow en werkprocessen.

10 Anders Werken MEER dan Kantoorinnovatie + Telewerken
= organisatiedoelstelling Integrale benadering

11 Belangrijke principes
Delen van de wekplekken (Office sharing) Noodzaak van “clean desk” Bepaalde zones worden voorzien voor specifieke taken en/of als ‘uitvalbasis’ van cellen (opm. ‘grijze’ zone) functionele werkplekken i.p.v. persoonsgebonden (ongeacht rang of stand) Ook voor geconcentreerd werk, vertrouwelijke gesprekken, … worden specifieke werkplekken voorzien

12 Office Sharing met minder werkplekken, Wat & Hoe ???
Overlappende zones rond ankerpunten (informatie in kasten) Gemeenschappelijk gebruik volgens “afspraken”

13 Belangrijke principes
Gedeelde archieven & documentatie Alle collega’s weten waar bepaalde dossiers of documentatie zich bevinden. (permanente dienstverlening, geen dubbele info) opm. principe geldt zowel voor papieren als voor digitale documenten (groepsserver i.p.v. D-schijf)

14 Stap naar Anders Werken
Is een totaal gebeuren, i.k.v. organisatieontwikkeling Géén Big Bang, maar een evolutie over meerdere jaren Maatgericht en gefaseerde groei Betrokkenheid van iedereen (veranderingscapaciteit en - bereidheid?) Samen nadenken over het concept => werkprocessen & -procedures herdenken binnen de contouren van de principes Ieder heeft zijn/haar rol te spelen (Voorbeeldfunctie & eigenaarschap)

15 Anders werken als katalysator voor:
Gemotiveerde ambtenaren Krijgen & nemen van verantwoordelijkheden Zelfstandig en resultaatgericht werken Telewerk (combinatie werk & gezin) Uitbouwen back-office voor E-gov Digitale werking Proceshertekening

16 Inrichtingsplannen nieuw VAC

17 Gedeelde faciliteiten (gebouwenniveau)
Centrale ontvangstbalie Ontvangstruimten bezoekers Toegangscontrole Vergaderzalen met multimedia-uitrusting Beperkte archiefruimte (semi-statisch) Keuken/restaurant EHBO Polyvalente ruimte voor o.a. kinderopvang Ruimte voor telewerk (satellietkantoren) Bibliotheek Parkeerplaatsen (norm) Laad- en losplaatsen Nieuwe infrastructuur (databekabeling, computerzaal, telefonie, …) Technische ruimten Fietsenparking + douches

18 Inrichtingsplannen nieuw VAC
Verdieping: Gedifferentieerde werkplekken : open werkplekken, loungewerkplekken, touchdownwerkplekken, concentratiecockpits, bibliotheek Beperkt archief Overlegruimtes : vergaderzalen, teamcockpits, projectkamer, informele overlegruimte Serviceruimte (kopieer/scan toestel) Vestiare met lockers Kitchenette met koffiehoek

19 Voorbereiding AW A. generieke intekening van het gebouw B. geïnvetariseerde noden => maatgerichte aanpassingen In kaart brengen van Archieven: Opsplitsing levend, semi-statisch, statisch archief verminderen volume Aanmaak groepsklassementen Status & ontwerp ICT-omgeving visie & prioriteiten i.k.v. ondersteuning flexibele werking Groeipad naar digitale werking Praktische voorbereiding verhuis

20 Invalshoeken / Aanpak Projectgroep leidinggevenden + trekkers WG’n
Aanbeveling: Interne projectstructuur met “projectleider” Werkgroepen: Communicatie ICT Gebouwen / Inrichting (afd. Gebouwen) Documentatie & Informatiebeheer Facilities & Verhuis Werkprocessen & Telewerk

21 Vragen & Antwoorden Website: